Datarails vs Vena (Oktober 2026): Vergleich zweier Excel-basierter FP&A-Tools

Datarails oder Vena: Fazit vorab

Datarails vs Vena: Vergleichstabelle

Alle Felder nebeneinander vergleichen, auch Zertifikate und Hosting →

Preise und Verträge: Datarails nennt den Umfang, Vena die Lizenzrollen

Keiner der beiden Anbieter veröffentlicht einen Betrag. Beide Preisseiten enden mit einer Angebotsanfrage (Stand Oktober 2026). Unterschiedlich ist, was sie offenlegen. Datarails zeigt drei Tarife. Professional umfasst unbegrenzte Dashboards, Berichte und Planung für 2 Nutzer und 1 Integration, dazu die KI-Agenten und den FinanceOS AI Connector. Premium erhöht auf 5 Nutzer und 2 Integrationen und ergänzt ein Ausgabenmodul für Karten, Rechnungszahlung und Verträge. Expert bietet 15 Nutzer plus 50 Viewer, 3 Integrationen, Cash Management, Month-End Close, Receivables und Desk.

Ein Detail auf dieser Seite sollten Sie hinterfragen. Die Funktionstabelle sagt, Expert enthalte eines von Cash Management, Month-End Close oder Spend Control ohne Aufpreis, während die Tarifkarte mehrere Module namentlich aufführt. Fragen Sie, welche Module Ihr Angebot tatsächlich enthält. Die Seite verspricht außerdem volle Kostentransparenz ohne Beraterkosten. Das ist eine Aussage des Anbieters über die eigenen Leistungen, die wir nicht prüfen können.

Vena beschreibt Tarife nach Service-Stufe und ordnet Lizenzen nach Rollen. Professional enthält die Plattform, einen Customer Success Manager, Standard-Support mit 24/7-Überwachung, ein Kundenportal und Vena Copilot. Vena Insights, eine Sandbox-Umgebung, Expert Managed Services und Export-APIs kosten bei Professional extra, Import-APIs sind enthalten. Complete bündelt Insights, Premium-Support, Sandbox und Managed Services. Lizenzen gibt es als Power User (baut und verantwortet Modelle), Contributor (trägt Pläne und Budgets ein) und View Only. Non-Profit-Organisationen und Nutzer von Microsoft Dynamics 365 Business Central können Rabatte erhalten.

Zu den Verträgen: Die Nutzungsbedingungen von Datarails nennen Gebühren nicht erstattungsfähig und Zahlungspflichten nicht kündbar. Nach Vertragsende haben Kunden 45 Tage, um ihre Inhalte herunterzuladen. Es gilt New Yorker oder israelisches Recht, je nach Vertragspartner. Die Verlängerung regelt das Bestellformular, fragen Sie also nach Laufzeit, Kündigungsfrist und Preis bei Verlängerung. Vena veröffentlicht keine Vertragsbedingungen, stellen Sie dort dieselben Fragen. Keiner der beiden nennt einen Gratis-Test. Unser Verzeichnis führt 57 Tools für Budgetierung und Forecasting, davon verkaufen 43 nur auf Anfrage. Ein fehlender Preis ist in dieser Kategorie also üblich.

KI: Beide verkaufen Agenten, prüfen Sie, welche heute wirklich laufen

Datarails vermarktet seine KI als Datarails AI, früher Genius genannt. Die Preisseite beschreibt eine AI Suite mit Chat in natürlicher Sprache auf den gesteuerten Finanzdaten, automatisierten Agenten für wiederkehrende Analysen und eigenen Agenten und nennt sie in jedem Tarif enthalten. AI Storyboards erzeugen editierbare Board-Präsentationen, die mit den Live-Dashboards verbunden sind, und beginnen bei Premium. CFO Dive berichtete am 21. Januar 2026, Datarails habe Strategy-, Planning- und Reporting-Agenten gestartet, die PowerPoint-, PDF- und Excel-Dateien erzeugen. Derselbe Artikel nannte AI in Excel als Veröffentlichung für später im Jahr 2026. Eine Aussage zur Verfügbarkeit fanden wir nicht, behandeln Sie es also als Roadmap.

Vena enthält Vena Copilot ab dem Tarif Professional. Die Release Notes vom Frühjahr 2026 führen drei Agenten als allgemein verfügbar. Der Planning Agent baut treiberbasierte Pläne in Excel aus Anweisungen in natürlicher Sprache. Der Query Agent macht aus Klartext Abfragen in Venas eigener Abfragesprache. Der Reporting Agent arbeitet im Ad-hoc-Werkzeug. Der Analytics Agent liefert Abweichungs- und Trendanalysen. Drei Punkte taugen noch nicht für eine Kaufentscheidung: Der Scenario Agent steht als demnächst verfügbar, MCP Server und Power-BI-Desktop-Integration sind noch in der Beta. Vena Copilot für Microsoft Teams ist seit dem 15. Mai 2025 allgemein verfügbar.

Die beiden Anbieter richten ihre KI auf unterschiedliche Ergebnisse aus. Datarails zielt eher auf Dokumente: Präsentationen, Berichte und Chat-Antworten auf Basis der konsolidierten Daten. Venas Agenten schreiben direkt in das Excel-Modell. Das zählt, wenn die eigentliche Arbeit im Aufbau und in der Überarbeitung eines treiberbasierten Budgets liegt. Datarails bietet außerdem den FinanceOS AI Connector, damit externe KI-Werkzeuge die gesteuerten Daten lesen können. Venas vergleichbarer MCP Server ist laut Release Notes noch in der geschlossenen Beta.

Zur Datennutzung: Die AI Terms von Datarails sagen, KI-Inhalte würden nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle verwendet, sofern nichts anderes vereinbart ist. Sie erlauben Drittanbietern von KI, Inhalte zu verarbeiten, und warnen, Ergebnisse könnten fehlerhaft sein und müssten geprüft werden. Vena erklärt auf seiner KI-Seite, es laufe auf dem Microsoft Azure OpenAI Service, und Kundendaten trainierten keine öffentlichen Modelle. Die Unterauftragsverarbeiterliste nennt zusätzlich ChatGPT Enterprise von OpenAI und Claude von Anthropic als generative KI-Anbieter, beide in den USA. Fragen Sie jeden Anbieter, welche Funktion welches Modell in welcher Region aufruft.

Excel in der Praxis: Add-in auf einer Datenplattform gegen Excel auf einer Modelldatenbank

Datarails führt Daten aus ERP, CRM, HR und Excel-Dateien in einer gesteuerten Schicht zusammen, und das Finanzteam arbeitet daran aus Excel heraus. Die Integrationsseite listet mehr als 200 Quellen. Genannt werden unter anderem NetSuite, Sage Intacct, Microsoft Business Central, SAP Business One, Acumatica, Epicor, Dynamics 365 und Workday. Dazu kommen Salesforce, HubSpot, ADP, BambooHR, SharePoint, OneDrive, Power BI und Snowflake. Unsere frühere Seite nannte über 600 Konnektoren. Die aktuellen Anbieterseiten stützen diese Zahl nicht, deshalb haben wir sie entfernt. Beachten Sie, dass die Tarife nur 1, 2 oder 3 Integrationen enthalten. Die Zahl Ihrer Quellsysteme ist damit auch eine Preisfrage.

Venas Integrationsseite gruppiert die Anbindungen, statt sie zu zählen. Sie nennt acht ERP- und Buchhaltungssysteme, darunter Business Central, NetSuite, Sage Intacct, SAP und Dynamics 365 Finance and Operations. Dazu kommen drei CRM-Systeme, vier HR-Systeme (ADP, Workday, Dayforce, BambooHR) und fünf Data Lakes und Warehouses, darunter OneLake, Snowflake und BigQuery. Die Wege sind native Konnektoren, bidirektionale APIs und Flat Files. Der Katalog ist kürzer als bei Datarails und stärker auf Microsoft ausgerichtet. Wer Business Central oder Fabric nutzt, findet hier eine natürliche Passung.

Beide Anbieter beschreiben die Architektur zu ihren Gunsten. Venas Vergleichsseite behauptet, Datarails stütze sich auf ein Plug-in, nutze eine relationale Datenbank mit Leistungsgrenzen bei komplexen Abfragen, und Budgetbeteiligte bräuchten geteilte Excel-Dateien. Die eigene Datenbank beschreibt Vena als In-Memory-OLAP. Das sind Aussagen eines Wettbewerbers, die wir nicht prüfen konnten. Nutzen Sie sie als Fragen für die Demo und nicht als Befunde.

Nutzerbewertungen zeichnen ein ausgewogeneres Bild. Auf Capterra erreicht Datarails 4,7 aus 245 Bewertungen. Gelobt werden der Support und die sofortige Aktualisierung konsolidierter Daten. Kritisiert werden ein Excel-Add-in, das bei großen Datensätzen träge wird, ein weiterhin hoher Aufwand für Einrichtung und Datenstruktur und eine steile Lernkurve. Vena erreicht 4,5 aus 139 Bewertungen. Gelobt werden die Excel-Nähe und die zentrale Datenbank. Gemeldet werden Verlangsamungen bei starker Nutzung, wenig flexible Dashboards und Drittanbieter-Anbindungen, die manuell geprüft werden mussten. In beiden Listen taucht eine Lernkurve auf, planen Sie also bei jedem Tool Schulungszeit ein.

Datenschutz und Hosting: Vena bietet eine EU-Region, Datarails nicht

Die Unterauftragsverarbeiterliste von Datarails (aktualisiert am 15. Juli 2026) nennt Microsoft Azure einschließlich Azure OpenAI und MongoDB Atlas in den USA, Kanada und Großbritannien. Hinzu kommen OpenAI in den USA, Cloudflare weltweit, Descope in den USA für Anmeldung, SSO und MFA sowie Workato in den USA. Der Zendesk-Support läuft in Frankfurt, die Mixpanel-Analyse in der EU. Eine EU-Hosting-Region für Kundendaten gibt es nicht. Der Auftragsverarbeitungsvertrag, den Sie ohne Unterschrift lesen können, hängt Standardvertragsklauseln (SCC) als Anhang B an und hält fest, dass personenbezogene Daten außerhalb des EWR und Großbritanniens verarbeitet werden dürfen.

Derselbe Vertrag räumt Kunden 14 Tage ein, um einem neuen Unterauftragsverarbeiter zu widersprechen. Das entspricht dem Mechanismus in Art. 28 Abs. 2 DSGVO. Audits sind auf einmal je zwölf Monate auf Kosten des Kunden begrenzt, alternativ kann Datarails Bescheinigungen und Zusammenfassungen von Prüfberichten liefern. Datenschutzverletzungen meldet der Anbieter unverzüglich, ohne feste Stundenzahl. Das Trust Center von Datarails lädt seine Inhalte dynamisch und zeigte uns keine lesbaren Zertifikate. Fordern Sie deshalb den aktuellen SOC-Bericht und die Zusammenfassung des Penetrationstests an.

Venas Trust-Seite sagt, Kunden wählen für ihren Vena Hub eine Region in Kanada, den USA oder der EU. Sie nennt AES-256-Verschlüsselung für alle Kundendaten einschließlich Backups, TLS 1.2 oder stärker bei der Übertragung sowie optional SAML-2.0-Single-Sign-on (SSO), Multi-Faktor-Authentifizierung und IP-Beschränkungen. Die Prüfungen sind SOC 1 und SOC 2 Type II durch Deloitte, dazu ein öffentlicher SOC-3-Bericht. ISO 27001 erscheint nur für die AWS- und Azure-Rechenzentren, nicht für Vena selbst. Manche europäische Einkaufsabteilungen werten das als Lücke.

Einen AVV zeigt die Trust-Seite nicht. Eine eigene Unterauftragsverarbeiterseite, deren letzte Aktualisierung mit 16. Mai 2024 angegeben ist, verweist auf Standardvertragsklauseln und nennt den Azure OpenAI Service in den USA, Kanada und Europa sowie Support- und Entwicklungsdienstleister in Indien und Polen. Ein EU-Hub heißt also nicht, dass jeder Zugriff in der EU bleibt. Verlangen Sie den AVV, die aktuelle Unterauftragsverarbeiterliste und den Übermittlungsmechanismus. Nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO haftet der Anbieter für seine Unterauftragsverarbeiter.

Für deutsche Unternehmen kommen zwei Prüfpunkte hinzu. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat mitzubestimmen bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Ein Budgettool ist dafür nicht gebaut. Ein Plan mit Gehältern je Person und Nutzungsprotokollen kann aber das Gespräch auslösen, beziehen Sie den Betriebsrat früh ein. Der EU AI Act nennt in Anhang III Nr. 4 Buchst. b KI-Systeme, die Leistung und Verhalten von Personen in Arbeitsverhältnissen überwachen und bewerten sollen. Keiner der Anbieter nennt auf den gelesenen Seiten eine AI-Act-Einstufung. Fragen Sie nach, bevor ein Agent auf namentliche Mitarbeiterdaten zugreift. Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.

Unternehmen im Hintergrund und die Schwächen, die wir belegen können

Datarails nennt Büros in Great Neck im Bundesstaat New York und in Tel Aviv. Die Unterauftragsverarbeiterseite führt Datarails Inc. in den USA und Datarails Ltd. in Israel als verbundene Unternehmen. CFO Dive meldete im Januar 2026 eine Series C über 70 Millionen $ unter Führung von One Peak. Die Gesamtfinanzierung stieg damit auf 175 Millionen $, das Unternehmen hat über 400 Beschäftigte und 70 Prozent Umsatzwachstum im Jahr 2025. Diese Wachstumszahlen stammen vom Unternehmen selbst.

Vena sitzt in Toronto. TechCrunch berichtete im April 2021, Vista Equity Partners habe mit 242 Millionen $ einen Minderheitsanteil übernommen, damals hatte Vena über 900 Kunden und rund 450 Beschäftigte. Die Meldung ist fünf Jahre alt, lesen Sie sie als Historie und nicht als aktuelle Größe. Das von uns geöffnete Capterra-Profil von Vena zeigt 139 Bewertungen, eine kleinere Stichprobe als die 245 bei Datarails.

Die belegbaren Schwächen von Datarails: keine EU-Region, kein öffentlicher Preis, kein genannter Gratis-Test und keine lesbaren Zertifikate auf öffentlichen Seiten. Nutzer berichten von einem trägen Add-in bei großen Datensätzen. Je Tarif gibt es nur 1 bis 3 Integrationen, und AI in Excel ist als Roadmap-Punkt nicht als verfügbar bestätigt. Bei Vena fehlen ein öffentlicher Preis, ein genannter Gratis-Test, ein AVV auf der Trust-Seite und ein eigenes ISO 27001. Die Unterauftragsverarbeiterseite hat den Stand Mai 2024, der Scenario Agent ist noch nicht verfügbar. Nutzer berichten von Verlangsamungen und einer langen Lernkurve. Beide Tools brauchen Einrichtungsarbeit bei Datenzuordnung oder Modellen. Kein Versprechen schneller Ergebnisse ersetzt einen Piloten.

Wechsel und Test: Bringen Sie einen Budgetzyklus und ein Board-Paket mit

Weil beide Tools Excel behalten, ist ein Wechsel vor allem eine Zuordnungsaufgabe und kein Neubau. Wählen Sie ein Abteilungsbudget und das Board- oder Investorenpaket des letzten Monats und lassen Sie beide Anbieter beides aus Ihren echten Dateien nachbauen. Bei Datarails beobachten Sie, wie viel des Pakets die AI Storyboards erzeugen und wie lange der Data Mapper braucht, der Sachkonten, Abteilungen und Kostenstellen Ihrer Berichtsstruktur zuordnet. Bei Vena achten Sie darauf, wie Contributors Zahlen eintragen und wie Freigaben durch die Workflows laufen.

Testen Sie die KI mit Ihren eigenen Fragen. Fragen Sie den Chat von Datarails, warum die Betriebskosten in einem Monat gestiegen sind, und stellen Sie dieselbe Frage Vena Copilot, in Teams, wenn Ihre Budgetverantwortlichen dort arbeiten. Vergleichen Sie beide Antworten mit dem, was Ihr Controller schreiben würde. Verlangen Sie eine Sandbox oder einen bezahlten Proof of Concept, denn keiner der Anbieter nennt einen Gratis-Test. Bei Vena ist die Sandbox im Tarif Professional ein kostenpflichtiger Zusatz.

Klären Sie den Ausstieg vor der Unterschrift. Datarails gewährt nach Vertragsende 45 Tage zum Herunterladen der Inhalte. Vena führt Export-APIs bei Professional als Zusatz, klären Sie also, welchen Exportweg Sie in welchem Format erhalten. Halten Sie bei beiden die Aufbewahrungsfrist nach Vertragsende und die Hilfe bei der Übergabe schriftlich fest. Steht eine Web-Anwendung statt Excel auf Ihrer Liste, lesen Sie Planful vs Vena. Weitere Tools finden Sie unter Finanzplanung und Controlling.

Für wen sich Datarails eignet und für wen Vena

Unterm Strich

Zählen Sie, wer am Budget mitarbeitet, und entscheiden Sie, wo die Daten liegen dürfen. Ein schlankes Team, das vor allem berichtet und präsentiert und außerhalb der EU hosten darf, bekommt von Datarails mehr direkte Hilfe. Ein Budgetprozess mit vielen Beteiligten, Microsoft Teams als Alltagswerkzeug oder eine harte Vorgabe für EU-Hosting spricht für Vena. Lassen Sie sich von beiden einen unterschriebenen AVV geben, bevor echte Gehaltsdaten hineinkommen.