Expensify vs Ramp (Oktober 2026): Vergleich für Finanzteams mit Spesen und Firmenkarten

Expensify oder Ramp: Fazit vorab

Expensify vs Ramp: Vergleichstabelle

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Expensify vs Ramp: Was kostet es im Jahr?

Preise: Expensify startet bei 5 $, Control kostet 18 bis 36 $, Ramps Plus-Gebühr bleibt unveröffentlicht

Auf der Startseite nennt Expensify sich kostenlos für Einzelpersonen, Firmentarife beginnen bei 5 $ je Mitglied. Diese 5 $ gelten für den Tarif Collect. Laut Hilfe-Center kostet Collect 5 $ je eindeutigem Mitglied und Monat und ist nur mit Nutzungsabrechnung (Pay-per-use) erhältlich. Der Tarif Control kostet im Jahresabo 18 $ je Mitglied innerhalb Ihrer Abo-Größe, dazu 36 $ für jedes aktive Mitglied darüber. Bei Pay-per-use kostet Control 36 $ je aktivem Mitglied und Monat (Stand Oktober 2026).

Zwei Punkte verändern die tatsächlichen Kosten. Erstens bindet das Jahresabo für Control zwölf Monate und wird monatlich berechnet. Die Abo-Größe lässt sich jederzeit erhöhen, aber erst zur Verlängerung senken. Zweitens gibt es für Control im Jahresabo bis zu 50 Prozent Rabatt, aus 18 $ werden dann 9 $ und aus 36 $ werden 18 $. Maßgeblich ist, wie viel der freigegebenen Ausgaben in US-Dollar über die Expensify Card laufen. Expensify veröffentlicht feste Preise in US-Dollar, Pfund, Euro sowie australischen und neuseeländischen Dollar.

Die Preisseite von Ramp nennt einen Tarif Free für 0 $ je Nutzer:in und Monat mit Firmenkarten, Spesen, einfacher Rechnungserfassung, QuickBooks Online und Xero. Plus kostet 15 $ je Nutzer:in und Monat plus eine Plattformgebühr nach Teamgröße, bei Jahreszahlung 20 Prozent weniger, dazu 30 Tage Gratis-Test. Die Höhe der Gebühr steht nicht auf der Seite. Enterprise gibt es individuell und nur mit Jahresabrechnung. Wegen der fehlenden Gebühr lassen sich Ramps Kosten für 100 Beschäftigte nicht berechnen. Fordern Sie ein Angebot für Ihre Mitarbeiterzahl an.

KI: Expensifys Concierge steht allen Mitgliedern offen, Ramps Agenten stecken in Plus

SmartScan von Expensify liest Betrag, Datum und Händler aus einem fotografierten, weitergeleiteten oder per SMS geschickten Beleg. Concierge beschreibt das Hilfe-Center als hybriden KI-Agenten aus generativer KI, Automatisierung und einer Regelmaschine. Jedes Mitglied darf ihn ohne Sonderrechte nutzen. Concierge legt Ausgaben an, reicht Abrechnungen ein, exportiert sie, genehmigt sie mit entsprechender Berechtigung, beantwortet Fragen zu Ausgaben und ändert Einstellungen wie Belegregeln. Laut Hilfe-Center werden manche erweiterten Sammelaktionen noch nicht unterstützt.

Expensify gibt an, mit KI-Anbietern Verträge ohne Datenspeicherung (Zero Retention) zu haben, sodass diese die Daten weder speichern noch weiterverwenden. Eine öffentliche Liste, welche KI-Modelle und Unterauftragnehmer hinter Concierge stehen, haben wir nicht gefunden. Brauchen Sie diese Liste, nehmen Sie die Frage in Ihren Fragebogen für Anbieter auf.

Ramp legt seine KI in den Tarif Plus. Der Policy Agent liest Ihre schriftliche Spesenrichtlinie und gibt für jede Kartenzahlung und Erstattung eine von drei Empfehlungen ab: genehmigen, Prüfung nötig oder Ablehnung empfohlen. Laut Ramps Hilfeseite behalten Prüfende das letzte Wort, der Agent entscheidet bei Unklarheit eher vorsichtig, und OpenAI speichert Kundendaten von Ramp nicht und trainiert nicht damit. Der Accounting Agent, im Februar 2026 vorgestellt, kontiert Transaktionen, bucht Abgrenzungen und gleicht mit unterstützten ERP-Systemen ab. Das Finanzteam legt fest, was er selbst buchen darf. Die Trefferquoten aus Ramps Mitteilungen, etwa 99 Prozent bei Richtlinienentscheidungen und 98 Prozent bei Transaktionen, die als synchronisierbar gelten, sind Herstellerangaben, die wir nicht geprüft haben.

Anbindung, Export und Wechsel: Beide decken gängige Hauptbücher ab, keiner nennt DATEV

Expensify nennt auf der Startseite mehr als 45 Integrationen, darunter QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct, Xero, Workday, Gusto und ADP. Laut Hilfe-Center gehören ERP-Anbindungen wie NetSuite und Sage Intacct sowie HR-Anbindungen wie Workday und BambooHR zu Control. Für Systeme ohne direkte Verbindung beschreibt Expensify vorkonfigurierte Flat-File-Exporte (Textdateien zum Import) für Sage, Microsoft Dynamics, MYOB, Oracle und SAP und erlaubt eigene Exportvorlagen. DATEV, das übliche Austauschformat der Buchhaltung in Deutschland, steht in diesem Dokument nicht, eine eigene Vorlage ist daher der wahrscheinliche Weg.

Ramps Integrationsseite nennt NetSuite, Sage Intacct, QuickBooks, Xero, Microsoft Dynamics, Workday Financial Management, Acumatica, Oracle Fusion Cloud und Zoho Books. Insgesamt spricht Ramp von mehr als 40 unterstützten Buchhaltungssystemen. Laut Preisseite deckt Free QuickBooks Online und Xero ab, Plus ergänzt NetSuite, Sage Intacct, Acumatica und Microsoft Dynamics, Enterprise zusätzlich Workday und Oracle Fusion Cloud. DATEV steht nicht auf der Liste, Ramp nimmt Wünsche für neue Anbindungen entgegen.

Wer wechselt, muss die Historie exportieren. Ramp exportiert Transaktionen, Erstattungen, Rechnungszahlungen und Lieferantendaten als CSV-Dateien mit Belegverweisen und bietet eine IIF-Datei für QuickBooks Desktop. Exportieren dürfen nur Inhaber:innen, Administrator:innen und Führungskräfte. Wie lange Ramp Daten nach Kontoschließung aufbewahrt, fanden wir in den Hilfeseiten nicht. Lassen Sie sich das schriftlich bestätigen. Bei Expensify sind eine eigene Exportvorlage und der Berichtsexport dokumentiert. Testen Sie einen Export mit einigen Hundert echten Buchungen, bevor Sie unterschreiben.

Wo die Tools arbeiten: Expensify weltweit, Ramp in den USA, Kanada und neu in Großbritannien

Laut Geschäftsbericht ist Expensify in mehr als 200 Ländern und Gebieten im Einsatz, und die Startseite wirbt mit Erstattungen in lokaler Währung. Die Expensify Card ist eine Visa-Firmenkarte mit Cashback auf US-Einkäufe. Der kartenbasierte Rabatt wird auf Ausgaben in US-Dollar berechnet. Ohne Kartenausgaben in den USA bringt er daher wenig.

Ramp ging am 15. September 2026 in Großbritannien an den Start, der erste größere Schritt außerhalb Nordamerikas nach Kanada im Juli 2026. Laut Ramps Mitteilung gibt Stripe Payments UK Limited die britischen Karten aus, ein von der Finanzaufsicht FCA zugelassenes E-Geld-Institut, im Visa-Netz. Im März 2026 kaufte Ramp das Zahlungsunternehmen Billhop aus Stockholm und London und erhielt damit Zahlungserlaubnisse für Großbritannien und die EU. IT Brief berichtet, europäische Kunden seien nach einer Testphase bereits aktiv. Stripes Kundenbericht nennt ein Kartenprogramm für Großbritannien und den Europäischen Wirtschaftsraum, auch Deutschland, in Pfund und Euro.

Für ein Unternehmen in Deutschland, Österreich oder der Schweiz bleibt das eine dünne Grundlage. Wir fanden keine deutschsprachigen Preise, kein deutsches Hilfe-Center und keine Aussage, dass Ramps volle Tarife deutschen Gesellschaften offenstehen. Ramps eigene Mitteilung nennt Europa als nächsten Schritt. Behandeln Sie Ramp als US- und UK-Produkt, bis Ihre Betreuung Gesellschaft, Karten und Hauptbuch schriftlich bestätigt. Unser Verzeichnis führt 70 Werkzeuge für Spesenmanagement, davon können 18 Daten in der EU hosten. Das zählt, wenn Sie in Europa starten.

Beschäftigtendaten, Prüfberichte und Betriebsrat

Nach der Datenschutzerklärung von Expensify dürfen Daten in den USA und in anderen Ländern gehostet und verarbeitet werden. Für Übermittlungen aus dem EWR, Großbritannien und der Schweiz stützt sich Expensify auf Standardvertragsklauseln und ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, samt britischer und Schweizer Erweiterung. Eine wählbare EU-Region haben wir nicht gefunden. Im 10-K erklärt Expensify, PCI DSS Level 1, SOC 1 Type II und SOC 2 Type II zu erfüllen. Das berichtigt eine frühere Fassung dieser Seite, die keinen Prüfnachweis nannte.

Das Trust-Center von Ramp führt ISO/IEC 27001:2022, SOC 1 und SOC 2 Type II, PCI DSS v4.0, FedRAMP Moderate, Cyber Essentials Plus, GovRAMP und TX-RAMP auf. Ramp läuft auf Amazon Web Services und nennt Unterauftragnehmer, auch für KI und Infrastruktur. Alle Unterauftragnehmer haben laut Ramp Auftragsverarbeitungsverträge unterzeichnet. Ausführliche Unterlagen gibt es nur nach einer Verschwiegenheitserklärung, eine Hosting-Region ist nicht veröffentlicht. Fragen Sie vor einem Start in Europa nach der Region, dem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und der Grundlage für Datenübermittlungen.

In Deutschland erfassen Spesen- und Kartenwerkzeuge, wer was wo und wann ausgegeben hat. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat mitzubestimmen, wenn technische Einrichtungen eingeführt werden, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Richtlinienhinweise und KI-Prüfungen von Ausgaben gehören in diese Gespräche. Der EU AI Act stuft in Anhang III KI-Systeme als hochriskant ein, die Leistung und Verhalten von Beschäftigten überwachen und bewerten. Ob eine reine Spesenprüfung darunter fällt, klärt Ihre Rechtsberatung. Binden Sie Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte vor dem Start ein, nicht danach.

Stärke der Anbieter und Schwächen auf beiden Seiten

Expensify ist ein kleines börsennotiertes Unternehmen. Im zweiten Quartal 2026 meldete es 33,9 Mio. $ Umsatz, 5 Prozent weniger, im Schnitt 640.000 zahlende Mitglieder, 2 Prozent weniger, einen Nettoverlust nach US-GAAP von 3,9 Mio. $ und 5,9 Mio. $ Interbankenentgelte aus der Expensify Card, 12 Prozent mehr. Laut 10-K hatte Expensify Ende 2025 117 Vollzeitbeschäftigte und im vierten Quartal durchschnittlich rund 650.000 zahlende Mitglieder in rund 39.700 Unternehmen. Nach Angaben des Unternehmens erzielten Kunden des neueren Expensify-Produkts über 10 Mio. $ wiederkehrenden Jahresumsatz, 250 Prozent mehr. Das Gesamtgeschäft schrumpft aber weiter, und ein Teil der Erträge hängt an Kartenentgelten.

Bei Ramp liegt der Fall umgekehrt. TechCrunch berichtete am 4. Juni 2026, Ramp habe 750 Mio. $ bei einer Bewertung von 44 Mrd. $ eingesammelt, mit mehr als 70.000 Kunden, einem Jahresumsatz über 1 Mrd. $ und positivem freiem Cashflow. Derselbe Artikel merkt an, dass Investoren Fintechs mit KI-Geschichte belohnen. Die Bewertung spiegelt also auch Erwartungen.

Jedes Tool hat eine klare Schwachstelle. Bei Expensify liegen SAML-Anmeldung, ERP-Anbindung und mehrstufige Freigaben im Tarif Control ab 18 $ je Mitglied, und der Kartenrabatt hängt an US-Ausgaben. Bei Ramp brauchen KI und größere ERP-Anbindungen den Tarif Plus mit unveröffentlichter Gebühr. Laut Preisseite gibt es Single Sign-on nur in Plus und Enterprise, und der Start in Europa beginnt erst. Keiner nennt eine Hosting-Region. Für einen breiteren Marktblick lesen Sie Pleo vs Spendesk, zwei europäische Ausgabenwerkzeuge, die wir getrennt verglichen haben.

Wer passt nach Firmengröße und Land

Ein Unternehmen mit 20 bis 50 Beschäftigten in den USA, Großbritannien oder Kanada, dessen Team meist mit Firmenkarten zahlt, startet mit Ramps Gratis-Tarif voraussichtlich günstiger. Auf Plus wechseln Sie, sobald KI-Prüfung oder NetSuite nötig wird. Ein Unternehmen gleicher Größe, dessen Beschäftigte privat zahlen und in mehreren Ländern Erstattung brauchen, passt zu Collect für 5 $ je eindeutigem Mitglied, ohne Karte.

Ein Mittelständler mit 200 bis 1.000 Beschäftigten braucht meist Single Sign-on, mehrstufige Freigaben und eine ERP-Anbindung. Das heißt bei Expensify Control für 18 bis 36 $ je Mitglied und Monat vor einem Kartenrabatt, bei Ramp Plus für 15 $ je Nutzer:in plus Gebühr. Vergleichen Sie die Summen mit Ihrer echten Mitarbeiterzahl, denn keine der Seiten erlaubt die Rechnung.

Ein Unternehmen im DACH-Raum mit deutscher Gesellschaft sollte beide Anbieter zuerst nach Hosting-Region, Vertrag nach Art. 28 DSGVO und einem Weg zu DATEV oder Flat-Files fragen. Expensify ist dort leichter zu starten, weil es bereits viele Länder bedient. Offen bleibt die US-Speicherung. Ramp kann später die bessere Wahl sein, sobald das europäische Angebot dokumentiert ist.

Für wen sich Expensify eignet und für wen Ramp

Unterm Strich

Sehen Sie sich die Spesen des letzten Quartals an. Hat Ihr Team das meiste privat bezahlt und erstattet bekommen, passen Collect und Control von Expensify zu Ihrer Arbeitsweise. Der echte Preis liegt bei Control zwischen 18 und 36 $ je Mitglied. Wollen Sie Ausgaben auf Karten verlagern und sitzen Ihre Gesellschaften in den USA, Kanada oder Großbritannien, ist Ramps Gratis-Tarif ein risikoarmer Start, und mit Plus beginnt die KI. In Deutschland klären Sie Hosting, Auftragsverarbeitungsvertrag und Betriebsrat, bevor Sie sich für einen der beiden entscheiden.