Pleo vs Spendesk (Oktober 2026): Vergleich der Spesenplattformen für Europa

Pleo oder Spendesk: Fazit vorab

Pleo vs Spendesk: Vergleichstabelle

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Pleo vs Spendesk: Was kostet es im Jahr?

Preis: Pleo veröffentlicht Tarife je Nutzer:in, Spendesk nur das Modell ohne Beträge

Pleo zeigt auf der deutschen Preisseite drei Tarife, Stand Oktober 2026. Start kostet 8 € je Nutzer:in und Monat bei monatlicher Zahlung und erlaubt einen Admin. Build kostet 14 € und Optimise 18 € je Nutzer:in und Monat, beide bei jährlicher Zahlung und ab 3 Personen.

Dazu kommen Nutzungsgebühren. Die Erstattung an Beschäftigte kostet in Build und Optimise 0,90 Prozent. Der Währungsaufschlag bei Kartenzahlungen liegt bei 2,00 Prozent in Start, 1,75 Prozent in Build und 1,49 Prozent in Optimise. Lokale Zahlungen kosten in Start 1,50 € je Zahlung. Build und Optimise enthalten 10 im Monat und verlangen danach 0,95 €. Internationale Zahlungen kosten in Start 8 €, in Build und Optimise 6 €. Bargeldabhebungen kosten in Start 5 €, darüber nichts. Nur Optimise hat Budgets und Cashback.

Spendesk nennt keine Beträge. Die Preisseite beschreibt eine feste Gebühr für den Plattformzugang mit unbegrenzt vielen Nutzer:innen, dazu variable Gebühren für Kartenkäufe, Rechnungszahlungen und Spesenabrechnungen. Kartenbestellungen seien kostenlos, aktive Nutzer:innen kosteten nichts. Der deutsche Blog von Spendesk nennt ein einziges Beispiel, 299 € im Monat inklusive 100 Transaktionen, und bezeichnet es als Beispiel, nicht als Tarif.

Unsere eigene Rechnung zeigt, wo die Modelle auseinanderlaufen. Bei 20 Nutzer:innen kostet Pleo Build 280 € im Monat (3.360 € im Jahr) und Optimise 360 €, jeweils vor Nutzungsgebühren. Bei 60 Nutzer:innen sind es 840 und 1.080 € im Monat. Spendesk wächst nicht mit der Kopfzahl. Holen Sie deshalb ein Angebot für Ihre echte Nutzerzahl und Ihr Transaktionsvolumen ein.

Vertrag: ein Monat bei Pleo, zwei Monate bei Spendesk, und beide berechnen die vereinbarte Laufzeit

Der Rahmenvertrag von Pleo für den EWR, gültig seit dem 7. September 2026, erlaubt Kund:innen ohne feste Laufzeit die Kündigung mit einem Kalendermonat Frist. Eine Kündigungsgebühr fällt nicht an. Den Rest des vereinbarten Abrechnungszeitraums, einen Monat oder ein Jahr, schulden Sie aber weiter. Pleo selbst kann mit zwei Monaten Frist kündigen.

Die Kundenbedingungen von Spendesk laufen standardmäßig unbefristet, beide Seiten können mit zwei Monaten Frist kündigen. Eine feste Laufzeit verlängert sich automatisch, wenn nicht eine Seite einen Monat vorher widerspricht. Wer eine feste Laufzeit vorzeitig beendet, ohne dass Spendesk einen Vertragsbruch begangen hat, schuldet die verbleibenden Monatszahlungen.

Zum Ausstieg gehört mehr als die Frist. Nach dem Vertragsende löscht oder übergibt Pleo laut Auftragsverarbeitungsvertrag die Kundendaten nach Wahl der Kund:innen. Spendesk führt seinen Auftragsverarbeitungsvertrag als Anhang 3 der Bedingungen und begrenzt die Haftung auf die in zwölf Monaten gezahlten Entgelte, außer bei grober Fahrlässigkeit oder Betrug. Fragen Sie beide, wie lange Sie nach der Kündigung noch Daten exportieren können.

Preisänderungen folgen anderen Regeln. Spendesk muss Änderungen der Preisbedingungen mindestens zwei Monate vorher ankündigen, wer sie ablehnt, darf ohne Kosten gehen. Für Pleo haben wir keine Klausel zu Preisänderungen geprüft. Lassen Sie sich das schriftlich bestätigen, vor allem bei einem Bestellformular mit fester Laufzeit.

KI: beide haben Assistenten und eine MCP-Anbindung, die Grenze zur Zukunft verläuft aber an anderer Stelle

Auf der deutschen Preisseite von Pleo gehören KI-gestützte Ausgabenrichtlinien zu Build, Optimise ergänzt die Ausgaben-Review mit KI, 100 Prüfungen im Monat. Die KI-Seite führt als verfügbar auf: einen Richtlinien-Assistenten, der Fragen der Beschäftigten beantwortet, die Erfassung von Ausgaben, die automatische Prüfung mit Markierung von Regelverstößen und die Belegerkennung. Dazu kommen die Kategorisierung von Ausgaben, die Datenextraktion aus Rechnungen und eine MCP-Anbindung für externe KI-Werkzeuge. Automatische Freigabe sowie Abstimmung mit Fehlererkennung stehen als bald verfügbar dort.

Im Juni 2026 berichtete The Next Web, der Policy Agent von Pleo sei live, und Agenten für Kreditorenbuchhaltung, Treasury und Buchhaltung gingen im Juli 2026 in die Beta. Den Stand dieser Agenten konnten wir auf den eigenen Seiten von Pleo nicht bestätigen. Behandeln Sie sie als Beta oder angekündigt, bis Ihre Ansprechperson sie in Ihrem Konto zeigt.

Spendesk nennt automatisches Lesen von Dokumenten, die Erkennung doppelter Rechnungen nach Lieferant, Betrag und Datum, die Markierung auffälliger Zahlungen und Buchungsvorschläge für Umsatzsteuersätze und Konten. Dazu kommen Freigabe-Routing, 2-Wege- und 3-Wege-Abgleich mit Bestellungen und vorausgefüllte Spesenfelder. Der Anbieter gibt an, 92 Prozent der Rechnungen würden automatisch kontiert. Diese Zahl stammt vom Anbieter, wir können sie nicht prüfen.

Spendesk AI Connect ist eine MCP-Anbindung, über die Claude, ChatGPT, Dust oder Langdock Ausgabendaten live abfragen. Laut Hilfecenter sind die Lesefunktionen 2026 für alle Kund:innen kostenlos allgemein verfügbar, die Schreibfunktionen sind noch in der Beta und standardmäßig aus. Der Haken: KI-Automatisierung und Betrugserkennung ist ein kostenpflichtiges Modul, und Spendesk sagt nicht, welche der genannten Funktionen darin stecken.

Funktionsumfang: Pleo beginnt bei Karten und Spesen, Spendesk ergänzt Einkauf und Kreditoren als Module

Beide Produkte decken physische und virtuelle Karten, Belegerfassung, Erstattungen und Buchhaltungsexport ab. In der Tarifübersicht von Pleo stehen Buchhaltungsanbindungen und Rechnungsverwaltung in allen drei Tarifen, Kilometerpauschalen ab Build und Budgets nur in Optimise. Mehrere Gesellschaften bildet Pleo über Unterkonten ab, 3 in Build und 5 in Optimise.

Das Basispaket Foundations von Spendesk enthält unbegrenzt viele Karten, Belegerfassung mit Texterkennung, Spesenverfolgung, Budgetüberwachung, Abläufe und Berichte für mehrere Gesellschaften sowie SSO und SAML. Dazu kommen eine offene Schnittstelle und Anbindungen an Xero, QuickBooks und DATEV. Einkauf, Kreditorenbuchhaltung, erweiterte Abläufe und Richtlinien, ausgebaute Mehrgesellschaften-Verwaltung, HR- und ERP-Anbindungen sowie das KI-Modul sind Zusatzmodule.

Das bestimmt die echte Rechnung. Wer Bestellanforderungen, Bestellabgleich und Lieferantenzahlungen braucht, kauft bei Spendesk wahrscheinlich mehrere Module, und ein Angebot deckt sie ab. Wer vor allem Karten und Spesenabrechnung braucht, kommt mit Pleo womöglich mit einer veröffentlichten Zahl aus.

Ein Wechsel ist in beide Richtungen möglich, eine Wechselanleitung des jeweils anderen Anbieters haben wir nicht gefunden. Planen Sie den Export offener Spesenabrechnungen, der Liste der Karteninhaber:innen und der Kostenstellen ein. Auch die Karten müssen neu ausgegeben werden, weil jedes Kartenprogramm auf der Lizenz des jeweiligen Zahlungsinstituts läuft.

Unternehmenslage: Pleo spart Kosten, Spendesk meldet Gewinne

Pleo nennt mehr als 40.000 Unternehmen als Kundschaft und mehr als 800 Beschäftigte. Tech.eu berichtete im Juni 2026 von rund 50 gestrichenen Stellen, vor allem in Technik und Daten. The Next Web sprach von der dritten Kürzungsrunde seit 2022. Der Investor Kinnevik bewertete seinen Anteil 2025 mit implizit 1,62 Milliarden US-Dollar, nach 4,7 Milliarden im Jahr 2021.

Spendesk gibt an, 2025 profitabel geworden zu sein, und nennt mehr als 200.000 Business-Nutzer:innen. Auf der KI-Seite stehen mehr als 5.000 Finanzteams. Sifted verband das Ergebnis mit einem Wechsel an der Spitze und früheren Entlassungen. Axel Demazy führt das Unternehmen seit 2024.

Keine der beiden Geschichten sagt etwas über die Produktqualität. Sie spielen für die Vertragslaufzeit eine Rolle. Ein Anbieter, der Personal abbaut, kann seine Roadmap verlangsamen, und ein profitabler gibt vielleicht weniger Rabatt. Fragen Sie beide nach Kündigungsfristen und danach, wie Produktänderungen in Ihren Tarif gelangen.

Länder, Datenschutz und Betriebsrat: dänische und französische Lizenz, EU-Hosting, Mitbestimmung in Deutschland

Pleo Financial Services A/S ist ein E-Geld-Institut unter Aufsicht der dänischen Finanzaufsicht. Spendesk Financial Services ist ein Zahlungsinstitut mit Lizenz der französischen ACPR. Die Sicherheitsseite von Spendesk nennt DORA, die EU-Regeln zur digitalen Betriebsstabilität, und PSD2. In unserem Verzeichnis ist Frankreich der starke Markt von Spendesk.

Pleo speichert Kundendaten bei AWS in Irland und führt auf der Trust-Seite PCI DSS und Google CASA auf, weitere Berichte nur unter Geheimhaltung. Spendesk hostet personenbezogene Daten auf Servern in der EU und besitzt ISO/IEC 27001:2022. Beide veröffentlichen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), wie ihn Art. 28 DSGVO verlangt. Der AVV von Pleo sieht 30 Tage Vorlauf bei neuen Unterauftragsverarbeitern vor und ein Widerspruchsrecht.

Schauen Sie bei den Unterauftragsverarbeitern auf die KI. Die Liste von Pleo, Stand Mai 2025, nennt Anthropic in den USA für die Bereitstellung von KI-Produkten. Die Liste von Spendesk, Stand 31. August 2026, nennt Anthropic Ireland für interne Produktivität und mehrere US-Anbieter, darunter Google Cloud France für KI-Dienste. Beide stützen Übermittlungen außerhalb der EU auf Standardvertragsklauseln.

Für Unternehmen in Deutschland binden sich beide Tools an DATEV an. Pleo bietet DATEV KR und DATEV Unternehmen online, Spendesk führt DATEV in Foundations auf. Karten- und Spesendaten zeigen, wann und wo Beschäftigte zahlen. Der Betriebsrat hat deshalb nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen, bevor eines der Tools startet. Eine Einstufung nach dem EU AI Act haben wir auf den Seiten beider Anbieter nicht gefunden. Für französische Gesellschaften lesen Sie Frankreich, und für den Blick auf drei Anbieter Payhawk vs Pleo sowie Payhawk vs Spendesk.

Für wen sich Pleo eignet und für wen Spendesk

Unterm Strich

Multiplizieren Sie Ihre Kartennutzer:innen mit 14 oder 18 € und addieren Sie 0,90 Prozent Ihrer Erstattungen. Liegt die Summe unter dem Angebot, das Spendesk für Ihr Volumen nennt, ist Pleo der einfachere Kauf. Haben Sie viele Karteninhaber:innen oder wollen Rechnungen, Einkauf und mehrere Gesellschaften in einem System, spricht meist die Plattformgebühr von Spendesk für Sie.