Payhawk vs Spendesk (Oktober 2026): Vergleich der Spend-Plattformen für DACH und EU

Payhawk oder Spendesk: Fazit vorab

Payhawk vs Spendesk: Vergleichstabelle

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Payhawk vs Spendesk: Was kostet es im Jahr?

Preise: Payhawk veröffentlicht ein Paket, Spendesk veröffentlicht eine Struktur

Payhawk veröffentlicht genau einen Preis. Das Growth Program kostet 149 Pfund pro Monat für Unternehmen mit einer Gesellschaft in Großbritannien oder im EWR und weniger als 20 Beschäftigten. Enthalten sind 10 Karten, 10 Nutzerplätze (8 für Beschäftigte, 2 für Admins), bis zu 15 Rechnungen und 15 Erstattungen im Monat, KI-Datenextraktion und einfache ERP-Anbindungen. Nicht enthalten sind Procure-to-Pay, Mehrgesellschaften-Verwaltung und Budgetverfolgung. Unser Verzeichnis nennt für das Paket einen Gratis-Test von 7 Tagen.

Größere Firmen erhalten ein Angebot aus vier Kernmodulen (Travel, Cards and Expenses, Bill Pay, Procure to Pay). Eine Skalierungsstufe ergänzt Preise je Einheit für Karten, Erstattungen, Bestellungen und Rechnungsverarbeitung, optionale Zusatzfunktionen kommen obendrauf. Laut Preisseite erhebt Payhawk keine pauschale Einrichtungsgebühr, und Kund:innen können später Funktionen oder Gesellschaften ergänzen. Die Beträge sind nicht öffentlich.

Spendesk veröffentlicht gar keine Beträge. Das Modell hat zwei Teile: eine feste Monatsgebühr für Plattform und Zahlungsmittel sowie variable Gebühren nach Menge (Kartenzahlungen, Rechnungszahlungen, Spesenabrechnungen). Für physische Karten, monatliche Kartengebühren und aktive Nutzerkonten fällt keine Gebühr an. Das Basispaket Foundations enthält unbegrenzt physische und virtuelle Karten, Belegerfassung, Erstattungen, Budgetüberwachung, Mehrgesellschaften-Abläufe, SSO und SAML, eine offene API und Buchhaltungsanbindungen, darunter DATEV.

Zusatzmodule bei Spendesk sind Einkauf, Rechnungseingang, erweiterte Workflows und Richtlinien, erweiterte Mehrgesellschaften-Verwaltung, HR- und ERP-Anbindungen zu mehr als 40 HR-Systemen sowie KI-gestützte Automatisierung und Betrugserkennung. Alle Angaben gelten für Oktober 2026, und beide Anbieter können sie ändern.

Verträge und Gebühren: Spendesk zeigt seine Bedingungen, Payhawk seinen Devisenaufschlag

Die Kundenbedingungen von Spendesk sind öffentlich. Ein Vertrag läuft unbefristet, sofern die Preisbedingungen keine feste Laufzeit setzen. Feste Laufzeiten verlängern sich stillschweigend, wenn nicht einen Monat vorher gekündigt wird. Bei unbefristeten Verträgen können Kund:innen mit zwei Monaten Frist kündigen. Spendesk darf den Vertrag mit zwei Monaten Vorlauf ändern, und wer eine Änderung ablehnt, kann kostenlos gehen. Die Haftung ist auf die in den letzten zwölf Monaten gezahlten Gebühren begrenzt, außer bei grober Fahrlässigkeit oder Betrug.

Payhawk nennt für seine Standardpreise Jahres- oder Mehrjahresverträge, veröffentlicht die allgemeinen Bedingungen aber nicht auf der Preisseite. Verlangen Sie das Bestellformular, die Kündigungsfrist und die Regeln für zusätzliche Gesellschaften oder Karten während der Laufzeit. Bei einer Bindung über mehrere Jahre zählt dieses Detail mehr als der Monatspreis.

Dafür veröffentlicht Payhawk seine Devisengebühr: den Mittelkurs plus 0,3 Prozent für EUR, GBP, USD und CHF sowie plus 0,7 Prozent für DKK und PLN. Spendesk nennt auf den geprüften Seiten keinen Devisenaufschlag. Wenn Sie viele Rechnungen in fremden Währungen zahlen, fordern Sie von beiden die FX-Konditionen schriftlich an.

Ein Punkt gilt für beide. Karten- und Zahlungsgebühren sind nur ein Teil der Kosten. Rechnen Sie die Zusatzmodule ein, die Sie im zweiten Jahr brauchen (Einkauf, Rechnungseingang, erweiterte Workflows), und lassen Sie sich das Angebot mit ihnen geben, nicht als spätere Nachforderung.

KI: Payhawks Agenten sind auf dem Papier breiter, Spendesks enger und leichter zu prüfen

Payhawk hat seine KI-Agenten am 2. April 2025 unter dem Namen AI Office of the CFO vorgestellt. Auf der Startseite stehen Financial Controller Agent, Procurement Agent, Travel Agent, Implementation Agent, Payments Agent und Playbooks, also vorgefertigte Agenten-Abläufe. Der Financial Controller Agent war 2025 im Early Access, die übrigen sollten nach und nach folgen. Laut Anbieter nutzte die Entwicklung frühe OpenAI-Modelle. Die Preisseite führt KI-Agenten als Teil der Plattform.

Nicht alles ist allgemein verfügbar. Am 2. März 2026 beschrieb Payhawk eine Funktion des Financial Controller Agent, die Rechnungen aus Anbieterportalen lädt, nachdem sich die Beschäftigten angemeldet haben. Sie lief als Vorschau für ausgewählte Kund:innen, die allgemeine Verfügbarkeit war für später in 2026 ohne Aufpreis geplant. Behandeln Sie diese Funktion als Vorschau, bis Ihr Ansprechpartner etwas anderes bestätigt.

Spendesk nennt Belegerkennung, Buchungsvorschläge für Umsatzsteuersätze, Konten und analytische Felder sowie die Erkennung doppelter Rechnungen nach Lieferant, Betrag und Datum. Dazu kommen Anomalie-Erkennung einschließlich Abweichungen bei Bestellungen, Freigaberouting und Zwei- und Drei-Wege-Abgleich. Spendesk AI Connect erlaubt, einem KI-Assistenten Fragen zu Live-Ausgabendaten in normaler Sprache zu stellen. Die Vorschläge beruhen auf Ihrem eigenen Buchungsverlauf.

Spendesk gibt an, 92 Prozent der Rechnungen würden automatisch kontiert. Das ist eine Herstellerzahl für den Kundenstamm, keine Zusage für Ihren Kontenrahmen, und wir fanden keinen unabhängigen Test. Auch die Paketierung ist unklar: Die KI-Seite stellt die Funktionen als Teil der Plattform dar, die Preisseite führt KI-gestützte Automatisierung und Betrugserkennung als Zusatzmodul. Fragen Sie, welche Funktionen Ihr Angebot enthält.

Datenhaltung und Prüfberichte: Frankfurt und SOC auf der einen, EU-Server und ISO auf der anderen Seite

Laut Trust-Seite liegen die Daten deutscher Kund:innen bei Payhawk in Frankfurt. Alle übrigen EU- und US-Kund:innen werden aus Brüssel bedient, auf AWS und Google Cloud, ohne Replikation in andere Rechtsräume. Genannt werden ISO 27001, SOC 1 Type 2, SOC 2 Type 2, PCI DSS Level 1 und CSA STAR Level 1. Dazu kommt IDW PS 880, der deutsche Prüfungsstandard für rechnungslegungsrelevante Software. Außerdem nennt die Seite DSGVO und DORA, SAML-2.0-SSO, Pflicht zur Mehrfaktor-Authentifizierung und mindestens jährliche Penetrationstests. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist öffentlich und verlangt vorherige schriftliche Zustimmung für neue Unterauftragnehmer.

Spendesk schreibt in seiner Datenschutzerklärung, personenbezogene Daten lägen auf gesicherten Servern in der Europäischen Union. Die Sicherheitsseite nennt ISO 27001:2022 und beschreibt starke Kundenauthentifizierung nach PSD2 sowie die vier Säulen von DORA. Einen SOC-Bericht nennt sie nicht. SSO gehört zu Foundations.

Die Liste der Unterauftragsverarbeiter lohnt sich vor der Prüfung nach Art. 28 DSGVO. Spendesk führt US-Anbieter wie Airbyte, Amplitude, Fivetran, Forest Admin und DataDog auf. Genannt wird auch Claude Enterprise von Anthropic Ireland als interner Produktivitätsassistent, mit Verarbeitung in der EU und den USA. Laut Kundenbedingungen verarbeitet Google die OCR-Daten in der EU oder dem EWR, mit standardmäßig abgeschaltetem Training. Bei Payhawk fanden wir auf den geprüften Seiten keine öffentliche Liste der Unterauftragnehmer, fordern Sie sie an.

Auch der Aufsichtsstatus unterscheidet sich. Laut Trust-Seite ist Payhawk ein E-Geld-Institut für den EWR und Großbritannien und Visa Principal Member. Spendesk Financial Services hat eine französische Zahlungsinstitut-Lizenz der ACPR. Für eine deutsche Finanzabteilung zählt der Prüfpfad mehr, doch Ihre Treasury-Abteilung fragt womöglich, welche Gesellschaft die Gelder hält.

Deutschland und DACH: zwei DATEV-Wege und die Betriebsratsfrage

Beide Anbieter bedienen DATEV-Nutzer:innen, aber verschieden. Payhawk verbindet sich mit DATEV Unternehmen online (DUO) und gibt an, die Verbindung laufe in beide Richtungen. DATEV-Stammdaten wie Lieferanten, Steuerschlüssel und Kostenstellen fließen nach Payhawk, Zahlungen, Spesen und Belege zurück. Seit Mai 2024 ist Payhawk DATEV Marktplatz Schnittstellen Partner, aufbauend auf dem Rechnungsdatenservice von DATEV. Die Seite warnt, dass in gesperrte DATEV-Perioden nicht gebucht werden kann und Fehler bei Zahlungsbuchungen in DATEV manuell korrigiert werden müssen.

Spendesk exportiert nach DATEV Rechnungswesen, der Buchführungssoftware interner Rechnungswesen-Teams. Jede Vorgangsart kommt als Buchungsstapel an, den Ihre Buchhaltung prüft und bucht. Für die Einrichtung braucht es einen lokalen Agenten auf dem Server, auf dem DATEV Rechnungswesen läuft. Der Fluss geht nur in eine Richtung: Spendesk kann Lieferantenstammsätze in DATEV weder anlegen noch ändern. DUO braucht es nur, wenn Sie Belege an die exportierten Buchungen hängen wollen.

Die richtige Frage lautet also: Welches DATEV-Produkt nutzt Ihre Steuerberatung oder Buchhaltung? Kanzleien auf DUO-Basis mit vielen kleinen Mandanten bevorzugen eher Payhawks Weg. Unternehmen mit eigenem DATEV-Rechnungswesen-Server mögen Spendesks Stapelexport, wenn sie den lokalen Agenten akzeptieren. Testen Sie mit einem echten Monat, bevor Sie sich binden.

In Unternehmen mit Betriebsrat gibt § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG dem Gremium Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Ein Ausgabentool erfasst, wer was wann gekauft hat, und KI-Warnungen zeigen auf einzelne Personen. Ob das Gesetz greift, ist eine Rechtsfrage für Ihre Beratung. Klären Sie sie aber vor dem Start und planen Sie eine Betriebsvereinbarung ein. Beide Anbieter stellen einen AVV bereit, der den Vertrag nach Art. 28 DSGVO stützt.

Stabilität und Reichweite: eine schnell gewachsene Londoner Gruppe, ein profitabler Pariser Scaleup

Payhawk wurde im Februar 2022 das erste Einhorn Bulgariens. TechCrunch berichtete von einer Erweiterung der Serie B um 100 Millionen Dollar unter Führung von Lightspeed Venture Partners. Die Bewertung lag bei 1 Milliarde Dollar, die Serie B insgesamt bei 212 Millionen Dollar. Die Startseite nennt heute mehr als 6.000 Unternehmen und Büros von London und New York bis Berlin, München, Paris, Stockholm und Warschau. Als Sprachen stehen Bulgarisch, Niederländisch, Englisch, Französisch, Deutsch und Spanisch dort. Geprüfte Finanzzahlen fanden wir nicht.

Spendesk nennt mehr als 3.000 Finanzteams in mehr als 35 Ländern und bietet Produkt und Support auf Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch. CFOtech meldete am 25. März 2026 das erste volle Gewinnjahr und mehr als 200.000 Nutzer:innen, mit Fokus auf Firmen bis 1.000 Beschäftigte. Die Angaben von Spendesk zum jährlichen Ausgabenvolumen weichen zwischen den Seiten ab, deshalb nennen wir keine.

Bei einem Mehrjahresvertrag zählen beide Fakten. Payhawks Finanzierungsgeschichte zeigt Investoren im Rücken und einen breiten Produktausbau. Spendesks gemeldeter Gewinn senkt das Risiko eines abrupten Kurswechsels. Beides ist keine Garantie, und ein Anbieterwechsel dauert immer Monate.

Wenn Sie die Auswahl noch eingrenzen, behandeln unsere Vergleiche Payhawk vs Pleo und Pleo vs Spendesk den dritten Namen, der oft auf derselben Shortlist steht. Der breitere Bereich Ausgaben und Zahlungen vergleicht die Hosting-Optionen der ganzen Kategorie.

Für wen sich Payhawk eignet und für wen Spendesk

Unterm Strich

Notieren Sie vier Dinge: wie viele Personen Karten brauchen, in welchen Ländern und Währungen Sie zahlen, welches DATEV-Produkt Ihre Buchhaltung nutzt und was Prüfer:innen und Betriebsrat verlangen. Viele Karteninhaber:innen, lesbare Bedingungen und ein Stapelexport nach Rechnungswesen sprechen für Spendesk. Internationale Zahlungen, Reisen, SOC-Berichte und eine DUO-Anbindung sprechen für Payhawk. Fordern Sie von beiden ein schriftliches Angebot mit den Modulen, die Sie im zweiten Jahr brauchen.