Payhawk vs Pleo (Oktober 2026): Vergleich nach Teamgröße, Vertrag und DATEV

Payhawk oder Pleo: Fazit vorab

Payhawk vs Pleo: Vergleichstabelle

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Payhawk vs Pleo: Was kostet es im Jahr?

Preis nach Kopfzahl: Pleo ist bis 9 Personen günstiger, bei 10 liegen beide gleichauf, über 20 Beschäftigte nennt Payhawk nichts

Payhawk veröffentlicht genau einen Preis. Das Growth Program kostet 149 Pfund im Monat für Firmen mit einer Gesellschaft in Großbritannien oder im EWR und weniger als 20 Beschäftigten. Enthalten sind 10 Karten und 10 Plätze (8 für Beschäftigte, 2 für Admins oder Buchhaltung). Dazu kommen bis zu 15 Rechnungen und 15 Erstattungen im Monat, KI-Datenextraktion und eine einfache ERP-Anbindung. Einkauf, mehrere Gesellschaften und Budgetverfolgung fehlen. Größere Firmen erhalten ein modulares Angebot mit Jahres- oder Mehrjahresvertrag, eine pauschale Einrichtungsgebühr nennt Payhawk nicht.

Die deutsche Preisseite von Pleo nennt Start mit 8 € je Nutzer:in und Monat bei monatlicher Zahlung. Build kostet 14 € und Optimise 18 € je Nutzer:in und Monat, bei jährlicher Zahlung und mindestens 3 Personen. Die britische Seite zeigt dieselben Zahlen in Pfund. Build ergänzt Erstattungen, Kilometerpauschalen, Freigabe-Workflows und KI-Ausgabenrichtlinien. Optimise bringt Budgets, Cashback, HR-System-Anbindungen und 100 KI-Prüfungen von Ausgaben im Monat.

Die Rechnung dazu: Pleo Build kostet im Monat 42 € bei 3 Personen und 126 € bei 9. Bei 10 Personen sind es 140 €, bei 15 Personen 210 € und bei 25 Personen 350 €. Optimise kostet bei 25 Personen 450 €. Payhawks Paket bleibt bei 149 Pfund, solange Sie in seine Grenzen passen. Wir rechnen keine Währungen um, deshalb gelten 10 Personen als grobes Unentschieden. Beachten Sie, dass unter Payhawks 10 Plätzen 2 Admin-Plätze sind und nur 8 für Beschäftigte bleiben.

Zwei Dinge sollten Sie klären. Fragen Sie Pleo, ob Admins und Buchhalter:innen als bezahlte Nutzer:innen zählen, denn Start wird als eine Person plus ein Admin beschrieben. Außerdem nennt die deutsche Seite 1 eigene Karte für Start, 15 für Build und 50 für Optimise. Wir konnten nicht erkennen, ob die Grenze je Firma oder je Person gilt. Bestätigen Sie das, bevor Sie ein Team von 30 Personen auf Build planen.

Gebühren neben dem Abo: Payhawk zeigt einen Wechselkursaufschlag, Pleo eine Tabelle nach Tarif

Payhawks Preisseite nennt den Währungstausch zum Interbankenkurs plus 0,3 Prozent für Euro, Pfund, US-Dollar und Schweizer Franken sowie 0,7 Prozent für dänische Kronen und polnische Zloty. Die Startseite wirbt mit durchschnittlich 1 Prozent Cashback auf Karten. Das ist eine Herstellerangabe, die wir nicht prüfen konnten. Gebühren für Zahlungen und für andere Währungen stehen nicht auf der Seite.

Pleo listet mehr Posten. Erstattungen kosten in Build und Optimise 0,90 Prozent. Der Währungsaufschlag bei Kartenzahlungen liegt bei 2,00 Prozent in Start, 1,75 Prozent in Build und 1,49 Prozent in Optimise. Lokale Zahlungen kosten in Start 1,50 €. In Build sind 10 lokale Zahlungen im Monat frei, in Optimise 20, danach je 0,95 €. Internationale Überweisungen kosten 8 € in Start und 6 € in Build und Optimise.

Diese Zahlen lassen sich nicht direkt vergleichen. Pleos Satz gilt für Kartenzahlungen in Fremdwährung, Payhawks Aufschlag steht in der Zeile zum Währungstausch. Fragen Sie Payhawk, ob die 0,3 Prozent auch für Kartenkäufe im Ausland gelten. Bei Erstattungen zahlt ein Team, das 5.000 € im Monat zurückzahlt, an Pleo 45 € Gebühr. Payhawks Preisseite nennt keine Erstattungsgebühr, begrenzt im Growth Program aber die Erstattungen auf 15 im Monat.

Verträge: bei beiden ein Monat Kündigungsfrist, bei beiden wird die gebundene Laufzeit fällig, das Recht ist ein anderes

Pleos Rahmenvertrag für den EWR (gültig ab 7. September 2026) läuft, bis eine Seite ihn beendet. Kundschaft kann mit einem Kalendermonat Frist kostenlos kündigen, sofern kein Bestellformular eine feste Laufzeit festlegt. Bei Kündigung schuldet die Kundschaft aber alle Beträge für den Rest dieser Laufzeit. Pleo selbst darf mit zwei Monaten Frist kündigen und muss nachteilige Änderungen zwei Monate vorher ankündigen. Es gilt dänisches Recht mit dänischen Gerichten. Mehrere Gesellschaften lassen sich in einem Konto bündeln, jede wird aber eigene Vertragspartei.

Payhawks Bedingungen auf der Website folgen einem ähnlichen Muster. Kundschaft kündigt mit einem Monat Frist und zahlt alles, was für den Rest der laufenden Abonnementperiode fällig ist. Der Vertrag verlängert sich automatisch zu gleichen Bedingungen. Payhawk darf Gebühren mit einem Monat Vorlauf ändern, nur bei Kostensteigerungen Dritter genügt eine angemessene Mitteilung. Rechnungen sind in 10 Tagen fällig, Verzugszinsen liegen 4 Prozent über dem Basiszins. Die Haftung ist auf die Entgelte der 3 Monate vor dem Anspruch begrenzt. Es gilt englisches Recht mit englischen Gerichten, und die Zahlungsdienste im EWR erbringt Payhawk Financial Services UAB.

Unsere eigene Rechnung zeigt, was die Laufzeitklausel bedeutet. Angenommen, 10 Nutzer:innen buchen Pleo Build mit Jahreslaufzeit und steigen nach 3 Monaten aus. Ist die Laufzeit gebunden, sind die restlichen 9 Monate fällig, zusammen 1.260 €. Ein für 12 Monate gebuchtes Growth Program kostet nach 3 Monaten Ausstieg für die restlichen 9 Monate 1.341 Pfund. Beide Beträge sind unsere Lesart der Klauseln, lassen Sie sie sich vom Anbieter schriftlich bestätigen.

Ausländisches Recht ist für Sie ein Grund, Haftungs- und Kündigungsklauseln vor der Unterschrift juristisch lesen zu lassen, aber kein Grund, einen Anbieter auszuschließen. Pleos Haftungsgrenze haben wir nicht ausgewertet und vergleichen sie deshalb nicht.

KI: Pleos verfügbare Funktionen prüfen Richtlinien, Payhawks Agenten folgen den gebuchten Modulen

Pleos KI-Seite nennt als verfügbar einen Policy Assistant, Auto-Review für regelwidrige Ausgaben, Expense Capture, Belegerkennung und eine Kategorisierung, die aus früheren Buchungen lernt. Hinzu kommen die Extraktion von Rechnungsdaten und eine MCP-Anbindung an externe KI-Werkzeuge. MCP (Model Context Protocol) erlaubt es einem Assistenten wie Claude, Daten eines anderen Produkts zu lesen und zu bedienen. Auto-Freigabe und Abstimmung tragen das Etikett Coming soon. Die Preisseite bindet KI-Ausgabenrichtlinien an Build und 100 KI-Prüfungen im Monat an Optimise.

The Next Web berichtete am 12. Juni 2026, Pleos Policy Agent sei live, Agenten für Kreditoren, Treasury und Buchhaltung gingen ab Juli 2026 in die Beta. Eine Pleo-Seite, die diese drei Agenten bestätigt, haben wir nicht gefunden. Wir behandeln sie deshalb als nicht allgemein verfügbar.

Payhawks Preisseite nennt vier Agenten, die mit Modulen aktiviert werden: Financial Controller, Procurement, Travel und Payments. Die Fall-'26-Edition vom 15. September 2026 machte zwei weitere allgemein verfügbar. Playbooks sind fertige Abläufe für Abschluss, Belegjagd, Budgetkontrolle und Prüfungsvorbereitung. Sie laufen in Claude oder ChatGPT auf Live-Daten aus Payhawk über den Payhawk-MCP. Der Implementation Agent verbindet ERP- und HR-Systeme und richtet Workflows ein. Frühe Kund:innen waren laut Payhawk in weniger als einer Stunde produktiv.

Ein Punkt ist noch in der Vorschau: der Abruf von Rechnungen aus Lieferantenportalen, angekündigt am 2. März 2026, mit allgemeiner Verfügbarkeit später in 2026 ohne Aufpreis. Laut Payhawks Auftragsverarbeitungsvertrag laufen die Sprachmodelle auf Google Cloud in Belgien und Deutschland, und Kundendaten dienen nicht dem Training allgemeiner Modelle. Für ein Team mit einfachen Anforderungen deckt Pleos Richtlinienprüfung die Hauptaufgabe ab. Payhawks Agenten lohnen sich erst, wenn das passende Modul in der Plattform läuft.

Daten, Lizenzen und Prüfnachweise: Payhawk zeigt mehr Berichte, Pleo nennt seine Aufsicht

Payhawks Trust-Seite nennt ISO 27001, SOC 1 Type 2, SOC 2 Type 2, PCI DSS Level 1, CSA STAR Level 1 und eine Prüfung nach IDW PS 880. Das ist der deutsche Prüfungsstandard für Software, die Buchführungsdaten verarbeitet. Außerdem erklärt die Seite DORA-Konformität. Daten deutscher Kundschaft liegen in Frankfurt, alle anderen in Brüssel, bei AWS und Google Cloud und ohne Replikation zwischen den Regionen. SAML-SSO und Multi-Faktor-Authentifizierung werden unterstützt, zu den jährlichen Penetrationstests gibt es eine Zusammenfassung zum Download.

Pleos Trust-Seite nennt PCI DSS, Googles Cloud Application Security Assessment, ein HackerOne Bug Bounty und eine CAIQ-Selbstauskunft. Einen ISO-27001- oder SOC-Bericht haben wir dort nicht gefunden. Kundendaten werden in Irland (eu-west-1) gespeichert und verarbeitet. Im Vertrag erscheint Pleo Financial Services A/S als E-Geld-Institut unter Aufsicht der dänischen Finanzaufsicht, die britische Einheit ist von der FCA zugelassen. Die Karten werden unter einer Mastercard-Lizenz ausgegeben.

Beide Anbieter veröffentlichen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV nach Art. 28 DSGVO). Pleo kündigt neue Unterauftragnehmer 30 Kalendertage vorher an, erlaubt innerhalb von 15 Tagen Widerspruch und eine Prüfung pro Jahr mit drei Wochen Vorlauf. Payhawk kündigt 30 Tage vorher an, lässt Sie bei ungelöstem Widerspruch mit 30 Tagen Frist kündigen und erlaubt eine Prüfung pro Jahr mit 30 Tagen Vorlauf. Pleos Liste vom 29. Mai 2025 nennt Anthropic (KI-Produkte) und HubSpot als US-Unterauftragnehmer. Payhawks AVV führt Payhawk EOOD als Plattformbetreiber, Merge API in Schweden für HR-Anbindungen und Duffel im Vereinigten Königreich für Reisen.

Payhawks Länderseite nennt eine Grenze: Das Produkt steht Kleinstunternehmen und kleinen Wohltätigkeitsorganisationen in Großbritannien im Sinne der britischen Consumer-Duty-Regeln nicht zur Verfügung. Ein sehr kleines britisches Team sollte fragen, ob es das Growth Program überhaupt buchen kann.

Deutschland, Österreich, Schweiz: DATEV läuft unterschiedlich, E-Rechnungen sind fällig, der Betriebsrat redet mit

Pleo schiebt Daten in einer Richtung nach DATEV, über zwei Wege: DATEV KR (Buchungsdatenservice) und DATEV Unternehmen online. Pleo bezeichnet sich als DATEV Corporate Partner, und einer der beiden Wege braucht Steuerberatung oder Buchhaltung zur Bedienung. Payhawk verbindet sich mit DATEV DUO in beide Richtungen. Stammdaten fließen nach Payhawk, Zahlungen und geprüfte Ausgaben zurück, Belege gehen an DATEV Belege online.

Payhawks Einrichtung braucht Ihren Kontenrahmen, die Lieferantenstammdaten, Steuersätze und die Kostenstellen KOST1 und KOST2. Payhawk gibt an, dass es Daten in einer von DATEV gesperrten Periode nicht ändern kann. Die Startseite erwähnt DATEV nicht, die Integrationsseite und die Liste des Implementation Agent aber schon. Wenn Ihre Steuerberatung mit DATEV arbeitet, lassen Sie sich von beiden Anbietern einen Testexport zeigen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Nach den Hinweisen des Bundesfinanzministeriums bleibt das Ausstellen bis zum 31. Dezember 2026 freiwillig, bis zum 31. Dezember 2027 für Firmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 €. Payhawk nennt auf der Startseite EU-E-Rechnung, Pleo führt die Extraktion von Rechnungsdaten als verfügbar. Keine der Seiten sagt, welche Formate sie unterstützt, fragen Sie also nach. Pleos Vertrag sieht vor, Belege nach den Steuer- und Buchführungsregeln unter anderem von Deutschland und Österreich zu digitalisieren, nur für steuerliche Zwecke.

Für die Schweiz ist das Bild unklarer. Payhawks Länderseite führt die Schweiz, Österreich und Deutschland mit deutscher Oberfläche. Pleos Seite zur weltweiten Verfügbarkeit nennt nur sechs Länder, der Vertrag regelt Belegregeln für mehr Märkte, daher konnten wir die Verfügbarkeit in der Schweiz nicht bestätigen. Firmen in Deutschland sollten außerdem früh den Betriebsrat einbinden. Kartendaten je Person können unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG fallen, der dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung gibt.

Lage der Anbieter: Payhawk meldet Wachstum, Pleo meldet Stellenabbau, und keines von beiden entscheidet die Wahl

Payhawk teilte am 8. Juli 2026 mit, mehr als 100 Millionen Dollar wiederkehrenden Jahresumsatz erreicht zu haben, bei 95 Prozent mehr Zahlungsvolumen als im Vorjahr. Das Unternehmen nennt mehr als 6.000 Kundenfirmen und beschreibt einen 24 Monate langen Umbau um KI-Agenten. TechCrunch berichtete 2022 von einer Bewertung von 1 Milliarde Dollar nach einer Erweiterung um 100 Millionen Dollar unter Führung von Lightspeed. Alle Zahlen für 2026 stammen von Payhawk selbst und sind nicht geprüft.

Pleo nennt mehr als 40.000 Kundenfirmen und über 800 Beschäftigte. Tech.eu berichtete im Juni 2026 von etwa 50 gestrichenen Stellen in Produkt, Technik, Design und Daten. Es war Pleos dritte Kürzung nach etwa 100 Stellen 2025 und rund 15 Prozent der Belegschaft 2022. The Next Web nannte eine implizite Bewertung von 1,62 Milliarden Dollar für 2025, nach einem Höchstwert von 4,7 Milliarden 2021.

Wachstum oder Kürzungen entscheiden keinen Kauf, aber bei Karten und Kundengeldern ist Kontinuität eine berechtigte Frage. Fragen Sie beide Anbieter, wie Kundengelder gesichert sind und was mit Ihren Daten geschieht, wenn der Dienst eingestellt wird. Steht auch Spendesk auf Ihrer Liste, lesen Sie Payhawk vs Spendesk und Pleo vs Spendesk.

Für wen sich Payhawk eignet und für wen Pleo

Unterm Strich

Zählen Sie zuerst Beschäftigte und Gesellschaften. Bei 3 bis 9 Karteninhaber:innen hat Pleo den niedrigeren Listenpreis und die besser vergleichbaren Tarife. Bei 10 bis 20 Personen in einer Gesellschaft vergleichen Sie Pleo Build mit dem Paket für 149 Pfund. Bei mehreren Gesellschaften, Prüfungsanforderungen, Reisen oder Einkauf holen Sie ein Angebot von Payhawk ein und fragen beide Anbieter vor der Unterschrift nach DATEV, Ausstiegskosten und Ihrem Betriebsrat.