Alternativen zu Payhawk: 12 Tools im Vergleich (Oktober 2026)

FreeAgent ist eine Cloud-Buchhaltung für britische Kleinunternehmen, Selbstständige, Vermieter und ihre Steuerkanzleien. Sie deckt Buchführung, Rechnungen, Lohnabrechnung und britische Steuermeldungen ab, dazu kommen KI-Belegerfassung und Machine Learning für die Kategorisierung von Bankumsätzen.

Wichtige Funktionen

• Smart Capture liest Belege und Rechnungen aus Fotos, PDFs und Bildern aus und ordnet sie automatisch dem passenden Bankumsatz zu
• Smart Capture kategorisiert erfasste Belege per KI, Nutzer:innen bestätigen das Ergebnis nur noch
• Machine Learning kategorisiert Bankumsätze automatisch, lernt aus früheren Entscheidungen und erklärt neue Umsätze anhand früherer Beschreibungen

Im Vergleich zu Payhawk

• Startet günstiger: ab 10 £ pro Monat, Payhawk ab 149 £ pro Monat.
• Nennt weniger Sicherheitszertifikate: 1, Payhawk 5.
• Stark in denselben Märkten wie Payhawk: Großbritannien.

Vor dem Kauf klären: FreeAgent ist auf britische Steuerregeln und Banken ausgelegt. Für Unternehmen in Deutschland fehlen DATEV-Export und GoBD-Angaben, bei unserer Prüfung im September 2026 waren beide nicht auffindbar. Die Daten liegen in Rechenzentren in Irland, die Liste der Unterauftragsverarbeiter ist öffentlich. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (Version 1.0 vom Juni 2026) steht auf der Website und ist Teil der Nutzungsbedingungen. Die kostenlose Nutzung hängt an einem Konto bei einer Bank der NatWest-Gruppe oder bei Mettle. Wer mehr als zehn Belege im Monat erfasst, braucht Smart Capture Unlimited.

ExpenseIn ist eine britische Spesensoftware für kleine und mittlere Organisationen. Sie deckt Spesenanträge, Freigaben, Spesenkarten und Rechnungsfreigabe ab, und ihre KI liest Belege aus, kategorisiert sie und prüft sie vor der Freigabe.

Wichtige Funktionen

• KI-Dokumentenerfassung liest Daten aus Belegen und Rechnungen
• KI-Kategorisierung macht aus den gelesenen Daten einheitliche Spesenposten
• KI-Belegprüfung vergleicht Belege mit Antrag und Richtlinie und meldet Auffälligkeiten an die Freigabe

Im Vergleich zu Payhawk

• Nennt keine EU-Datenhaltung, Payhawk schon.
• Nennt weniger Sicherheitszertifikate: 3, Payhawk 5.
• Stark in denselben Märkten wie Payhawk: Großbritannien.

Vor dem Kauf klären: ExpenseIn nennt keine Preise. Lassen Sie sich ein Angebot je Tarif geben und prüfen Sie, ob die Belegprüfung aus Complete und SSO ab Advanced dort enthalten sind, wo Sie sie brauchen. Die Daten liegen in Großbritannien, was für Gesellschaften in der EU wegen der Datenübermittlung zu klären ist. Sehen Sie die veröffentlichte Liste der Unterauftragsverarbeiter durch und fordern Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag an.

Dext ist eine Software für Belegerfassung und Buchungsautomatik für kleine Firmen, Buchhaltungsbüros und Steuerkanzleien. Sie liest Belege, Rechnungen und Kontoauszüge aus und überträgt die Daten an Buchhaltungssysteme wie Xero, QuickBooks und Sage.

Wichtige Funktionen

• Belege, Rechnungen und Ausgaben werden per App, E-Mail oder Bankfeed erfasst, ausgelesen und kategorisiert
• Dext AI Assist schlägt Kategorie, Steuerschlüssel und Beschreibung für Kosten- und Verkaufsbelege vor und markiert Belege, die geprüft werden müssen und lernt dabei aus Entscheidungen und Korrekturen der Nutzer:innen
• Auslesen von Rechnungspositionen, Kontoauszügen und Lieferantenkontoauszügen als Zusatzfunktion

Im Vergleich zu Payhawk

• Startet günstiger: ab 24,17 £ pro Monat, Payhawk ab 149 £ pro Monat.
• Nennt weniger Sicherheitszertifikate: 1, Payhawk 5.
• Stark in denselben Märkten wie Payhawk: Großbritannien.

Vor dem Kauf klären: Klären Sie vorab die Anbindung an Ihre Buchhaltung: Eine DATEV-Schnittstelle sowie Angaben zu GoBD und XRechnung waren bei unserer Prüfung im September 2026 nicht auffindbar. Schätzen Sie die monatliche Belegmenge, denn danach richtet sich der Preis, und entscheiden Sie, ob AI Assist den Aufpreis lohnt. Dext hostet bei AWS. Speicherregionen und eine öffentliche Liste der Unterauftragsverarbeiter waren nicht frei lesbar, den Auftragsverarbeitungsvertrag sollten Sie anfordern.

Perk, früher TravelPerk, ist eine Plattform für Geschäftsreisen und Ausgaben. Sie bucht Reisen, verarbeitet Spesen und Rechnungen und verwaltet Firmenkarten, und nutzt KI für Belegauslese, Abgleich und Richtlinienprüfung.

Wichtige Funktionen

• KI-Belegscan und Datenextraktion in den Tarifen Premium und Pro
• KI-gestützte Richtlinienprüfung markiert Ausnahmen automatisch
• Automatischer Abgleich von Belegen und Kontierung von Transaktionen

Im Vergleich zu Payhawk

• Anderes Preismodell: pro Nutzer:in statt Pauschal.
• Stark in denselben Märkten wie Payhawk: Großbritannien.

Vor dem Kauf klären: Klären Sie, ob Sie auch das Reiseprodukt nutzen wollen, denn manche Zuordnungen funktionieren am besten, wenn Buchungen und Ausgaben auf einer Plattform liegen. Laut Sicherheitsseite läuft der Dienst in einem AWS-Rechenzentrum in Irland. Fragen Sie, wie Exporte in ERP oder DATEV gelangen und wie Belege GoBD-konform archiviert werden. Einen öffentlichen Auftragsverarbeitungsvertrag oder eine Liste der Unterauftragsverarbeiter fanden wir bei unserer Prüfung im September 2026 nicht.

Factorial ist eine All-in-One-HR- und Business-Management-Plattform aus Barcelona für kleine und mittlere Unternehmen, die Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Recruiting, Performance und Finanzen bündelt und mit dem KI-Agenten One Entwürfe erstellt, Datenfragen beantwortet und das Recruiting unterstützt.

Wichtige Funktionen

• KI-Agent One erstellt Entwürfe für Berichte, Umfragen, Beurteilungen und Stellenbeschreibungen und beantwortet Fragen anhand von Richtlinien und Dokumenten
• Automatisierte Auswertung über Zeiterfassung, Recruiting, Performance und Vergütung hinweg
• KI-Vorschläge für Schichtpläne zur Fehlervermeidung

Im Vergleich zu Payhawk

• Anderes Preismodell: pro Nutzer:in statt Pauschal.
• Am stärksten anderswo: Spanien.

Vor dem Kauf klären: Vor der Einführung von Factorial sollten Sie klären, welche Module im veröffentlichten Preis pro Nutzer enthalten sind und wofür ein individuelles Angebot nötig ist, und eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO vereinbaren. Weil Factorial Arbeitszeiten erfasst, Leistungsbeurteilungen durchführt und die KI Kandidat:innen vorschlägt, hat der Betriebsrat in der Regel ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, und der Einsatz im Recruiting fällt unter die Hochrisikokategorie der KI-Verordnung der EU, deren Pflichten ab Dezember 2027 gelten.

Mobilexpense ist eine Spesensoftware aus Brüssel und gehört zu Visma. Declaree richtet sich an den Mittelstand, MXP an internationale Konzerne; KI erfasst, kategorisiert und prüft Belege und erkennt Dubletten und Auffälligkeiten.

Wichtige Funktionen

• KI erfasst, kategorisiert und validiert Belege
• Erkennung von Dubletten und Anwendung der Spesenrichtlinie
• Anomalie-Erkennung und Hinweise auf Ausgabenmuster

Im Vergleich zu Payhawk

• Für größere Organisationen gebaut als die kleinsten Kunden von Payhawk.
• Anderes Preismodell: pro Nutzer:in statt Pauschal.
• Nennt weniger Sicherheitszertifikate: 3, Payhawk 5.

Vor dem Kauf klären: Entscheiden Sie zwischen Declaree und MXP nach Zahl der Länder und Gesellschaften. Laut Mobilexpense liegen die Daten in zertifizierten Rechenzentren in der EU. Fragen Sie nach dem genauen Standort, dem Auftragsverarbeitungsvertrag und den Unterauftragsverarbeitern, die auf den im September 2026 geprüften Seiten nicht veröffentlicht waren. Klären Sie außerdem die benötigten ERP- und HR-Anbindungen. Für deutsche Gesellschaften prüfen Sie DATEV-Export und GoBD-konforme Belegablage.

TOKIUM Expense (TOKIUM経費精算) ist eine japanische Spesenabrechnung. Beschäftigte fotografieren Belege, KI und ein großes Team von Erfassungskräften machen daraus geprüfte Daten, und die KI prüft Anträge nach Firmenrichtlinie vor, bevor eine Führungskraft freigibt.

Wichtige Funktionen

• KI liest fotografierte Belege aus, Erfassungskräfte prüfen und korrigieren das Ergebnis, laut Anbieter mit über 99 Prozent Genauigkeit
• KI schlägt nach der Reiserichtlinie Fahrtstrecken und Unterkünfte vor
• KI prüft alle Positionen nach den internen Regeln, erkennt auffällige Beträge und Regelverstöße und kommentiert sie; die Freigabe bleibt bei Ihnen

Im Vergleich zu Payhawk

• Für größere Organisationen gebaut als die kleinsten Kunden von Payhawk.
• Nennt keine EU-Datenhaltung, Payhawk schon.
• Anderes Preismodell: Nutzungsbasiert statt Pauschal.
• Nennt weniger Sicherheitszertifikate: 2, Payhawk 5.

Vor dem Kauf klären: TOKIUM Expense speichert Daten in Japan und läuft auf Japanisch, es passt also zur Gesellschaft in Japan. Für die Übermittlung von Spesendaten an eine europäische Muttergesellschaft brauchen Sie eine Rechtsgrundlage nach DSGVO. Erfassungskräfte sehen Belegdaten bei der Prüfung, lesen Sie die Vertraulichkeitsregeln. SAML-Anmeldung und IP-Beschränkung stehen auf der Funktionsseite, der Tarif dazu nicht. Fordern Sie die Preistabelle an, öffentlich ist nur die Grundgebühr.

AI Eolma Gyeongri ist das Buchhaltungsprogramm von iQuest für kleine koreanische Firmen und Einzelunternehmer. Es verbindet Buchhaltung, Steuerrechnungen, offene Posten, Lohn und Steuermeldung mit patentierter KI-Kontierung und KI-Belegerkennung.

Wichtige Funktionen

• KI-Buchungserfassung (인공지능 전표입력) zieht Steuerrechnungen und Kartenumsätze automatisch ein und schlägt Buchung und Konto vor
• Patentierte KI ordnet alltägliche Ausgaben dem passenden Konto zu, ohne dass Nutzer das Konto kennen müssen
• KI-Belegerkennung liest Betrag, Datum und Händler aus fotografierten Quittungen und legt sie als Ausgabe im ERP an

Im Vergleich zu Payhawk

• Nennt weniger Sicherheitszertifikate: 1, Payhawk 5.
• Am stärksten anderswo: Südkorea.

Vor dem Kauf klären: Das Programm ist für koreanische Buchhaltung gemacht: Oberfläche auf Koreanisch, Funktionen nach koreanischem Umsatzsteuer- und Hometax-Recht. Für Firmen in Europa kommt es nur für eine kleine Niederlassung in Korea in Frage. Einen Speicherort und ein Zertifikat zur Informationssicherheit über ISO 9001 hinaus nannte iQuest im September 2026 nicht. Klären Sie, wie Bank- und Kartendaten abgerufen werden und was die Rückerstattungsgarantie umfasst.