Alternativen zu FreeAgent: 12 Tools im Vergleich (Oktober 2026)

ExpenseIn ist eine britische Spesensoftware für kleine und mittlere Organisationen. Sie deckt Spesenanträge, Freigaben, Spesenkarten und Rechnungsfreigabe ab, und ihre KI liest Belege aus, kategorisiert sie und prüft sie vor der Freigabe.

Wichtige Funktionen

• KI-Dokumentenerfassung liest Daten aus Belegen und Rechnungen
• KI-Kategorisierung macht aus den gelesenen Daten einheitliche Spesenposten
• KI-Belegprüfung vergleicht Belege mit Antrag und Richtlinie und meldet Auffälligkeiten an die Freigabe

Im Vergleich zu FreeAgent

• Nennt 3 Sicherheitszertifikate, FreeAgent 1.
• Nennt keine EU-Datenhaltung, FreeAgent schon.
• Stark in denselben Märkten wie FreeAgent: Großbritannien.

Vor dem Kauf klären: ExpenseIn nennt keine Preise. Lassen Sie sich ein Angebot je Tarif geben und prüfen Sie, ob die Belegprüfung aus Complete und SSO ab Advanced dort enthalten sind, wo Sie sie brauchen. Die Daten liegen in Großbritannien, was für Gesellschaften in der EU wegen der Datenübermittlung zu klären ist. Sehen Sie die veröffentlichte Liste der Unterauftragsverarbeiter durch und fordern Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag an.

Dext ist eine Software für Belegerfassung und Buchungsautomatik für kleine Firmen, Buchhaltungsbüros und Steuerkanzleien. Sie liest Belege, Rechnungen und Kontoauszüge aus und überträgt die Daten an Buchhaltungssysteme wie Xero, QuickBooks und Sage.

Wichtige Funktionen

• Belege, Rechnungen und Ausgaben werden per App, E-Mail oder Bankfeed erfasst, ausgelesen und kategorisiert
• Dext AI Assist schlägt Kategorie, Steuerschlüssel und Beschreibung für Kosten- und Verkaufsbelege vor und markiert Belege, die geprüft werden müssen und lernt dabei aus Entscheidungen und Korrekturen der Nutzer:innen
• Auslesen von Rechnungspositionen, Kontoauszügen und Lieferantenkontoauszügen als Zusatzfunktion

Im Vergleich zu FreeAgent

• Startet teurer: ab 24,17 £ pro Monat, FreeAgent ab 10 £ pro Monat.
• Stark in denselben Märkten wie FreeAgent: Großbritannien.

Vor dem Kauf klären: Klären Sie vorab die Anbindung an Ihre Buchhaltung: Eine DATEV-Schnittstelle sowie Angaben zu GoBD und XRechnung waren bei unserer Prüfung im September 2026 nicht auffindbar. Schätzen Sie die monatliche Belegmenge, denn danach richtet sich der Preis, und entscheiden Sie, ob AI Assist den Aufpreis lohnt. Dext hostet bei AWS. Speicherregionen und eine öffentliche Liste der Unterauftragsverarbeiter waren nicht frei lesbar, den Auftragsverarbeitungsvertrag sollten Sie anfordern.

Xero ist eine Cloud-Buchhaltung für kleine Unternehmen und deren Steuerberatung. Sie deckt Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Bankabgleich und Auswertungen ab, dazu kommt der KI-Partner JAX, der Banktransaktionen abgleicht und Fragen zu den Zahlen beantwortet.

Wichtige Funktionen

• JAX gleicht Banktransaktionen automatisch ab und nutzt dafür Regeln, Treffer, frühere eigene Buchungen und Vorhersagen aus dem Verhalten anderer Xero-Nutzer
• KI liest hochgeladene oder per E-Mail weitergeleitete Rechnungen aus und legt Entwürfe zur Freigabe an
• JAX beantwortet Fragen zu Umsatz, Gewinn und Geschäftsentwicklung mit Diagrammen und Tabellen aus den Xero-Daten

Im Vergleich zu FreeAgent

• Stark in denselben Märkten wie FreeAgent: Großbritannien.

Vor dem Kauf klären: Für Deutschland ist Xero nur eingeschränkt passend: Eine deutsche Oberfläche und eine DATEV-Schnittstelle waren bei unserer Prüfung im September 2026 nicht auffindbar, ebenso Angaben zu GoBD und E-Rechnung nach XRechnung. Prüfen Sie außerdem den Tarif, denn der automatische Abgleich kostet in kleinen Tarifen extra. Xero nennt AWS, Anthropic und OpenAI als Unterauftragsverarbeiter in den USA, der Auftragsverarbeitungsvertrag ist öffentlich.

Automatisierung für Kanzleien in Großbritannien und der EU, die Rechnungen erfasst, kontiert und die Umsatzsteuer prüft.

Wichtige Funktionen

• KI ordnet Buchungen anhand von 12 Monaten Buchungshistorie zu und erkennt doppelte Dokumente.

Im Vergleich zu FreeAgent

• Stark in denselben Märkten wie FreeAgent: Großbritannien.

DATEV liefert Software für Lohn, Steuern und Rechnungswesen, die in Deutschland über Steuerkanzleien statt direkt vertrieben wird. Zu den KI-Funktionen gehören eine Gehaltsbenchmark aus anonymisierten Lohndaten und der zentrale Assistent DATEV Copilot, der schrittweise in die Cloud-Anwendungen eingebaut wird.

Wichtige Funktionen

• DATEV Personal-Benchmark online schätzt mit KI und anonymisierten Lohndaten aus der DATEV-Cloud Marktgehälter je Position
• DATEV Copilot als zentraler KI-Assistent verfasst Texte, analysiert Dokumente, unterstützt die Recherche und beantwortet Servicefragen zu DATEV
• LEXchat in DATEV LEXinform plus durchsucht rund 250.000 steuerrechtliche Dokumente

Im Vergleich zu FreeAgent

• Hat eine deutsche Oberfläche, FreeAgent nennt keine.
• Nennt 5 Sicherheitszertifikate, FreeAgent 1.
• Am stärksten anderswo: Deutschland.

Vor dem Kauf klären: Der Zugang zu DATEV läuft meist über die Steuerkanzlei und nicht über einen direkten Vertrag. Klären Sie daher, welche Module und KI-Funktionen wie Copilot oder Personal-Benchmark tatsächlich lizenziert sind. DATEV veröffentlicht die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und nennt weitere Auftragsverarbeiter je Produkt. Prüfen Sie, welche davon für die genutzten KI-Funktionen gelten. Wo die Gehaltsbenchmark einzelne Vergütungsdaten betrifft, lohnt sich die Einbindung des Betriebsrats.

Docyt ist eine Buchhaltungs- und ERP-Software für Betriebe mit Standorten in den USA, vor allem Hotels, Restaurants, Handelsketten und Franchise-Nehmer. KI-Agenten erstellen Buchungen, verarbeiten Rechnungen und gleichen Tagesumsätze ab, Docyt-Buchhalter:innen prüfen die Ergebnisse.

Wichtige Funktionen

• Kategorisierungs-Agent kontiert Bank- und Kartenumsätze nach Konto, Abteilung und Standort
• Invoice-Processing-Agent liest Eingangsrechnungen aus, kontiert sie und leitet sie zur Freigabe und Zahlung weiter
• Revenue Reconciliation Agent gleicht den Night Audit des Hotels mit Kartenabrechnungen, Bareinzahlungen und Auszahlungen von Buchungsportalen ab

Im Vergleich zu FreeAgent

• Nennt keine EU-Datenhaltung, FreeAgent schon.
• Am stärksten anderswo: USA.

Vor dem Kauf klären: Docyt ist nur in den USA verfügbar und speichert die Daten dort. Für Betriebe in Deutschland scheidet das Tool daher aus, DATEV oder GoBD werden nicht erwähnt. US-Käufer sollten den SOC-2-Type-II-Bericht anfordern, der unter Geheimhaltungsvereinbarung bereitsteht, und nach den Unterauftragsverarbeitern fragen. Die Datenschutzerklärung nennt Google Cloud Vertex AI mit Gemini-Modellen für einzelne Automatisierungen. Zusätzliche Gebühren fallen für Scheck- und ACH-Zahlungen an.

Mekari Jurnal ist indonesische Cloud-Buchhaltung und ERP-Software für kleine Firmen bis mittlere Unternehmensgruppen. Sie deckt automatisierte Buchführung, Rechnungen, Lager, Steuern und über 80 Berichte ab und ergänzt die KI-Berichtsanalyse Airene und einen KI-Assistenten.

Wichtige Funktionen

• Airene analysiert Gewinn- und Verlustrechnung und Cashflow per KI (OpenAI), fasst sie zusammen und gibt Empfehlungen
• KI-Auswertungen zeigen Trends, Margen und Auffälligkeiten in Finanzberichten und Bilanz
• KI-Assistent analysiert Transaktionen, Lager und Abläufe und gibt Ergebnisse als Grafik und Tabelle aus

Im Vergleich zu FreeAgent

• Nennt keine EU-Datenhaltung, FreeAgent schon.
• Am stärksten anderswo: Indonesien.

Vor dem Kauf klären: Jurnal passt zu Firmen mit indonesischer Buchführung, auch zu Töchtern ausländischer Gruppen. Daten bleiben nach dem indonesischen Datenschutzgesetz (UU PDP) in Indonesien. Ein Standard-Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil jedes Servicevertrags. Das Trust-Center veröffentlicht die Unterauftragsverarbeiter und nennt Single Sign-on für Enterprise-Kunden per SAML 2.0 und OIDC. Airene schickt Berichtsdaten an OpenAI und antwortet nur auf Englisch. Die Tarifpreise sind Aktionspreise im ersten Vertrag bei jährlicher Zahlung, fragen Sie nach Verlängerung. Einen DATEV-Export fanden wir bei unserer Prüfung im September 2026 nicht.

Omie ist ein Cloud-ERP für kleine und mittlere Unternehmen in Brasilien. Es verbindet Finanzen, Rechnungsstellung, Vertrieb und Lager und nutzt KI, um die steuerliche Behandlung von Produkten vorzuschlagen und Finanzfragen über WhatsApp zu beantworten.

Wichtige Funktionen

• Omie.IA Fiscal schlägt je Produkt und Bundesstaat die steuerliche Behandlung beim Warenverkauf vor (ICMS, ICMS ST, IPI, PIS, COFINS, FCP, IBS, CBS)
• WhatsApp-Anbindung versteht Text- und Sprachnachrichten und antwortet automatisch mit dem Stand der Forderungen, anstehenden Zahlungen und Eingängen, dem Kontostand sowie Bestell- und Verkaufsdaten

Im Vergleich zu FreeAgent

• Nennt keine EU-Datenhaltung, FreeAgent schon.
• Am stärksten anderswo: Brasilien.

Vor dem Kauf klären: Omie ist auf brasilianische Gesellschaften und brasilianisches Steuerrecht ausgelegt, die Oberfläche ist portugiesisch. Fragen Sie nach, welcher Tarif Omie.IA Fiscal enthält, denn die Preisseite sagt es nicht. Laut Datenschutzportal werden personenbezogene Daten in Brasilien in der AWS-Cloud verarbeitet und gespeichert. Fordern Sie die Regeln zur Datenverarbeitung nach dem brasilianischen LGPD und eine Liste der Unterauftragnehmer an. Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Konzern-ERP die Daten per Schnittstelle oder Export übernehmen kann.