FreeAgent KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (Oktober 2026)

FreeAgent ist eine Cloud-Buchhaltung für britische Kleinunternehmen, Selbstständige, Vermieter und ihre Steuerkanzleien. Sie deckt Buchführung, Rechnungen, Lohnabrechnung und britische Steuermeldungen ab, dazu kommen KI-Belegerfassung und Machine Learning für die Kategorisierung von Bankumsätzen.

FreeAgent wurde 2007 in Edinburgh gegründet und gehört seit 2018 zur britischen Bankengruppe NatWest. Die Software verbindet Bankdaten über Open Banking, Ausgangsrechnungen, Auslagen, Lohnabrechnung mit Meldung an die britische Steuerbehörde HMRC, eine Liquiditätsvorschau über 90 Tage, Projekte und Meldungen nach Making Tax Digital, dem britischen Programm für digitale Steuererklärungen. Kanzleien betreuen ihre Mandanten über ein eigenes Practice Dashboard. Nach eigenen Angaben nutzen über 250.000 Kleinunternehmen FreeAgent, das Unternehmen hat mehr als 200 Beschäftigte. Einen allgemeinen Gratis-Tarif gibt es nicht. Kostenlos ist das Grundabo nur mit einem Geschäftsgirokonto bei NatWest, Royal Bank of Scotland oder Ulster Bank oder mit einem Mettle-Konto, auf dem mindestens eine Transaktion im Monat läuft.

• Belege und Rechnungen auslesenSmart Capture übernimmt Fotos aus der App sowie hochgeladene PDFs und Bilder, einzeln oder gesammelt, und liest die wichtigsten Daten aus. Das Abtippen von Belegdaten entfällt. Zehn Erfassungen im Monat sind enthalten, für mehr gibt es den Zusatz Smart Capture Unlimited.
• Belege Bankumsätzen zuordnenNach dem Auslesen kategorisiert FreeAgent den Beleg per KI und ordnet ihn dem passenden Bankumsatz zu. Sie bestätigen das Ergebnis nur noch. Die Suche nach der richtigen Bankzeile von Hand fällt weg, wiederkehrende Einkäufe werden einheitlich gebucht.
• Bankumsätze kategorisierenMachine Learning kategorisiert Umsätze aus der Bankanbindung und lernt aus Ihren früheren Entscheidungen. Neue Umsätze werden zudem anhand früherer Beschreibungen erklärt. Wiederkehrende Zahlungen wie ein Monatsabo brauchen so nur noch eine kurze Kontrolle.

• Kein allgemeiner Gratis-Tarif: Das Grundabo ist nur mit einem Geschäftsgirokonto bei NatWest, Royal Bank of Scotland oder Ulster Bank oder einem aktiven Mettle-Konto kostenlos, da FreeAgent zur NatWest Group gehört.
• Auf britische Steuermeldungen zugeschnitten, darunter Making Tax Digital für Umsatz- und Einkommensteuer sowie Lohnmeldungen an HMRC.
• Zehn KI-Belegerfassungen je Monat sind enthalten, unbegrenztes Auslesen kostet als Zusatz 5 Pfund im Monat.

FreeAgent sitzt in Edinburgh, gehört seit 2018 zur NatWest Group, deren Geschäftskund:innen mit Konto bei NatWest, Royal Bank of Scotland, Ulster Bank oder Mettle die Software kostenlos nutzen, und ist auf britische Steuerpflichten wie Making Tax Digital ausgelegt.

FreeAgent ist auf britische Steuerregeln und Banken ausgelegt. Für Unternehmen in Deutschland fehlen DATEV-Export und GoBD-Angaben, bei unserer Prüfung im September 2026 waren beide nicht auffindbar. Die Daten liegen in Rechenzentren in Irland, die Liste der Unterauftragsverarbeiter ist öffentlich. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (Version 1.0 vom Juni 2026) steht auf der Website und ist Teil der Nutzungsbedingungen. Die kostenlose Nutzung hängt an einem Konto bei einer Bank der NatWest-Gruppe oder bei Mettle. Wer mehr als zehn Belege im Monat erfasst, braucht Smart Capture Unlimited.

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