FreeAgent vs Xero (Oktober 2026): Vergleich für Kleinunternehmen in Großbritannien

FreeAgent oder Xero: Fazit vorab

FreeAgent vs Xero: Vergleichstabelle

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FreeAgent vs Xero: Was kostet es im Jahr?

Preise: FreeAgent rechnet nach Rechtsform ab, Xero nach Funktionen und Menge

Die regulären Monatspreise von FreeAgent betragen laut Preisseite (Stand Oktober 2026, ohne 20 Prozent britische Mehrwertsteuer) 33 £ für eine Limited Company. Eine Partnerschaft oder LLP zahlt 27 £, Einzelunternehmer:innen (Sole Trader) zahlen 19 £, private Vermieter:innen 10 £. Bei jährlicher Zahlung sind es 330, 270, 190 und 100 £, also zwei Monate gratis. Neukund:innen erhalten 50 Prozent Rabatt für die ersten sechs Monate bei monatlicher Zahlung und für das erste Jahr bei jährlicher Zahlung. Die Lohnabrechnung ist in jedem Standardtarif enthalten. Es gibt zwei Zusätze: Smart Capture Unlimited für 5 £ im Monat und eine Amazon-Anbindung für 6 £ im Monat.

Xero verkauft vier britische Tarife, jeweils ohne Mehrwertsteuer: Ignite für 18 £, Grow für 39 £, Comprehensive für 55 £ und Ultimate für 70 £ im Monat. Ignite erlaubt 20 Rechnungen und Angebote sowie 10 Eingangsrechnungen im Monat und zeigt eine Liquiditätsvorschau über 30 Tage. Grow hebt die Grenzen für Rechnungen und Eingangsrechnungen auf, verlängert die Vorschau auf 60 Tage und enthält Lohnabrechnung und Spesen für 1 Person. Comprehensive ergänzt mehrere Währungen, eine Vorschau über 90 Tage und 5 Personen für Lohn und Spesen. Ultimate bringt 180 Tage Vorschau, 10 Personen sowie Kennzahlen und Branchenvergleiche. Neukund:innen zahlen sechs Monate lang 90 Prozent weniger, Grow kostet am Anfang also 3,90 £ im Monat. Der Rabatt gilt nicht für Zusätze.

Der Vergleich hinkt etwas, denn FreeAgent bepreist die Rechtsform und Xero den Funktionsumfang. Einzelunternehmer:innen zahlen bei FreeAgent 19 £. Bei Xero ist Ignite mit 18 £ auf dem Papier billiger, endet aber bei 20 Rechnungen und 10 Eingangsrechnungen im Monat. Wer mehr braucht, wechselt zu Grow für 39 £, also 20 £ mehr im Monat oder 240 £ im Jahr. Eine Limited Company zahlt bei FreeAgent 33 £ gegenüber 39 £ für Grow. Der Abstand wächst, sobald Sie 90 Tage Vorschau brauchen: Xero bietet sie erst ab Comprehensive für 55 £, FreeAgent enthält sie im Einheitspreis.

Gratis-Weg und Vertragsbedingungen: Bei FreeAgent entscheidet die Bank, bei Xero die Kündigungsfrist

FreeAgent ist kostenlos für Kund:innen mit Geschäftsgirokonto bei NatWest, Royal Bank of Scotland oder Ulster Bank, solange sie dieses Konto behalten. Auch Mettle-Kund:innen qualifizieren sich, wenn das Mettle-Konto ihr wichtigstes Geschäftskonto ist und mindestens eine Transaktion im Monat läuft. Auf der Preisseite steht der Mettle-Weg bei Limited Companies, Einzelunternehmer:innen und Vermieter:innen, nicht aber bei Partnerschaften und LLPs. Xero hat keinen Gratis-Tarif und, soweit wir sehen, keinen Weg über eine Bank.

Hinter dem Gratis-Weg steht ein Eigentümer. Die Royal Bank of Scotland kaufte FreeAgent im März 2018 für 53 Millionen £, so Singer Capital Markets. FreeAgent war seit November 2016 am Londoner Markt AIM notiert. FreeAgent sagt, es arbeite weiter unabhängig von der Gruppe. Praktisch hängt Ihr Preis also von Ihrer Bank ab. Wechseln Sie mit dem Geschäftskonto weg aus der NatWest-Familie, zahlen Sie den regulären Preis für Ihre Rechtsform.

Die Xero-Bedingungen verlängern sich am Ende jedes Abrechnungszeitraums automatisch und verlangen eine Kündigung mit einem Monat Vorlauf. Sie nennen keine Erstattung bei Kündigung. Auf der britischen Anmeldeseite von Xero steht ein Gratis-Test über 30 Tage, der sich nicht mit Rabattaktionen kombinieren lässt. FreeAgent bietet ebenfalls 30 Tage Test und nennt Kündigung jederzeit. Eine mehrjährige Mindestlaufzeit nennt keiner der beiden auf den gelesenen Seiten, die Jahreszahlung bei FreeAgent wird aber im Voraus fällig.

KI-Funktionen: Beide lesen Belege aus, nur Xero bietet einen Chat-Assistenten

Mit Smart Capture von FreeAgent fotografieren Sie Belege und Rechnungen in der App oder laden PDFs und Fotos hoch, einzeln oder gesammelt. FreeAgent beschreibt das Ergebnis als KI-gestützte Kategorisierung samt automatischer Zuordnung des Belegs zum passenden Bankumsatz. Sie bestätigen die Zuordnung. Zehn Erfassungen je Kalendermonat sind enthalten, Smart Capture Unlimited kostet 5 £ im Monat. Wer nur wenige Belege hat, stößt selten an die Grenze. Ein Ladenbesitzer mit täglichen Kassenbons schon.

Beim Bankabgleich kategorisiert Machine Learning laut FreeAgent die Umsätze automatisch und lernt aus Ihren früheren Entscheidungen. Neue Umsätze erklärt FreeAgent anhand früherer Beschreibungen, ein wiederkehrendes Software-Abo braucht deshalb nur einen kurzen Blick. Einen Chat-Assistenten, der Fragen zu Ihren Zahlen beantwortet, haben wir auf den gelesenen Seiten nicht gefunden. Einen eigenen KI-Preis gibt es neben Smart Capture Unlimited nicht.

Der Chat JAX von Xero steht in jedem Tarif ohne Aufpreis bereit. Er beantwortet Fragen mit Ihren Xero-Daten und öffentlichen Informationen aus dem Netz und liefert Diagramme und Tabellen. Laut Xero nutzt JAX Ihre Daten nicht zum Training der Sprachmodelle, und auch die Drittanbieter behalten Daten nicht zum Training. Den automatischen Bankabgleich durch JAX enthält Grow bereits. In Ignite ist er Teil des optionalen Zusatzes AI Automate, dessen Preis auf den lesbaren Seiten nicht zu sehen war. JAX nutzt vier Wege: Ihre Bankregeln, Treffer mit vorhandenen Belegen, Ihren früheren Umgang mit ähnlichen Umsätzen und Vorhersagen aus dem Verhalten anderer Xero-Nutzer:innen. Es bucht nur bei hoher Sicherheit selbst, sonst markiert es die Zeile für Sie. Smart document capture steht in allen Tarifen.

Im Juli 2026 meldete das Fachmedium IT Brief UK, Xero habe JAX um Belegerfassung, Bankabgleich in Echtzeit, Zahlungserinnerungen und Rechnungsschutz erweitert. Als geplant nannte es die Prüfung der Mehrwertsteuer aus Kontoauszügen, komplexe Bankabgleiche, das Nachfordern fehlender Belege und die Körperschaftsteuer später im Jahr 2026. Wir zählen nur ausgelieferte Funktionen und behandeln Geplantes als unbestätigt. Keiner der Anbieter veröffentlicht Fehlerquoten. Testen Sie deshalb einen Monat lang mit Ihren eigenen Bankumsätzen, bevor Sie sich auf eines der Systeme verlassen.

Making Tax Digital: Beide melden an HMRC, die Grenzen sinken 2027 und 2028

Making Tax Digital (MTD) für die Einkommensteuer ist das britische Programm für digitale Steuermeldungen. Es gilt für Einzelunternehmer:innen und Vermieter:innen, die für Self Assessment, die Steuererklärung Selbstständiger, registriert sind und eine Einkommensgrenze überschreiten. GOV.UK nennt drei Stufen: Über 50.000 £ galt der Start am 6. April 2026, über 30.000 £ gilt er ab dem 6. April 2027, über 20.000 £ ab dem 6. April 2028. Sie führen digitale Aufzeichnungen in geeigneter Software und senden vierteljährliche Meldungen an HMRC. Für Ausnahmen und die Berechnung des maßgeblichen Einkommens verweist die Seite auf eigene Anleitungen.

FreeAgent füllt die Quartalsmeldung aus den bereits erfassten Einnahmen und Ausgaben und sendet sie mit einem Klick an HMRC. Laut Hilfeseiten sind die Meldungen einen Monat nach Quartalsende fällig. Steuerberater:innen können über das Practice Dashboard für mehrere Mandant:innen in einem Durchgang melden. Das Practice Dashboard ist für Kanzleien und Buchhalter:innen kostenlos, sie zahlen nur für hinzugefügte Mandantenlizenzen.

Unabhängige britische Ratgeber wie ByteStart führen Xero als von HMRC anerkannte Software für die Quartalsmeldungen. Außerdem meldet Xero die Lohnabrechnung per Real Time Information, dem laufenden Meldeweg an HMRC. Nach eigenen Angaben nehmen rund 250.000 Buchhalter:innen und Steuerbüros am Partnerprogramm teil, viele britische Kanzleien arbeiten also schon mit Xero. Übergeben Sie Ihre Bücher an eine Kanzlei, fragen Sie zuerst, in welchem der beiden Systeme sie arbeitet. Die Routine der Kanzlei bestimmt die Qualität der Meldung oft stärker als jede Funktionsliste.

Wo die Produkte auseinandergehen: Währung, Lohn, Vorschau und Reichweite

Fremdwährungen sind die klarste Korrektur einer verbreiteten Annahme. Xero behält sie Comprehensive für 55 £ und Ultimate für 70 £ vor. Die Produktseiten von FreeAgent beschreiben Rechnungen und Angebote in Fremdwährung, Eingangsrechnungen in Fremdwährung, Spesen in fast jeder Währung und Bankkonten in mehreren Währungen, mit Wechselkursen von xe.com. Eine Beschränkung auf bestimmte Tarife haben wir dort nicht gefunden. Wer einem Kunden in Euro berechnet, braucht also nicht die oberen Xero-Tarife. Die Rechnungsdetails stammen aus einem älteren FreeAgent-Beitrag und dem Hilfebereich, prüfen Sie das aktuelle Verhalten deshalb im Test.

Die Lohnabrechnung ist anders aufgebaut. FreeAgent enthält sie samt Meldung per Real Time Information in den Standardtarifen. Xero zählt Personen: Grow deckt 1, Comprehensive 5 und Ultimate 10 ab, Ignite nennt 1,50 £ je zusätzliche Person. Ein Betrieb mit 3 Beschäftigten braucht bei Xero also Comprehensive oder zahlt je Kopf in einem kleineren Tarif.

Bei Vorschau und Anbindungen liegt Xero vorn. Die Tarife zeigen 30, 60, 90 oder 180 Tage Liquiditätsvorschau, FreeAgent 90 Tage, und Xero wirbt mit mehr als 1.000 Integrationen über seinen App-Store. FreeAgent bindet alle großen britischen Banken über Open Banking an, eine gesetzlich geregelte Schnittstelle für Kontodaten. In der Liste der Unterauftragsverarbeiter von Xero stehen die Bankdaten-Dienste Tink in Großbritannien und Yodlee in den USA.

Die Reichweite ist der zweite Unterschied. Xero meldete nach dem Geschäftsjahr 2026 weltweit 4,92 Millionen Kunden, 506.000 netto mehr, und übernahm die US-Zahlungsplattform Melio, so The Motley Fool Australia. FreeAgent nennt über 250.000 Kleinunternehmen und mehr als 200 Beschäftigte, und seine Preisseite führt nur britische Unternehmensformen. Planen Sie eine Gesellschaft im Ausland, begleitet Xero Sie. Bleibt Ihr Geschäft in Großbritannien, ist der engere Fokus von FreeAgent kein Nachteil. Wer Xero mit einem US-Konkurrenten vergleicht, findet Xero vs QuickBooks Online.

Datenhaltung, UK-DSGVO und Ausstieg: Irland gegen eine Lieferantenliste mit vielen US-Firmen

FreeAgent sagt, die Kundendaten lägen in Rechenzentren in Irland, verteilt auf mehrere Verfügbarkeitszonen. Auf dem Transportweg gilt TLS 1.2, gespeichert wird mit 256-Bit-AES verschlüsselt, dazu gibt es eine Bestätigung in zwei Schritten. FreeAgent selbst hat das Zertifikat Cyber Essentials Plus. Die genannten Normen ISO 27001, 27017 und 27018 gehören zu den Rechenzentren, nicht zu FreeAgent selbst. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist öffentlich. Er erlaubt Verarbeitung außerhalb von Großbritannien und dem Europäischen Wirtschaftsraum mit Garantien wie Standardvertragsklauseln. Neue Unterauftragsverarbeiter werden 30 Tage vorher angekündigt, Sie haben 14 Werktage zum Widerspruch, und die Kosten von Prüfungen trägt der Kontoinhaber. Die Liste nennt unter anderem Amazon Web Services, Google und Digital Ocean in den USA und der EU sowie die NatWest Group in Großbritannien und Indien für die Regelkonformität.

Die Sicherheitsseite von Xero nennt die Zertifizierung ISO/IEC 27001:2022, SOC-2-Berichte unabhängiger Prüfungen und die Einhaltung von PCI DSS. Wo die Daten liegen, sagt sie nicht. Die öffentlichen Datenschutzbedingungen nutzen den britischen Übermittlungszusatz und EU-Standardvertragsklauseln, kündigen Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern 30 Tage vorher an und stellen auf Anfrage den SOC-2-Bericht bereit. Nach Vertragsende behält Xero eine Kopie 7 Jahre lang und löscht oder gibt sie dann zurück. Die Liste zeigt US-Cloud-Anbieter (Amazon Web Services, Microsoft Azure, Google Cloud, Snowflake), US-Anbieter für Dialog-KI (Anthropic und OpenAI) und CloudFactory in Großbritannien für die Datenextraktion.

Für Firmen in der EU, die personenbezogene Daten an einen britischen Anbieter senden, hat die EU-Kommission ihre Angemessenheitsbeschlüsse für Großbritannien am 19. Dezember 2025 erneuert, gültig bis 27. Dezember 2031, so eucrim. Übermittlungen nach Großbritannien brauchen danach keine zusätzlichen Garantien. Die Weitergabe an US-Unterauftragsverarbeiter gehört dennoch in Ihre Dokumentation, und den Vertrag nach Art. 28 DSGVO sollten Sie abschließen.

Der Ausstieg lässt sich bei FreeAgent leichter planen. Die Hilfeseiten beschreiben einen Export der Kontodaten in eine Tabelle und der Dateien in einen Zip-Ordner, nach der Kündigung bewahrt FreeAgent Ihre Daten ein Jahr auf. Bei Xero gilt ein Monat Kündigungsfrist, laut Hilfecenter gibt es keinen Nur-Lese-Tarif, und die Datenschutzbedingungen sehen 7 Jahre Aufbewahrung vor. Exportieren Sie in beiden Fällen Berichte und Anhänge, bevor die Frist abläuft.

Deutsche Unternehmen sollten anderswo suchen. Beide Produkte sind auf britisches Steuerrecht gebaut, und auf den gelesenen Seiten fanden wir keine Aussage zu den deutschen GoBD-Regeln der Buchführung oder zu einem DATEV-Export. Unser Verzeichnis nennt für diesen Fall sevDesk und Lexware Office.

Für wen sich FreeAgent eignet und für wen Xero

Unterm Strich

Prüfen Sie zuerst Ihre Bank. Mit einem passenden Konto bei NatWest, RBS, Ulster Bank oder Mettle kostet FreeAgent nichts und deckt Lohnabrechnung, britische Steuermeldungen und Making Tax Digital ab. Damit ist die Wahl für die meisten Einzelunternehmer:innen und kleinen Limited Companies getroffen. Brauchen Sie lange Vorschauen, einen großen App-Marktplatz, einen Chat-Assistenten oder ein Hauptbuch für Geschäfte im Ausland, rechtfertigen die oberen Xero-Tarife den höheren Monatspreis, sofern Sie Kündigungsfrist und Tarifgrenzen prüfen. Testen Sie beide 30 Tage mit Ihren eigenen Bankumsätzen, bevor Sie sich festlegen.