E-Rechnung empfangen: welche KI-Tools XRechnung und ZUGFeRD lesen (eigene Erhebung) (September 2026)

E-Rechnungspflicht: was seit 2025 gilt und was 2027 kommt

§ 14 UStG unterscheidet seit 2025 zwei Arten von Rechnungen. Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und lässt sich elektronisch verarbeiten. Das Format muss der europäischen Norm nach Richtlinie 2014/55/EU entsprechen oder zwischen den Parteien vereinbart sein. Alles andere, auch die PDF im E-Mail-Anhang, ist eine sonstige Rechnung.

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen vorgeschrieben, begleitet von Übergangsregeln. Den Empfang müssen Sie also schon heute beherrschen. Die IHK Frankfurt nennt XRechnung und ZUGFeRD in der Version 2 als Formate nach der Norm EN 16931.

Beim Versand gibt § 27 Abs. 38 UStG Zeit. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Sie noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format nutzen. Lag Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr bei höchstens 800.000 Euro, gilt das bis zum 31. Dezember 2027, ebenso für bestehende EDI-Verfahren. Rechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.

Belege: [1][2][3][4]

Warum die E-Rechnung die Arbeit der KI verschiebt

Bei einer PDF-Rechnung muss Software erst erraten, welche Zahl der Bruttobetrag ist und welches Datum das Fälligkeitsdatum. Bei einer XRechnung stehen die Werte in benannten Feldern. XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF mit einer eingebetteten XML-Datei.

Damit fällt der Leseschritt weg, die Arbeit danach bleibt. Pennylane schreibt, dass es E-Rechnungen automatisch ausliest und daraus einen Verbuchungsvorschlag erstellt. Candis beschreibt eine automatische Vorkontierung, die für E-Rechnungen und sonstige Rechnungen gleichermaßen gilt. Der Nutzen der KI liegt also bei den Entscheidungen danach: welches Konto, welche Kostenstelle, wer freigibt.

Ganz verschwinden werden Papier und PDF so bald nicht. Ausländische Lieferanten, kleine Absender in der Übergangsfrist und Reisebelege kommen weiter als Bild. Ein brauchbares Tool führt beide Wege in einem Prozess zusammen, statt den Posteingang in zwei Welten zu teilen.

Belege: [5][6][7]

Eigene Erhebung: 32 Tools im Check auf XRechnung, ZUGFeRD und Peppol

Am 26. September 2026 haben wir alle Tools unseres Verzeichnisses geprüft, deren Hauptkategorie Rechnungseingang oder Belegerfassung ist, insgesamt 32. Gelesen haben wir die öffentlichen Seiten: Website, E-Rechnungsseite, Preise und Hilfeartikel. Drei Fragen zählten: Nennt der Anbieter XRechnung oder ZUGFeRD? Beschreibt er den Empfang oder das Auslesen eingehender E-Rechnungen, nicht nur den Versand? Nennt er eine Peppol-Anbindung?

Das Ergebnis fällt dünner aus, als die Werbung rund um die E-Rechnung vermuten lässt. 17 der 32 Tools beschreiben den Empfang strukturierter E-Rechnungen. 10 nennen XRechnung oder ZUGFeRD, 10 nennen Peppol, 6 nennen alles zusammen. Bei 15 Tools fanden wir keine Aussage zum Empfang. Unser Verzeichnis führt derzeit 92 Tools für Rechnungseingang und Kreditoren, Nebenkategorien mitgezählt.

Spezialisten für den Rechnungseingang schneiden besser ab als Buchhaltungsprogramme. Von 17 Tools mit Schwerpunkt Rechnungseingang beschreiben 12 den Empfang und 8 nennen Peppol. Von 15 Buchhaltungsprogrammen beschreiben 5 den Empfang und 2 nennen Peppol. Die deutschen Buchhaltungsprogramme in dieser Gruppe sind allerdings bei XRechnung und ZUGFeRD am deutlichsten.

Mit dem Explorer unten filtern Sie nach Firmensitz und Kategorie. Ein Hinweis zur Fairness: Die E-Rechnungsseite eines deutschen Anbieters lieferte bei unserer Prüfung einen Fehler, und mehrere US-Anbieter werben schlicht nicht um deutsche Kund:innen. Behandeln Sie eine fehlende Angabe als Frage für das Verkaufsgespräch.

Belege: [8][9]

Deutsche Anbieter vorn, US-Anbieter schweigen

Das deutlichste Muster ist der Firmensitz. Von 8 Tools mit Sitz in Deutschland nennen 5 XRechnung oder ZUGFeRD. Von 12 Tools mit Sitz in den USA nennt keines ein deutsches Format, und nur 2 beschreiben überhaupt den Empfang strukturierter E-Rechnungen. Die 12 Tools aus anderen Ländern liegen dazwischen.

Für kleinere Unternehmen mit Steuerkanzlei sind die deutschen Programme am klarsten. sevdesk und Lexware Office schreiben, dass Sie E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung empfangen und erstellen können. Candis empfängt beide Formate, gibt sie in die Freigabe und archiviert sie. GetMyInvoices liest eingehende E-Rechnungen aus, archiviert sie GoBD-konform und übergibt die Daten an DATEV, Lexware Office, sevdesk oder direkt an die Steuerberatung.

Auch internationale Anbieter können Deutschland. Zoho Books empfängt E-Rechnungen über das Peppol-Netz und unterstützt XRechnung und ZUGFeRD. Esker nennt sich Peppol Access Point und verweist auf XRechnung- und ZUGFeRD-Projekte bei Kund:innen. US-Anbieter wie Vic.ai, Stampli oder BILL beschreiben dagegen KI-Erfassung und Zahlungen für den amerikanischen Markt, ohne deutsche Formate zu nennen. Wenn Sie deutsche Gesellschaften über eine US-Plattform führen, lassen Sie sich die Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD schriftlich bestätigen.

Belege: [10][11][7][5][12][13][14]

Was KI leistet, wenn die Rechnung schon Daten ist

Eine E-Rechnung ersetzt das Lesen, nicht das Urteil. Jemand muss entscheiden, ob der Lieferant echt ist, ob die Steuer stimmt, welches Sachkonto gilt und ob Bestellung und Lieferung passen. Genau dort setzen die KI-Funktionen der größeren Anbieter an.

Hypatos beschreibt KI-Agenten, die Rechnungen erfassen, klassifizieren, prüfen, den Lieferanten zuordnen, Dubletten suchen und die Buchung im ERP vorbereiten, mit Steuer- und E-Rechnungsregeln je Position. Rossum prüft Rechnungen gegen Länderformate wie XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS 3 und nimmt sie über Peppol, KSeF und andere Kanäle an.

In der Übergangszeit wächst ein Risiko: dieselbe Rechnung kommt zweimal, einmal als PDF per E-Mail und einmal als E-Rechnung über einen anderen Kanal. Fragen Sie jeden Anbieter, wie das Tool eine zweite Kopie erkennt, und ob diese Prüfung über alle Eingangskanäle läuft. Medius erfasst nach eigener Aussage PDF, XML und EDI in einem Ablauf, Basware betreibt einen eigenen Peppol Access Point und kontiert Rechnungen ohne Bestellbezug mit der Funktion SmartCoding, die auf maschinellem Lernen beruht.

Belege: [15][16][17][18][19]

Europa im Blick: Belgien, Polen, Frankreich und ViDA

Wer Gesellschaften oder Kund:innen im Ausland hat, braucht mehr als XRechnung. Italien arbeitet seit dem 1. Januar 2019 mit E-Rechnungen über das System SdI. Belgien schreibt strukturierte Rechnungen zwischen belgischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2026 vor, übertragen über das Peppol-Netz.

Polen hat sein System KSeF am 1. Februar 2026 für Unternehmen mit mehr als 200 Millionen Złoty Umsatz im Jahr 2024 verpflichtend gemacht, für alle anderen am 1. April 2026. Frankreich startete am 1. September 2026: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen, große und mittlere auch ausstellen. Kleine Unternehmen und Kleinstunternehmen folgen am 1. September 2027.

Auf EU-Ebene wurde das Paket VAT in the Digital Age am 11. März 2025 beschlossen. Ab dem 1. Juli 2030 gilt eine digitale Meldepflicht für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen, bestehende nationale Meldesysteme müssen sich bis zum 1. Januar 2035 angleichen. Für die Buchhaltung mit mehreren Ländern zählt deshalb vor allem die Peppol-Anbindung.

Belege: [16][20][21][22][23]

So testen Sie den E-Rechnungsempfang vor dem Kauf

Bestehen Sie auf einem Test mit echten Dateien: eine reine XRechnung, eine ZUGFeRD-Rechnung und, bei Geschäft in Belgien, eine Rechnung über Peppol. Prüfen Sie, ob das Tool die XML-Daten liest und nicht die sichtbare PDF-Ebene, und ob Prüffehler verständlich angezeigt werden.

Verfolgen Sie danach die Rechnung bis zum Ende: Freigabe, Übergabe an DATEV oder das ERP und Archiv. Weil die E-Rechnung das strukturierte Format ist, gehört die XML-Datei ins Archiv, nicht nur ein Bild davon. Candis etwa speichert Belege nach eigener Aussage zehn Jahre lang GoBD-zertifiziert.

Lassen Sie Formate und Netze schließlich im Angebot festhalten. Was KI über den ganzen Rechnungseingang hinweg leistet, von der Erfassung bis zur Zahlung, lesen Sie in unserem Ratgeber zur KI im Rechnungseingang.

Belege: [1][24][20]