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KI-Belegerfassung: 9 Tools im Vergleich, mit Preisen, Datenhaltung und DATEV (Oktober 2026)

Nach unseren offengelegten Kriterien führen GetMyInvoices, Lexware Office und sevdesk die KI-Belegerfassung an, Stand 1. Oktober 2026. GetMyInvoices holt Belege aus über 10.000 Portalen ab 19 Euro netto im Monat, Lexware Office bietet die Belegerfassung ab 7,90 Euro, sevdesk liest per KI ab 22,90 Euro aus. Alle drei speichern in Deutschland. Bewertet wird, was die Anbieter belegen, nicht die Trefferquote der Texterkennung.

Auf einen Blick
  • Neun Tools mit dokumentierter KI-Belegerfassung stehen auf der Liste: sechs sind Buchhaltungssoftware mit eigener Buchführung, drei bereiten Belege für DATEV, BMD oder RZL vor.
  • Fünf Anbieter veröffentlichen die Beträge ihrer Standardtarife: Lexware Office, sevdesk, Accountable, Norman und GetMyInvoices. Pennylane nennt für Deutschland keine Preise, Finmatics nur für Kanzleien.
  • Acht von neun nennen Deutschland oder die EU als Speicherort. Accountable nennt kein Land und schreibt in der Datenschutzerklärung, dass die Belegerkennung über OpenAI in den USA läuft.
  • Sieben von neun beschreiben das Einlesen von E-Rechnungen. BuchhaltungsButler und Norman beschreiben auf den geprüften Seiten nur die Erstellung.
  • Buchungsbelege müssen nach § 147 AO acht Jahre aufbewahrt werden, egal welches Tool sie liest. Fragen Sie vor dem Kauf nach dem Datenexport.

KI-Belegerfassung heißt: Die Software liest Rechnungen, Quittungen und E-Rechnungen aus, schlägt ein Konto vor und ordnet den Beleg einer Banktransaktion zu. Sie tippt nichts mehr ab, Sie prüfen Vorschläge. Diese Liste reiht neun Tools, die in unserem Verzeichnis ein Vollprofil haben und deren Belegerfassung der Anbieter öffentlich beschreibt, von der App für Selbstständige bis zum Kanzleipaket.

Jeden Preis, jedes Gratis-Angebot, jeden Speicherort und jede Schnittstelle haben wir am 1. Oktober 2026 auf den Seiten der Anbieter geprüft. Die Reihenfolge folgt fünf Kriterien, die der Abschnitt zur Reihung erklärt. Kein Anbieter bezahlt uns dafür. Wir haben keines der Tools im Praxistest bewertet. Für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ordnen wir zusätzlich Aufbewahrung, E-Rechnung und Datenverarbeitung ein.

KI-Belegerfassung in unserem Verzeichnis

Belegerfassung ist der erste Schritt jeder Buchhaltung. Aus Papier, PDF, Foto oder E-Rechnung entstehen Buchungsdaten: Betrag, Datum, Lieferant, Steuersatz, Konto. Die KI merkt sich Ihre Entscheidungen und schlägt beim nächsten Beleg desselben Lieferanten dieselbe Buchung vor. Zwei Arten von Tools tun das. Buchhaltungssoftware führt die Bücher selbst. Belegverarbeitung sitzt davor und übergibt fertige Buchungsvorschläge an DATEV, BMD, RZL oder ein ERP.

Unser Verzeichnis führt in der Nische Belegerfassung und Buchungsautomatik 92 Tools. 13 davon haben Deutschland als starken Markt, 12 sitzen in Deutschland. Die größte Gruppe kommt mit 22 Tools aus den USA, viele weitere bedienen Japan, Indien oder Brasilien.

Daten in der EU halten können 22 Tools, 36 bieten einen Gratis-Test, 13 einen Gratis-Tarif. 41 nennen Preise nur auf Anfrage. ISO 27001 nennen 15 Tools. Für Deutschland, Österreich und die Schweiz kommt davon nur ein kleiner Teil in Frage. Neun davon stehen auf dieser Liste.

Tools in der Nische Belegerfassung92
Mit Gratis-Test36
Mit Gratis-Tarif13
Preise nur auf Anfrage41
Daten in der EU möglich22
Nennen ISO 2700115
Deutschland als starker Markt13

Tools der Nische Belegerfassung, Datensatz ai-toolfinder.com mit tagesaktuellen Zahlen; der erste Balken ist hervorgehoben, weil er die Basis der übrigen ist.

Unsere Daten · interaktiv

Alle Tools der Nische Belegerfassung nach Ihren Anforderungen filtern

Die Tools mit Vollprofil in unserem Verzeichnis. Wählen Sie den Sitz des Anbieters und sehen Sie, welcher Anteil Daten in der EU halten kann, Preise veröffentlicht, einen Gratis-Tarif oder Gratis-Test bietet, ISO 27001 oder SOC 2 nennt und in Deutschland als starker Markt geführt wird.

Sitz des Anbieters

65 in dieser Auswahl

Deutschland als starker Markt17 % (11/65)
Daten in der EU möglich34 % (22/65)
Preis veröffentlicht80 % (52/65)
Gratis-Tarif20 % (13/65)
Gratis-Test57 % (37/65)
ISO 27001 genannt23 % (15/65)
SOC 2 genannt34 % (22/65)

Strich: Wert über alle (65)

Quelle: Datensatz ai-toolfinder.com, Stand 1. Oktober 2026

Belege: [1]

Alle neun Tools im Vergleich: Preis, Gratis-Angebot, Datenhaltung

Die Tabelle zeigt die neun Tools in der Reihenfolge unserer Bewertung. Mit dem Filter darunter grenzen Sie die Liste auf Ihre Lage ein.

Fünf Anbieter veröffentlichen die Beträge ihrer Standardtarife: Lexware Office, sevdesk, Accountable, Norman und GetMyInvoices. Candis und BuchhaltungsButler nennen Ab-Preise, Finmatics veröffentlicht Pakete nur für Kanzleien, Pennylane nennt auf der deutschen Seite keinen Preis. Rabattaktionen für Neukunden haben wir nicht eingerechnet.

Unsere Daten · sortierbar

Alle neun Tools zur KI-Belegerfassung nebeneinander

Verzeichnisdaten, am 1. Oktober 2026 auf den Seiten der Anbieter geprüft. Preise netto pro Monat laut Anbieter, Aktionspreise nicht eingerechnet.

1GetMyInvoicesKassel, Deutschlandab 19 € (20 Dokumente)Gratis-Test, Dauer nicht genanntDeutschlandRechnungsabruf aus über 10.000 Portalen
2Lexware OfficeFreiburg, Deutschland7,90 € (Version S, monatlich kündbar)Gratis-Test 30 TageDeutschlandBelegerfassung schon ab 7,90 €
3sevdeskOffenburg, Deutschland0 € (Gratis-Tarif), KI-Belegerfassung ab 22,90 €Gratis-Tarif und Test 14 TageDeutschlandAlle Tarife mit Preis, DATEV-Cloud-Services
4CandisBerlin, Deutschlandab 389 € (12 Monate Laufzeit)Gratis-Test 30 TageDeutschlandVorkontierung und Freigabe im Mittelstand
5FinmaticsWien, Österreich750 € (nur Kanzleipakete)Testphase 3 bis 6 MonateEU, Land nicht genanntBuchungsvorschläge für DATEV, BMD und RZL
6PennylaneFrankreichFür Deutschland nicht veröffentlichtGratis-Test, Dauer nicht genanntIrland und FrankreichZuordnung zur Transaktion, ISO 27001
7NormanBerlin, Deutschland0 € (Gratis-Tarif), bezahlt ab 12 €Dauerhaft kostenloser TarifFrankfurt, KI-Dienste in den USAGratis-Tarif mit KI-Autopilot
8BuchhaltungsButlerBerlin, Deutschlandab 24,95 € (jährliche Abrechnung)Gratis-Test 14 TageDeutschlandEÜR und Bilanz, Belegmatching
9AccountableBrüssel, Belgien0 € (Gratis-Tarif), bezahlt ab 9,90 €Gratis-Tarif mit 5 Belegen im MonatNicht genannt, Beleg-KI über OpenAI (USA)Belege, Steuern und KI-Steuerberater für Selbstständige

Quelle: Datensatz ai-toolfinder.com, Stand 1. Oktober 2026, geprüft an den Seiten der Anbieter

Unsere Daten · interaktiv

Die Liste nach Ihrer Lage filtern

Die neun Tools dieser Liste. Wählen Sie die Tool-Art oder Ihre Zielgruppe und sehen Sie, welcher Anteil Daten in Deutschland oder der EU hält, Preise nennt, einen Gratis-Tarif oder Gratis-Test bietet, E-Rechnungen beschreibt, die DATEV-Cloud anbindet oder ISO 27001 nennt.

Tool-Art
Zielgruppe

9 in dieser Auswahl

Datenhaltung in Deutschland oder der EU genannt89 % (8/9)
Beträge der Standardtarife veröffentlicht56 % (5/9)
Gratis-Tarif33 % (3/9)
Gratis-Test67 % (6/9)
E-Rechnungen beschrieben78 % (7/9)
DATEV-Cloud-Anbindung beschrieben44 % (4/9)
ISO 27001 des Anbieters genannt22 % (2/9)

Strich: Wert über alle (9)

Quelle: Datensatz ai-toolfinder.com, Stand 1. Oktober 2026, geprüft an den Seiten der Anbieter

Belege: [2][3][4][5][6][7][8][9][10][11][12][1]

So haben wir gereiht

Jedes Tool erhält für fünf Kriterien je 0 bis 2 Punkte. Passung: 2 Punkte, wenn die Seiten des Anbieters das Auslesen von Belegen und zusätzlich Buchungsvorschlag oder Zuordnung zu einer Zahlung beschreiben, 1 Punkt, wenn nur eines von beiden belegt ist. Belege: 2 Punkte, wenn der Anbieter mindestens 5 unserer 6 Fragen öffentlich beantwortet (Preis, Gratis-Angebot, KI-Funktion, Speicherort, Nachweis, DATEV), 1 Punkt bei 3 oder 4.

Preis-Transparenz: 2 Punkte für veröffentlichte Beträge aller Standardtarife, 1 Punkt für Ab-Preise oder Preise nur für einen Teil der Zielgruppe, 0 Punkte ohne Preis für Deutschland. Datenhaltung: 2 Punkte, wenn Deutschland oder die EU als Speicherort genannt ist und keine Übermittlung von Belegen an Dienste in Drittländern. 1 Punkt, wenn nur andere Daten, etwa KI-Chats, in Drittländern liegen. 0 Punkte, wenn der Speicherort fehlt oder die Beleg-KI in den USA läuft. Nachweise: 2 Punkte für ISO 27001 des Anbieters oder eine unabhängige GoBD-Zertifizierung, 1 Punkt für eine TÜV-Prüfung oder ISO 27001 nur beim Rechenzentrum, 0 Punkte für reine Eigenangaben.

Bei Gleichstand entscheidet zuerst die Passung, dann die Zahl der beantworteten Fragen, dann der niedrigste veröffentlichte Preis eines Tarifs mit Belegerfassung. So liegt Lexware Office vor sevdesk und Candis, alle mit 9 Punkten. Kein Anbieter hat für einen Platz bezahlt, Partnerlinks gibt es nicht. Die Reihung misst, was Sie vor einer Demo prüfen können. Sie sagt nichts darüber, wie treffsicher die KI liest, und vergleicht eine App für Selbstständige mit einem Kanzleipaket nur nach denselben Fragen.

Unsere Bewertung · zum Aufklappen

So hat jedes Tool abgeschnitten

Fünf Kriterien mit je 0 bis 2 Punkten. Bewertet wird, was die Anbieter veröffentlichen, nicht wie treffsicher die Texterkennung liest.

Quelle: Bewertung ai-toolfinder.com, Stand 1. Oktober 2026

Belege: [1]

1. GetMyInvoices: Rechnungen aus über 10.000 Portalen einsammeln

GetMyInvoices aus Kassel holt Rechnungen automatisch aus über 10.000 Online-Portalen, E-Mail-Postfächern und anderen Anwendungen und liest sie mit KI-gestützter Texterkennung aus. Eine KI-gestützte Erkennung klassifiziert relevante E-Mails. E-Rechnungen in XRechnung und ZUGFeRD kommen auch über Peppol. Das Tool archiviert die Belege GoBD-konform und exportiert sie nach DATEV, sevdesk, Lexware Office und in weitere Systeme. Wer Bankkonten verbindet, bekommt passende Belege automatisch zugeordnet, das erste Konto beginnt mit dem Tarif Small.

GetMyInvoices veröffentlicht fünf Standardtarife zuzüglich Umsatzsteuer. Essential kostet ab 19 Euro im Monat (20 Dokumente, 5 Portale), Small ab 39, Standard ab 59, Professional ab 99 und Advanced ab 179 Euro (500 Dokumente, 100 Portale). Bei jährlicher Zahlung sparen Sie 5 Prozent. Für mittelständische bis große Unternehmen und für Steuerberater nennt der Anbieter Preise auf Anfrage. Das Workflow-Modul kostet je nach Tarif 9 bis 139 Euro, der Fraud Risk Assistant ab 6 Euro. Der Anbieter ist selbst nach ISO 27001 zertifiziert, die Daten liegen in Deutschland, darunter Frankfurt.

Die Grenzen: Eine Vorkontierung beschreiben die geprüften Seiten nicht, GetMyInvoices sammelt und liest, die Buchung bleibt in Ihrer Software. Dokumente und Portale sind je Tarif begrenzt. Der Fraud Risk Assistant prüft auf manipulierte Bankdaten und Dubletten, trifft laut Anbieter aber keine verbindlichen Entscheidungen und ersetzt keine eigene Prüfung. Wo die Belege in Ihrer Buchhaltung landen, klärt der Ratgeber zur DATEV-Schnittstelle.

Belege: [6][13][14][15][16]

2. Lexware Office: Belegerfassung schon ab 7,90 Euro, Daten in Deutschland

Lexware Office ist Cloud-Buchhaltung aus Freiburg für Selbstständige und kleine Teams. Sie laden Belege per kostenloser Scan-App, als Datei oder als E-Rechnung hoch. Die Texterkennung liest die Belegdaten aus und füllt die Eingabefelder, eingehende E-Rechnungen prüft die Software automatisch. Auf der Seite zur automatisierten Buchhaltung beschreibt Lexware künstliche Intelligenz, die passende Paare aus Beleg und Zahlung sucht und Buchungsvorschläge macht, die aus Ihren Korrekturen lernen.

Lexware Office nennt vier Versionen, jeweils netto im Monat und monatlich kündbar. S für Belegerfassung und Archiv kostet 7,90 Euro, M mit Angeboten und Rechnungen 12,90 Euro, L mit Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer 21,90 Euro, XL 32,90 Euro. Die Belegerfassung steckt in jeder Version. Der Gratis-Test dauert 30 Tage, endet automatisch und braucht keine Kreditkarte. Die Daten für DATEV gehen über die DATEV-Cloud-Services oder den Export. Lexware wirbt mit Entwicklung und Hosting komplett in Deutschland und nennt eine TÜV-Prüfung.

Die Grenzen: Für die Belegerfassung selbst spricht Lexware von Texterkennung (OCR), das Wort KI steht bei Bankabgleich und Vorschlägen. In der Belegerfassung hinterlegt Lexware eine schmale Version der Kontenrahmen SKR 03 und 04. Eine ISO-27001-Zertifizierung nennen die geprüften Seiten nicht. Die Buchhaltung mit EÜR beginnt erst mit Version L, ob Lexware doppelte Buchführung für Bilanzierende bietet, belegen die Seiten nicht. Einen Gratis-Tarif gibt es nicht. Wie sich Lexware zu sevdesk verhält, zeigt der Vergleich Lexware Office und sevdesk.

Belege: [2][17][18][19][20]

3. sevdesk: alle Tarife mit Preis, KI-Belegerfassung ab 22,90 Euro

sevdesk ist Cloud-Buchhaltung aus Offenburg für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen. Sie laden Belege per Drag and Drop, Smartphone-Scan oder E-Mail-Weiterleitung hoch. Die Texterkennung liest Belegdatum, Rechnungsnummer, Betrag, Steuer und Lieferant aus, eine KI schlägt die Buchungskategorie vor und lernt aus Ihren Zuordnungen. Die Zuordnung zur Banktransaktion entsteht erst, wenn Sie sie per Klick bestätigen. Ohne Ihre Freigabe ordnet sevdesk nichts zu.

sevdesk veröffentlicht alle Tarife netto: Kostenlos mit 3 Rechnungen im Monat, Rechnung für 9,90 Euro (monatlich 11,90), Buchhaltung für 22,90 Euro (monatlich 25,90), Buchhaltung Pro für 30,90 Euro (monatlich 34,90). KI-Belegerfassung und Online-Banking beginnen erst mit dem Tarif Buchhaltung. Der Test dauert 14 Tage ohne Kreditkarte. Die Server stehen in Deutschland, die Sicherheitsseite nennt Amazon Web Services und einen TÜV-geprüften Datenschutz. DATEV erreichen Sie per Export im DATEV-Format, Rechnungsdatenservice 1.0 und Buchungsdatenservice.

Die Grenzen: Jeder Tarif enthält einen Benutzer, jeder weitere kostet im Add-on 5,90 Euro im Monat. Die KI fehlt in den zwei günstigsten Tarifen. Ein ISO-27001-Zertifikat nennt die geprüfte Seite nicht. Wer zwischen sevdesk und einer Software mit Bilanz abwägt, findet im Vergleich BuchhaltungsButler und sevdesk die Unterschiede.

Belege: [3][21][22][23]

4. Candis: Vorkontierung und Rechnungsprüfung für den Mittelstand

Candis ist ein Rechnungsmanagement aus Berlin für Unternehmen mit laufendem Rechnungseingang. Die Candis KI liest Rechnungsdaten aus, nach Herstellerangabe bis zu 91 Prozent der Informationen korrekt. Die automatische Vorkontierung schlägt Sachkonto, Kostenstelle, Steuerschlüssel und Freigebende vor und lernt mit jeder Buchung. Dazu kommen Sortierung von Dokumenttypen und ein Hinweis auf mögliche Betrugsrechnungen. Rechnungen laufen per Import-E-Mail, Scan oder App herein.

Candis nennt drei Pakete: Basis ab 389 Euro, Plus ab 599 Euro, Max ab 789 Euro im Monat. Der Endpreis hängt bei Basis von der Zahl der Rechnungen ab, bei Plus und Max von der Zahl der Dokumente. Die Seite nennt keine Angabe zur Umsatzsteuer. Nutzer und Gesellschaften sind unbegrenzt, die Einführung kostet nichts, der Test dauert 30 Tage, die Laufzeit 12, 24 oder 36 Monate. Die automatische Rechnungsprüfung nach § 14 UStG gehört nur zu Max. Candis empfängt E-Rechnungen in XRechnung und ZUGFeRD und exportiert zu DATEV Unternehmen online und als DATEV-Dateischnittstelle.

Die Grenzen: Candis führt keine Bücher und erstellt keine Rechnungen. Die Seite wirbt mit Servern in Deutschland und einer unabhängig geprüften GoBD-Zertifizierung. Funktionen, die laut Preisseite erst im dritten oder vierten Quartal kommen, haben wir nicht gewertet. Die Datenschutzerklärung nennt Anthropic nur für die Auswertung von Research-Interviews, nicht für Belege.

Belege: [7][24][25][26][27]

5. Finmatics: ein digitaler Buchhalter für Kanzleien, mit DATEV, BMD und RZL

Finmatics aus Wien baut mit Fin NextGen einen digitalen Mitarbeiter für die Buchhaltung. Belege kommen per Scan, PDF oder E-Rechnung über App, Portal oder E-Mail, werden erkannt, getrennt und sortiert. Fin liest sie aus, erstellt nachvollziehbare Buchungsvorschläge, fragt bei Unsicherheit nach und lernt aus Korrekturen. Dubletten erkennt Finmatics beim Upload über Hashwerte und danach mit KI-gestützter Mustererkennung. ZUGFeRD und XRechnung verarbeitet Fin automatisch.

Finmatics veröffentlicht vier Pakete für Kanzleien: Basis Fin 750 Euro, Plus 900 Euro, Pro 1.050 Euro, Enterprise 1.200 Euro netto im Monat, je mit 3.000 Buchungszeilen. Weitere 1.500 Zeilen kosten 50 Prozent des Paketpreises. Die Preise gelten bei jährlicher Abrechnung, monatliche Zahlung kostet 20 Prozent mehr, die Einrichtung 1.990 Euro einmalig. Für Unternehmen mit eigener Buchhaltung bittet Finmatics um Kontakt. Die Testphase dauert typischerweise 3 bis 6 Monate mit Sonderkündigungsrecht. Fin arbeitet mit DATEV, BMD, RZL, Agenda, Microsoft Business Central und SAP zusammen.

Die Grenzen: Finmatics führt keine eigenen Bücher, es arbeitet vor DATEV, BMD oder RZL. Die Rechenzentren in der EU sind ISO-27001-zertifiziert, ein Land nennt die Seite nicht. Belegbilder löscht Finmatics nach der Übergabe an BMD. Das Unternehmen gehört zur Visma Group, wie auch BuchhaltungsButler.

Belege: [9][28][29][30][31]

6. Pennylane: Beleg und Transaktion zusammenführen, ISO 27001, Preise offen

Pennylane ist eine Buchhaltungsplattform aus Frankreich mit deutscher Oberfläche. Sie erfassen Belege per App, E-Mail oder Upload. Pennylane liest die relevanten Informationen automatisch aus, ordnet den Beleg der passenden Transaktion zu und zeigt fehlende Belege an. E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellt und empfängt die Software, eingehende werden direkt eingelesen und archiviert. Dazu gehört ein Geschäftskonto mit deutscher IBAN.

Pennylane nennt auf der deutschen Seite keinen Preis und wirbt mit einem kostenlosen Test. Auf der französischen Seite stehen Tarife für Selbstständige in Frankreich, die wir nicht auf Deutschland übertragen. Buchungen und Belege stellt Pennylane als DATEV-Export bereit. Der Anbieter ist nach ISO 27001 zertifiziert und hostet bei Amazon Web Services in Irland und bei 3DS Outscale in Frankreich.

Die Grenzen: Ohne Preis lässt sich Pennylane nicht gegen die anderen rechnen, deshalb erhält es bei der Preis-Transparenz 0 Punkte. Eine GoBD-Aussage und einen Auftragsverarbeitungsvertrag fanden wir auf den geprüften deutschen Seiten nicht. Eine Direktanbindung an DATEV nennt die Seite nicht, nur den Export.

Belege: [10][32][33]

7. Norman: Gratis-Tarif mit KI-Autopilot, KI-Dienste in den USA

Norman ist eine KI-Buchhaltung aus Berlin für Selbstständige und kleine Unternehmen, von Solo-GmbHs bis zu kleinen Teams. Der KI-Autopilot gleicht Belege automatisch mit Zahlungen ab und verbucht sie, ein KI-Buchhalter legt Buchungen an. Die Tarifübersicht listet Beleg-Scan mit Texterkennung. Norman lässt sich mit ChatGPT und Claude verbinden.

Norman hat für Selbstständige und für Unternehmen einen dauerhaft kostenlosen Tarif ohne Ablaufdatum. Bezahlt kosten Klein 12 Euro und Pro 28 Euro für Selbstständige, Pro 12 Euro und Max 52 Euro für Unternehmen, jeweils netto im Monat. Neukunden zahlen drei Monate 75 Prozent weniger. Der automatische Belegabgleich steht bei Selbstständigen im Tarif Pro, der DATEV-Export im Unternehmens-Tarif Pro. Die App läuft auf Rechenzentren in Frankfurt am Main.

Die Grenzen: Für die KI-gestützte Steuer- und Buchhaltungsanalyse nennt Norman als Unterauftragsverarbeiter OpenAI und Anthropic in den USA, auf Basis von Standardvertragsklauseln. Eine ISO-27001-Zertifizierung nennen die geprüften Seiten nicht. Die Funktionen sind auf Tarife verteilt, die KI-Limits wachsen mit dem Preis. Als Zielgruppe nennt Norman kleine Unternehmen.

Belege: [5][34][11]

8. BuchhaltungsButler: EÜR und Bilanz, Verarbeitung in Deutschland

BuchhaltungsButler ist eine Buchhaltungssoftware aus Berlin. Die KI-gestützte Belegerkennung erfasst die wichtigen Parameter einer Rechnung. Fehlende Felder markieren Sie mit der Maus im Belegtext. Das Belegmatching ordnet Belege und Zahlungen automatisch nach Betrag, Gegenpartei oder Rechnungsnummer zu, auch bei teilweiser Übereinstimmung. Die automatisierte Kontierung wendet nutzerübergreifendes Wissen an und lernt sofort aus Ihren Kontierungen.

BuchhaltungsButler nennt Pakete ab 24,95 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung und einen Gratis-Test über 14 Tage. Die Pakete heißen Light, Smart und Premium. Die einzelnen Beträge konnten wir auf der Preisseite nicht eindeutig zuordnen und nennen deshalb nur den Ab-Preis. In allen Paketen ist ein Steuerberater-Zugang enthalten, Premium bietet fünf Nutzerzugänge. Kontenrahmen sind SKR03, SKR04, SKR42, SKR45 und SKR49. Die Software führt die EÜR ohne Debitoren und Kreditoren oder die doppelte Buchführung für Bilanzierende. Laut Datenschutzerklärung werden sämtliche Daten in Deutschland verarbeitet.

Die Grenzen: Preis und Paketumfang bleiben unscharf. Zertifikate nennen die geprüften Seiten nicht, nur GoBD-Konformität als Eigenangabe. Das Einlesen von E-Rechnungen beschreiben die geprüften Seiten nicht, nur die Erstellung. Die Datenschutzerklärung beschreibt die Buchungsvorschläge als Ergebnis statistischer Erfahrungsparameter und des Nutzerverhaltens. BuchhaltungsButler gehört zur Visma Group.

Belege: [8][35][36]

9. Accountable: Belege und Steuern für Selbstständige, Beleg-KI über OpenAI

Accountable ist eine App für Selbstständige, die Buchhaltung, Steuern, Rechnungen und Banking bündelt. Beim Scannen liest die Texterkennung Belege aus. Ein KI-Steuerberater beantwortet Steuerfragen. Die Tarifübersicht listet den Empfang von E-Rechnungen in ZUGFeRD, XRechnung und PEPPOL, kostenlosen Zugang für Steuerberater und einen DATEV- und PDF-Export. Der Anbieter sitzt in Brüssel und hat eine Adresse in Berlin.

Accountable nennt auf der Preisseite netto: Rechnungen Free für 0 Euro, Rechnungen Plus 9,90 Euro, Buchhaltung 19,90 Euro, Steuern 29,90 Euro, Max 59,90 Euro bei jährlicher Zahlung. Monatlich zahlen Sie 12,40, 24,90, 37,40 und 74,90 Euro. Max hat 12 Monate Laufzeit, die anderen sind jederzeit kündbar. Zur 30-Tage-Geld-zurück-Garantie kommt ein befristeter Rabatt für Neukunden. Im Gratis-Tarif und in Rechnungen Plus sind Belege auf 5 im Monat begrenzt. Free und Plus verbinden ein Bankkonto, Buchhaltung und Steuern fünf, Max zehn.

Die Grenzen: Die Datenschutzerklärung nennt für die automatische Belegerkennung OpenAI in den USA, mit Standardvertragsklauseln, und beschreibt die KI-Funktionen als nicht standardmäßig aktiviert. Die Sicherheitsseite spricht von einem privaten, gesicherten Server ohne Land. Zertifikate nennen die Seiten nicht. Die Startseite führt einzelne Preise inklusive, die Preisseite zuzüglich Umsatzsteuer, wir folgen der Preisseite.

Belege: [4][37][12][38]

Wohin Ihre Belege bei der KI gehen: Speicherort und KI-Dienstleister

Belege enthalten Namen, Adressen, Bankverbindungen und Preise Ihrer Lieferanten. Die Anbieter speichern sie, und die KI verarbeitet sie, oft bei einem externen Sprachmodell. Deshalb fragen wir zwei Dinge getrennt: Wo liegen die Belege, und wer verarbeitet sie für die KI. Acht der neun Anbieter nennen Deutschland oder die EU als Speicherort. Bei einem Anbieter fehlt das Land.

Zwei Anbieter nennen Dienstleister in den USA. Accountable beschreibt in der Datenschutzerklärung, dass OpenAI Ausgaben- und Rechnungsbelege als PDF und Bilder zur Extraktion von Text und Daten verarbeitet. Norman nennt OpenAI und Anthropic für die KI-gestützte Steuer- und Buchhaltungsanalyse, mit den vom Nutzer im KI-Chat übermittelten Finanzdaten. Beide stützen sich auf Standardvertragsklauseln.

In den Datenschutzerklärungen von sevdesk, Lexware Office, GetMyInvoices, BuchhaltungsButler und Finmatics fanden wir bei einer Suche nach OpenAI, Anthropic, Azure, Gemini, Mistral und Sprachmodell keinen Hinweis auf einen externen KI-Anbieter. Bei Pennylane war die Datenschutzerklärung über die geprüften Adressen nicht abrufbar. Das heißt nicht, dass keiner im Einsatz ist. Es heißt, dass Sie nachfragen sollten. Verlangen Sie für jedes Tool einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO samt Liste der Unterauftragsverarbeiter und klären Sie, ob Ihre Belege Modelle trainieren.

Belege: [12][11][22][17][14][36][31][39]

Recht in Deutschland: Aufbewahrung, GoBD und E-Rechnung

Für Buchungsbelege schreibt § 147 AO acht Jahre Aufbewahrung vor, für Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Digital dürfen Sie archivieren, wenn die Wiedergabe mit dem Beleg bildlich übereinstimmt und die Unterlagen während der Frist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sind. Die Fristen gelten unabhängig davon, welches Tool Ihre Belege liest.

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen vorgeschrieben. § 14 UStG nennt als E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine reine PDF-Datei im E-Mail-Anhang gehört nicht dazu. Beim Versand sieht § 27 Abs. 38 UStG Übergangsfristen bis zum 31. Dezember 2026 und für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis zum 31. Dezember 2027 vor.

Für die Aufbewahrung von E-Rechnungen hat das Bundesfinanzministerium die GoBD am 14. Juli 2025 angepasst. Nach der Darstellung der IHK Gera müssen strukturierte Rechnungsdaten bei einer Konvertierung unverändert bleiben, die PDF-Ansicht ist nur nötig, wenn sie abweichende oder steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält. Prüfen Sie, ob Ihr Tool die XML-Datei archiviert. Was die E-Rechnung für KI-Tools ändert, zeigt unsere Erhebung zu E-Rechnungen.

1. Januar 2025E-Rechnung im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen vorgeschrieben.
14. Juli 2025BMF-Schreiben zu den GoBD: Aufbewahrung des strukturierten Teils einer E-Rechnung.
31. Dezember 2026Ende der allgemeinen Übergangsfrist für Papier und andere Formate beim Versand.
31. Dezember 2027Ende der Frist für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz.

Fristen nach § 14 und § 27 Abs. 38 UStG sowie BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025, Stand Oktober 2026.

Belege: [40][41][42][43][44]

Welche Art von Tool zu Ihrer Lage passt

Beginnen Sie bei der Frage, wer bucht. Buchen Sie selbst, passt Buchhaltungssoftware wie Lexware Office, sevdesk, BuchhaltungsButler, Norman, Accountable oder Pennylane. Bucht Ihre Kanzlei, brauchen Sie vor allem einen sauberen Weg nach DATEV, und die Belegverarbeitung von GetMyInvoices oder Candis genügt. Kanzleien mit vielen Mandanten und BMD oder RZL schauen zu Finmatics.

Rechnen Sie dann mit Ihrem Volumen. Die Einstiegstarife der Buchhaltungssoftware liegen zwischen 7,90 und 28 Euro netto im Monat, Candis beginnt bei 389 Euro, Finmatics bei 750 Euro plus Einrichtung. Testen Sie jedes Tool mit Ihren Belegen aus dem letzten Monat und zählen Sie die Korrekturen.

Rechner · Listenpreise

Was die Einstiegstarife über Ihre Laufzeit kosten

Netto in Euro, Listenpreise der Anbieter bei jährlicher Abrechnung, wo diese angeboten wird, Stand Oktober 2026. Die Tarife leisten Unterschiedliches, die Hinweise zeigen, was jeweils enthalten ist. Nur zur Orientierung, kein Angebot.

Lexware Office S

94,80 € Gesamtkosten netto

Belegerfassung und Belegarchiv

Monatlich kündbar

GetMyInvoices Essential

228 € Gesamtkosten netto

20 Dokumente und 5 Portale im Monat

5 Prozent Rabatt bei jährlicher Zahlung

Accountable Buchhaltung

239 € Gesamtkosten netto

Jährliche Abrechnung, monatlich 24,90 €

Bis zu 5 Bankkonten

Lexware Office L

263 € Gesamtkosten netto

Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer

Monatlich kündbar

sevdesk Buchhaltung

275 € Gesamtkosten netto

Jährliche Abrechnung, monatlich 25,90 €

KI-Belegerfassung und Banking ab diesem Tarif

BuchhaltungsButler (ab)

299 € Gesamtkosten netto

Günstigster Preis laut Anbieter, jährliche Abrechnung

Norman Pro für Selbstständige

336 € Gesamtkosten netto

Automatischer Belegabgleich und Umsatzsteuervoranmeldung

Neukunden: drei Monate 75 Prozent weniger

Candis Basis (ab)

4.668 € Gesamtkosten netto

Endpreis nach Zahl der Rechnungen

Laufzeit 12, 24 oder 36 Monate

Finmatics Basis Fin (Kanzlei)

10.990 € Gesamtkosten netto

Kanzleipaket mit 3.000 Buchungszeilen im Monat

Einrichtung 1.990 € einmalig inklusive im Betrag

Quelle: Preisseiten der Anbieter, Stand 1. Oktober 2026

Selbstcheck

Welche Art von Tool zur KI-Belegerfassung passt zu Ihnen?

Eine grobe Orientierung nach Ihrer Arbeitsweise. Sie ersetzt keine Demo und keine Beratung durch Ihre Steuerkanzlei.

Verarbeiten Sie Belege für viele Mandanten oder haben Sie eigene Buchhaltungskräfte?

Gemeint sind Steuerkanzleien und Unternehmen mit Mitarbeitenden, die täglich Eingangsrechnungen buchen.

Für Ihre Demo

Prüfliste für die Demo einer KI-Belegerfassung

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Belege: [2][3][4][5][6][8][7][9]

Geprüft und nicht aufgenommen

In der Nische führt unser Verzeichnis 92 Tools. Die meisten fehlen hier, weil sie für andere Märkte gebaut sind oder keine Vollprofile haben.

Dext, Xero, QuickBooks Online und FreeAgent haben in unseren Daten Großbritannien, die USA, Australien und Neuseeland als starke Märkte, Deutschland nicht. DATEV liegt in unserem Verzeichnis in der Nische Lohn, die belegten KI-Funktionen betreffen Gehaltsbenchmark und den Assistenten DATEV Copilot, nicht die Belegerfassung für Selbstbucher. Wie Belege nach DATEV kommen, erklärt der Ratgeber zur DATEV-Schnittstelle.

Tabula und mika sitzen in Deutschland, haben in unserem Verzeichnis aber noch kein Vollprofil. Eine Aufnahme setzt voraus, dass Preis und Funktionen an den Anbieterseiten belegt sind. Ändert ein Anbieter seine Seiten, prüfen wir ihn neu.

Belege: [1][3]

Tools in diesem Artikel

Häufige Fragen

Was ist KI-Belegerfassung?

Die Software liest Belege aus Papier, Foto, PDF oder E-Rechnung automatisch aus und übernimmt Betrag, Datum, Lieferant und Steuersatz. Meist schlägt sie zusätzlich ein Konto vor und ordnet den Beleg einer Banktransaktion zu. Sie prüfen und bestätigen, die Software tippt nicht mehr ab.

Welche Software ist die beste für KI-Belegerfassung?

Nach unseren Kriterien führen GetMyInvoices, Lexware Office und sevdesk, weil sie am meisten zu Preis, Speicherort, Nachweisen und Schnittstellen belegen. Selbstständige finden bei Lexware Office und sevdesk die klarsten Preise. Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen schauen zu Candis, Kanzleien zu Finmatics.

Gibt es KI-Belegerfassung kostenlos?

Norman bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit KI-Autopilot und begrenzten KI-Limits. Accountable hat einen Gratis-Tarif mit 5 Belegen im Monat. Der Gratis-Tarif von sevdesk enthält keine KI-Belegerfassung, sie beginnt bei 22,90 Euro netto. Lexware Office und weitere bieten einen Gratis-Test.

Was kostet KI-Belegerfassung?

Buchhaltungssoftware mit Belegerfassung beginnt bei 7,90 Euro netto im Monat bei Lexware Office. Die KI-Belegerfassung von sevdesk kostet ab 22,90 Euro. Belegverarbeitung für Unternehmen kostet bei Candis ab 389 Euro, bei GetMyInvoices ab 19 Euro. Stand ist Oktober 2026.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Buchungsbelege müssen nach § 147 AO acht Jahre aufbewahrt werden, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Eine digitale Aufbewahrung ist erlaubt, wenn die Unterlagen jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Bei E-Rechnungen reicht nach dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 oft der strukturierte Teil.

Quellen

  1. Datensatz ai-toolfinder.com, Nische Belegerfassung, Stand 1. Oktober 2026
  2. Lexware Office, Preise (Stand Oktober 2026)
  3. sevdesk, Preise (Stand Oktober 2026)
  4. Accountable, Preise (Stand Oktober 2026)
  5. Norman, Preise (Stand Oktober 2026)
  6. GetMyInvoices, Preise (Stand Oktober 2026)
  7. Candis, Preise (Stand Oktober 2026)
  8. BuchhaltungsButler, Startseite (Preis ab, Test, Datenspeicherung)
  9. Finmatics, Preise und Pakete (Stand Oktober 2026)
  10. Pennylane, Buchhaltungssoftware für Deutschland
  11. Norman, Unterauftragsverarbeiter
  12. Accountable, Datenschutzerklärung
  13. GetMyInvoices, Belege sammeln
  14. GetMyInvoices, Sicherheit
  15. GetMyInvoices, Fraud Risk Assistant
  16. GetMyInvoices, Integrationen und Schnittstellen
  17. Lexware Office, Belege erfassen
  18. Lexware Office, KI-Buchhaltung und automatisierte Buchhaltung
  19. Lexware Office, DATEV-Schnittstelle
  20. Lexware Office, Impressum
  21. sevdesk, Belege erfassen
  22. sevdesk, Sicherheit und Datenschutz
  23. sevdesk, Funktionen und DATEV-Export
  24. Candis, Candis KI
  25. Candis, E-Rechnungen
  26. Candis, Startseite (Serverstandort, GoBD-Zertifizierung)
  27. Candis, Datenschutzerklärung
  28. Finmatics, Fin NextGen
  29. Finmatics, FAQ
  30. Finmatics, DATEV-Integration
  31. Finmatics, BMD-Integration (Rechenzentren)
  32. Pennylane, Sicherheit
  33. Pennylane, Tarife Frankreich (französisch)
  34. Norman, Startseite
  35. BuchhaltungsButler, Preise und Funktionen
  36. BuchhaltungsButler, Datenschutzerklärung SaaS
  37. Accountable, Startseite
  38. Accountable, Sicherheit
  39. Art. 28 DSGVO: Auftragsverarbeiter
  40. Abgabenordnung (AO), § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
  41. Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 Ausstellung von Rechnungen
  42. Umsatzsteuergesetz (UStG), § 27 Abs. 38 Übergangsregeln
  43. E-Rechnung in der Bundesverwaltung, E-Rechnung zwischen Unternehmen (B2B)
  44. IHK Gera, Aufbewahrung von E-Rechnungen nach BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025
Nick Schaefer, HR Interim Manager & AI Consultant
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