Candis KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (Oktober 2026)

Candis ist eine Software für den Rechnungseingang in kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland. Sie erfasst Eingangsrechnungen, schlägt die Kontierung vor, steuert die Freigabe und übergibt das Ergebnis an DATEV oder das ERP, wobei eine KI das Auslesen und Vorkontieren übernimmt.

Candis deckt den Weg der Eingangsrechnung vom Empfang bis zum Export ab: Erfassung, Freigabe-Workflows, Bestellanforderungen, Vertragsverwaltung und ein GoBD-konformes Archiv mit unveränderlichem Protokoll. Dazu kommen Auslagenerstattung, Reisekosten und Firmenkreditkarten. E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD werden empfangen und geprüft, maßgeblich bleibt dabei die XML-Datei.

Direkte Schnittstellen gibt es zu DATEV, SAP Business One, Microsoft Business Central und Sage 100, dazu Dateiexporte für Agenda, ADDISON und BMD sowie eine offene API. Die Candis GmbH sitzt in Berlin, wurde 2015 gegründet und nennt mehr als 10.000 Unternehmen als Kunden. Alle Tarife erlauben unbegrenzt viele Nutzer:innen, was Teams mit vielen Freigebenden in den Fachabteilungen entgegenkommt. Die Oberfläche lässt sich auf Deutsch oder Englisch nutzen.

• Rechnungen auslesenDie KI liest Lieferant, Beträge, Daten und Steuerangaben aus PDFs, Scans und Fotos aus, auch bei gemischten Steuersätzen, Thermobelegen und Rechnungen in griechischer, japanischer oder kyrillischer Schrift. Die Kreditorenbuchhaltung tippt keine Rechnungsdaten mehr ab und prüft nur noch Felder, bei denen die KI unsicher ist.
• Kontierung vorschlagenDie automatische Vorkontierung schlägt Sachkonto, Kostenstelle, Steuerschlüssel, einen einheitlichen Buchungstext und die zuständige freigebende Person vor. Grundlage sind die bisherigen Buchungen des Unternehmens, und mit jeder bestätigten Buchung werden die Vorschläge genauer. Das spart Routinearbeit und liefert der Steuerberatung einheitlichere Buchungen.
• Pflichtangaben prüfenDie Rechnungsprüfung gleicht jede Rechnung mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG und § 33 UStDV ab, etwa Umsatzsteuer-ID, Leistungszeitraum und Anschrift, und markiert verdächtige Rechnungen. Fehler fallen so vor Zahlung und Vorsteuerabzug auf und nicht erst in der Betriebsprüfung. Die Funktion gehört zum Tarif Max.
• Wiederkehrende Kosten verknüpfenDie kontextuellen Verknüpfungen erkennen wiederkehrende Zahlungen und Abonnements, verschlagworten zusammengehörige Belege und verbinden Rechnungen mit Zahlungen und Verträgen. Angezeigt werden Zeitpunkt, Laufzeit und monatliche Kosten. Das Controlling sieht regelmäßige Lieferantenkosten, ohne eine Liste von Hand zu pflegen.

• Auf deutsche Anforderungen zugeschnitten: DATEV-Schnittstelle, GoBD-Zertifizierung, Prüfung nach § 14 UStG und Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD.
• Monatliche Tarife nach Rechnungs- oder Dokumentenzahl mit unbegrenzt vielen Nutzer:innen und Gesellschaften, Preise öffentlich auf der Preisseite.
• Daten liegen in Frankfurt am Main, und laut Candis wird die KI nicht mit Kundeninhalten trainiert, auch nicht unternehmensübergreifend.

Candis sitzt in Berlin, speichert Daten in Frankfurt am Main und nennt nach eigenen Angaben mehr als 10.000 Unternehmen als Kunden, ausgerichtet auf DATEV, GoBD und deutsches Umsatzsteuerrecht.

Klären Sie, welcher Tarif nötig ist: KI-Rechnungsprüfung und Single Sign-on per SAML gibt es nur im Tarif Max, die Laufzeit beträgt 12 bis 36 Monate. Stimmen Sie die DATEV-Übergabe mit der Steuerberatung ab oder prüfen Sie die Anbindung an SAP Business One, Business Central oder Sage 100. Fordern Sie GoBD-Zertifikat und Verfahrensdokumentation an. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist öffentlich, die Unterauftragsverarbeiter stehen im Hilfe-Center, darunter AWS in Frankfurt und Google Cloud für das Sprachmodell. Legen Sie Freigaberegeln nach dem Vier-Augen-Prinzip fest.

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