DocuWare KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (Oktober 2026)

DocuWare ist eine Plattform für Dokumentenmanagement und Workflows mit einer Lösung für den Rechnungseingang in Kreditorenbuchhaltungen jeder Größe. Sie liest Rechnungen mit maschinellem Lernen und generativer KI aus, steuert die Freigabe und archiviert GoBD-konform, in der Cloud oder vor Ort.

Die Rechnungsverarbeitung von DocuWare erfasst Papier- und Digitalrechnungen, liest XML-Rechnungen wie XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, KSeF, FatturaPA und Facturae direkt und schickt sie durch Freigabe-Workflows. Über 500 Schnittstellen verbinden unter anderem SAP, Oracle, Infor, DATEV, ADDISON, Dynamics 365 und QuickBooks. DocuWare Cloud läuft auf Microsoft Azure, daneben gibt es Installationen vor Ort und Mischformen. Das Unternehmen sitzt in Germering, gehört seit 2019 vollständig zu Ricoh, arbeitet aber eigenständig. Es nennt über 20.000 Kunden, betreut mit rund 800 Partnern.

• Rechnungen auslesen und aus Korrekturen lernenIntelligent Indexing erkennt per maschinellem Lernen Lieferant, Beträge und Positionsdaten und macht daraus Indexfelder. Das System merkt sich jedes Dokument und jede Korrektur im ganzen Unternehmen. Bei wiederkehrenden Lieferanten steigt die Trefferquote nach wenigen Rechnungen. Die Funktion ist in allen Cloud-Lizenzen enthalten.
• Dokumente erkennen und Workflows startenDocuWare IDP erkennt die Art jedes eingehenden Dokuments, etwa Rechnung, Lieferschein oder Vertrag, und startet direkt den passenden Workflow. Die Kreditorenbuchhaltung erhält nur noch Rechnungen, bereits sortiert, und andere Belege gehen direkt an die zuständigen Stellen.
• Neue Felder mit generativer KI auslesenMit der GenAI-Extraktion legen Sie Felder fest und erhalten strukturierte Ergebnisse ohne vorheriges Training. Das Modell kann aus vorhandenen DocuWare-Dokumenten lernen, Korrekturen aus der Validierung fließen in spätere Trainings ein. Neue Rechnungslayouts brauchen weniger Einrichtung.
• Handschrift und schlechte Scans lesenTexterkennung und Handschrifterkennung holen Daten auch aus schlecht lesbaren Scans und handschriftlichen Notizen, einschließlich Positionen und Tabellen. Papierrechnungen kleiner Lieferanten laufen so durch denselben Prozess wie digitale Rechnungen und müssen nicht abgetippt werden.

• Als Cloud, vor Ort oder gemischt nutzbar, die IDP-Funktion läuft auch eigenständig über eine API ohne DocuWare-Archiv.
• Hat Länderzulassungen wie die französische Plateforme Agréée und die italienische ACN QC1, dazu Zertifizierungen für DATEV und SAP S/4HANA.
• Vertrieb und Einführung laufen überwiegend über ein Netz von rund 800 Partnern, auch in Deutschland.

DocuWare sitzt in Germering bei München, ist nach GoBD und IDW geprüft und hat eine von DATEV zertifizierte Schnittstelle.

Preise erhalten Sie über einen Partner. Vergleichen Sie Angebote und fragen Sie, was IDP und GenAI-Extraktion zur Grundlizenz kosten. In der Cloud wählen Sie die Datenschutzregion EU oder USA, die europäische IDP-Verarbeitung läuft in einem deutschen Rechenzentrum von VSE NET. Auftragsverarbeitungsvertrag und Liste der Unterauftragsverarbeiter standen nicht auf den geprüften Seiten. Laut Anbieter werden Daten vor dem Training der Basismodelle anonymisiert, prüfen Sie, ob das zu Ihren Vorgaben passt.

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