Botkeeper KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (Oktober 2026)

Botkeeper ist eine Software für US-Buchhaltungskanzleien, die Buchungen ihrer Mandanten per Machine Learning kategorisiert, Bankkonten abstimmt und Auffälligkeiten im Hauptbuch meldet. Die Ergebnisse fließen in QuickBooks Online oder Xero.

Die aktuelle Plattform Botkeeper Infinite bedienen die Kanzleien selbst. Sie umfasst Smart Connect für Bankdaten, den Transaction Manager, die Kontenabstimmung Auto Bank Rec, automatische Buchungssätze etwa für Darlehenspläne und Lohn, Bot Review, einen Close Tracker für den Monatsabschluss, ein Dokumentenportal und Auswertungen für die Kanzlei. Abgerechnet wird je Lizenz, eine Lizenz entspricht einem Mandanten, die Zahl der Mandanten ist nicht begrenzt. Zielgruppe sind Kanzleien, die Buchhaltung für viele kleine Unternehmen erledigen. Am 3. März 2026 hat die Xendoo Inc. aus Fort Lauderdale, Florida, die Plattform übernommen und führt sie als eigenen Geschäftsbereich für Kanzleien. Der Anbieter nennt über 200 Kanzleien und mehr als 5.000 betreute Unternehmen als Kundschaft.

• Mandantenbuchungen kategorisierenDer Transaction Manager holt unkategorisierte Umsätze ab und ordnet sie über ein Machine-Learning-Modell je Mandant zu, das auf Mustern und früheren Zuordnungen beruht. Die Ergebnisse gleichen sich in beide Richtungen mit QuickBooks Online oder Xero ab, das Kontieren jeder Bankzeile von Hand entfällt.
• Sichere Zuordnungen direkt buchenAutoPush bucht eine kategorisierte Buchung direkt ins Hauptbuch, wenn das Modell sicher genug ist. Laut Seite zum Transaction Manager gehen Fälle unter 98 Prozent Konfidenz vorher in die Prüfung. Transaction Insights zeigt die Leistung des Modells über sechs Monate und teilt Buchungen in hohe, mittlere und niedrige Konfidenz ein. So lässt sich der Prüfaufwand je Mandant planen.
• Kontoauszüge mit dem Hauptbuch abgleichenAuto Bank Rec liest Positionen aus Bank- und Kartenauszügen, vergleicht sie mit dem Hauptbuch und sortiert sie in sichere, mögliche und fehlende Treffer. Bestätigte oder korrigierte Zuordnungen fließen in das Modell zurück, die Abstimmung wird in den Folgemonaten kürzer.

• Ausgelegt auf Kanzleien mit vielen kleinen Mandanten, eine Lizenz je Mandant und sinkende Lizenzpreise bei größerer Stückzahl.
• Arbeitet mit QuickBooks Online und Xero in beide Richtungen zusammen und ersetzt das Hauptbuch der Mandanten nicht.
• Verbindet Kategorisierung per Machine Learning mit regelartigen Prüfungen wie den 13 Ausnahmeberichten von Bot Review, die der Anbieter nicht als KI bezeichnet.

Botkeeper ist ein Geschäftsbereich der Xendoo Inc. in Fort Lauderdale, Florida. Laut Rechtstexten und Trust-Seite liegen alle Systeme und Datenbanken in US-Rechenzentren von AWS.

Prüfen Sie, ob Ihre Mandanten mit QuickBooks Online oder Xero buchen, denn nur diese Hauptbücher werden für den Abgleich genannt. Eine DATEV-Schnittstelle war bei unserer Prüfung im September 2026 nicht auffindbar. Die Daten liegen ausschließlich in US-Rechenzentren von AWS, die Nutzungsbedingungen richten sich an Kundschaft vorwiegend in den USA. Hochgeladen werden dürfen keine Inhalte, die Meldepflichten nach Gesetzen zu Datenpannen auslösen könnten. Einen öffentlichen Auftragsverarbeitungsvertrag gab es nicht.

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