Factorial KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (September 2026)

Factorial ist eine All-in-One-HR- und Business-Management-Plattform aus Barcelona für kleine und mittlere Unternehmen, die Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Recruiting, Performance und Finanzen bündelt und mit dem KI-Agenten One Entwürfe erstellt, Datenfragen beantwortet und das Recruiting unterstützt.

Factorial ist eine Business-Management-Plattform aus Barcelona mit einem HR-Kernsystem und Modulen für Zeiterfassung, Abwesenheiten, Lohnabrechnung, Recruiting, Performance-Bewertungen, Mitarbeiterdokumente, Spesenmanagement und IT-Geräteverwaltung.

Das Unternehmen wurde 2016 gegründet, beschäftigt rund 1.500 Mitarbeitende und gibt mehr als 16.000 Kundenunternehmen an; Hauptsitz ist Barcelona, zentrale Büros nennt die Website in Spanien, Deutschland und Mexiko, weitere Standorte sind unter anderem Madrid, A Coruña, München, Mexiko-Stadt und São Paulo. Typische Nutzer:innen sind HR- und Finanzteams in kleinen und mittleren Unternehmen, die ein System statt mehrerer Einzeltools wollen, etwa im Einzelhandel, in der Gastronomie, Fertigung oder Technologiebranche.

• Entwirft Berichte, Umfragen und ReviewsDer KI-Agent One hilft HR-Teams, Umfragen, Leistungsbeurteilungen und interne Berichte gemeinsam zu erstellen, und liefert dabei einen ersten Entwurf, den ein Mensch anschließend bearbeitet statt eines fertigen Dokuments. Das erspart Teams den Start bei null für wiederkehrende HR-Unterlagen.
• Beantwortet Fragen zu HR-DatenOne durchsucht die eigenen Factorial-Daten eines Unternehmens, etwa zu Projektkosten oder Teamüberstunden, und liefert eine direkte Antwort statt eines manuell erstellten Berichts. Der Zugriff folgt den bestehenden Berechtigungen der jeweiligen Person, sodass Antworten nur auf Daten beruhen, die diese Person ohnehin einsehen darf.
• Gleicht Lebensläufe im Recruiting abFür offene Stellen erstellt One Stellenprofile, schlägt passende Kandidat:innen vor und liefert sofortige Lebenslauf-Zusammenfassungen zu jeder eingehenden Bewerbung. Recruiter:innen können eine Shortlist dadurch schneller sichten, statt jede Bewerbung einzeln und vollständig zu lesen.
• Schlägt Schichtpläne vorDie automatische Schichtplanung von Factorial erstellt Wochenpläne aus Vertragsregeln wie Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten, dem festgelegten Personalbedarf je Rolle und Standort und der Verfügbarkeit der Beschäftigten; Schichten, die sich nicht besetzen lassen, werden markiert und können vor der Veröffentlichung von Hand angepasst werden. Laut Hilfe-Center gibt es die Funktion nur im Enterprise-Tarif.

• Bündelt neben dem HR-Kern auch Module für Finanzen und IT-Geräteverwaltung, mehr Umfang als bei reinen HR-Tools üblich.
• Nennt auf der eigenen Preisseite einen Startpreis pro Nutzer, statt Preise ausschließlich auf Anfrage zu geben.
• Betreibt lokalisierte Produktseiten mit namentlich genannten Kunden in Spanien, Frankreich, Großbritannien, Deutschland, den USA, Mexiko und Brasilien.
• Bindet DATEV an, ein in Deutschland verbreitetes System für Lohn- und Steuerprozesse.

Factorial hat seinen Hauptsitz in Barcelona sowie zwei weitere spanische Standorte in Madrid und A Coruna; Spanien bleibt der Gründungs- und Heimatmarkt des Unternehmens, in dem es 2022 den Unicorn-Status erreichte, und laut Anbieter bedient das Unternehmen inzwischen Firmen in mehr als 120 Ländern.

Vor der Einführung von Factorial sollten Sie klären, welche Module im veröffentlichten Preis pro Nutzer enthalten sind und wofür ein individuelles Angebot nötig ist, und eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO vereinbaren. Weil Factorial Arbeitszeiten erfasst, Leistungsbeurteilungen durchführt und die KI Kandidat:innen vorschlägt, hat der Betriebsrat in der Regel ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, und der Einsatz im Recruiting fällt unter die Hochrisikokategorie der KI-Verordnung der EU, deren Pflichten ab Dezember 2027 gelten.

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