KI-Personalmanagement: sieben HR-Software-Anbieter im Check, mit Preisen, Datenhaltung und Lohnabrechnung (Oktober 2026)

So bin ich vorgegangen: elf geprüft, sieben gereiht

Ausgangspunkt war die Nische HR-Software mit KI unseres Verzeichnisses. Sie führt 64 Tools, 19 davon mit deutscher Oberfläche und 4 mit Sitz in Deutschland. 13 können Daten in der EU halten, 47 nennen ihren Preis nur auf Anfrage.

Für jedes der elf Tools habe ich sechs Fragen an die Anbieterseiten gestellt: Preis, Gratis-Angebot, Speicherort, Modellanbieter der KI, Training mit Kundendaten und Auftragsverarbeitungsvertrag. Dazu kamen die Lohnabrechnung für Deutschland, die Zertifikate und die Bezahlung der KI. Unsere eigenen Verzeichnisangaben habe ich dabei an der Anbieterseite nachgesehen und zehn Abweichungen korrigiert.

Ich habe keine Software im Alltag bewertet und sage nichts über die Genauigkeit der Antworten oder die Bedienung. Wo eine Seite nicht lesbar war, steht das beim Tool, und die Angabe habe ich vorsichtiger gewertet.

Belege: [1]

„KI ist inklusive“: stimmt nur bei HiBob ausdrücklich

Die FAQ von HiBob sagt es klar: KI-Funktionen sind über die ganze Plattform enthalten, Administratoren schalten sie in den AI Settings ab. Bei den übrigen sechs fand ich andere Modelle oder keine Angabe. Workday rechnet die KI über Flex Credits ab. Eine Informationsabfrage des Self-Service Agent kostet 1 Credit, eine selbst erledigte Aufgabe 5 Credits, und einen Preis je Credit veröffentlicht der Anbieter nicht.

Personio berechnet laut Hilfeseiten für einzelne Funktionen wie den Talent Screening Agent Credits nach Nutzung. SAP nennt Joule Base ohne AI Units, Premium-Funktionen brauchen sie. Ich habe die Preisseite und die KI-Seite von Factorial gelesen und keinen Betrag für den KI-Agenten One gefunden. BambooHR führt Bamboo AI als offene Beta ohne Preis, rexx nennt für den Assistenten Rai keinen Betrag.

Belege: [2][3][4][5][6][7][8][9]

„Daten in Europa“: stimmt bei vier, das Sprachmodell ist eine eigene Frage

Factorial führt auf factorialhr.de eine öffentliche Liste seiner Unterauftragsverarbeiter. Das Hosting läuft bei AWS in Frankfurt. Die KI für Vorschläge in Recruiting, Leistungsbewertung und Berichten läuft über Azure OpenAI auf Servern in Schweden, die Belegerkennung über Google Gemini in der EU. Das ist die genaueste Angabe dieses Vergleichs.

Personio nennt laut Hilfeseite Daten in Frankfurt und Anthropic-Modelle auf AWS Bedrock in der EU, ohne Training mit Ein- und Ausgaben. HiBob hostet laut Sicherheitsseite in Irland mit Backup in Deutschland. rexx betreibt seine Cloud mit Servern in Deutschland und der Schweiz. Bei BambooHR hängt der Ort vom Kunden ab: USA, Kanada oder Irland.

Workday hat am 19. November 2025 die EU Sovereign Cloud angekündigt und die Verfügbarkeit für Europa im Jahr 2026 in Aussicht gestellt. Wo ein Kunde im Standardtarif heute liegt, habe ich auf den gelesenen Seiten nicht gefunden. Bei SAP ließ sich die Liste der Rechenzentren nicht lesen.

Belege: [10][11][12][13][14][15]

„Preise stehen auf der Website“: stimmt bei drei von sieben

Personio, Factorial und BambooHR nennen einen Betrag für den Einstieg. Personio verlangt laut Seitenauszug ab 7,60 Euro je Beschäftigten und Monat, mit zwölf Monaten Mindestlaufzeit und einer einmaligen Einrichtungsgebühr nach Unternehmensgröße. Factorial startet ab 8 Euro je Nutzer:in und Monat und weist Steuern nach geltender Gesetzgebung aus. HiBob, rexx, Workday und SAP verkaufen per Angebot.

Auf der Preisseite von BambooHR zeigen die Karten 10, 17 und 25 US-Dollar je Beschäftigten und Monat. Die FAQ derselben Seite nennt 10,25, 17,50 und 25 US-Dollar. Ich habe beide Angaben gelesen und im Rechner die Karten genommen. Bis 25 Beschäftigte gilt eine Pauschale von 250, 425 oder 650 US-Dollar im Monat, darüber der Preis je Beschäftigten.

Die Fußnoten wiegen oft schwerer als der Einstiegspreis. rexx nennt zum Beispiel keinen Betrag, aber Einstiegspakete mit 32 Beratungsstunden und acht Schulungsstunden für kleinere Unternehmen. Fragen Sie deshalb immer nach Mindestabnahme, Laufzeit und Einrichtung.

Belege: [16][17][6][18][14][13]

„Lohnabrechnung für Deutschland inklusive“: stimmt nicht überall

Workday nennt auf der deutschen Seite Workday Payroll mit Strada für Deutschland, Österreich und die Schweiz. Personio hat laut Seitenauszug eine eigene Lohnabrechnung und eine Schnittstelle zu DATEV. Bei Factorial, HiBob und rexx bleibt die Abrechnung im Steuerbüro: Factorial ist Schnittstellenpartner im DATEV-Marktplatz für LODAS und Lohn und Gehalt, HiBob bindet seit dem 13. Januar 2026 DATEV LODAS an, rexx nennt eine DATEV-Schnittstelle.

Die Preisseite von BambooHR markiert die Lohnabrechnung und die Leistungsverwaltung mit dem Hinweis US employees only. Für SAP habe ich zur Lohnabrechnung in Deutschland nichts gelesen. Wer die Abrechnung beim Steuerbüro lässt, braucht die Schnittstelle. Wer sie ins HR-System holt, sollte nach der Zertifizierung der Abrechnung fragen.

Belege: [19][20][21][22][23][18]

„Zertifiziert“: stimmt für Informationssicherheit, bei der KI nur bei Workday

Factorial nennt im Trust Center ISO/IEC 27001:2022, SOC 2 Typ 2, SOC 3 und den spanischen Standard ENS RD311/2022 HIGH. HiBob nennt ISO 27001:2022, ISO 27018:2019 und SOC 2 Typ 2, den Bericht gibt es auf Anfrage unter Geheimhaltung. rexx schreibt, es sei von der Entwicklung bis zum Betrieb nach ISO 27001:2022 zertifiziert. BambooHR nennt ein jährliches SOC-II-Audit durch Dritte.

Workday führt die längste Liste, darunter SOC 1 bis 3, ISO 27001, 27017, 27018 und 27701, TISAX, den EU Cloud Code of Conduct und ISO 42001 mit Zertifikatslink. ISO 42001 ist die Norm für ein Managementsystem für KI. Die anderen Nachweise prüfen Informationssicherheit, nicht ob eine KI Bewerbungen fair auswertet. Im KI-Trust-Center von HiBob habe ich kein ISO 42001 gefunden, obwohl unser Verzeichnis es bisher führte, und den Eintrag korrigiert.

Belege: [24][12][25][13][14][26]

Die sieben Tools im Überblick

Die Balken zeigen, wie viele der sieben Tools die jeweilige Angabe auf den geprüften Seiten belegen. Tabelle und Kacheln darunter führen die sieben in der Reihenfolge meiner Bewertung auf.

Belege: [1][6][16][18][2][13][19][27]

So habe ich gereiht

Jedes Tool erhält für fünf Kriterien 0 bis 2 Punkte, alle zählen gleich, höchstens sind 10 Punkte möglich. Passung für Deutschland: 2 Punkte, wenn der Anbieter eine Lohnabrechnung oder eine DATEV-Schnittstelle nennt und einen deutschsprachigen Auftritt hat, 1 Punkt für eines davon, 0 ohne beides.

Belege: Ich stelle sechs Fragen. Was kostet es? Gibt es etwas gratis? Wo liegen die Daten? Welcher Modellanbieter steht hinter der KI? Wird mit Ihren Daten trainiert? Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Bei 5 oder 6 Antworten gibt es 2 Punkte, bei 3 oder 4 einen Punkt. Preis-Transparenz: 2 Punkte für einen veröffentlichten Betrag je Beschäftigten im Einstiegstarif, 1 Punkt für ein veröffentlichtes Preismodell ohne diesen Betrag, 0 für Preis nur im Angebot.

Datenhaltung: 2 Punkte, wenn Europa als Speicherort und Ort oder Anbieter der KI-Verarbeitung genannt sind, 1 Punkt für Europa allein oder nur auf Wunsch, 0 ohne Angabe. Nachweise: 2 Punkte für ein genanntes Zertifikat und einen Auftragsverarbeitungsvertrag, 1 Punkt für eines davon. Bei Gleichstand entscheiden Passung, dann Zahl der Antworten, dann der Alphabetsplatz.

Die Reihung misst, was Sie vor einer Demo prüfen können. Sie sagt nichts über Bedienung, Genauigkeit der KI oder Support. Bei Personio und SAP wirkt sich aus, dass die Seiten nicht lesbar waren: Was ich nur aus Auszügen kannte, habe ich mit Vermerk und vorsichtig gewertet.

Belege: [1]

1. Factorial: öffentliche Unterauftragsverarbeiter, Preis ab 8 Euro, KI-Agent One ohne Preisangabe

Factorial war für mich das am besten belegte Tool. Der Preis steht auf der deutschen Seite: ab 8 Euro pro Monat und Nutzer:in. Einen Gratis-Test gibt es ohne Kreditkarte, seine Dauer nennt die Seite nicht. Laut FAQ kündigen Sie jederzeit, das Abo verlängert sich danach nicht automatisch. Bankeinzug gibt es nur über den Vertrieb.

Offen ist Factorial auch bei den Dienstleistern. Auf factorialhr.de stehen AWS Frankfurt für das Hosting, Azure OpenAI auf Servern in Schweden und Google Gemini für die Belegerkennung, mit Garantien nach EU-Standardvertragsklauseln laut öffentlicher Liste. Das Trust Center nennt ISO/IEC 27001:2022, SOC 2 Typ 2, SOC 3 und ENS HIGH und bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag zum Download.

Für die deutsche Lohnabrechnung nennt Factorial die Schnittstelle als DATEV-Marktplatz-Partner, inklusive Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Eine eigene Lohnabrechnung belegt die Seite nicht.

Die Grenzen: Der KI-Agent One soll Bewerbende anrufen und Spesen genehmigen, fragt aber laut Seite vor jeder Aktion um Erlaubnis. Zu seinem Preis, seinem Modellanbieter und zum Training mit Kundendaten habe ich nichts gefunden. Im Trust Center stehen die Unterseiten zur KI, die ich nicht lesen konnte.

Belege: [6][7][10][24][21]

2. Personio: Frankfurt und Anthropic auf AWS, aber die Seiten blieben zu

Personio konnte ich nur über Umwege prüfen. Alle Seiten von personio.de und personio.com antworteten am 4. Oktober mit einer Sicherheitsprüfung und dem Statuscode 429, die Hilfeseiten mit 403. Ich habe das nicht umgangen. Was folgt, stammt aus Auszügen dieser Seiten in einer Websuche, die Originale habe ich nicht gelesen.

Danach kostet Core ab 7,60 Euro je Beschäftigten und Monat, bei zwölf Monaten Mindestlaufzeit und einmaliger Einrichtungsgebühr. Die Daten liegen in Frankfurt. Die KI-Funktionen laufen laut Hilfeseite mit Anthropic-Modellen auf der eigenen AWS-Umgebung in der EU, Ein- und Ausgaben dienen nicht dem Training. Für den Talent Screening Agent werden Credits nach Nutzung berechnet. Zertifikate nennt der Anbieter laut Auszug nach ISO/IEC 27001 und 27017.

Die Lohnabrechnung ist ein eigenes Produkt, dazu gibt es Schnittstellen zu DATEV und Addison. Ob es einen Gratis-Test und einen Auftragsverarbeitungsvertrag zum Download gibt, habe ich nicht belegen können. Den Vergleich mit einer anderen Mittelstandssuite finden Sie in Factorial vs. Personio.

Belege: [16][17][11][4][28][20]

3. BambooHR: Preise mit Widerspruch, KI noch in der Beta, Lohn nur für die USA

BambooHR zeigt seine Preise offen, aber nicht ganz einheitlich. Die Karten nennen 10, 17 und 25 US-Dollar je Beschäftigten und Monat für Core, Pro und Elite, die FAQ derselben Seite nennt für Core und Pro 10,25 und 17,50. Bis 25 Beschäftigte gilt eine Monatspauschale von 250, 425 oder 650 US-Dollar. Verträge laufen monatlich oder mit längerer Laufzeit.

Die Daten liegen je nach Kunde in den USA, Kanada oder Irland. Nach der FAQ des Anbieters gibt es ein jährliches SOC-II-Audit durch Dritte, und die deutsche Oberfläche ist von Menschen geprüft. Die Rechtsseite führt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, ein Zusatz für KI und eine Liste der Unterauftragnehmer. Mit Kundendaten trainiert BambooHR fremde KI-Modelle nach eigener Angabe nicht, außer der Kunde erlaubt es.

Die Grenzen: Bamboo AI mit Report Assistant, Vergleich von Lohnläufen und Planungsassistent ist eine offene Beta, einen Preis nennt die Seite nicht. Lohnabrechnung und Leistungsverwaltung gelten nach der Preisseite nur für Beschäftigte in den USA. Für den deutschen Lohn ist BambooHR damit keine Antwort, wie auch der Vergleich BambooHR vs. HiBob für internationale Teams zeigt.

Belege: [18][14][8][29]

4. HiBob: KI im Preis, Rechenzentrum in Irland, kein Betrag auf der Seite

HiBob verkauft nur per Angebot, nach Zahl der Beschäftigten, Modulen und Services. Dafür steht in der FAQ ausdrücklich, dass KI-Funktionen über die Plattform enthalten sind. Das KI-Trust-Center schreibt, dass an KI-Anbieter gesendete Daten nicht gespeichert oder protokolliert werden und nicht zum Training dienen. Die Namen der Modellanbieter nennt es nicht, Administratoren können einzelne KI-Funktionen abschalten.

Nach der Sicherheitsseite hostet HiBob in AWS-Rechenzentren in Irland, mit Backup in Deutschland und Notfallstandort Frankfurt. Genannt sind ISO 27001:2022, ISO 27018:2019 und SOC 2 Typ 2, in der FAQ zusätzlich SOC 1 Typ 2. Den Auftragsverarbeitungsvertrag verlinkt das Trust Center. Für Deutschland bindet HiBob seit dem 13. Januar 2026 DATEV LODAS über den Payroll Hub an. Einen Direktvergleich mit der deutschen Suite bietet Personio vs. HiBob.

Belege: [2][12][25][22]

5. rexx systems: Cloud in Deutschland und der Schweiz, eigenes KI-Modell für Bewerbungen

rexx systems aus Hamburg betreibt die Software in einer eigenen Cloud mit Servern in Deutschland und der Schweiz, auf Wunsch auch auf Ihren Servern. Die Preisseite nennt keinen Betrag, nur Beratung: Kleinere Unternehmen bekommen Einstiegspakete mit 32 Beratungsstunden und acht Schulungsstunden. Als Kunden nennt die Seite Unternehmen mit 100 bis 50.000 Mitarbeitenden. Die Kundenzahl weicht zwischen den Seiten ab: Die Preisseite schreibt ca. 3.000 Kunden in über 30 Ländern, die Modulseite über 2.600 Installationen.

Beim KI-Score für Bewerbungen schreibt rexx von einer Open-Source-KI auf eigenen Servern in deutschen Rechenzentren, ohne externe KI- oder Cloud-Dienste, die Entscheidung bleibt beim Menschen. Der Assistent Rai nutzt dagegen optional das Wissen externer Sprachmodelle, deren Anbieter die Seite zu Rai nicht nennt, und Anfragen sollen nicht zum Training dienen. Die Modulseite führt eine DATEV-Schnittstelle. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag, einen Gratis-Test und einen Preis für die KI habe ich nicht gefunden.

Belege: [13][23][30][9]

6. Workday: viele Zertifikate, Payroll für DACH, KI über Credits ohne Preis je Credit

Workday nennt auf seiner deutschen Payroll-Seite Workday Payroll mit Strada für Deutschland, Österreich, die Schweiz und insgesamt mehr als 60 Länder. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch in der ersten Sprachstufe, also für Beschäftigte, Führungskräfte, Partner und Administratoren. Preise nennt Workday nur im Angebot.

Bei der KI zählt das Abrechnungsmodell. Laut Workday zu Flex Credits kaufen Kunden Credits jährlich im Block, verbraucht wird nach erledigter Arbeit und nicht nach Kopf. Neukunden erhalten nach Unternehmensgröße jährlich Gratis-Credits, einen Wert nennt die Seite nicht. Die Zertifikatsliste ist die längste dieses Vergleichs.

Die Grenzen: Wo Ihre Daten im Standardtarif liegen, steht auf den gelesenen Seiten nicht. Ob die angekündigte EU Sovereign Cloud schon läuft, habe ich nicht gefunden. Auftragsverarbeitungsvertrag, Modellanbieter und Training mit Kundendaten stehen auf den geprüften Seiten ebenfalls nicht. Einen Direktvergleich zeigt Workday vs. SAP SuccessFactors.

Belege: [19][31][3][26][15]

7. SAP SuccessFactors: die Konzernsuite, bei der mir am meisten fehlt

SAP SuccessFactors steht am Ende, weil sap.com mir am 4. Oktober mit dem Statuscode 403 antwortete: Preisseite, Produktseite, Trust Center und die Liste der Rechenzentren. Gelesen habe ich Pressetexte von news.sap.com. Danach bündelt Joule Assistenten für Lohn, Recruiting und Onboarding, den Zeitpunkt der Verfügbarkeit nennt der Text nicht. Nach einem Seitenauszug des SAP-Lernportals verkauft SAP die Suite als Base und Premium je Nutzer mit ein bis fünf Jahren Laufzeit und Preis auf Anfrage. Joule Base ist ohne AI Units enthalten, Premium-KI braucht sie. Zu Datenhaltung, Zertifikaten und Lohnabrechnung in Deutschland kann ich nichts belegen. Wie SAPs Assistenten in deutschen Betrieben arbeiten, beschreibt unser Beitrag zu HR-Software-Assistenten.

Belege: [27][5]

Geprüft und nicht aufgenommen

Von den elf geprüften Tools habe ich vier nicht gereiht. Sesame HR hat auf sesamehr.com eine Preisliste in US-Dollar und auf sesamehr.es eine in Euro, dazu einen deutschsprachigen Auftritt unter sesamehr.de. Speicherort und Auftragsverarbeitungsvertrag habe ich nicht gefunden, und ein Start in Deutschland ist nicht belegt. Humaans nennt EU-Hosting und SOC 2, veröffentlicht aber keinen Preis und hat keinen belegten DACH-Bezug. Rippling nennt laut Auszug eine eigene deutsche Lohnabrechnung, doch alle rippling.com-Seiten antworteten mit 403, und zu Hosting, KI und Vertrag lieferte auch die Suche keine belastbaren Auszüge. Dayforce nennt auf den geprüften Seiten kein Angebot für Deutschland, Österreich oder die Schweiz. Die deutsche Lohnabrechnung stand 2023 für das erste Quartal 2024 im Plan, einen späteren Beleg habe ich nicht gefunden.

Acht weitere Tools mit deutscher Oberfläche habe ich in dieser Runde nicht angesehen: Oracle Fusion Cloud HCM, UKG Pro, Deel, Abacus, ADP, Beisen, Darwinbox und Zucchetti HR. Das ist kein Urteil über sie. Abacus und ADP gehören in unserem Verzeichnis zur Nische Lohnabrechnung, Deel zur Beschäftigung im Ausland. kiwiHR taucht in Googles Vorschlägen zu HR-Software mit KI auf, steht aber nicht in unserem Verzeichnis und ist deshalb nicht geprüft. Kommt ein Profil dazu, prüfe ich es neu.

Belege: [1][32][33][34]

Welches Tool zu welcher Lage führt

Beginnen Sie bei der Lohnabrechnung, denn sie trennt die Tools am schärfsten. Stellen Sie danach den Preis der KI, den Ort des Sprachmodells und den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schriftlich sicher. Binden Sie den Betriebsrat vor der Einführung ein, denn § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können. Mehr dazu in KI und Betriebsrat.

Belege: [35][36]