Workday vs SAP SuccessFactors (September 2026): Vergleich für HR-Teams

Workday oder SAP SuccessFactors: Fazit vorab

Workday vs SAP SuccessFactors: Vergleichstabelle

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Preise: beide auf Anfrage, beide rechnen KI zusätzlich zum Abonnement ab

Keiner der beiden Anbieter veröffentlicht einen Preis für die Suite. Workday sagt, dass sich seine Preise bisher an der Zahl der Beschäftigten eines Unternehmens orientiert haben. SAP verkauft SuccessFactors in zwei Paketen, SAP HCM Base und SAP HCM Premium. Lizenziert wird je Nutzer:in, mit Preisen auf Anfrage und Laufzeiten von 1 bis 5 Jahren.

In beiden Fällen kommt die KI hinzu. Workday rechnet seine Agenten, Sana und die Workday Data Cloud über Flex Credits ab, ein Guthaben für die KI-Nutzung. Jedes Kundenunternehmen erhält je nach Größe ein jährliches Kontingent kostenloser Credits und kann weitere kaufen. In Workdays eigenem Beispiel verbraucht der Self-Service Agent 1 Credit, um eine Information abzurufen, und 5 Credits, um eine Aufgabe zu erledigen.

Laut CIO vom Juli 2026 verfallen Flex Credits nach einem Jahr ohne Übertrag, und das Screening eines Lebenslaufs kostet 6 Credits je Kandidat:in. Eine dort zitierte Analystin warnte, dass ein ungesteuertes Pilotprojekt das Guthaben eines Jahres in wenigen Wochen aufbrauchen kann. Bei SAP ist Joule als Base AI in der Lizenz enthalten, mit einem jährlichen Kontingent kostenloser Nachrichten, während Premium-KI-Funktionen und Mehrverbrauch gekaufte AI Units erfordern. Fragen Sie beide Anbieter nach einer Verbrauchsschätzung und regeln Sie Mehrkosten im Vertrag.

KI-Funktionen: Workdays Assistent läuft weltweit, SAPs neueste Welle ist nur angekündigt

Laut Workday ist Sana from Workday für Kundenunternehmen weltweit verfügbar. Sana for Workday ist die Chat-Oberfläche, und der Sana Self-Service Agent beherrscht mindestens 300 Fähigkeiten, etwa zu Vergütung, Zeit und Abwesenheit. Der Payroll Agent ist verfügbar. Der Performance Agent und der Job Architecture Agent sind im Early Access, also im Vorabzugang.

Joule ist seit dem 17. November 2023 in SuccessFactors verfügbar, aber nur in ausgewählten Rechenzentren, und für die übrigen nennt die Wissensdatenbank von SAP keinen Zeitplan. Die Release Notes von SAP für das vierte Quartal 2025 führen den Performance Preparation Agent, KI-gestützte Nachfolgeempfehlungen und die Erkennung von Skills aus hochgeladenen Lebensläufen als allgemein verfügbar.

SAP hat Joule-Agenten für HR-Service, Lohnabrechnung, People Intelligence und Karriereentwicklung für das erste Halbjahr 2026 angekündigt. Im Mai 2026 folgten neue Joule-Assistenten für Lohnabrechnung, Core HR, Zeitwirtschaft, Recruiting, Onboarding, HR-Service und Weiterbildung. Die Ankündigung von SAP nennt dafür kein Verfügbarkeitsdatum. Reworked führt sie als für November 2026 geplant. Beide Anbieter sind nach ISO/IEC 42001 für das Management von KI zertifiziert, und laut SAP deckt das Zertifikat Joule ab.

Wo sich die Produkte unterscheiden: Finanzen, Recruiting und Hosting

Workday verkauft HR und Finanzen auf einer Plattform: Sana Enterprise gibt es zum Beispiel entweder mit Workday Human Capital Management oder mit Workday Financial Management. SuccessFactors ist die HR-Suite von SAP. Joule braucht dort laut der Wissensdatenbank von SAP einen Global Account der SAP Business Technology Platform, den Identity-Authentication-Dienst von SAP und Employee Central.

Bei SAP ändert sich das Recruiting. Am 11. September 2025 schloss SAP den Kauf von SmartRecruiters ab, und SuccessFactors-Präsident Daniel Beck sagte CIO, dass SmartRecruiters das Recruiting-Modul von SuccessFactors ersetzen wird. Kundenunternehmen haben für den Umstieg 3 bis 5 Jahre Zeit.

SAP ist beim Hosting offener. Die Wissensdatenbank nennt 19 SuccessFactors-Rechenzentren für den Produktivbetrieb in 13 Ländern, betrieben in der eigenen Cloud von SAP, auf Microsoft Azure und auf Google Cloud. Standorte sind etwa Shanghai, Riad, Dubai, Mumbai, Singapur, Tokio, São Paulo und die Schweiz. Workday schreibt im Geschäftsbericht, dass es seine Kundenunternehmen aus Rechenzentren bedient, die Dritte betreiben. Außerdem hat Workday eine EU Sovereign Cloud auf AWS für europäische Kundenunternehmen im Jahr 2026 angekündigt, betrieben von Personal mit Sitz in der EU.

In der Futurum-Umfrage spricht die Dynamik für Workday: 41,9 Prozent der Befragten würden künftig Workday in Betracht ziehen, bei SuccessFactors sind es 32,3 Prozent. Oracle, die dritte große Suite in dieser Umfrage, vergleichen wir in Workday vs Oracle HCM.

Länder und Compliance: Workday setzt auf die USA, SAP ist breiter verteilt

Im Geschäftsjahr 2026 erzielte Workday 75,1 Prozent seines Umsatzes in den USA, also 7.176 Millionen $ von 9.552 Millionen $. Die Compliance-Seite von Workday nennt Nachweise für öffentliche Auftraggeber wie FedRAMP Moderate und TX-RAMP (USA), G-Cloud und Cyber Essentials Plus (Großbritannien), IRAP (Australien) und ein CCCS-Assessment (Kanada). Unser Verzeichnis führt Workday als stark in den USA, Großbritannien, Deutschland, Kanada und Australien.

Der Umsatz von SAP ist breiter verteilt. Von 36,8 Milliarden € im Jahr 2025 kamen 11,5 Milliarden € aus den USA und 5,8 Milliarden € aus Deutschland. Aus Europa, dem Nahen Osten und Afrika stammten 17,0 Milliarden €. Das sind Zahlen des Konzerns, nicht von SuccessFactors. Unser Verzeichnis führt SuccessFactors als stark in den USA, Deutschland, Japan und Spanien.

Bei KI im Recruiting richten sich die Regeln nach dem Ort der Kandidat:innen. In New York City wird seit dem 5. Juli 2023 das Gesetz Local Law 144 durchgesetzt. Bevor ein Arbeitgeber ein automatisiertes Werkzeug für Personalentscheidungen einsetzt, braucht er ein Bias-Audit, also eine Prüfung auf Benachteiligung, das höchstens ein Jahr alt ist, und muss die Ergebnisse veröffentlichen. Seit dem 1. Januar 2026 müssen Arbeitgeber in Ontario mit 25 oder mehr Beschäftigten in öffentlichen Stellenanzeigen angeben, wenn KI Bewerber:innen vorsortiert, bewertet oder auswählt.

In der EU gilt KI für Recruiting, Beförderung, Aufgabenverteilung oder Leistungsüberwachung nach Anhang III des EU AI Act als hochriskant. Die Pflichten dafür gelten ab dem 2. Dezember 2027. In Großbritannien ist der Data (Use and Access) Act 2025 seit dem 5. Februar 2026 vollständig in Kraft. Er verlangt Schutzmaßnahmen wie menschliches Eingreifen, wenn bedeutende Entscheidungen ausschließlich automatisiert fallen. In Deutschland haben Betriebsräte ein Mitbestimmungsrecht bei Systemen, die zur Überwachung der Leistung gedacht sind (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Für wen sich Workday eignet und für wen SAP SuccessFactors

Unterm Strich

Klären Sie vor jeder KI-Demo drei Punkte: wo Ihre Beschäftigten arbeiten, wo Ihre HR-Daten gespeichert sein müssen und wie jeder Anbieter die KI abrechnet. Eine Belegschaft mit Schwerpunkt Nordamerika und der Wunsch nach HR und Finanzen auf einer Plattform sprechen für Workday. Hosting in Asien oder im Nahen Osten, eine bestehende Beziehung zu SAP oder Recruiting mit SmartRecruiters sprechen für SuccessFactors. Lassen Sie sich dann aber den Plan für den Umstieg auf SmartRecruiters schriftlich geben.