Workday KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (September 2026)

Workday ist eine Cloud-Plattform, die Personalwesen und Finanzen für mittlere und große Organisationen verbindet, mit der KI-Schicht Sana from Workday, über die Mitarbeitende Informationen finden und HR- sowie Finanzaufgaben dialogbasiert erledigen können.

Workday verbindet Personalwesen und Finanzen auf einer Cloud-Plattform für mittlere und große Organisationen, mit Sitz in den USA und Kunden in vielen Ländern. Es konkurriert oft mit SAP SuccessFactors um dieselben Enterprise-Kunden und verkauft HR-Funktionen und KI-Schicht als ein Produkt statt als separate Zusatzoption. Seit der im November 2025 abgeschlossenen Übernahme von Sana AI vermarktet Workday seine KI-Plattform als Sana from Workday.

• Findet Unternehmenswissen per natürlicher SpracheDie Find-Funktion von Sana beantwortet Fragen in natürlicher Sprache über HR- und Finanzdaten hinweg, ohne dass vorher ein Report exportiert werden muss. Mitarbeitende und HR erhalten so direkt eine Antwort, etwa zum aktuellen Personalstand oder zu Richtlinien.
• Führt mehrstufige HR- und Finanz-Workflows ausDie Automate-Funktion von Sana führt komplexe, mehrstufige Abläufe über verbundene Systeme hinweg eigenständig aus, statt jeden Schritt manuell auszulösen. Workday gibt an, dass ein Kunde innerhalb von 40 Tagen 90 Prozent Nutzungsquote erreichte und 400 ChatGPT-Lizenzen einsparte.
• Erstellt Dokumente, Auswertungen und Dashboards auf ZurufDie Build-Funktion von Sana erzeugt Dokumente, Auswertungen und Dashboards aus einer Anfrage in natürlicher Sprache, statt sie manuell in einem separaten Tool zu bauen. Workday nennt auf der Sana-Seite pauschal 62 Prozent eingesparte Vorbereitungszeit als Anbieterangabe, ordnet die Zahl aber weder der Build-Funktion noch bestimmten Aufgaben zu.
• Verwaltet KI-Agenten zentralDas Agent System of Record gibt IT und HR eine zentrale Stelle, um die bei Workday laufenden KI-Agenten zu verwalten und zu prüfen, statt dass jeder Agent unbeaufsichtigt agiert. Compliance- und Sicherheitsteams erhalten dadurch einen zentralen Überblick über Zugriffsrechte.

• Eine KI-Plattform, Sana from Workday, mit Assistent und Agenten für HR-, Finanz- und IT-Aufgaben.
• Verbindet HR- und Finanzdaten auf einer Plattform statt einer reinen HR-Suite, nützlich dort, wo beide Bereiche auf dieselben Personaldaten zugreifen müssen.
• Zertifiziert nach ISO 42001 speziell für KI-Management, zusätzlich zu breiteren Sicherheitszertifizierungen.
• Betreibt eigene Länderseiten mit genannten Referenzkund:innen in Märkten wie Deutschland, Frankreich, Japan und Indien statt einer einzigen globalen Produktseite.

Workday hat seinen Hauptsitz in den USA, die laut Geschäftsbericht (10-K) 75 Prozent des Umsatzes im Geschäftsjahr 2026 ausmachten. In Großbritannien unterstützt Workday nach eigenen Angaben mehr als 35 Prozent der FTSE-100-Unternehmen. In Deutschland nennt Workday eine große HCM-Einführung bei Siemens sowie Projekte bei der Deutschen Bank und Scout24, in Kanada mehr als 500 Kunden, darunter CIBC und die McGill University. In Australien hat Workday die Behördenzertifizierung IRAP und ist auf dem Beschaffungsmarktplatz der Digital Transformation Agency zugelassen.

Wer Workday prüft, sollte fragen, welche Sana-Assistenten und -Agenten allgemein verfügbar und im Abonnement enthalten sind. Wie bei anderen Suiten, die Leistungs- oder Workforce-Planning-Aufgaben automatisieren, sollten deutsche Arbeitgeber frühzeitig den Betriebsrat einbeziehen, da § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG für leistungsbewertende Systeme gelten kann. Klären Sie vor Vertragsabschluss, welche Rechenzentrumsregion für Ihren Vertrag gilt.

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