rexx systems KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (November 2026)

rexx systems ist eine modulare HR-Software aus Hamburg für Personalverwaltung, Recruiting und Talentmanagement. KI-Funktionen wie eine automatische Bewerbungsbewertung und Stellenanzeigen-Analyse richten sich an mittelständische und große Arbeitgeber im deutschsprachigen Raum.

rexx systems mit Sitz in Hamburg und weiteren Standorten in Wien und Zürich bietet eine modulare HR-Suite für Personalakten, Zeiterfassung, Recruiting, Onboarding und Talentmanagement, dazu optionale Module für Vergütung, Reisekosten und E-Learning. Das 2000 gegründete und weiterhin eigenfinanzierte Unternehmen zählt nach eigenen Angaben mehr als 3.000 Kunden und rund 200 Mitarbeitende und richtet sich an Betriebe von etwa 100 bis zu mehreren Tausend Beschäftigten. Die Software läuft wahlweise als Cloud-Dienst oder auf eigenen Servern.

• Bewerbungen automatisch bewertenDas Modul AI Hiring liest Lebensläufe aus und gleicht Qualifikationen und Erfahrung mit dem Stellenprofil ab, daraus entsteht ein Score mit kurzer Begründung je Kandidat:in. Alter, Geschlecht und Herkunft fließen bewusst nicht in den Vergleich ein. Recruiter:innen erhalten eine sortierte, nachvollziehbare Vorauswahl, statt jede Bewerbung einzeln zu lesen.
• Stellenanzeigen vor Veröffentlichung prüfenEine automatische Analyse bewertet den Entwurf einer Stellenanzeige nach Aufbau, Tonalität und passenden Jobportalen, bevor sie online geht. HR-Teams bekommen konkrete Hinweise, statt im Nachhinein zu rätseln, warum eine Anzeige wenig Resonanz bringt, was die Besetzungsdauer offener Stellen verkürzen kann.
• Fragen beantworten und Texte entwerfenDer Assistent Rai fasst gespeicherte Personaldaten zusammen und beantwortet Fragen in natürlicher Sprache, zusätzlich unterstützt er beim Formulieren von Stellenanzeigen. Statt einen Report zu bauen oder einen Text bei null zu beginnen, kann eine HR-Generalistin direkt eine Frage stellen oder einen ersten Entwurf anfordern.
• Routinekommunikation mit Bewerbenden übernehmenEin Chatbot klärt Terminvorschläge, Statusabfragen und häufige Fragen von Bewerbenden während des Auswahlprozesses. Das nimmt dem Recruiting-Team wiederkehrende Antworten ab, sodass mehr Zeit für Interviews und Entscheidungen bleibt statt für die Bearbeitung des Postfachs.

• Läuft wahlweise als Cloud-Abo oder als Lizenz auf eigenen Servern, was für Unternehmen mit strengen internen Hosting-Vorgaben relevant sein kann.
• Bündelt Personalverwaltung, Recruiting und Talentmanagement in einem System statt in separaten Einzellösungen je Funktion.
• Die Kosten richten sich nach Modulen und Beschäftigtenzahl, von rund 100 bis zu mehreren Tausend Mitarbeitenden, Talentmanagement nur auf Anfrage.
• ISO-27001-zertifiziert, mit optionalem Hosting auf deutschen und Schweizer Servern für Kundschaft mit Anforderungen an die Datenhaltung in der EU.

rexx systems hat seinen Hauptsitz in Hamburg und nennt auf der eigenen Referenzseite Dutzende deutsche Referenzkund:innen wie ADAC und Merck, dazu österreichische Kunden wie Almdudler und Hartlauer sowie Schweizer Kunden wie AMAG und Jungfraubahnen.

Vor der Unterschrift sollten Sie klären, welche Module wirklich gebraucht werden, denn der Preis wird je Modul und Beschäftigtenzahl individuell berechnet und steht nicht als feste Liste bereit. Fragen Sie nach Schnittstellen zu bestehender Lohn- oder Zeiterfassungssoftware und ob Cloud- oder On-Premise-Betrieb zu internen Vorgaben passt. Da der KI-Score im AI-Hiring-Modul die Reihenfolge von Bewerbungen beeinflusst, sollten Sie den Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG einbinden, und Recruiting-KI fällt unter die Hochrisiko-Kategorie des EU AI Act für die Einstellung, mit Pflichten ab Dezember 2027.

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