Lebenslauf-Screening mit KI: neun Tools im Vergleich, mit Preis, Datenhaltung und Kontrolle (Oktober 2026)

Welches Tool für welche Lage

Der Entscheidungshelfer führt mit höchstens sechs Fragen zu einem der Tools. Die erste Frage trennt am stärksten. Wer schon ein Bewerbermanagement hat, braucht meist kein zweites System, sondern die Antwort, was dessen Screening kann.

Was das für Sie heißt: Antworten Sie für das Unternehmen, das Sie heute haben, und nehmen Sie das Ergebnis als Startpunkt für die Anfrage beim Anbieter.

Die neun Tools nebeneinander: Rang nach Passung, Transparenz daneben

Der Rang folgt der Passung für das Screening in DACH, gewertet in fünf Kriterien mit je 0 bis 2 Punkten (siehe unten). Die Transparenz zähle ich getrennt, in sechs Fragen. Beide Werte fallen auseinander. Workable beantwortet fünf der sechs Fragen, landet aber auf Rang 7, weil die Daten in den USA liegen.

Was das für Sie heißt: Ein hoher Rang ersetzt keine Anfrage nach Preis, Speicherort und Vertrag. Bei Gleichstand ordne ich alphabetisch, Rang 3 bis 6 sind deshalb kein Urteil über Unterschiede.

1. Personio: am besten, wenn Ihr Recruiting schon in Personio läuft

Der Talent Screening Agent von Personio prüft eingehende Bewerbungen gegen Kriterien, die Sie je Stelle festlegen. Personio nennt sie KI-Signale und kennt fünf Arten: Standort, Sprache, Berufserfahrung, Ausbildung und eine freie Anforderung. Auf Wunsch erzeugt die KI die Signale aus der Stellenanzeige. Danach sortieren Sie nach Passung, und jedes Signal zeigt Treffer, Teiltreffer oder Fehltreffer mit einer kurzen Begründung.

Ändern Sie ein Urteil der KI von Hand, kennzeichnet Personio es als geändert. Die Hilfeseite nennt den Agenten ein reines Beratungswerkzeug. Ein hoher Wert zeigt erfüllte Kriterien, nicht die Eignung insgesamt. Nach der Datenschutz-FAQ ist Ihr Unternehmen der Betreiber des KI-Systems, also zuständig für Kriterien und menschliche Entscheidung.

Die KI-Verarbeitung läuft auf Personios eigenen AWS-Servern in der EU, mit Sprachmodellen von Anthropic über AWS Bedrock, gespeichert wird in Frankfurt. Eingaben und Ergebnisse dienen nicht dem Training, werden aber zur Qualitätssicherung gespeichert. Wer das nicht will, schaltet den Agenten ab. Was das für Sie heißt: Klären Sie vor dem Start, ob Ihr Datenschutz diese Speicherung trägt.

Abgerechnet wird in KI-Credits, 80 je automatisch geprüfter Bewerbung. Wie viel ein Credit kostet, steht im Hilfeartikel zum Agenten nicht. Preisseite, Trust Center und Credits-Artikel antworteten mit einem 403, ich habe das nicht umgangen. Wer Personio nicht fürs Recruiting nutzt, hat von dem Agenten nichts.

Belege: [1][2]

2. softgarden: Kriterien aus der Anzeige, Belege im Lebenslauf, Funktion standardmäßig aus

Der KI Screening Assistant von softgarden schlägt Screening-Kriterien aus der Stellenbeschreibung vor. Sie passen sie an und ergänzen bis zu zehn weitere. Danach bewertet der Assistent jede neue Bewerbung, zeigt je Kriterium volle, teilweise oder keine Übereinstimmung und markiert die Belege im Lebenslauf.

Aussortiert wird niemand automatisch. Laut FAQ ist die Funktion für alle Kunden standardmäßig deaktiviert und muss im Konto erst eingeschaltet werden. Der Assistent verarbeitet nur ausgewählte Lebenslaufdaten und lässt geschützte Merkmale wie Alter oder Geschlecht aus. Das Sprachmodell läuft bei Microsoft Azure in der EU, Ihre Daten trainieren es nicht.

Die Software liegt in Rechenzentren in Deutschland. Die Anlagen 1 und 2 zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung sind auf der Datenschutzseite verlinkt, unter den Unterauftragnehmern steht auch Textkernel. Was das für Sie heißt: Ihr Datenschutzbeauftragter kann den Vertrag lesen, bevor Sie mit dem Vertrieb sprechen.

Der Preis des Assistenten steht nicht öffentlich. softgarden Core beginnt bei 199 Euro im Monat, ob der Assistent darin liegt, sagt die Preisseite nicht. Testen lässt sich die Software nach einer Demo. Nicht passend ist softgarden, wenn Sie nur ein Screening ohne Bewerbermanagement suchen.

Belege: [3][4][5][6]

3. Greenhouse: Match-Kategorien mit Begründung und Widerspruch für Bewerber:innen

Bei Greenhouse legt das Team eine Kalibrierung fest: Fähigkeiten, Erfahrung, Jobtitel und optional die Branche, jeweils mit eigener Gewichtung. Talent Matching sortiert die Bewerbungen danach in Strong, Good, Partial, Limited oder Needs manual review. Die Software verhindert, dass Sie ein geschütztes Merkmal wie das Geschlecht als Kriterium eintragen, und warnt bei Kriterien, die als Ersatz dafür dienen können.

Greenhouse lehnt nie automatisch ab. Bewerber:innen können der KI-Prüfung widersprechen, wenn Ihr Administrator diese Option einschaltet, und landen dann bei der manuellen Prüfung. Zu jeder Entscheidung lässt sich ein Paket mit Kategorie und Begründung exportieren. Was das für Sie heißt: Auskunftswünsche lassen sich damit belegen.

Die Preisseite führt Talent Matching im Tarif Core auf, Beträge nennt sie nicht, nur die Demo. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch. Greenhouse führt ISO 27001:2022, ISO 27701:2019 und ISO 42001:2023. Den Speicherort nennen Sicherheitsseite und Vertrag nicht. Wer Deutschland als Speicherort vorab belegt haben muss, ist bei Greenhouse falsch.

Belege: [7][8][9][10][11]

4. OnApply: ein Festpreis für bis zu 100 bewertete Bewerbungen im Monat

Das KI-Bewerbungsscreening von OnApply vergleicht die anonymisierte Bewerbung mit den Must-haves und Nice-to-haves der Stelle und gibt einen Match-Score von 0 bis 100 Prozent aus. Must-haves zählen stärker. Dazu kommen fünf Auswertungsreiter und Interviewfragen, die auf die Person zugeschnitten sind.

Hier stehen Preis und Menge zusammen auf der Seite. Das Paket Bewerbermanagement kostet 199 Euro im Monat und bewertet bis zu 100 Bewerbungen im Monat mit KI. Der erste Monat kostet 1 Euro. Wer mehr bewerten lassen will, landet beim Recruiting Co-Pilot ab 1.199 Euro im Monat, dort ohne Kontingent.

Die Verarbeitung läuft laut OnApply ausschließlich auf Servern in Deutschland, die Daten werden vor der Analyse anonymisiert und nicht zum Training genutzt. Eine Kanzlei habe die Funktion geprüft, das Gutachten zeigt die Seite nicht. Ein Sicherheitszertifikat nennt sie ebenfalls nicht.

Die Seite nennt als Stichtag für die Hochrisiko-Pflichten den 2. August 2026. Die EU-Kommission nennt für diese Systeme den 2. Dezember 2027. Was das für Sie heißt: Prüfen Sie jede Frist, die ein Anbieter nennt, gegen die EU-Quelle. Zu eng wird OnApply ab 100 bewerteten Bewerbungen im Monat, wenn Sie den Co-Pilot nicht brauchen.

Belege: [12][13][14][15]

5. PastaHR: Screening als Zusatz zu mehr als 100 Bewerbermanagement-Systemen

PastaHR aus der Schweiz ersetzt Ihr Bewerbermanagement nicht, es sitzt darüber. Die Software holt fehlende Angaben und Dokumente ein, qualifiziert vor und bewertet jede Bewerbung als JobFit nach den Kriterien Ihres Teams. Die Beispielansicht zeigt Stufen von Super Fit bis Kein Fit, je mit erfüllten und nicht erfüllten Kriterien. Laut PastaHR zeigt jede Einschätzung ihre Quellen und Begründungen.

PastaHR nennt Integrationen mit mehr als 100 Systemen, darunter SAP SuccessFactors, Workday, Abacus Umantis, Oracle, rexx systems und Teamtailor. Der Anbieter führt ein ISO-27001-Zertifikat, nennt DSGVO, revDSG und EU AI Act und nutzt Kundendaten nicht für das Training. Preis und Gratis-Test: Vom Anbieter nicht veröffentlicht (Stand 10. Oktober 2026), der Einstieg ist ein Gespräch von 15 Minuten. Zum Speicherort verweist PastaHR auf sein Trust Center, das meine Abfrage mit einem 403 beantwortete. Ohne vorhandenes Bewerbermanagement hilft PastaHR nicht.

Belege: [16][17]

6. rexx systems: KI auf eigenen Servern in Deutschland, Preis nur auf Anfrage

AI Hiring von rexx systems liest die Bewerbungsunterlagen aus, wandelt Qualifikationen in Skilltags um und gleicht sie mit den Kompetenzen der Stelle ab. Daraus entsteht ein KI-Score, bei dem Stärken, Lücken und Begründungen sichtbar sind. Score und Skilltags lassen sich von Hand ändern, danach berechnet das System den Score neu.

Der Anbieter schreibt, die Open-Source-KI laufe nicht lernend auf eigenen Servern, die Daten blieben in deutschen Rechenzentren und gingen an keine externen KI- oder Cloud-Dienste. Die Preisseite nennt für die Cloud Server in Deutschland und der Schweiz. Rexx führt ein Zertifikat nach ISO 27001:2022 und kalkuliert nach Größe und Modulen individuell.

Was das für Sie heißt: Wer eine KI ohne externen Cloud-Dienst will, findet hier die klarste Zusage dieser Liste, belegt allerdings nur durch die Aussage des Anbieters. Wer vor dem ersten Gespräch einen Preis braucht, ist bei rexx falsch.

Belege: [18][19][20]

7. Workable: ein Credit je geprüfter Bewerbung, aber Daten in den USA

Workable hat den klarsten Preis je Screening dieser Liste. Eine geprüfte Bewerbung kostet 1 KI-Credit. Der Workable Agent prüft sie gegen ein Idealprofil, in dem Sie Muss- und Ausschlusskriterien markieren, und begründet laut Anbieter jeden Score.

Ein Credit kostet 0,12 US-Dollar im Paket mit 5.000 Credits (600 US-Dollar), 0,10 im Paket mit 10.000 und 0,095 im Paket mit 50.000. Bezahlte Konten starten mit 3.000 Gratis-Credits, Credits verfallen nach einem Jahr, und der Gratis-Test enthält den Agenten nicht. Hundert Bewerbungen im Monat verbrauchen 100 Credits, rund 12 US-Dollar im kleinsten Paket. Dazu kommt der Tarif Standard für 299 US-Dollar im Monat bei jährlicher Zahlung und 1 bis 20 Beschäftigten.

Die Seite des Agenten schreibt auch, offensichtliche Absagen würden automatisch herausgefiltert. Art. 22 DSGVO gibt Bewerber:innen das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu sein, die sie erheblich beeinträchtigt. Was das für Sie heißt: Stellen Sie die Schwellen so ein, dass ein Mensch jede Absage freigibt.

Die Unterauftragnehmer-Liste nennt Hosting bei AWS, Google Cloud und Azure in der Zone US East, und Google Gemini kann für das Parsen von Lebensläufen eingesetzt werden. Workable führt ISO 27001, ISO 27017 und SOC 2 Typ II. Greenhouse und Workable im Vergleich: Greenhouse gegen Workable. Nicht passend ist Workable, wenn Bewerberdaten in der EU bleiben müssen.

Belege: [21][22][23][24]

8. Manatal: ab 15 US-Dollar je Nutzer:in, Daten bei AWS in den USA

Manatal bietet die KI-Funktionen in allen drei Tarifen: Empfehlungen aus der Stellenbeschreibung, KI-Zusammenfassungen, die zeigen, wie ein Profil zu den Anforderungen passt, einstellbare Gewichtung der Kriterien und automatisches Scoring. In der Planübersicht steht dafür bei Professional, Enterprise und Enterprise Plus je ein Haken.

Die Tarife kosten 15, 35 und 55 US-Dollar je Nutzer:in und Monat bei jährlicher Zahlung, monatlich 19, 39 und 59. Ein Team von drei Recruiter:innen zahlt im Tarif Professional 45 US-Dollar im Monat, unabhängig von der Zahl der Bewerbungen. Einen Gratis-Test bietet die Seite an. Der KI-Interviewer kostet extra und spricht auch Deutsch.

Die Daten liegen laut Vertrag zur Auftragsverarbeitung ausschließlich bei AWS in den USA. Manatal führt SOC 2 Typ II, zum Umgang der KI mit Ihren Daten nennt die gelesene Seite nichts. Die Planübersicht führt auch die Anreicherung von Profilen aus sozialen Netzwerken auf. Klären Sie vorher mit Ihrem Datenschutz, ob das bei Ihnen zulässig ist. Für Daten, die in der EU bleiben müssen, taugt Manatal nicht.

Belege: [25][26][27]

9. Textkernel: liest Lebensläufe, bewertet sie aber nicht

Textkernel liest Lebensläufe in 29 Sprachen und Stellenanzeigen in 9 Sprachen aus und liefert strukturierte Daten per Programmierschnittstelle, auch aus Scans über Texterkennung. Bewertet wird dann in der Software, die darauf aufbaut. Auch softgarden führt Textkernel unter seinen Unterauftragnehmern.

Der Gratis-Test enthält 500 Credits, ab 99 US-Dollar im Monat gibt es 500 bis 25.000 Credits, Jahrespläne reichen bis 100.000. Wie viele Credits ein Lebenslauf verbraucht, steht auf der Preisseite nicht. Textkernel verweist auf ISO 27001 und SOC 2, bietet Betrieb in den USA, der EU und im Raum Asien-Pazifik und veröffentlicht den Vertrag zur Auftragsverarbeitung. HR-Teams ohne Entwicklung können mit Textkernel nichts anfangen.

Belege: [28][29][30][5]

Rechtlicher Rahmen: was bei jedem Tool Ihre Sache bleibt

Anhang III Nr. 4 Buchstabe a der KI-Verordnung nennt KI-Systeme, die Bewerbungen analysieren und filtern und Kandidat:innen bewerten, als Hochrisiko. Ein Tool, das Bewerbungen filtert oder bewertet, passt auf diese Beschreibung. Die Pflichten dafür gelten nach Angabe der EU-Kommission ab dem 2. Dezember 2027.

Art. 22 DSGVO schützt vor ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit erheblicher Wirkung. Das spricht für Tools, die niemanden automatisch absagen, und für Einstellungen, bei denen ein Mensch jede Absage entscheidet. Nach § 95 BetrVG bedürfen Richtlinien über die personelle Auswahl bei Einstellungen der Zustimmung des Betriebsrats, Absatz 2a nennt dabei ausdrücklich KI. Kriterien, nach denen ein Tool Bewerbungen sortiert, können dazu zählen. Mehr dazu in KI und Betriebsrat. Das ist keine Rechtsberatung.

Belege: [31][15][32][33]

So habe ich gereiht

Die Passung hat fünf Kriterien mit je 0 bis 2 Punkten. Erstens: Kriterien der KI beschrieben und einstellbar. Zweitens: Begründung je Bewerbung sichtbar. Drittens: Kontrolle durch Menschen mit konkretem Mechanismus. Viertens: Eignung für DACH, also deutsche Oberfläche oder Vertrieb in der Region plus Datenhaltung in Deutschland oder der EU. Fünftens: Einbindung in ein vorhandenes System. Die Transparenz zählt sechs Fragen: Betrag für die Funktion, Test mit der Funktion, Speicherort, Umgang der KI mit Daten, öffentliche Vertragsunterlagen und Zertifikat des Anbieters.

Nicht eingeflossen sind Nutzerbewertungen. Ich habe keine Bewertungsportale abgerufen. Sterne ohne belegte Stichprobe sagen nichts aus. Reihenfolge nach Bezahlung oder Partnerprogramm gibt es nicht, mehr dazu unter So prüfen wir.

Sechs Abrufe scheiterten. Personios Preisseite, Trust Center und Credits-Artikel, das Trust Center von PastaHR und das von SmartRecruiters antworteten mit 403, ebenso die Pressemitteilung des Rates zum Datum 2. Dezember 2027. Für das Datum stütze ich mich deshalb auf die EU-Kommission. Ich habe nichts davon umgangen.

Eine Korrektur an unseren Daten: Unser Eintrag zu softgarden kannte keinen öffentlichen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Datenschutzseite verlinkt die Anlagen 1 und 2.

Geprüft und nicht aufgenommen

SmartRecruiters habe ich gelesen und nicht gereiht. Das KI-Screening gibt es erst im Paket High Volume, dessen Preis auf Anfrage kommt. Der einzige Betrag, ab 14.995 US-Dollar, gehört zum Paket Essential ohne Screening. Zu Kriterien und Begründung stand auf den gelesenen Seiten nur der Name des Pakets. Laut KI-Zusatzvereinbarung darf SmartRecruiters anonymisierte oder pseudonymisierte Daten für das Training seiner KI nutzen. Der Standard-Speicherort ist Frankfurt.

Nicht gelesen habe ich Anbieter aus Märkten außerhalb Europas und der USA, nach unseren Daten zum Beispiel IKAI HR aus der Türkei, JobJack aus Südafrika und KitaLulus aus Indonesien. Auch Tools mit Schwerpunkt Sourcing, etwa Eightfold AI und LinkedIn Hiring Assistant, habe ich weggelassen, weil sie Kandidaten suchen und keine Bewerbungen sortieren.

Belege: [34][35][36]