Vergleich · 9 min · 26. September 2026 (aktualisiert)

KI in der HR-Software: Was die Assistenten von Personio, SAP, Workday, HiBob und Factorial in Deutschland können (September 2026)

Die in Deutschland verbreiteten HR-Suiten haben inzwischen KI-Assistenten, die Fragen zu Urlaub, Gehaltsabrechnung und Richtlinien beantworten. SAP und Workday lassen ihre Agenten zusätzlich Vorgänge anstoßen, abgerechnet über eigene KI-Kontingente. Weil der Arbeitgeber das System betreibt und auf die Daten zugreifen kann, berührt die Einführung regelmäßig die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Auf einen Blick

Personio hat seinen Assistenten im Juli 2025 für alle Kundenunternehmen freigeschaltet, zunächst für Admins. HiBob und Factorial bauen KI direkt in ihre Plattformen ein.
SAP Joule übernimmt die Berechtigungen der Weboberfläche. Der HR Knowledge Assistant von SAP arbeitet derzeit aber nur auf Englisch.
Workday rechnet KI über Flex Credits ab: 1 Credit je Informationsabfrage, 5 Credits je erledigter Aufgabe. Einen Preis je Credit veröffentlicht Workday nicht.
Mit dem Anbieter brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, und Sie sollten wissen, wer das Sprachmodell betreibt.
Das Arbeitsgericht Hamburg verneinte die Mitbestimmung bei ChatGPT nur, weil Beschäftigte private Accounts nutzten. Ein Assistent in der eigenen HR-Suite liegt anders.

KI in der HR-Software gehört in Deutschland inzwischen zum Standard. Personio, SAP SuccessFactors, Workday, HiBob und Factorial haben Assistenten eingebaut, die Fragen von Beschäftigten beantworten und Aufgaben vorbereiten. Dieser Artikel zeigt, was diese Assistenten heute können und wie gut sie Deutsch sprechen. Außerdem geht es darum, wo die Daten verarbeitet werden und was Sie mit Betriebsrat und Datenschutz klären müssen.

Wir haben am 25. September 2026 Dokumentation, Hilfeseiten und Pressemitteilungen der Anbieter geprüft. Eine Funktion zählt hier nur, wenn der Anbieter sie als verfügbar beschreibt, Angekündigtes ist als solches gekennzeichnet. Die Produkt- und Hilfeseiten von Personio blockierten unsere Abrufe, deshalb stützen wir uns bei Personio auf die offizielle Personio-Community. ai-toolfinder ist unabhängig, und keiner der Anbieter bezahlt uns.

Personio, HiBob und Factorial: KI-Assistenten für den Mittelstand

Im deutschen Mittelstand laufen oft Personio, HiBob oder Factorial. Alle drei haben einen KI-Assistenten eingebaut. Sie unterscheiden sich darin, wer ihn nutzen darf, woraus er antwortet und wie die Anbieter die Daten verarbeiten. Typische Fragen sind Resturlaub, Gehaltsabrechnung und der Weg zu einem Dokument.

Personio aus München hat seinen Assistenten laut Personio-Community im Juli 2025 für alle Kundenunternehmen freigeschaltet, zunächst für Admins. Seit Februar 2026 beschreibt Personio dort auch die Nutzung durch Beschäftigte. Sie können fragen, wie viele Urlaubstage sie noch haben, ihre Gehaltsabrechnung erklären lassen und Dokumente wie Arbeitsverträge finden. Admins müssen dafür unter Konfigurationen die Rechte vergeben. In einem Community-Kommentar vom April 2026 heißt es, dass der Assistent keine Recruiting-Daten auswertet.

HiBob fasst seine KI unter dem Namen Bob AI zusammen. Laut FAQ sind die KI-Funktionen in der gesamten Plattform enthalten, und Admins können sie jederzeit abschalten. Für deutsche Kundenunternehmen wichtig: Seit dem 13. Januar 2026 gibt es eine Anbindung an DATEV LODAS, die Lohnabrechnung kann also beim Steuerbüro bleiben. Wie sich beide Suiten jenseits der KI unterscheiden, zeigt unser Vergleich Personio vs. HiBob.

Factorial stammt aus Barcelona und nennt Spanien, Deutschland und Mexiko als Standorte seiner zentralen Büros. Der KI-Agent heißt One und beantwortet Fragen anhand von Richtlinien und Dokumenten. Er erstellt Umfragen und Berichte mit und arbeitet mit hochgeladenen Dateien. Freigeschaltet wird One über den Account Manager, und was jemand sehen darf, hängt von Rolle und Rechten ab. DATEV bietet seit Mai 2026 den DATEV Copilot an, der sich laut DATEV an Kanzleien richtet und nicht an Personalabteilungen. Liegt Ihre Lohnabrechnung beim Steuerbüro, prüfen Sie deshalb, welche Lohndaten der Assistent Ihrer HR-Suite überhaupt sieht.

Belege: [1][2][3][4][5][6][7][8]

SAP SuccessFactors mit Joule und Workday mit Sana: Agenten für Konzerne

Konzerne in Deutschland arbeiten häufig mit SAP SuccessFactors oder Workday. Beide Anbieter haben ihre Assistenten 2026 zu Gruppen von Agenten ausgebaut. Diese Agenten beantworten Fragen und stoßen zusätzlich Vorgänge an.

SAP SuccessFactors aus Walldorf setzt auf Joule. Laut SAP-Dokumentation bündelt Joule mehrere Assistenten, darunter HR Operations, Payroll, Performance & Goals, Learning und Onboarding. Joule übernimmt dieselben Konfigurationen und Berechtigungen wie die Weboberfläche. Die Grundfunktionen von Joule Base sind in der Lizenz enthalten, Premium-KI setzt SAP AI Units voraus. Grenzen nennt SAP selbst: Joule arbeitet nur mit der Hauptbeschäftigung und unterstützt keine Proxy-Vertretung.

Workday hat am 17. März 2026 Sana from Workday vorgestellt. Der Self-Service Agent deckt laut Workday über 300 Fähigkeiten rund um Vergütung, Zeit und Abwesenheit ab. Seit dem 13. Mai 2026 ist er in Microsoft 365 Copilot allgemein verfügbar. Beschäftigte prüfen dort Urlaubskonten, sehen Gehaltsabrechnungen ein und beantragen Urlaub, Führungskräfte genehmigen Zeitnachweise.

Abgerechnet wird die KI bei Workday über Workday Flex Credits. Eine Informationsabfrage des Self-Service Agent verbraucht 1 Credit, eine erledigte Aufgabe 5 Credits. Ein jährliches Gratis-Kontingent richtet sich nach der Unternehmensgröße, einen Preis je Credit veröffentlicht Workday nicht.

Workday und SAP

Die Agenten der Konzern-Suiten in Zahlen

300+Fähigkeiten des Workday Self-Service Agent rund um Vergütung, Zeit und Abwesenheit

1Flex Credit je Informationsabfrage bei Workday

5Flex Credits je erledigter Aufgabe bei Workday

7 Tagehöchste Speicherdauer des Gesprächskontexts der SAP-Agenten

Quelle: Workday, Introducing Sana from Workday; Workday, AI Flex Credits; SAP Help Portal, Setting Up and Using Joule in SAP SuccessFactors, Stand 25. September 2026

19. November 2025Workday kündigt eine EU Sovereign Cloud an, Verfügbarkeit für europäische Kundenunternehmen ab 2026.

17. März 2026Workday startet Sana from Workday mit dem Self-Service Agent.

13. April 2026SAP beschreibt im Release für das erste Halbjahr ein Netz aus KI-Agenten für Recruiting, Payroll, Lernen und Performance.

13. Mai 2026Der Workday Self-Service Agent wird in Microsoft 365 Copilot allgemein verfügbar.

14. Mai 2026SAP stellt Joule-Assistenten für Payroll, Core HR, Zeitwirtschaft, Recruiting und HR-Service vor, ohne Starttermin je Assistent.

Starts und Ankündigungen laut Pressemitteilungen von SAP und Workday, Stand 25. September 2026.

Belege: [9][10][11][12][13][14][15][16]

Deutsch-Qualität: Welche Sprache der KI-Assistent wirklich spricht

Ein Assistent, der deutsche Fragen auf Englisch beantwortet oder Sonderurlaub mit Elternzeit verwechselt, hilft Beschäftigten wenig. Die Anbieter veröffentlichen meist eine Sprachliste für die Oberfläche. Für die KI selbst fanden wir bei den meisten Anbietern keine eigene Liste.

SAP zeigt, wie groß der Unterschied sein kann. Laut SAP-Dokumentation zu Joule unterstützt Joule mehrere Sprachen, einzelne Assistenten aber nicht. Der HR Knowledge Assistant arbeitet derzeit nur auf Englisch und steht Kundenunternehmen mit EU-Access-Anforderung noch nicht zur Verfügung. Fragen in einer nicht unterstützten Sprache beantwortet Joule in der Standardsprache der SAP-Anwendung.

Workday nennt für sein Produkt im Release 2026R2 insgesamt 40 Sprachen, eine eigene Liste für Sana fanden wir nicht. Factorial bietet die Plattform in 15 Sprachoptionen an, nennt für One aber keine Sprachen. In unserer Kategorie HR-Software mit KI haben 19 von 64 Tools eine deutsche Oberfläche. Ob der Assistent ebenso gut Deutsch kann, steht dort selten.

Testen Sie deshalb mit Ihren eigenen Begriffen. Fragen Sie nach Resturlaub, nach der Freistellung für eine Betriebsratsschulung oder nach einer Zuschlagsregel Ihres Tarifvertrags. Achten Sie darauf, ob die Antwort die deutsche Quelle nennt und ob sie Sie oder Du verwendet, wie es Ihre Unternehmenskultur vorsieht.

Was die Anbieter zur Sprache ihrer KI veröffentlichen (Stand September 2026)

SAP Joule: mehrere SprachenHR Knowledge Assistant derzeit nur Englisch
Workday: 40 Sprachen im Release 2026R2keine eigene Liste für Sana gefunden
Factorial: 15 Sprachoptionen der Plattformkeine Liste für den Agenten One
Personio: Einführungsmaterial auf Deutsch, Englisch, Spanisch und Niederländischkeine Sprachliste für den Assistenten gefunden

Unser Verzeichnis · interaktiv

HR-Software mit KI nach Sitz des Anbieters

Alle Tools unserer Kategorie HR-Software mit KI. Wählen Sie eine Region und sehen Sie, wie viele eine deutsche Oberfläche haben, Daten in der EU speichern können oder in Deutschland stark sind.

Sitz

35 in dieser Auswahl

Deutsche Oberfläche49 % (17/35)

Datenspeicherung in der EU möglich31 % (11/35)

Starkes Deutschlandgeschäft17 % (6/35)

Strich: Wert über alle (35)

Quelle: Datensatz ai-toolfinder.com, Stand 26.09.2026

Belege: [9][17][18][2][19]

Datenverarbeitung, EU-Hosting und Auftragsverarbeitung

Ein KI-Assistent in der HR-Software verarbeitet Personaldaten, oft auch Entgelt- und Abwesenheitsdaten. Für Sie als Arbeitgeber zählt, wo die Daten liegen, wer die Eingaben verarbeitet und ob sie zum Training genutzt werden. Wertet der Assistent Leistungsdaten aus, gehört eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO dazu.

Bei der Rechtsgrundlage hat sich seit 2023 etwas verschoben. Der EuGH hat am 30. März 2023 (Rechtssache C-34/21) die Anforderungen an nationale Regeln zum Beschäftigtendatenschutz geklärt. Laut FAQ des Landesdatenschutzbeauftragten Baden-Württemberg kann § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG wohl keine Verarbeitung erlauben, die nicht schon nach Art. 6 DSGVO zulässig ist. Stützen Sie den Assistenten deshalb direkt auf Art. 6 Abs. 1 DSGVO, etwa auf die Durchführung des Arbeitsvertrags.

Der Anbieter verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag, dafür brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Fragen Sie nach der Liste der Unterauftragsverarbeiter, denn das Sprachmodell stammt oft von einem Dritten. Factorial nennt Microsoft Azure OpenAI mit Hosting in Schweden. SAP setzt laut Dokumentation nur von SAP verwaltete Modelle ein und maskiert oder pseudonymisiert personenbezogene Daten vor jedem Modellaufruf. Den Gesprächskontext seiner Agenten speichert SAP höchstens 7 Tage.

HiBob speichert Daten in AWS-Rechenzentren in Irland und Deutschland und verarbeitet KI-Eingaben laut eigener Aussage einmal, ohne sie zu speichern oder zu protokollieren. Personio nennt im Trust Center AWS als Infrastruktur, die Unterlagen zur KI gibt es dort nur auf Anfrage. Bei US-Anbietern wie Workday kommt die Übermittlung in die USA hinzu. Das EU-US Data Privacy Framework hat das Gericht der EU am 3. September 2025 bestätigt.

HR-Software mit KI insgesamt64

davon mit Datenspeicherung in der EU13

davon mit starkem Deutschlandgeschäft7

davon mit Sitz in Deutschland4

Anzahl der Tools in unserer Kategorie HR-Software mit KI, tagesaktuell; hervorgehoben ist die EU-Datenspeicherung, weil sie für den Auftragsverarbeitungsvertrag zählt.

Belege: [20][21][6][9][4][22][23][19]

Betriebsrat und § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Warum die Mitbestimmung greift

Ein KI-Assistent in der HR-Suite protokolliert Anfragen, greift auf Abwesenheits- und Leistungsdaten zu und kann Auswertungen für Führungskräfte erstellen. In Betrieben mit Betriebsrat berührt die Einführung deshalb regelmäßig dessen Mitbestimmung.

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei technischen Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Das Arbeitsgericht Hamburg hat am 16. Januar 2024 (24 BVGa 1/24) ein Mitbestimmungsrecht bei ChatGPT verneint. Der Grund: Beschäftigte nutzten private Accounts, und der Arbeitgeber hatte keinen Zugriff auf die Daten. Die Kanzlei Gleiss Lutz weist darauf hin, dass firmeneigene KI-Systeme oder Datenzugriff ein Mitbestimmungsrecht begründen können.

Das BetrVG nennt KI inzwischen ausdrücklich. Nach § 90 Abs. 1 Nr. 3 müssen Sie den Betriebsrat über geplante Arbeitsverfahren einschließlich des Einsatzes von KI unterrichten. Nach § 80 Abs. 3 gilt ein Sachverständiger als erforderlich, wenn der Betriebsrat die Einführung von KI beurteilen muss. Wertet ein Agent Leistung aus oder sortiert Bewerbungen vor, kommen die Hochrisiko-Pflichten aus unserem Überblick zum EU AI Act hinzu. Stellt KI Auswahlrichtlinien für Einstellungen oder Versetzungen auf, braucht es nach § 95 Abs. 2a BetrVG weiterhin die Zustimmung des Betriebsrats.

Schließen Sie die Betriebsvereinbarung, bevor der Assistent live geht. Regeln Sie darin, welche Daten der Assistent sieht, wer die Protokolle einsehen darf und wie lange sie gespeichert werden. Halten Sie außerdem fest, welche Auswertungen über einzelne Beschäftigte ausgeschlossen sind.

Selbstcheck

Berührt Ihr KI-Assistent die Mitbestimmung?

Orientierung, keine Rechtsberatung. Grundlage sind § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, der Beschluss des ArbG Hamburg vom 16. Januar 2024 und die Einschätzung von Gleiss Lutz.

Nutzen Beschäftigte das KI-Tool über private Accounts, ohne dass der Arbeitgeber auf die Daten zugreifen kann?

Belege: [24][25][26][27][28][29][30]

So testen Sie den KI-Assistenten in der Demo

In der Demo zeigen Anbieter meist gut vorbereitete Fragen. Bringen Sie eigene mit und bestehen Sie auf einem Testsystem, das Ihre Rollen und Rechte abbildet. Achten Sie auch auf den KI-Hinweis im Chat. Seit dem 2. August 2026 gilt Art. 50 EU AI Act, danach müssen Menschen erfahren, dass sie mit einem KI-System sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist.

Prüfen Sie zuerst die Berechtigungen. Eine Beschäftigte darf nur ihr eigenes Gehalt sehen, eine Führungskraft nur ihr Team. SAP und Workday sagen, dass ihre Assistenten bestehende Rollen und Genehmigungen übernehmen. Lassen Sie sich das an einem Grenzfall zeigen, etwa an einer Vertretung oder einem Teamwechsel.

Fragen Sie dann nach dem Preismodell. SAP verlangt für Premium-KI SAP AI Units, Workday rechnet über Flex Credits ab, HiBob nennt KI als Teil der Plattform. Lassen Sie sich eine Hochrechnung für Ihre Beschäftigtenzahl schriftlich geben. Klären Sie dabei, was passiert, wenn das Kontingent vor Jahresende aufgebraucht ist.

Klären Sie zum Schluss die Unterlagen für Betriebsrat und Datenschutz. Dazu gehören der Auftragsverarbeitungsvertrag, die Liste der Unterauftragsverarbeiter mit dem Modellanbieter, Speicherort und Speicherdauer der Chats. Fragen Sie auch, ob sich einzelne KI-Funktionen für einzelne Rollen abschalten lassen.

Eigene Fragen mitbringenResturlaub, Tarifzuschläge, Betriebsvereinbarungen: Fragen aus Ihrem Alltag, auf Deutsch.
Rechte an Grenzfällen prüfenVertretung, Teamwechsel, Führungskraft ohne Gehaltsrecht.
Preis hochrechnen lassenKI-Kontingent, Credits oder AI Units für Ihre Beschäftigtenzahl, schriftlich.
Datenweg klärenAuftragsverarbeitungsvertrag, Modellanbieter, Speicherort, Speicherdauer der Chats.
Betriebsrat früh einbindenUnterrichtung nach § 90 BetrVG, Betriebsvereinbarung vor dem Start.

Workday Flex Credits

Wie viele Credits verbraucht der Self-Service Agent?

Laut Workday kostet eine Informationsabfrage 1 Credit, eine erledigte Aufgabe 5 Credits. Einen Preis je Credit veröffentlicht Workday nicht, der Rechner zeigt deshalb nur Credits.

Vorgänge im Monat1.000

Nur Informationsabfragen

1.000 Credits im Monat

im Jahr: 12.000

1 Credit je Abfrage

Nur erledigte Aufgaben

5.000 Credits im Monat

im Jahr: 60.000

5 Credits je Aufgabe

Quelle: Workday, AI Flex Credits, Stand September 2026

Belege: [9][14][10][15][3][31]

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Häufige Fragen

Ist ein KI-Assistent in der HR-Software mitbestimmungspflichtig?

In Betrieben mit Betriebsrat meist ja, wenn der Arbeitgeber das System betreibt und auf Protokolle oder Nutzungsdaten zugreifen kann. Maßgeblich ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Das Arbeitsgericht Hamburg verneinte die Mitbestimmung 2024 nur für private ChatGPT-Accounts ohne Datenzugriff des Arbeitgebers.

Kostet der KI-Assistent in der HR-Software extra?

Das hängt vom Anbieter ab. SAP enthält Joule Base in der Lizenz und verkauft Premium-KI über SAP AI Units. Workday rechnet über Flex Credits mit einem jährlichen Gratis-Kontingent ab, HiBob nennt KI als Teil der Plattform.

Kann der KI-Assistent Deutsch?

Die Oberfläche meist ja, die KI nicht immer. Bei SAP arbeitet der HR Knowledge Assistant derzeit nur auf Englisch. Testen Sie in der Demo mit deutschen Fragen aus Ihrem Alltag, etwa zu Resturlaub, Sonderurlaub oder Zuschlägen aus Ihrem Tarifvertrag.

Braucht man für den KI-Assistenten einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ja, der Anbieter verarbeitet Beschäftigtendaten in Ihrem Auftrag, das regelt Art. 28 DSGVO. Lassen Sie sich die Liste der Unterauftragsverarbeiter geben, denn das Sprachmodell stammt oft von einem Dritten wie Microsoft Azure OpenAI.

Ist ein HR-KI-Assistent ein Hochrisiko-System nach dem EU AI Act?

Ein Assistent, der nur Richtlinienfragen beantwortet, fällt in der Regel nicht darunter. Hochrisiko sind nach Anhang III Nr. 4 KI-Systeme für Einstellung, Beförderung, Kündigung, Aufgabenzuweisung oder Leistungsbewertung. Diese Pflichten gelten nach dem Digital Omnibus ab dem 2. Dezember 2027. Die Hinweispflicht für Chatbots nach Art. 50 gilt dagegen schon seit dem 2. August 2026.

Quellen

Nick Schaefer, HR Interim Manager & AI Consultant
nicksadvisory.com · LinkedIn

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