Factorial vs Personio: Vergleich für HR-Teams (Oktober 2026)

Factorial oder Personio: Fazit vorab

Factorial vs Personio: Vergleichstabelle

Alle Felder nebeneinander vergleichen, auch Zertifikate und Hosting →

Factorial vs Personio: Was kostet es im Jahr?

So sehen Factorial und Personio aus

Preise: beide nennen einen Einstiegspreis, keiner einen Gesamtpreis

Laut der US-Preisseite von Factorial beginnen die Preise bei 8 $ je Nutzer:in und Monat, laut der deutschen Seite bei 8 €. Feste Tarifstufen nennt die Seite nicht. Jeder Tarif enthält Factorial Core mit Personalverzeichnis, On- und Offboarding, Verteilung von Gehaltsabrechnungen, Massenversand von Dokumenten, rechtsgültigen E-Signaturen und ausfüllbaren PDFs. Vier Modulgruppen kommen per Angebot dazu: Zeitmanagement (Abwesenheiten, Zeiterfassung, Schichtplanung), Talentmanagement (Performance, Recruiting, Engagement, Weiterbildung), Finanzen (Projektmanagement, Spesen, Einkauf) und IT (SaaS-Verwaltung, IT-Inventar, Geräteverwaltung für mehrere Betriebssysteme, Endpoint-Sicherheit). Eine Mindestlaufzeit nennt die Seite nicht, sie weist darauf hin, dass sich das Abo kündigen lässt.

Bei Personio beginnen die HR-Tarife Core und Core Pro für Unternehmen ab 50 Beschäftigten laut der Preisseite des Anbieters bei 7,60 € je Beschäftigten und Monat. Die Lohnabrechnung startet bei 5 €, und Unternehmen mit bis zu 49 Beschäftigten bekommen HR und Payroll zusammen ab 14 €. Nach unserer Prüfung der Preisseiten im September 2026 gelten außerdem zwölf Monate Mindestlaufzeit und eine einmalige Einrichtungsgebühr, und der Endpreis ist ein Angebot nach Beschäftigtenzahl und Zusatz-Apps. Core Pro ergänzt laut Plan-Übersicht von Personio unter anderem mehrere Rechtseinheiten, Personalplanung, API-Zugriff und eigene Integrationen.

Die Einheiten unterscheiden sich. Factorial rechnet je Nutzer:in ab, Personio je Beschäftigten. Wer viele Mitarbeitende ohne eigenen Zugang hat, sollte Factorial fragen, wer als Nutzer:in zählt. Größer ist die Lücke bei dem, was der Einstiegspreis auslässt. Bei Factorial ähnelt der erste Preis wegen des modularen Aufbaus selten dem späteren, und bei Personio kommen Einrichtungsgebühr und KI-Credits auf den Monatspreis. Verlangen Sie von beiden ein Angebot für das erste Jahr mit derselben Beschäftigtenzahl, denselben Modulen und den KI-Funktionen, die Sie einschalten wollen.

KI-Funktionen: Factorial setzt auf einen Agenten, Personio auf KI in einzelnen Abläufen

Factorial hat seinen KI-Agenten One im November 2025 auf der Hausveranstaltung Factorial Next in Barcelona vorgestellt. Das Konzept sieht zwei Agenten vor: Einer vertritt das Unternehmen und wendet dessen Richtlinien in HR, Finanzen und IT an, der andere handelt für die einzelnen Beschäftigten. Die Produktupdates vom 25. Februar 2026 zeigen, was One heute kann. One beantwortet Fragen zu Richtlinien in Echtzeit, prüft Spesen gegen Richtlinien und erstellt Umfragen aus einem einzigen Prompt. Berichte entstehen in Alltagssprache („erstelle einen Performance-Bericht für Q4“). Angebotsschreiben und Verträge entwirft One aus Vorlagen, dazu schlägt es Schichtpläne vor. One läuft außerdem für alle Nutzer:innen auf dem Smartphone. Die Preisseite selbst nennt KI nur als CV-Parsing im Recruiting. Fragen Sie deshalb, ob One im Preis enthalten ist.

Einen Einblick in den Aufbau von One gibt eine Kundenstory des Framework-Anbieters Mastra. Der Agent ruft dieselbe GraphQL-Schnittstelle auf wie die Oberfläche von Factorial. Er erbt damit das bestehende Rechtesystem, statt ein zweites zu führen, und seine Antworten folgen denselben Zugriffsregeln wie die Bildschirme. Laut Mastra läuft der Agent für alle 17.000 Kunden, mit rund 70 Skills und 500 Werkzeugen dahinter. Das ist eine anbieternahe Quelle, die Zahlen sind deshalb Richtwerte.

Personio geht anders vor und baut KI-Funktionen in bestehende Abläufe ein. Das Hilfe-Center beschreibt den Personio Assistant, der Fragen anhand der Daten beantwortet, die die fragende Person sehen darf, darunter Stammdaten, HR-Dokumente und Analytics. Administrator:innen können dort Drittwerkzeuge anbinden. Der Assistant startete im April 2025 als Beta, ein Datum für die allgemeine Verfügbarkeit konnten wir nicht bestätigen. AI Performance Summaries fassen Feedback, Beurteilungen und Notizen für Führungskräfte zusammen und sind optional, dazu gibt es KI-Zusammenfassungen in Analytics. Die meisten KI-Funktionen setzen voraus, dass eine Administratorin oder ein Administrator zuerst den allgemeinen KI-Zugriff einschaltet.

Im Recruiting hat Personio zuletzt am meisten investiert. Der Talent Screening Agent prüft eingehende Bewerbungen gegen Kriterien, die Sie festlegen, und verbraucht KI-Credits zu einem festen Satz je Aktion. Abgerechnet wird erst, wenn eine Administratorin oder ein Administrator die Nutzung bestätigt hat. Im April 2026 kaufte Personio das Münchner KI-Start-up aurio, um Kandidatensuche und Vorauswahl auszubauen, und nennt 9.000 Kunden, die seine Recruiting-Funktion nutzen. Factorial führt auf seiner KI-Seite KI-gestützte Vorauswahl von Kandidat:innen und Terminplanung für Interviews auf. Zur Treffsicherheit der Vorauswahl haben wir bei keinem der beiden Anbieter veröffentlichte Zahlen gefunden. Testen Sie sie deshalb an früheren Bewerbungen, bevor Sie sich darauf verlassen.

Daten, Hosting und KI-Steuerung: beide Frankfurt, aber verschiedene KI-Bausteine

Die Liste der Unterauftragsverarbeiter von Factorial nennt Amazon Web Services in Frankfurt für das Hosting. Für KI steht dort Microsoft Azure in Deutschland und Schweden. Es verarbeitet Lebensläufe, Performance-Beurteilungen, Berichte und Kompetenzvorschläge. Dazu kommt Google Gemini in der EU für das Lesen von Rechnungen und Belegen. Weitere Einträge sind ClickHouse in Deutschland, Intercom in Irland und Typeform in den USA. Für Übermittlungen in Drittländer beruft sich Factorial auf Standardvertragsklauseln. Das Trust Center führt außerdem ein Dokument „AI Overview“ zu KI-Funktionen und Trainingsdaten.

Laut FAQ zum Datenschutz bei KI nutzt Personio große Sprachmodelle von Anthropic, die auf AWS Bedrock in der eigenen EU-Infrastruktur laufen, die Daten liegen in Frankfurt. Weder Personio noch Dritte nutzen Ein- oder Ausgaben zum Training, und Bedrock sowie die Modelle speichern keine personenbezogenen Daten. Wir konnten diese FAQ nur über einen Suchauszug lesen, weil die Seite unseren Abruf blockte. Lesen Sie das Original, bevor Sie es in einer Datenschutz-Folgenabschätzung zitieren.

Beide Aufbauten halten die KI-Verarbeitung in der EU. Das erleichtert die Prüfung eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Der praktische Unterschied liegt im Zugang zu den Nachweisen. Im Trust Center von Factorial sind Zertifikat, SOC-3-Bericht und ENS-Zertifikat öffentlich, der SOC-2-Type-2-Bericht, die Penetrationstests und der AVV der Plattform erfordern jedoch eine Zugriffsanfrage. Factorial prüft sie binnen 24 Geschäftsstunden und gewährt den Zugang für 30 Tage. Das Trust Center von Personio ist die Anlaufstelle für dessen Dokumente und die Liste der Unterauftragsverarbeiter. Fragen Sie bei beiden nach den KI-Unterauftragsverarbeitern mit Namen, denn sie wechseln schneller als das Basis-Hosting.

Umfang und Lohnabrechnung: breite Suite gegen HR- und Payroll-Kern

Factorial reicht weit über HR hinaus. Neben den genannten Modulen bietet es Spesenmanagement, Projektmanagement, Einkauf und einen IT-Baukasten mit Geräteverwaltung und Endpoint-Sicherheit. Wer heute separat für Zeiterfassung, ein Spesenwerkzeug und eine Geräteverwaltung zahlt, kann diese zusammenführen. Das ist das eigentliche Preisargument für Factorial. Die Kehrseite: Eine Suite mit so vielen Modulen braucht für jedes Modul eine verantwortliche Person. Entscheiden Sie vor dem Kauf, welche Module Sie im ersten Jahr wirklich einschalten.

Personio konzentriert sich auf HR, Recruiting und Lohnabrechnung. Nach eigenen Angaben nutzen mehr als 1.500 Kunden die Payroll, sie wächst um 80 Prozent im Jahr, und 9.000 Kunden nutzen das Recruiting. Die Payroll-Seite beschreibt eine eigene Lohnabrechnung für Deutschland. Welche anderen Länder Personio selbst abrechnet und welche über eine Schnittstelle zu einem lokalen Anbieter laufen, geht aus öffentlichen Quellen nicht klar hervor. Für Österreich und die Schweiz fanden wir keine native Personio-Lohnabrechnung. Klären Sie das, bevor Sie einen DACH-Rollout über Deutschland hinaus planen.

Factorial geht die Lohnabrechnung über Vorbereitung und Schnittstellen an. Die deutsche Seite nennt Lohnvorbereitung und eine DATEV-Anbindung. Sie übergibt seit Juni 2025 neue Beschäftigte, Änderungen der Personalstammdaten, Bankverbindungen, Grundgehalt und Arbeitszeiten an DATEV, Austritte, Steuerdaten und Lohnvariablen stehen als geplant auf der Liste. In Spanien verbindet sich Factorial mit Lohnprogrammen wie a3nom und Sage200, in Mexiko mit Dataia. Wenn ein System die Gehaltsabrechnung selbst berechnen soll, passt Personio in Deutschland besser. Arbeiten Sie schon mit einem Lohnbüro oder DATEV, reicht das Modell von Factorial aus.

Sicherheitsnachweise, Sprachen und Reife der Anbieter

Das Trust Center von Factorial führt ISO/IEC 27001:2022, SOC 2 Type 2, SOC 3 und ENS RD 311/2022 auf hoher Stufe, das nationale Sicherheitsschema Spaniens. Es nennt eine Wiederanlaufzeit (RTO) von 1 Stunde und einen maximalen Datenverlust (RPO) von 1 Tag und zeigt Sicherheitsnoten vom 27. März 2026 (ImmuniWeb A, MDN Observatory B+, Qualys SSL Labs A+). Das Trust Center von Personio führt ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 27017. Factorial nennt ISO/IEC 42001, die Norm für KI-Managementsysteme, nicht, und Personio nannte sie bei unserer Septemberprüfung nicht. In unserem Verzeichnis führen nur 6 der 64 Suiten diese Norm. Fragen Sie deshalb beide, wie sie ihre KI steuern.

Die Oberfläche von Personio gibt es in 18 Sprachen: Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Niederländisch, Italienisch, Schwedisch, Finnisch, Polnisch, Portugiesisch, Katalanisch, Kroatisch, Tschechisch, Dänisch, Ungarisch, Norwegisch, Rumänisch und Türkisch. Das Hilfe-Center von Factorial nennt 9 Sprachen in 12 Varianten: Katalanisch, Deutsch, britisches und amerikanisches Englisch, Spanisch, lateinamerikanisches Spanisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Portugiesisch für Portugal und Brasilien sowie Schwedisch. Russisch, Polnisch und Türkisch laufen in der Beta. Der Support läuft auf Portugiesisch, Spanisch, Französisch, Deutsch, Italienisch und Katalanisch. Brauchen Sie für Beschäftigte Finnisch, Tschechisch, Dänisch, Ungarisch oder Norwegisch, kommt nur Personio infrage. In unserem Verzeichnis bieten 8 HR-Suiten Finnisch an.

Beide Unternehmen sind groß genug, dass das Überleben des Anbieters nicht die Frage ist. Der Jahresabschluss 2023 von Personio, über den deutsche-startups.de berichtete, wies 144,3 Millionen € Umsatz aus (plus 52 Prozent). Der Verlust von rund 177 Millionen €, im Schnitt arbeiteten 1.710 Beschäftigte dort. 2026 meldete Personio Profitabilität, und am 10. September 2026 nahm Fosway das Unternehmen zum zweiten Mal in Folge als Core Leader in das 9-Grid für Cloud HR auf. Factorial nennt auf seinen Seiten rund 1.500 Beschäftigte. Die Kundenzahlen unterscheiden sich je nach Seite. Die Über-uns-Seite nennt mehr als 17.000 Kunden in über 120 Ländern, die deutsche Seite mehr als 17.000 Unternehmen in über 65 Ländern. Die Finanzierungsmeldung vom Juni 2026 spricht von mehr als 16.000 Unternehmen in über 90 Ländern. Verstehen Sie das als Größenordnung, nicht als geprüfte Zahl.

Länder und Compliance: Spanien und Lateinamerika gegen den deutschsprachigen Raum

Factorial unterhält Hauptbüros in Barcelona, Mexiko-Stadt und São Paulo und nennt Deutschland seinen wichtigsten internationalen Wachstumsmarkt. Im Juni 2026 kündigte es ein Büro in München an und will in Frankreich, Italien und Portugal wachsen. Unser Verzeichnis führt Factorial als stark in Spanien, eine von 5 HR-Suiten mit dieser Einstufung. Factorial vs Sesame HR vergleicht es mit dem Wettbewerber aus Valencia. Personio erzielte 89 Prozent seines Umsatzes 2023 in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Unser Verzeichnis führt es in diesen drei Ländern als stark, in Deutschland gemeinsam mit 7 Suiten. Wie Personio gegen eine Plattform aus Großbritannien und den USA abschneidet, zeigt Personio vs HiBob.

Jeder Heimatmarkt hat eigene Regeln für KI am Arbeitsplatz. In Spanien gibt Ley 12/2021 den Betriebsräten über Art. 64 Abs. 4 d) des Arbeitnehmerstatuts ein Informationsrecht. Sie erfahren die Parameter, Regeln und Anweisungen hinter Algorithmen oder KI-Systemen, die Entscheidungen über Arbeitsbedingungen sowie Zugang zu und Erhalt von Beschäftigung beeinflussen, einschließlich Profiling. In Deutschland hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können. Dazu kommen das Informationsrecht bei geplantem KI-Einsatz in Arbeitsabläufen nach § 90 Abs. 1 Nr. 3 und das Mitbestimmungsrecht bei Auswahlrichtlinien, die mit KI erstellt werden, nach § 95 Abs. 2a. Wo die Mitbestimmung greift, darf das System laut Personalwirtschaft in der Regel erst mit einer Betriebsvereinbarung starten.

In der gesamten EU gilt KI als Hochrisiko, wenn sie Bewerbungen filtert, Kandidat:innen bewertet oder Leistung und Verhalten von Beschäftigten überwacht und bewertet. Grundlage ist Anhang III des EU AI Act. Die Pflichten gelten ab dem 2. Dezember 2027. Beide Anbieter verkaufen KI für das Recruiting. Fordern Sie deshalb von beiden die Unterlagen zum EU AI Act an, bevor Sie diese Funktionen einschalten. Planen Sie bei einem Rollout in mehreren Ländern den Schritt mit der Arbeitnehmervertretung je Land ein, denn das spanische Informationsrecht und das deutsche Mitbestimmungsrecht sind getrennte Verfahren mit unterschiedlichem Zeitbedarf.

Ein Testplan für zwei Wochen, der die offenen Fragen klärt

Beide Anbieter lassen Sie das Produkt vor dem Vertrag sehen: Personio mit einem 14-tägigen Test, der keine Kreditkarte braucht und mit Beispieldaten startet, Factorial mit einer kostenlosen Demo und Produkttour. Nutzen Sie die Zeit für drei Aufgaben, die Sie jede Woche erledigen, statt für eine Funktionstour. Richten Sie erstens eine Urlaubsregel und ein Schichtmuster für ein echtes Team ein und zählen Sie die Klicks. Stellen Sie zweitens dem KI-Agenten fünf Fragen aus Ihrem eigenen Handbuch und prüfen Sie jede Antwort an der Quelle. Exportieren Sie drittens eine lohnfertige Datei für einen Monat und geben Sie sie der Person, die die Lohnabrechnung macht.

Halten Sie danach die kaufmännischen Fragen schriftlich fest. Fragen Sie nach dem Preis für das erste Jahr mit Ihrer Beschäftigtenzahl, der Einrichtungsgebühr und der Mindestlaufzeit. Klären Sie, was mit nicht genutzten KI-Credits passiert und welche KI-Unterauftragsverarbeiter gelten. Fragen Sie auch, wie der Anbieter Ihren Betriebsrat mit Unterlagen unterstützt. Ein Anbieter, der das vor der Unterschrift beantwortet, ist in der Praxis günstiger als einer, der mit 0,40 € weniger je Kopf gewinnt.

Für wen sich Factorial eignet und für wen Personio

Unterm Strich

Die Einstiegspreise liegen zu nah beieinander, um etwas zu entscheiden. Wählen Sie Factorial, wenn Sie einen Anbieter für HR, Ausgaben und IT wollen, Ihre Teams in Spanien oder Lateinamerika sitzen oder Sie dessen Sicherheitsberichte brauchen. Wählen Sie Personio, wenn HR und Lohnabrechnung die ganze Aufgabe sind, Ihre Beschäftigten überwiegend im deutschsprachigen Raum arbeiten oder Sie eine Sprache brauchen, die Factorial nicht anbietet. Lassen Sie sich in jedem Fall KI-Preise, KI-Unterauftragsverarbeiter und die Schritte mit dem Betriebsrat schriftlich geben, bevor Sie KI einschalten.