Payhawk KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (Oktober 2026)

Payhawk ist eine Ausgabenplattform für mittlere und größere Unternehmen. Sie verbindet Firmenkarten, Spesen, Reisen, Kreditoren und Einkauf und ergänzt KI-Agenten für Controlling, Einkauf, Zahlungen und Reisen.

Payhawk gibt Firmenkarten aus, sammelt Belege und Erstattungen, bezahlt Lieferantenrechnungen und steuert Bestellanforderungen; ERP- und HR-Anbindungen sowie mehrere Gesellschaften gibt es als Zusatz. Das Unternehmen hat seinen Sitz in London und Büros in New York, Amsterdam, Barcelona, Berlin, München, Paris, Sofia und Vilnius. Es nennt mehr als 6.000 Kundenfirmen und unterstützt Zahlungen in über 150 Länder. Payhawk ist in Großbritannien und im EWR lizenziert und Principal Member von Visa.

• Beim Abschluss unterstützenLaut Payhawk arbeitet der Financial Controller Agent mit dem Finanzteam am Abschluss der Bücher und nutzt dafür die Karten-, Spesen- und Rechnungsdaten der Plattform. Routineschritte im Monatsabschluss gehen an den Agenten, das Team konzentriert sich auf die Kontrolle.
• Reisen planen und bezahlenDer Travel Agent plant Geschäftsreisen und bezahlt sie im Rahmen der Firmenregeln. Die Reisekosten landen im selben System wie die übrigen Ausgaben, was separate Abstimmungen erspart. Beim Abschluss bleiben weniger offene Posten übrig.
• Zahlungsfragen beantwortenDer Payments Agent beantwortet Fragen zu Zahlungen, etwa zum Stand einer Lieferantenzahlung oder einer Kartentransaktion. Die Buchhaltung bekommt weniger Routineanfragen von Beschäftigten und Lieferanten. Das hilft vor allem Personen, die nicht täglich mit dem System arbeiten.

• Speichert Daten deutscher Kundschaft in Frankfurt und die übrigen in Brüssel, laut Trust-Seite ohne Replikation über Rechtsräume hinweg.
• Die Trust-Seite nennt ISO 27001, SOC 1 Type 2 und SOC 2 Type 2 für 2025, PCI DSS Level 1 und IDW PS 880.
• Nennt einen Monatspreis für kleine Firmen und verkauft größere Umgebungen in Modulen.

Payhawk hat seinen Hauptsitz in London; Daten deutscher Kundschaft liegen laut Trust-Seite in Frankfurt, die übrigen in Brüssel.

Klären Sie, welche Module und KI-Agenten Ihr Angebot enthält, denn größere Umgebungen werden modular mit Jahres- oder Mehrjahresvertrag berechnet. Prüfen Sie die ERP-Anbindung, den DATEV-Export und die GoBD-konforme Belegablage für deutsche Gesellschaften sowie Freigabeketten nach dem Vier-Augen-Prinzip. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist öffentlich. Eine öffentliche Liste der Unterauftragsverarbeiter war bei unserer Prüfung im September 2026 nicht auffindbar. SOC-1-Berichte helfen Ihrer Abschlussprüfung.

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