Spesenmanagement mit KI: Pleo, Spendesk, Moss, Circula und Co. im Vergleich (September 2026)

Warum Spesen-Tools heute mit KI-Prüfung werben statt mit Belegscan

Die Summen hinter den Spesenabrechnungen wachsen. Laut Global Business Travel Association (GBTA) stiegen die weltweiten Ausgaben für Geschäftsreisen 2025 um 8,4 Prozent auf 1,59 Billionen US-Dollar. Für 2026 erwartet der Verband 1,71 Billionen, ein Plus von 7,2 Prozent. Die Zahl der Reisen wächst dagegen nur um 1,3 Prozent auf rund 1,84 Milliarden. Jede Reise kostet also mehr, und jede Abrechnungszeile trägt mehr Geld.

Belege auslesen kann inzwischen fast jedes Tool. Den Unterschied macht, was danach passiert: ob die Software richtig kontiert, Dubletten und Richtlinienverstöße findet und das für jede Abrechnung tut statt für eine Stichprobe.

Für die Buchhaltung ist die praktische Frage, wo die Prüfarbeit landet. Markiert die KI nur offensichtliche Fehler, prüfen Führungskräfte und Buchhaltung den Rest weiter von Hand. Prüft sie jede Zeile, bearbeitet die Buchhaltung nur noch die Ausnahmen.

Belege: [1]

4 Arten von Spesenmanagement-Software

Die Anbieter kommen von unterschiedlichen Seiten, und das prägt ihre Produkte bis heute. Kartenbasierte Plattformen geben Firmenkarten aus und behandeln die Ausgabe als Kartenzahlung, zu der ein Beleg fehlt. Tools für Spesenabrechnungen gehen von der Person aus, die privat bezahlt hat und ihr Geld zurück will. Reise-Suiten gehen von der Buchung aus. Prüfschichten sitzen auf einem anderen System.

Der Ausgangspunkt bestimmt, was die KI sieht. Eine Kartenplattform kennt die Zahlung, bevor der Beleg da ist. Eine Reise-Suite kennt die Reise und kann die Hotelrechnung der Buchung zuordnen. Eine Prüfschicht sieht Abrechnungen aus mehreren Systemen, braucht deren Rohdaten aber.

Kaum ein Unternehmen braucht alle 4. Eine Firma mit 30 Beschäftigten und wenig Reisen ist mit einer Kartenplattform oder einem Abrechnungstool gut bedient. Wer viele Reisende hat, schaut auf Reise-Suiten. Konzerne mit SAP Concur oder Workday ergänzen eher eine Prüfschicht, als das System zu ersetzen.

Belege: [2][3][4][5]

Was die KI prüft: Belege lesen, kontieren, gegen die Richtlinie prüfen

Beim Auslesen ähneln sich die Tools. SmartScan von Expensify liest Betrag, Datum und Händler, Autoscan von Zoho Expense liest Belege in mehr als 38 Sprachen, und Rydoo gibt an, dass sein Scanner eine Ausgabe in etwa 10 Sekunden erfasst. Die Kontierung geht einen Schritt weiter: Pleo kategorisiert neue Ausgaben, indem es aus früheren lernt, und der Expense Agent von Navan füllt Beschreibung, Kategorie und Sachkonto aus Kartendaten und Reisedetails.

Am stärksten unterscheidet sich die Prüfung. Der Audit Agent von Navan prüft laut Anbieter jede Ausgabe gegen mehr als 45 konfigurierbare Regeln. Intelligent Audit von SAP Concur kombiniert KI mit menschlichen Prüfer:innen. Expense Audit von AppZen prüft jede Abrechnung vor der Erstattung, in 42 Sprachen und 97 Ländern.

Oft begrenzt der Tarif die Prüfung. Pleo enthält im Tarif Optimise 100 KI-Prüfungen im Monat, Smart Audit von Rydoo gehört zu Enterprise und kostet sonst extra, Ramp hat KI-Prüfungen im bezahlten Tarif Plus. Spendesk verkauft KI-Automatisierung und Betrugserkennung als eigenes Modul. Lassen Sie sich das Prüfvolumen schriftlich bestätigen.

Beim deutschen Steuerrecht sind allgemeine Tools am schwächsten. Circula prüft Belege gegen deutsches Umsatzsteuerrecht und interne Richtlinien, einschließlich Verpflegungspauschalen und Dreimonatsfrist. Moss markiert vor der Zahlung einer Rechnung Abweichungen bei der Umsatzsteuer, Dubletten und geänderte IBANs.

Belege: [6][7][8][9][10][11][2][12][13][14][15]

Preise: je Nutzer:in, je Abrechnung, Plattformgebühr oder gratis

Spesen-Tools rechnen nach 4 Modellen ab, das macht Listenpreise schwer vergleichbar. Am häufigsten ist der Preis je Nutzer:in. Pleo verlangt im Tarif Start 8 Euro je Nutzer:in und Monat bei monatlicher Zahlung, in Build 14 Euro und in Optimise 18 Euro bei jährlicher Zahlung und mindestens 3 Nutzer:innen. In Build und Optimise kommen 0,90 Prozent Gebühr auf Erstattungen dazu. Rydoo kostet 8 Euro in Essentials und 10 Euro in Pro, Zoho Expense 3 Euro in Standard und 5 Euro in Premium, Circula 15 Euro je Lizenz bei mindestens 10 Lizenzen.

SAP Concur rechnet je Spesenabrechnung ab: ab 7 US-Dollar in Base und 11 US-Dollar in Plus mit ExpenseIt. Spendesk verlangt eine Plattformgebühr mit unbegrenzt vielen Nutzer:innen plus Gebühren je Transaktion, Moss bepreist den Tarif Professional nach Modulen und Transaktionsvolumen. Beide veröffentlichen keine Beträge, AppZen ebenfalls nicht.

Es gibt Gratis-Einstiege. Moss hat einen kostenlosen Starter-Tarif für bis zu 3 Nutzer:innen, Zoho Expense ist bis 3 Nutzer:innen gratis. Ramp und Navan haben ebenfalls Gratis-Angebote, rechnen aber in US-Dollar und zielen auf den US-Markt.

Der Rechner unten vergleicht die Euro-Listenpreise der Tarife mit Preis je Nutzer:in. Kartengebühren, Zusatzmodule und Rabatte fehlen darin. Nehmen Sie das Ergebnis als Ausgangspunkt für ein Angebot, nicht als Endpreis.

Belege: [16][8][17][18][19][20][21][12][22][15]

Was unser Verzeichnis über Spesen-Tools zeigt

Unser Verzeichnis führt 70 Tools für Spesen und Reisekosten, darunter auch solche mit Schwerpunkt Rechnungseingang oder HR. 14 davon haben einen Gratis-Tarif, 24 einen Gratis-Test, 28 nennen Preise nur auf Anfrage.

Beim Speicherort trennt sich der Markt. 18 der Spesen-Tools können Daten in der EU halten. Moss speichert Kundendaten in Frankfurt, Payhawk die Daten deutscher Kund:innen ebenfalls in Frankfurt und alle anderen in Brüssel, Pleo speichert bei AWS in Irland. Expensify schreibt in seiner Datenschutzerklärung, dass Daten europäischer Nutzer:innen in den USA liegen.

Bei Kartenplattformen lohnt zusätzlich ein Blick auf die Aufsicht. Die Karten von Moss gibt die Moss GmbH aus, ein von der BaFin beaufsichtigtes E-Geld-Institut. Pleo Financial Services A/S untersteht der dänischen Finanzaufsicht. Für die Buchhaltung ändert das wenig, für Einkauf und Revision kann es im Auswahlverfahren eine Rolle spielen.

Mit dem Explorer unten filtern Sie dieselben Tools nach Region des Hauptsitzes. In unseren Daten dokumentieren Anbieter mit Sitz in Europa eine EU-Datenhaltung weit häufiger als Anbieter aus Nordamerika. Das zählt, sobald Datenschutzbeauftragte oder Betriebsrat fragen, wo die Belege liegen.

Belege: [23][24][25][26][27]

Was in Deutschland dazukommt: Pauschalen, DATEV und Betriebsrat

Die Verpflegungspauschalen stehen in § 9 Abs. 4a EStG: 28 Euro für einen vollen Tag außer Haus, 14 Euro für An- und Abreisetag sowie für mehr als 8 Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung. Tools für den deutschen Markt wie Circula rechnen diese Pauschalen selbst aus. Internationale Tools sollten Sie daraufhin testen, bevor Sie die Reisekostenabrechnung umstellen.

Die Übergabe an die Steuerkanzlei läuft in Deutschland meist über DATEV. Pleo, Spendesk, Moss und Circula nennen DATEV unter ihren Integrationen. Wie die verschiedenen Übergabewege funktionieren, erklärt unser Ratgeber zur DATEV-Schnittstelle. Haben Sie eine US-Tochter, gilt dort ein anderer Maßstab: Nach IRS Publication 463 braucht es Belege für jede Ausgabe ab 75 US-Dollar, bei Übernachtungen immer.

Für die Buchprüfung zählt die GoBD, also die Regeln für ordnungsgemäße Buchführung mit elektronischen Belegen. Zwei Anbieter lassen das prüfen: Circula nennt eine GoBD-Prüfung nach dem Standard IDW PS 880 und ISO/IEC 27001:2022, Payhawk führt IDW PS 880 neben ISO 27001, SOC 1 Type 2 und SOC 2 Type 2 auf seiner Trust-Seite. Bei den übrigen Tools fragen Sie am besten nach einem Testat, bevor Sie Papierbelege nach dem Scannen vernichten.

Mit Betriebsrat kommt ein weiterer Schritt dazu. Eine KI, die die Ausgaben einzelner Beschäftigter prüft, kann eine technische Einrichtung sein, die dazu bestimmt ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Dann greift die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Was das praktisch bedeutet, zeigt unser Beitrag zu KI und Betriebsrat. Planen Sie die Einführung von Anfang an mit dem Betriebsrat, nicht erst nach der Unterschrift.

Belege: [28][29][30][14][31][32][33][25]

So wählen Sie Spesenmanagement-Software mit KI aus

Beginnen Sie damit, wo Ihre Ausgaben entstehen. Laufen die meisten Kosten über Karten, spart eine Kartenplattform die meiste Arbeit. Zahlen Beschäftigte oft privat und reisen viel, passt ein Abrechnungstool mit Pauschalen oder eine Reise-Suite besser. Prüfen Sie danach die KI-Prüfung: welcher Tarif sie enthält und wie viele Ausgaben sie im Monat abdeckt. Kleine Teams sollten auf Mindestmengen achten: Circula rechnet mindestens 10 Lizenzen ab, Pleo und Zoho Expense in den Jahrestarifen mindestens 3 Nutzer:innen.

Testen Sie mit eigenen Belegen. Verlangen Sie einen Test mit 20 echten Ausgaben, darunter ein Auslandsbeleg, eine Hotelrechnung mit Frühstück und eine Dublette, und sehen Sie, was die KI markiert. Vergleichen Sie das mit dem, was Ihre Buchhaltung gefunden hätte.

Rechnen Sie zum Schluss das ganze Paket. Addieren Sie Kartengebühren, Erstattungsgebühren und Zusatzmodule zum Preis je Nutzer:in und vergleichen Sie mit den Modellen je Abrechnung oder mit Plattformgebühr. Unsere Kategorie Ausgaben und Zahlungen listet die Tools mit Preismodell, Datenhaltung und Zertifikaten.

Belege: [16][20]