Bill One KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (Oktober 2026)

Bill One ist ein Cloud-Dienst der Sansan Inc., der alle eingehenden Rechnungen einer japanischen Firma an einer Stelle annimmt. KI und Erfassungskräfte digitalisieren sie, danach bereitet der Dienst Buchungen und den Abgleich mit Bestellungen vor.

Bill One nimmt Papierrechnungen in einem Scan-Zentrum an und verarbeitet PDF, E-Mail, Downloads und Peppol-E-Rechnungen. Lieferanten müssen ihren Versand nicht umstellen. Dazu kommen Freigabe-Workflows, Abgleich mit Bestellungen, Zahlungsvorbereitung und ein Archiv, das für das japanische Gesetz über elektronische Bücher von der JIIMA zertifiziert ist. Sansan bietet Bill One zusätzlich für Spesen, Forderungen und den Rechnungsversand an.

Die Sansan Inc. sitzt in Shibuya, Tokio, und betreibt außerdem den Kontaktdatendienst Sansan. Der Preis richtet sich nach der Zahl der Rechnungen im Jahr, nicht nach Nutzer:innen.

• Eingangsrechnungen digitalisierenBill One kombiniert KI-Erkennung mit Erfassungskräften und macht jede Rechnung bis auf Positionsebene zu strukturierten Daten. Laut Anbieter liegt die Genauigkeit bei 99,9 Prozent. Die Kreditorenbuchhaltung arbeitet mit geprüften Daten, statt Rechnungen abzutippen.
• Buchungen vorschlagenDer KI-Buchungsvorschlag nutzt Rechnungspositionen, die Beziehung zwischen Absender und Empfänger, frühere Buchungen und Abteilungsdaten und schlägt Konto und Kostenstelle vor. Bestätigungen Ihres Teams fließen als Lerndaten zurück, Regeln müssen nicht von Hand gepflegt werden.
• Rechnungen mit Bestellungen abgleichenDer Abgleich prüft Rechnungen gegen Bestellungen auf Summen- und Positionsebene. Die KI erkennt unterschiedliche Schreibweisen desselben Artikels. So sinkt der Prüfaufwand von Hand, und Abweichungen fallen vor der Zahlung auf.

• Nimmt Papierrechnungen stellvertretend in einem Scan-Zentrum an, dazu E-Mail, PDF und Peppol-E-Rechnungen.
• Preis nach Rechnungsvolumen im Jahr, ohne Gebühr je Nutzer:in und ohne Speicherlimit.
• Archiv mit JIIMA-Zertifikat nach dem Gesetz über elektronische Bücher und Prüfung gegen das japanische Register für Rechnungssteller.

Sansan sitzt in Tokio, Bill One ist für das japanische Gesetz über elektronische Bücher von der JIIMA zertifiziert und prüft Registriernummern nach dem japanischen Rechnungssystem.

Bill One ist für Rechnungen an Gesellschaften in Japan gebaut und hat eine japanische Oberfläche. Es passt eher zur japanischen Tochter als zur Kreditorenbuchhaltung in Deutschland. Die Produktseite nennt Single Sign-on, Zwei-Faktor-Anmeldung und IP-Beschränkung, den Speicherort nennen die öffentlichen Seiten nicht. Fragen Sie Sansan, wo Rechnungsdaten liegen und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO für die europäische Muttergesellschaft möglich ist. Klären Sie auch die Anbindung an Ihr ERP, die FAQ nennt keine Systeme namentlich.

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