Expensify KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (Oktober 2026)

Expensify ist eine Spesensoftware für kleine und mittlere Unternehmen. Sie erfasst Belege mit SmartScan, steuert Abrechnungen, Freigaben und Erstattungen und nutzt den KI-Assistenten Concierge, um Ausgaben zu kategorisieren und Richtlinienverstöße zu markieren.

Beschäftigte reichen Belege per App, per weitergeleiteter E-Mail oder per SMS ein, Expensify erstellt daraus Abrechnungen, die Führungskräfte freigeben und die Buchhaltung erstattet. Dazu kommen die Expensify Card, Reisebuchung und Rechnungszahlung sowie laut Startseite mehr als 45 Integrationen, etwa QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct, Xero und Workday. Für Einzelpersonen ist Expensify kostenlos. Firmen wählen zwischen dem Tarif Collect für einfache Erstattungen und Control mit erweiterten Freigaben und Anbindungen. Sitz ist Portland im US-Bundesstaat Oregon.

• Belege automatisch auslesenSmartScan liest Betrag, Datum und Händler aus einem fotografierten oder per Mail weitergeleiteten Beleg und legt den Ausgabenposten an. Beschäftigte sparen sich das Abtippen, und die Buchhaltung erhält Posten mit bereits ausgefüllten Kernfeldern.
• Ausgaben kategorisierenConcierge AI ordnet Ausgaben anhand von Beleg und Transaktionsdaten automatisch Kategorien zu. Damit entfällt ein Teil der manuellen Kontierung, die die Buchhaltung sonst vor dem Export in die Finanzbuchhaltung erledigt.
• Richtlinienverstöße markierenConcierge AI prüft Ausgaben anhand der Spesenrichtlinie und markiert Verstöße vor der Freigabe. Freigebende sehen, welche Posten Aufmerksamkeit brauchen, und weniger regelwidrige Ausgaben landen in der Erstattung. Über markierte Fälle entscheiden weiterhin die Freigebenden.

• Für Einzelpersonen kostenlos, Firmentarife laut Startseite ab 5 US-Dollar je Mitglied.
• Belege lassen sich per App, per weitergeleiteter E-Mail oder per SMS an die Nummer 47777 einreichen.
• Laut Datenschutzerklärung werden Daten europäischer Nutzer:innen auf Servern in den USA gespeichert.

Expensify hat seinen Sitz in Portland im US-Bundesstaat Oregon; Daten europäischer Nutzer:innen werden laut Datenschutzerklärung in den USA gespeichert.

Prüfen Sie den passenden Tarif: SAML-Anmeldung, ERP- und HR-Anbindungen sowie mehrstufige Freigaben gibt es laut Hilfe-Center nur in Control. Klären Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten die Datenhaltung, denn laut Datenschutzerklärung liegen Daten europäischer Nutzer:innen in den USA. Stimmen Sie außerdem ab, wie Exporte in Ihre Buchhaltung gelangen und ob die Belegarchivierung den GoBD-Aufbewahrungsfristen genügt.

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