KI-Meeting-Protokoll und DSGVO: Einwilligung, § 201 StGB und was fünf Anbieter veröffentlichen (Oktober 2026)

§ 201 StGB: Strafbar ist die unbefugte Aufnahme, und die Transkription ist faktisch eine

§ 201 Abs. 1 StGB bestraft mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder mit Geldstrafe, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt. Absatz 2 erfasst auch das unbefugte Abhören mit einem Abhörgerät. Typische Unternehmensmeetings gelten nach Wernings Papier (unten) regelmäßig als nichtöffentlich.

Ein externer Datenschutzbeauftragter, Thomas Werning, argumentiert in einem Diskussionspapier vom Oktober 2025, dass eine automatische Transkription das Gesprochene tatsächlich aufzeichnet, zumindest durch die Zwischenspeicherung des Audiosignals. Der Tatbestand sei damit grundsätzlich erfüllt, sofern die Aufnahme "unbefugt" geschieht. Befugt sei sie bei einer strafrechtlichen Einwilligung, und die könne auch konkludent sein. Das heißt, alle wissen vorab, dass und wie mitgeschrieben wird, und nehmen trotzdem teil. Die Hürde liege niedriger als bei der Einwilligung nach Art. 7 DSGVO. Ob eine saubere Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO allein als Befugnis reicht, nennt er eine offene Diskussion und rät Unternehmen trotzdem, alle Vorsichtsmaßnahmen zu treffen.

In Österreich regelt § 120 StGB den Missbrauch von Tonaufnahmegeräten. Wer ohne Einverständnis des Sprechenden eine Tonaufnahme einer nicht öffentlichen Äußerung einem Dritten zugänglich macht, für den sie nicht bestimmt ist, oder sie veröffentlicht, wird wie bei der Aufnahme selbst bestraft (bis zu einem Jahr oder bis zu 720 Tagessätze). Das betrifft das Weiterleiten von Aufnahmen. Die Schweiz habe ich nicht geprüft.

Was das für Sie heißt: Informieren Sie vorab, geben Sie Teilnehmenden die Möglichkeit auszusteigen, und leiten Sie Aufnahmen und Transkripte nicht ungefragt weiter. Ein Hinweis zu Beginn reicht nach dieser Lesart nur, wenn er klar ist und wirklich vor dem Start kommt.

Belege: [1][2][3]

Das US-Verfahren gegen Otter.ai fragt, ob ein Anbieter nur Werkzeug oder auch Mithörer ist

Warum ein amerikanischer Fall für DACH-Unternehmen zählt. Sobald eine Person aus Kalifornien im Meeting sitzt, gilt für sie dortiges Recht. Kalifornien verlangt für die Aufnahme vertraulicher Gespräche die Einwilligung aller Beteiligten (Penal Code § 632), Washington und Florida ebenso. Auf Bundesebene genügt die Einwilligung einer Partei (18 U.S.C. § 2511(2)(d)).

Das Verfahren heißt In re Otter.AI Privacy Litigation (N.D. Cal., Az. 5:25-cv-06911). Sieben Klagende aus Kalifornien, Illinois und Washington sagen, der Otter Notetaker sei als stiller Teilnehmer in ihre Meetings gekommen, habe ohne Einwilligung aller aufgenommen und die Inhalte zum Training behalten. Am 13. August 2026 gab das Gericht (Eumi K. Lee) dem Antrag von Otter.ai auf Abweisung nur teilweise statt. Der Vorwurf des Abhörens nach Bundesrecht, der Anspruch nach dem kalifornischen Privacy Act und zwei Ansprüche zu Stimmabdrücken in Illinois laufen weiter.

Für Käufer zählt die Begründung. Ein Anbieter, der nur das Werkzeug seines Kunden ist, gilt nicht als dritter Mithörer. Die Klagenden behaupten aber, Otter speichere die Gespräche zusätzlich und nutze sie für die eigenen Modelle. Dann, so das Gericht sinngemäß, könnten Softwareanbieter als Dritte gelten, die mithören. Einige Ansprüche scheiterten: Zwei kalifornische Klagende hatten ihre Meetings nur als privat oder sensibel beschrieben, und auch der Anspruch aus Washington wurde abgewiesen, jeweils mit Möglichkeit zur Nachbesserung. Der Anspruch nach § 632 blieb nur für den Kläger, der ein Gespräch mit einer medizinischen Fachkraft schilderte.

Am 17. September 2026 hat Otter geantwortet. Das Unternehmen bestreitet die Kernvorwürfe und beruft sich unter anderem darauf, dass alles mit Wissen oder Einwilligung der Klagenden geschah. Entschieden ist in der Sache nichts. Beschluss und Antwort habe ich als Kopien der Gerichtsakte auf CourtListener gelesen.

Was das für Sie heißt: Je mehr ein Anbieter Transkripte für sich selbst verwertet, desto schwächer wird das Argument, er sei nur Ihr Werkzeug. Lesen Sie deshalb zuerst die Zeile zum Training.

Belege: [4][5][6][7][8][9]

Alle fünf Anbieter legen die Einwilligungspflicht in Ihre Hände

Otter schreibt in den AGB vom 19. September 2025, Sie seien allein verantwortlich dafür, Hinweise zu geben und Einwilligungen einzuholen. tl;dv macht Sie in den Bedingungen vom 18. Mai 2026 dafür verantwortlich, vor Aufnahmebeginn die Einwilligung aller Teilnehmenden einzuholen. Bei Notta (AGB vom 2. September 2026) und Tactiq (AGB, zuletzt geändert am 6. Juni 2019) steht sinngemäß, dass Sie die Gesetze beachten und die Teilnehmenden informieren müssen. jamie schreibt in der Datenschutzerklärung vom 15. September 2026, Sie seien dafür zuständig, die anderen Teilnehmenden zu informieren, wie das für Sie geltende Recht es verlangt.

Was das für Sie heißt: Kein Anbieter übernimmt die rechtliche Pflicht. Hinweis-Funktionen erleichtern Ihnen die Arbeit, aber in keinen Bedingungen steht, dass das Tool sie für Sie erledigt. Die Tabelle zeigt, was ich außerdem verglichen habe.

Belege: [10][11][12][13][14][15][16][17][18]

Hinweise an die Teilnehmenden: die Werkzeuge unterscheiden sich stärker als die Bedingungen

tl;dv bietet eine Einwilligungsseite. Ist sie aktiv, ersetzt tl;dv den Meeting-Link im Kalender durch einen Einwilligungslink, Teilnehmende entscheiden, ob aufgenommen werden darf, und eine Ablehnung stoppt die Aufnahme dieses Meetings endgültig. Sie wirkt nur bei Kalenderterminen, die automatisch aufgenommen werden, und die einladende Person wird nicht gefragt.

Tactiq schickt beim Start der Transkription eine Nachricht in den Meeting-Chat. In der Hilfe steht, wie Nutzer sie abschalten und wie Enterprise-Admins sie für das ganze Team erzwingen (Artikel vom 19. Februar 2026).

jamie nimmt auf Ihrem Gerät auf. Auf der Sicherheitsseite steht, dass kein Bot beitritt, niemand eine dritte Partei im Meeting sieht und keine Kalendereinladung rausgeht. Das schützt die Privatsphäre der Gastgeberin, überlässt aber den Hinweis ganz Ihnen, weil sonst nichts die anderen informiert.

Bei Otter und Notta habe ich Hinweis-Einstellungen in Suchergebnissen gesehen, aber beide Hilfecenter zeigten mir eine Sicherheitsabfrage. Die habe ich nicht umgangen und bewerte deshalb keine ihrer Hinweis-Funktionen.

Belege: [19][20][21][22]

Training und Speicherdauer: Otter sagt ja, drei sagen nein, Notta schweigt

Otters Datenschutzerklärung (gültig ab 16. Juni 2026) nennt als Zweck das Training der eigenen KI auf de-identifizierten Aufnahmen und auf Transkripten. Die Sicherheitsseite ergänzt, dass das automatisch läuft, Menschen die Daten nicht prüfen und die KI-Dienstleister nicht mit Kundendaten trainieren dürfen.

tl;dv schließt in der Erklärung vom 9. September 2026 aus, Kundeninhalte zum Training oder Feinabstimmen von Modellen zu nutzen, weder für sich noch für Dritte. jamie sagt dasselbe in der Fassung vom 15. September 2026 und dehnt es auf seine Modellanbieter aus. Bei Tactiq steht im Hilfeartikel vom 24. Juli 2026, dass der Modellanbieter eingereichte Daten nicht zum Training nutzt. Nottas Erklärung nimmt Daten aus Google-Workspace-Schnittstellen vom Training aus und sagt nichts zu Ton und Transkripten aus Gesprächen.

Bei der Speicherdauer unterscheiden sich die Anbieter. Bei tl;dv bleiben Aufnahmen und Transkripte im Gratis-Tarif 3 Monate und im bezahlten Tarif bis zur Kontolöschung. Die E-Mail-Adressen von Teilnehmenden ohne Konto speichert tl;dv 5 Jahre oder bis zur Löschanfrage. jamie löscht das Audio nach der Transkription und hält Text bis zu Ihrer Löschung. Bei Otter leert sich der Papierkorb nach 30 Tagen. Tactiq archiviert gelöschte Meetings 30 Tage, und Admins im Business- und Enterprise-Tarif können 6 bis 60 Monate einstellen. Bei Notta habe ich auf Bedingungen, Datenschutz- und Sicherheitsseite keine Frist gefunden.

Bei zwei Profilen in unserem Verzeichnis habe ich Angaben korrigiert. Tactiqs Privacy Center nennt "OpenAI's enterprise API" als KI-Anbieter, unser Profil folgte dem, und der spätere Hilfeartikel nennt Microsoft Azure OpenAI. Unser tl;dv-Profil sagte, alle Rechenzentren lägen in Europa; die Erklärung sagt, die Daten würden überwiegend in der EU gehostet, und Teile von Transkripten könnten in den USA verarbeitet werden, wenn Nutzer diesen KI-Hosting-Ort wählen.

Was das für Sie heißt: Art. 13 Abs. 2 Buchst. a DSGVO verlangt, dass Sie Betroffenen die Speicherdauer oder deren Kriterien nennen. Ohne eine Frist des Anbieters und eine eigene Löschregel können Sie das nicht. Fragen Sie jeden Anbieter schriftlich, ob er und sein Modellanbieter auf Ton und Transkripten trainieren; steht es nicht in der Erklärung, gilt die Antwort als unbekannt.

Belege: [16][23][15][14][24][25][26][27][28]

Betriebsrat und Stimmprofile: was Personalabteilungen beachten müssen

§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei "Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen". Ein Protokoll-Tool, das Aussagen Personen zuordnet, kann darunter fallen. Wie das in der Praxis abläuft, beschreibt unser Beitrag zu KI und Betriebsrat.

Bei Stimmprofilen gilt eine weitere Regel. Art. 9 Abs. 1 DSGVO untersagt die Verarbeitung biometrischer Daten zur eindeutigen Identifizierung einer Person, soweit keine Ausnahme greift. jamie behandelt seine Funktion Speaker Memory in der Datenschutzerklärung als biometrisch und stützt sie auf eine ausdrückliche Einwilligung; Otter führt Speaker Identification und biometrische Informationen unter den verarbeiteten Daten auf. Der baden-württembergische Landesdatenschutzbeauftragte hat im Juni 2026 für Gemeinderäte geschrieben, KI-Transkription sei nicht biometrisch, solange die Stimme nur zu Text wird und die Sprechertrennung vorübergehend bleibt, ohne dauerhaftes Profil und ohne Namenszuordnung.

Derselbe Leitfaden rät zu besonderer Zurückhaltung, wenn Personalsachen besprochen werden; die KI-Transkription solcher Inhalte sei regelmäßig nicht von den Rechtsgrundlagen für das Sitzungsprotokoll gedeckt. Das gilt dort für Kommunen, nicht für Unternehmen. Für Bewerbungs- und Personalgespräche sehe ich darin trotzdem ein Warnsignal.

Belege: [29][30][14][16][31]

DSGVO: Rechtsgrundlage, Information und Vertrag

Die DSGVO verlangt nicht für jede Aufnahme eine Einwilligung. Art. 6 Abs. 1 nennt mehrere Rechtsgrundlagen, darunter die Einwilligung (Buchst. a) und das berechtigte Interesse (Buchst. f). Pflicht sind in jedem Fall die Information über Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer nach Art. 13 und ein bindender Vertrag mit dem Anbieter als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 Abs. 3. Die Auswahl der Rechtsgrundlage im Beschäftigungsverhältnis erläutert unser Meeting-Protokoll-Vergleich.

Beim Vertrag liegen die Anbieter auseinander. In Otters AGB steht ein Anhang zur Auftragsverarbeitung mit Standardvertragsklauseln, und jamie schreibt, die Auftragsverarbeitung sei Teil jedes Kundenvertrags. tl;dv stützt die Verarbeitung von Transkriptausschnitten in den USA auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Für Notta und Tactiq habe ich auf den gelesenen Seiten keine Auftragsverarbeitung gefunden.

Belege: [32][33][10][14][15]

Was ich vor dem Einschalten regeln würde

Hinweis in die Einladung, Ansage zu Beginn, ein klares Ja von externen Gästen und bei Themen wie Gesundheit, Geld oder Personal. Training, Stimmprofile und Speicherdauer stellen Sie vor der ersten Aufnahme ein, nicht danach.

Selbsttest und Checkliste unten machen daraus Schritte. Bei geregelten Themen wie Personalgesprächen sprechen Sie mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten und dem Betriebsrat.

Belege: [29][33]