KI-Meeting-Protokoll: 9 Tools im Vergleich, mit Preisen, Datenhaltung und Einwilligung (Oktober 2026)

KI-Meeting-Protokoll: was die Tools tun und was unser Verzeichnis zeigt

Drei Bauarten stehen auf dieser Liste. Meeting-Assistenten wie jamie, tl;dv, Otter.ai und Notta nehmen Meetings auf und liefern Protokoll, Aufgaben und eine Suche über alle Gespräche. Sie treten entweder als Bot bei oder laufen auf Ihrem Gerät. Plattformen wie meinGPT und Notion haben Meeting-Notizen als Funktion neben Chat, Dokumenten und Datenbanken. Transkriptionsdienste wie Happy Scribe und Amberscript schreiben vorhandene Aufnahmen auf, Happy Scribe hat zusätzlich einen Notetaker.

Unser Verzeichnis führt in der Nische Meeting-Assistenten 13 Tools. 3 davon haben ihren Sitz in Deutschland, 2 eine deutsche Oberfläche. 6 können Daten in der EU halten. 9 bieten einen Gratis-Tarif und 4 einen Gratis-Test. Daneben führt die Nische Transkription 17 und die Nische Chat für Unternehmen 11 Tools, aus denen wir Happy Scribe, Amberscript und meinGPT übernommen haben.

Der Markt ist international, aber die Rechtslage in Deutschland ist besonders streng. Das Strafrecht schützt das nichtöffentlich gesprochene Wort, die DSGVO verlangt eine Rechtsgrundlage, und der Betriebsrat redet mit. Deshalb fragen wir bei jedem Tool nach Aufnahmeart, Speicherort, Modellanbieter und Vertrag, nicht nur nach dem Preis.

Belege: [1]

Alle neun Tools im Vergleich: Preis, Gratis-Angebot, Aufnahme, Datenhaltung

Die Tabelle zeigt die neun Tools in der Reihenfolge unserer Bewertung. Die Kacheln darunter sortieren sie nach der Aufnahmeart und danach, ob der Anbieter Europa oder Deutschland als Speicherort nennt.

Alle neun Anbieter nennen Beträge für ihre Standardtarife: jamie, tl;dv, Tactiq, Happy Scribe, Notion und meinGPT in Euro, Otter.ai und Notta in US-Dollar. Amberscript nennt Euro-Preise für Transkriptionsstunden. Ob die Preise netto oder brutto gelten, steht bei keinem Anbieter. Rabattaktionen haben wir nicht eingerechnet, die Preise gelten bei jährlicher Zahlung, wo nicht anders vermerkt. Die Wechselkurse rechnen wir nicht um, weil Anbieter in US-Dollar oft zusätzlich Steuern ausweisen.

Belege: [2][3][4][5][6][7][8][9][10][1]

So haben wir gereiht

Jedes Tool erhält für fünf Kriterien je 0 bis 2 Punkte, alle zählen gleich, höchstens sind 10 Punkte möglich. Passung: 2 Punkte, wenn der Anbieter KI-Zusammenfassung und Transkript für Meetings als allgemein verfügbare Funktion beschreibt. Einen Punkt gibt es für ein Nebenprodukt oder kaum beschriebene Funktionen. Hinweise auf Beta oder spätere Verfügbarkeit zählen nicht.

Belege: Wir stellen sechs Fragen. Was kostet es? Gibt es etwas gratis? Wo liegen die Daten? Welcher Modellanbieter steht hinter der KI? Wird mit Ihren Daten trainiert? Nimmt das Tool mit Bot, ohne Bot oder per Upload auf? Bei 5 oder 6 beantworteten Fragen gibt es 2 Punkte, bei 3 oder 4 einen Punkt. Preis-Transparenz: 2 Punkte für veröffentlichte Beträge aller Standardtarife, 1 Punkt für einen Teil, 0 ohne Betrag.

Datenhaltung: 2 Punkte, wenn Europa oder Deutschland als Speicherort der Standardtarife und als Ort der Verarbeitung genannt sind. Einen Punkt gibt es für Europa nur im höchsten Tarif oder bei offener Region der KI. Ohne Angabe gibt es 0. Nachweise: 2 Punkte für ein genanntes Zertifikat und einen Auftragsverarbeitungsvertrag oder ein Trust Center für die Standardtarife, 1 Punkt für eines von beiden. Bei Gleichstand entscheiden die Passung, dann die Zahl beantworteter Fragen, dann der Alphabetsplatz.

Die Reihung misst, was Sie vor einem Test prüfen können. Sie sagt nichts über die Genauigkeit der Transkripte, über Dialekte oder darüber, wie gut die Zusammenfassungen im Alltag sind.

Belege: [1]

1. jamie: ohne Bot auf dem Gerät, Daten im EWR, Preise bis Pro offen

jamie ist ein Meeting-Assistent der wespond UG aus Rösrath. Nach Anbieterangabe läuft er direkt auf dem Gerät und verlangt keinen Bot im Meeting. Er arbeitet mit Zoom, Teams, Google Meet und anderen Plattformen sowie bei Gesprächen vor Ort. Notizen und Transkripte gibt es in 99 und mehr Sprachen. Dazu kommen Aufgabenerkennung, Sprecherzuordnung und die Chatfunktion Ask Jamie über alle Meetings.

Der Gratis-Tarif enthält 10 KI-Notizen im Monat und Meetings bis 30 Minuten. Plus kostet 21 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung (20 KI-Notizen, Meetings bis 2 Stunden), Pro 39 Euro (unbegrenzt, bis 5 Stunden), Team 33 Euro. Jahreszahlung spart laut Seite 17 Prozent. Anbindungen an Salesforce, HubSpot und Asana beginnen bei Pro, der Enterprise-Tarif ist auf Anfrage.

Die Sicherheitsseite nennt Speicherung und Verarbeitung im EWR, in der Schweiz und im Vereinigten Königreich. Ein Training mit Ihren Daten schließt jamie für sich und seine Modellanbieter aus. Das Audio wird nach der Transkription gelöscht, Aufbewahrungsregeln lassen sich festlegen. ISO 27001 nennt der Anbieter als zertifiziert, SOC 2 Typ II als in Prüfung.

Die Grenzen: Die Modellanbieter nennen die gelesenen Seiten nicht. Sie stehen laut Dokumentation im Trust Center, das sich ohne JavaScript nicht lesen ließ. Der Auftragsverarbeitungsvertrag liegt laut Dokumentation für Administratoren zum Prüfen und Unterzeichnen bereit. Eine deutsche Oberfläche gibt unser Verzeichnis nicht an. Wo der Gratis-Tarif endet, entscheidet die Meetinglänge: 30 Minuten sind für Teammeetings knapp.

Belege: [2][11][12][13][14]

2. meinGPT: Meeting-App in einer Plattform aus Deutschland, Hosting bei Hetzner

meinGPT ist die KI-Plattform der SelectCode GmbH aus Unterhaching. Chat, Assistenten und Workflows stehen neben einer Meeting-App. Sie bietet fünf Wege, ein Meeting anzulegen: einen Bot einladen, live aufnehmen, Audio oder Video hochladen, ein Transkript hochladen oder Text einfügen. Der Bot unterstützt Google Meet, Microsoft Teams und Zoom. Wählbar sind Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch, dazu ein Vokabular für Namen und Abkürzungen und drei Längen der Zusammenfassung.

Die Plattform kostet je Person und Monat 18 Euro bis 50 Personen, dann 13,50 Euro bis 100, 9,90 Euro bis 250 und 7,20 Euro bis 500. Darüber sind es 5,40 Euro. Die angezeigten Preise enthalten bereits 10 Prozent Jahresrabatt, bei monatlicher Zahlung kostet es entsprechend mehr. Das Modellbudget wird getrennt abgerechnet, fest mit 9 Euro je Person oder aus einem gemeinsamen Pool. Der Meeting-Bot kostet 0,80 Euro je Audiostunde. Ein Gratis-Test ist möglich, die Dauer nennt die Seite nicht.

Plattform und Datenlayer laufen nach Anbieterangabe bei Hetzner in deutschen Rechenzentren. Führende Modelle stehen über EU-gehostete Varianten bereit, europäische Open-Source-Modelle laufen auf deutscher Infrastruktur, und ein Privacy Filter maskiert sensible Daten vor dem Aufruf eines Modellanbieters. Die Seite nennt ISO 27001:2022, AES-256 bei der Speicherung und TLS 1.3 bei der Übertragung. Im Fuß der Startseite steht ein Link AVV.

Die Grenzen: Das Zertifikat selbst haben wir nicht gesehen. Zum Training mit Kundendaten fanden wir keine Aussage. Die Meeting-App ist ein Teil einer Plattform, die Sie für alle Beschäftigten lizenzieren, das lohnt sich vor allem, wenn Sie auch Chat und Assistenten wollen. Das Modellbudget kommt zum Lizenzpreis hinzu. Der Governance-Zusatz für 1,35 Euro je Person enthält laut Preisseite Entra ID, SCIM, Richtlinien und eine Vereinbarung nach § 203 StGB.

Belege: [3][15][16]

3. Notion: Meeting-Notizen ab Business, ohne Bot, EU-Daten nur im Enterprise-Tarif

Notion ist eine Plattform für Dokumente, Datenbanken und Projekte. Die KI-Meeting-Notizen schreiben ein Gespräch mit, fassen es zusammen und erkennen Aufgaben. Auf dem Desktop nimmt Notion Mikrofon und Systemton auf, ein Bot tritt dem Meeting nicht bei. Zusammenfassungen lassen sich nach Meetingtyp strukturieren, und eigene Anweisungen können Sie teilen. Audiodateien in den Formaten AAC, M4A, MP3 und WAV lassen sich hochladen.

Die Preisseite nennt in Euro 9,50 für Plus und 19,50 für Business je Mitglied und Monat und spart bei jährlicher Zahlung bis zu 20 Prozent. Laut Hilfeseite brauchen Sie für die Meeting-Notizen Business oder Enterprise. Free und Plus zeigen die Funktion nur als begrenzte Testversion. Custom Agents laufen nach dem Test mit Notion-Credits für 10 US-Dollar je 1.000 Credits im Monat.

Notion bringt Hinweise zur Einwilligung mit. Wer Start transcribing wählt, bestätigt nach Hilfeseite, dass alle Teilnehmenden zugestimmt haben. Notion kann eine Einwilligungsansage vorlesen, und Workspace-Inhaber können sie für alle erzwingen. Standardmäßig sind Notizen privat. Im Enterprise-Tarif löschen Admins Transkripte nach einem Zeitplan. Zertifikate laut Sicherheitsseite: SOC 2 Typ 2, ISO 27001, 27701, 27017 und 27018 sowie BSI C5. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil der Vertragsunterlagen.

Die Grenzen: Datenresidenz in Frankfurt mit Irland als Backup gibt es nur im Enterprise-Tarif, und die Seite dazu nennt die Region der KI-Verarbeitung nicht. Notion nennt als Modellanbieter eigene gehostete Modelle sowie Anthropic und OpenAI, im Enterprise-Tarif mit Zero Data Retention, sonst bis zu 30 Tage Speicherung beim Anbieter. Training mit Kundendaten schließt Notion aus. In Gruppenmeetings sind Sprecherlabels begrenzt, im Browser nimmt Notion nur das Mikrofon auf.

Belege: [4][17][18][19][20]

4. tl;dv: Gratis-Tarif mit Grenzen, Rechenzentren in Europa, Anthropic als KI-Partner

tl;dv gehört der Tldx Solutions GmbH in Aachen. Das Tool transkribiert Meetings auf Google Meet, Zoom und Microsoft Teams in über 30 Sprachen, fasst sie zusammen und zieht Aufgaben heraus. Zusammenfassungen lassen sich in Formaten wie MEDDIC anlegen, Berichte werten viele Meetings aus, und Ergebnisse gehen an CRM und Workflows. Die Startseite wirbt mit No bot required, ohne den Aufnahmeweg näher zu beschreiben.

Die Preisseite nennt Euro-Preise: Pro 18 Euro bei jährlicher Zahlung (29 Euro monatlich), Business 29 Euro (39 Euro monatlich), je Platz. Der Gratis-Tarif hat kein Zeitlimit, aber Grenzen. Laut Hilfecenter erhalten die ersten 10 Meetings eine KI-Zusammenfassung des ganzen Gesprächs, danach nur der Beginn von 10 Minuten. Dazu kommen 10 KI-Berichte und 10 KI-Prompts, Aufnahmen bleiben 3 Monate, Meetings dauern höchstens 3 Stunden.

Nach Anbieterangabe liegen alle Rechenzentren in Europa, genannt werden Wasabi, Google Cloud und Hetzner. Als KI-Partner nennt tl;dv Anthropic. Metadaten würden anonymisiert, Meetings in kleinen Stücken in zufälliger Reihenfolge verarbeitet, und kein Kundendatum trainiere die KI. Die Seite nennt SOC 2 Typ II, der Bericht ist im Trust Center auf Anfrage erhältlich, und die Datenschutzerklärung benennt die Tldx Solutions GmbH als Verantwortliche.

Die Grenzen: Ob Anthropic in der EU verarbeitet, nennt die Seite nicht. Wir fanden keinen öffentlichen Auftragsverarbeitungsvertrag. Den Gratis-Tarif sollten Sie als Test verstehen, denn die Zusammenfassungen der ersten 10 Meetings sind danach stark verkürzt. Die Aussage No bot required ist eine Eigenangabe, die Hilfeseite zum Aufnahmeweg haben wir nicht gelesen.

Belege: [5][21][22][23][24]

5. Happy Scribe: EU-Rechenzentrum, 150 Sprachen, optional menschliche Transkripte

Happy Scribe ist ein Transkriptionsdienst mit eigenem KI-Notetaker. Er tritt Meetings auf Zoom, Google Meet und Teams aus dem Kalender bei, eine Mobile-App nimmt ohne Bot auf. Die Seite nennt über 150 Sprachen für Transkription, Untertitel und Übersetzung. Wer ein fehlerfreies Ergebnis braucht, bestellt menschlich erstellte Transkripte mit über 99 Prozent Genauigkeit. Eine Desktop-App ohne Bot ist als coming soon angekündigt, wir haben sie nicht gewertet.

Die Preise in Euro: Basic kostet 17 Euro monatlich oder 8,50 Euro bei jährlicher Zahlung, mit 1 Platz und 120 KI-Minuten im Monat. Pro kostet 29 oder 19 Euro mit 3 Plätzen und 600 Minuten. Business kostet 89 oder 59 Euro mit 5 Plätzen und 6.000 Minuten. Zusatzminuten kosten 0,20 Euro. Der Gratis-Tarif erlaubt 10 Minuten KI-Transkription als Test. Menschliche Transkripte beginnen bei 1,75 Euro je Minute, im Business-Tarif bei 1,66 Euro.

Das Rechenzentrum liegt nach Anbieterangabe in der EU, die Startseite spricht von Speicherung und Verarbeitung in der EU und einem Auftragsverarbeitungsvertrag für jede Kundin und jeden Kunden. Die Sicherheitsseite nennt SOC 2 Typ 2 und ISO 27001 für das Rechenzentrum sowie DSGVO-Konformität.

Die Grenzen: Welche KI-Dienstleister den Notetaker betreiben und ob mit Ihren Daten trainiert wird, beantworten die gelesenen Seiten nicht. Der Plattformpreis gilt für 1, 3 oder 5 Plätze, darüber beginnt Enterprise. Die Unternehmensfunktionen des Notetakers sind jünger als der Kern der Transkription.

Belege: [6][25][26]

6. Tactiq: Mitschrift im Browser ohne Bot, Auftragsverarbeitungsvertrag erst im Enterprise-Tarif

Tactiq ist eine Browser-Erweiterung aus Sydney, die Zoom, Google Meet und Microsoft Teams live mitschreibt. Nach Anbieterangabe nimmt kein KI-Bot am Meeting teil, und der Dienst zeichnet das Audio nicht auf und speichert es nicht. Das Transkript entsteht in Echtzeit als Text. Tactiq unterstützt über 60 Sprachen, schreibt Zusammenfassungen und Aufgaben, beantwortet Fragen an die KI und bietet eigene Prompts und Workflows.

Die Preise in Euro gelten bei jährlicher Zahlung je Nutzer:in und Monat. Free kostet 0 Euro mit 5 KI-Credits und 10 Transkripten, Pro 6,67 Euro mit 10 Credits. Team kostet 13,33 Euro für 1 bis 20 Nutzer:innen, Business 25,50 Euro für 20 bis 200 mit SAML-SSO und erweiterter Datenaufbewahrung. Enterprise ab 200 Nutzer:innen ist auf Anfrage und führt als einziger Tarif einen kuratierten Auftragsverarbeitungsvertrag.

Als KI nennt Tactiq die GPT-Modelle von Microsoft Azure OpenAI. Nach der Hilfeseite fließen Daten nicht ins Modelltraining, und eine Vereinbarung mit Microsoft schaltet die Protokollierung der Inhalte ab. SOC 2 Typ II, ISO 27001, DSGVO und HIPAA nennt die Startseite als Eigenangabe. Gespeichert wird laut Datenschutzerklärung in Google Cloud.

Die Grenzen: Die Region der Speicherung und der KI-Verarbeitung bleibt offen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag steht nach der Preisseite erst ab 200 Nutzer:innen im Plan, für kleinere Teams müssen Sie nachfragen. Die GDD wertet die Zwischenspeicherung des Audiosignals als Aufnahme im Sinne von § 201 StGB. Ob Ihr Einsatz mit einem reinen Textmitschnitt davon abweicht, klärt Ihre Rechtsberatung.

Belege: [7][27][28][29][30]

7. Otter.ai: 300 Gratis-Minuten, Preise in US-Dollar, keine Region genannt

Otter.ai ist ein US-Meeting-Assistent. Der Agent OtterPilot tritt Zoom, Microsoft Teams und Google Meet bei und schreibt Notizen. Daneben nimmt eine Desktop-App für Mac und Windows ohne Bot auf, dazu kommen Mobile-Apps, eine Chrome-Erweiterung und der Import von Audio- und Videodateien. Die KI liefert Zusammenfassungen mit Aufgaben, einen Chat über einzelne und mehrere Meetings und Workflows, die Ergebnisse an Salesforce und HubSpot übergeben. Die Transkription läuft laut Preisseite auf Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch, Japanisch und Chinesisch.

Die Preise nennt Otter.ai in US-Dollar. Basic ist gratis mit 300 Minuten im Monat, höchstens 30 Minuten je Gespräch und 3 Dateiimporten. Pro kostet 8,33 US-Dollar je Nutzer:in und Monat bei jährlicher Zahlung (monatlich 16,99), mit 1.200 Minuten und 90 Minuten je Gespräch. Business kostet 19,99 US-Dollar bei jährlicher Zahlung (monatlich 30) mit unbegrenzten Meetings bis 4 Stunden. Enterprise ist auf Anfrage, SSO setzt mindestens 100 Lizenzen voraus.

Auf der Sicherheitsseite nennt Otter.ai SOC 2 Typ 2, Verschlüsselung in S3 bei AWS und Sicherheitsrichtlinien nach dem Rahmen ISO 27001/2. Mit Kundendaten würden die Modelle der KI-Dienstleister nicht trainiert, Inhalte im Papierkorb löscht Otter.ai nach 30 Tagen.

Die Grenzen: Eine Region oder eine EU-Datenresidenz nennt die Seite nicht, und die Modellanbieter bleiben ungenannt. Einen öffentlichen Auftragsverarbeitungsvertrag konnten wir nicht lesen, die Seite dazu ließ sich ohne JavaScript nicht lesen. Die Seite beschreibt die ISO-Normen als Rahmen der Richtlinien, ein Zertifikat nennt sie dafür nicht. Für Unternehmen mit der Vorgabe EU-Daten ist das ohne Rückfrage kein Kandidat.

Belege: [8][31][32]

8. Notta: 58 Sprachen, Preise in US-Dollar, Gratis-Tarif nur 3 Minuten je Gespräch

Notta wird für Nutzer außerhalb Japans von der NOTTA PTE. LTD. in Singapur betrieben, nach den Nutzungsbedingungen gilt dann singapurisches Recht. Die Startseite beschreibt einen Bot, der Anrufen beitritt, Aufnahme ohne Bot auf dem Gerät, Bildschirmaufnahme und den Import von Audio, Video und YouTube-Links. Es gibt Web-, Mobil- und Desktop-Apps und eine Chrome-Erweiterung, die Anbindung läuft an Zoom, Google Meet, Teams und Webex. Notta nennt 58 Sprachen für Transkription und Übersetzung.

Die KI-Funktionen: Zusammenfassungen mit Aufgaben, Notta Brain für Fragen über mehrere Meetings und für Dokumente, Folge-E-Mails und Infografiken. Die Preise in US-Dollar: Gratis mit 120 Minuten im Monat, höchstens 3 Minuten je Gespräch und 10 KI-Zusammenfassungen. Pro 8,17 US-Dollar bei jährlicher Zahlung (monatlich 13,61) mit 1.800 Minuten, Business 16,67 (monatlich 27,78) ohne Minutenlimit, Enterprise ab 51 Plätzen auf Anfrage. Übersetzung ist ein Zusatz ab 6 US-Dollar im Monat, Notta Brain kostet 93,59 US-Dollar im Jahr.

Die Sicherheitsseite nennt SOC 2 Typ II, DSGVO, CCPA und HIPAA, Verschlüsselung mit TLS 1.2 und AES-256 und eine Software auf AWS ohne Angabe einer Region. Die Startseite nennt ISO 27001 neben SOC 2, die Sicherheitsseite beschreibt es als Richtlinie, der Notta folgt, und nennt ein Zertifikat nur für SOC 2 Typ II.

Die Grenzen: Region, Modellanbieter und Training mit Kundendaten bleiben offen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag fanden wir nicht. Der Gratis-Tarif eignet sich nur zum Antesten, denn 3 Minuten je Gespräch genügen für kein Meeting. Den Betreiber und das anwendbare Recht, in Singapur, prüfen Sie vor einem Einsatz mit Beschäftigtendaten.

Belege: [9][33][34][35]

9. Amberscript: Transkription für Aufnahmen, EU-Server, der Meeting-Assistent Amber Notes ist neu

Amberscript ist ein Transkriptions- und Untertiteldienst. Maschinelle Transkripte gibt es in über 90 Sprachen, menschlich geprüfte in über 18. Neu ist Amber Notes, ein KI-Notetaker, der Meetings aufnehmen, transkribieren und zusammenfassen soll und unter der Adresse ambernotes.eu mit dem Zusatz Built for Europe auftritt. Mehr als diese Beschreibung konnten wir dort nicht lesen, die Seite lädt ihre Inhalte per JavaScript.

Die Preise in Euro für maschinelle Transkripte im Monatsabo: Starter 19 Euro mit 5 Stunden, Pro 29 Euro mit 10 Stunden, Power 49 Euro mit 25 Stunden. Bei jährlicher Zahlung kosten sie 190, 290 und 490 Euro im Jahr. Einzelne Stunden kosten von 10 bis 6 Euro je Stunde, abhängig von der Menge. Menschliche Transkripte beginnen bei 1,85 Euro je Minute, menschliche Untertitel bei 4,40 Euro. Ein Gratis-Test steht auf der Preisseite nicht.

Amberscript nennt ISO 27001 und ISO 9001 sowie DSGVO-Konformität mit Speicherung auf EU-Servern. Die Angaben gelten für den Dienst insgesamt, für Amber Notes haben wir sie nicht bestätigt.

Die Grenzen: Wer Meetings automatisch protokollieren will, findet bei Amberscript heute das stärkere Angebot für Aufnahmen als für laufende Meetings. Zu Aufnahmeart, Plattformen, Sprachen, Modellanbieter und Training von Amber Notes liefern die geprüften Seiten nichts. Deshalb steht Amberscript am Ende der Reihung. Es ist eine Option, wenn Sie vor allem Interviews oder Gremiensitzungen vom Band abtippen lassen.

Belege: [10][36][37]

Wohin Audio und Text gehen: Speicherort und Modellanbieter

Ein Gesprächsprotokoll enthält Stimmen, Namen und oft Vertrauliches. Deshalb fragen wir zwei Dinge getrennt: Wo liegen Audio und Text, und wer erzeugt die Zusammenfassung. Europa oder Deutschland als Speicherort nennen vier der neun Anbieter für ihre Standardtarife: jamie, meinGPT, tl;dv und Happy Scribe. Amberscript nennt EU-Server für sein Hauptprodukt. Notion bietet die EU nur im Enterprise-Tarif an.

Tactiq, Otter.ai und Notta nennen keine Region. Bei Tactiq, Otter.ai und Notta steht die Cloud (Google Cloud, AWS) auf der Seite, aber nicht, in welchem Land. Für Unternehmen, die EU-Daten verlangen, ist das ohne Zusage in Textform keine Grundlage.

Modellanbieter nennen tl;dv (Anthropic), Notion (Anthropic, OpenAI, eigene Modelle), Tactiq (Azure OpenAI) und meinGPT (GPT, Claude, Gemini über EU-gehostete Varianten, dazu europäische Open-Source-Modelle). Bei jamie, Happy Scribe, Otter.ai, Notta und Amberscript nennen die gelesenen Seiten keine. Ein Training mit Ihren Daten schließen jamie, tl;dv, Notion, Tactiq und Otter.ai nach eigener Angabe aus. Bei meinGPT, Happy Scribe, Notta und Amberscript fanden wir dazu nichts.

Für den Vertrag gilt: Ein Anbieter des Transkriptionsdienstes ist in der Regel Auftragsverarbeiter, dafür verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag. Heuking weist darauf hin, dass dieser Vertrag besonders auf eine Nutzung Ihrer Daten für KI-Training zu prüfen ist.

Belege: [11][15][18][19][22][25][28][29][31][33][10][38][39]

Einwilligung, Datenschutz und Betriebsrat in Deutschland

Drei Regelwerke berühren Ihre Tool-Wahl. Das erste ist das Strafrecht. Nach § 201 StGB wird mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe bestraft, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt. Auch wer eine solche Aufnahme gebraucht oder Dritten zugänglich macht, ist erfasst.

Die Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit sieht in der Zwischenspeicherung des Audiosignals durch ein Transkriptionstool regelmäßig eine Aufnahme. Ohne Einwilligung aller Beteiligten sei sie strafbar (GDD-Kurzpapier 4, Januar 2026). Strafrechtlich genüge eine konkludente Zustimmung, etwa Weiterreden nach dem Hinweis, datenschutzrechtlich brauche es eine ausdrückliche, dokumentierte Einwilligung.

Das zweite ist die DSGVO. Die Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage, und die Einschätzungen gehen auseinander. Die GDD nennt die Einwilligung als verlässlichsten Weg, weist aber auf Zweifel an der Freiwilligkeit im Arbeitsverhältnis hin. Nach dem Fachbeitrag von Heuking vom 30. April 2026 betont das BayLDA, dass die Einwilligung im Beschäftigtenkontext oft nicht trägt und das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO wichtig wird. Die Erforderlichkeit müssen Sie dann begründen.

Beide Quellen empfehlen, Teilnehmende schon in der Einladung zu informieren und einen Hinweis zu Beginn zu geben. Heuking rät, KI-Training, unnötige Speicherung und dauerhafte Aktivierung abzuschalten. Die GDD verlangt datenschutzfreundliche Voreinstellungen wie keine automatische Aufzeichnung, ein Löschkonzept und die Löschung des Audios nach dem Transkript.

Das dritte ist die Mitbestimmung. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mit. Das gilt für Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Ein Protokoll-Tool, das Aussagen einzelnen Personen zuordnet, kann dazu gehören. Die GDD rät zu einer Betriebsvereinbarung. Mehr dazu in unserem Beitrag zu KI und Betriebsrat und zur Betriebsvereinbarung KI.

Nach Heuking sind reine Transkriptionslösungen in der Regel keine Hochrisiko-KI nach der KI-Verordnung, solange sie bei Sprache zu Text bleiben. Wird die Funktion mit Bewertung der Leistung von Beschäftigten kombiniert, kann sich das ändern. Das ist keine Rechtsberatung. Klären Sie Ihren Fall mit Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat.

Belege: [40][41][30][39][38]

Welches Tool zu Ihrer Lage passt

Beginnen Sie bei der Frage, wo Ihre Daten liegen dürfen. Dürfen sie nur in Europa oder Deutschland liegen, kommen jamie, meinGPT, tl;dv und Happy Scribe in Frage, und Notion mit dem Enterprise-Tarif. Wollen Sie keinen Bot im Meeting, nennen jamie, Notion, Tactiq und tl;dv einen Weg ohne Bot. Wollen Sie Chat, Assistenten und Meetings in einer Plattform, vergleichen Sie meinGPT mit Notion.

Rechnen Sie dann mit Ihrer Nutzerzahl. Unter den Euro-Tarifen reichen die Preise je Person und Monat von 6,67 Euro bei Tactiq Pro bis 39 Euro bei jamie Pro. Zwischen den Tarifen liegt aber ein Unterschied an Leistung und Vertrag, der im Preis nicht sichtbar ist. Testen Sie jedes Tool mit einem echten Meeting auf Deutsch und klären Sie vor dem Kauf Einwilligung und Betriebsrat.

Belege: [2][3][4][5][6][7][10]

Geprüft und nicht aufgenommen

In der Nische führt unser Verzeichnis 13 Tools. Vier davon haben wir nicht gereiht, weil sie einen anderen Anwendungsfall bedienen. Fyxer AI sortiert vor allem Postfächer und Termine und schreibt Meetings als Nebenfunktion mit. Feishu und Lark sind eine Arbeitsplattform von ByteDance mit Schwerpunkt in China. Jump und Aveni schreiben Gespräche für Finanzberater mit, Jump für die USA, Aveni für Großbritannien und die dortige Aufsicht.

Bekannte Meeting-Assistenten wie Fireflies, Fathom, Granola und Read AI sowie die Zusammenfassungen von Microsoft Teams und Zoom führt unser Verzeichnis nicht mit Vollprofil. Wir haben sie deshalb nicht geprüft und nicht gereiht. Das ist kein Urteil über sie. Kommt ein Tool mit Vollprofil dazu, prüfen wir es neu.

Belege: [1]