TOPdesk KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (Oktober 2026)

TOPdesk ist eine Service-Management-Software für IT-, Facility- und HR-Servicedesks mit Tickets, Self-Service, Wissensdatenbank und Asset-Management. Die KI kategorisiert und fasst Tickets zusammen, entwirft Wissensartikel und beantwortet Fragen von Beschäftigten.

TOPdesk deckt je nach Tarif Incident-, Change-, Problem-, Vertrags- und SLA-Management ab, dazu ein Self-Service-Portal, eine Wissensdatenbank, Dashboards und Asset-Management. Das Unternehmen sitzt in Delft in den Niederlanden und hat 11 Standorte mit über 700 Beschäftigten. Laut eigenen Angaben nutzen 10 Millionen aktive Personen die SaaS-Version, der wiederkehrende Jahresumsatz lag 2024 bei 108,7 Millionen Euro. Abgerechnet wird je Operator, also je Person, die Tickets bearbeitet.

• Eingehende Tickets vorsortierenDie KI-Incident-Kategorisierung liest den Tickettext und schlägt Kategorie und Priorität vor. Im höchsten Tarif leitet die KI-Triage Tickets zusätzlich weiter, bevor sie beim Team ankommen. Der Servicedesk sortiert weniger von Hand.
• Aus gelösten Tickets Wissen machenDie KI-Wissensartikel-Erstellung macht aus einem gelösten Ticket einen Entwurf für einen Wissensartikel. So wächst die Wissensdatenbank aus echten Fällen, und eine Person prüft jeden Entwurf vor der Veröffentlichung.
• Fragen im Self-Service beantwortenTOPdesk Robin ist im Tarif Excellent enthalten. Der Assistent beantwortet Fragen von Beschäftigten im Self-Service-Portal und sucht für Bearbeitende im Ticket passende Wissensartikel. Weniger Routinefragen werden zu Tickets.

• Die Preisseite nennt Beträge je Operator und Monat und zeigt, welche KI-Funktion in welchem Tarif steckt.
• Laut TOPdesk bleiben die Daten in der Region der Kundschaft, also EU oder USA, und trainieren keine fremden Modelle.

TOPdesk hat seinen Hauptsitz in Delft in den Niederlanden, wo das Unternehmen auch gegründet wurde.

Klären Sie, welche KI-Funktionen Sie brauchen, denn die meisten gibt es erst ab Engaged und TOPdesk Robin nur in Excellent. Die KI-Seite nennt weder Modell noch Anbieter. Fordern Sie deshalb die Liste der Unterauftragsverarbeiter und einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO an. Lassen Sie sich außerdem bestätigen, dass Ihr Konto in der EU-Region liegt.

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