Entgelttransparenz-Software: was sie für die EU-Richtlinie und die US-Gesetze zu Gehaltsspannen leistet

Was die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verlangt und bis wann

Die Richtlinie wurde im Mai 2023 verabschiedet und trat im Monat darauf in Kraft, mit einer Umsetzungsfrist bis zum 7. Juni 2026. Vor der Einstellung müssen Arbeitgeber Bewerber:innen das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne nennen, in der Stellenausschreibung oder vor dem Vorstellungsgespräch. Nach dem bisherigen Gehalt dürfen sie nicht mehr fragen. Beschäftigte können Auskunft über ihre eigene Entgelthöhe verlangen und über das durchschnittliche Entgelt von Kolleg:innen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit leisten, aufgeschlüsselt nach Geschlecht. Arbeitgeber müssen binnen 2 Monaten antworten.

Außerdem müssen Arbeitgeber die Kriterien für Entgelthöhe und Entgeltentwicklung zugänglich machen. Die Mitgliedstaaten dürfen Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten vom Teil zur Entgeltentwicklung ausnehmen. Entgeltstrukturen müssen auf einer geschlechtsneutralen Arbeitsbewertung und Einstufung beruhen. Vertragsklauseln, die Beschäftigten verbieten, ihr Entgelt offenzulegen, sind untersagt.

Die Berichtspflicht beginnt bei den größten Arbeitgebern. Wer 250 oder mehr Beschäftigte hat, berichtet bis zum 7. Juni 2027 und danach jedes Jahr. Arbeitgeber mit 150 bis 249 Beschäftigten berichten zum selben Termin und danach alle 3 Jahre. Arbeitgeber mit 100 bis 149 Beschäftigten berichten bis zum 7. Juni 2031 und danach ebenfalls alle 3 Jahre. Jeder Bericht betrifft das vorangegangene Kalenderjahr. Er enthält das Entgeltgefälle als Mittelwert und als Median, das Gefälle bei variablen Bestandteilen wie Boni und den Frauen- und Männeranteil in jedem Viertel der Entgeltverteilung (Quartil).

Zeigt ein Bericht in einer Gruppe von Beschäftigten eine Lücke von mindestens 5 Prozent beim Durchschnittsentgelt, braucht es eine Begründung mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien. Sonst muss der Arbeitgeber die Lücke binnen 6 Monaten schließen. Gelingt beides nicht, folgt eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung. Wer beim Entgelt diskriminiert wurde, kann Schadensersatz verlangen. Hat ein Arbeitgeber die Transparenzpflichten missachtet, muss er beweisen, dass keine Diskriminierung vorlag. Die EU-Kommission bezifferte das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle in der EU im Juni 2026 auf 11,1 Prozent.

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Umsetzung in der EU im September 2026: 5 Länder fertig, die meisten noch im Entwurf

Nur 4 Mitgliedstaaten haben die Richtlinie fristgerecht zum 7. Juni 2026 vollständig umgesetzt: die Slowakei, Italien, Litauen und Malta. Griechenland folgte mit dem Gesetz 5316/2026, das seit dem 6. Juli 2026 in Kraft ist. Die wesentlichen Pflichten gelten dort ab dem 1. November 2026. Polen und Estland haben Teile umgesetzt, vor allem die Entgeltangaben für Bewerber:innen und das Verbot der Frage nach dem bisherigen Gehalt. Diese Regeln gelten in Polen seit dem 24. Dezember 2025 und in Estland seit dem 13. Juli 2026.

Die übrigen Staaten steckten Ende September im Entwurfsstadium oder davor. Spanien veröffentlichte am 3. August den Entwurf eines Königlichen Dekrets, Portugal am 5. August einen Gesetzentwurf der Regierung. Bulgarien brachte am 11. September einen Gesetzentwurf ins Parlament ein. In Deutschland wurde ein Kabinettsbeschluss für Oktober nur gerüchteweise erwartet. Wo es noch kein nationales Gesetz gibt, sind private Arbeitgeber in der Regel nicht an die konkreten Pflichten der Richtlinie gebunden. Gerichte können bestehendes Recht zur Entgeltgleichheit aber im Licht der Richtlinie auslegen.

Für Unternehmen, die Software kaufen, zählt das nationale Detail mehr als die Schlagzeile. Malta gibt Arbeitgebern 8 Tage für die Antwort auf eine Auskunftsanfrage statt der 2 Monate aus der Richtlinie. In Litauen berechnet die staatliche Sozialversicherung SoDRA die Kennzahlen zum Entgeltgefälle aus den Lohndaten der Arbeitgeber, berichtet wird ab dem 1. Januar 2027. Ein Tool, das nur die Standardwerte der Richtlinie abbildet, liegt in manchen Ländern falsch.

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Gehaltsspannen in den USA: welche Bundesstaaten Entgeltangaben in Stellenanzeigen verlangen

Colorados Equal Pay for Equal Work Act verpflichtet Arbeitgeber seit dem 1. Januar 2021, offene Stellen mit der Gehaltsspanne auszuschreiben. Kalifornien und Washington folgten am 1. Januar 2023 für Arbeitgeber mit 15 oder mehr Beschäftigten. Kalifornien definiert die angegebene Spanne als Schätzung nach Treu und Glauben, also als die Spanne, die der Arbeitgeber vernünftigerweise zu zahlen erwartet. Verstöße kosten zivilrechtliche Strafen von 100 bis 10.000 US-Dollar je Fall. Washington verlangt zusätzlich eine allgemeine Beschreibung der Zusatzleistungen.

Das Gesetz des Bundesstaats New York gilt seit dem 17. September 2023 für Arbeitgeber mit 4 oder mehr Beschäftigten. Es erfasst Stellen, Beförderungen und Versetzungen, die zumindest teilweise im Bundesstaat ausgeübt werden, auch Remote-Stellen, die an Vorgesetzte oder ein Büro in New York berichten. Illinois folgte am 1. Januar 2025: Arbeitgeber mit 15 oder mehr Beschäftigten müssen Entgelt und Zusatzleistungen in internen und externen Ausschreibungen angeben.

In zwei Bundesstaaten gehen die Berichtspflichten weiter. Kalifornien verlangt von privaten Arbeitgebern mit 100 oder mehr Beschäftigten jährliche Entgeltdatenberichte, zuletzt fällig am 13. Mai 2026. Illinois verlangt von Unternehmen mit 100 oder mehr Beschäftigten im Bundesstaat ein Equal Pay Registration Certificate, das alle 2 Jahre erneuert wird.

Ähnliche Regeln gibt es auch anderswo. Seit dem 1. Januar 2026 müssen Arbeitgeber in Ontario mit 25 oder mehr Beschäftigten eine erwartete Gehaltsspanne angeben, die höchstens 50.000 kanadische Dollar breit ist. Dazu kommt ein Hinweis, ob KI die Bewerbungen prüft. In Großbritannien berichten Arbeitgeber mit 250 oder mehr Beschäftigten jedes Jahr über ihr geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle.

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Was Entgelttransparenz-Software leistet: vier Aufgaben in einem Tool

Die meisten Tools dieser Kategorie erledigen vier Aufgaben: Sie bauen eine Stellenarchitektur auf, analysieren die Entgeltgleichheit, erstellen die gesetzlichen Berichte und veröffentlichen Gehaltsspannen. Die Stellenarchitektur (die geordnete Struktur aller Stellen nach Ebenen und Familien) kommt zuerst, denn jeder spätere Schritt vergleicht Entgelte innerhalb von Gruppen gleicher Arbeit.

Europäische Tools setzen oft bei der Arbeitsbewertung an. Das deutsche Tool gradar ordnet seine Stellenfamilien mit einem eigens trainierten KI-Modell externen Katalogen mit Gehaltsbenchmarks zu. Bei Paygaps.de bewertet die KI jede Stelle nach den vier Bewertungskriterien der Richtlinie. Das Gefälle je Vergleichsgruppe berechnet das Tool erst, wenn HR die Bewertungen freigegeben hat.

Die Analyse der Entgeltgleichheit vergleicht Entgelte innerhalb dieser Gruppen. Sie trennt das unbereinigte Gefälle von dem, das nach legitimen Faktoren wie Berufserfahrung oder Teilzeit übrig bleibt. In beqom führt der Pay Gap Analyzer Nutzer:innen durch diese Regressionsanalyse. Figures markiert jedes unbereinigte Gefälle über 5 Prozent je Gruppe von Beschäftigten.

Die letzten beiden Aufgaben richten sich nach außen. Berichtsmodule berechnen die Kennzahlen der Richtlinie und stellen den Jahresbericht zusammen. Spannenmodule machen aus Marktdaten Gehaltsbänder: Der Salary Range Finder von Trusaic lenkt Gehaltsentscheidungen so, dass keine neuen Lücken entstehen. Pave bepreist Stellen anhand von Echtzeit-Benchmarks aus mehr als 9.000 teilnehmenden Unternehmen. Figures entwirft außerdem Dokumentationen, die einzelne Entgeltentscheidungen gegenüber Beschäftigten und ihrer Vertretung erklären.

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Was KI zu Entgelttransparenz-Tools beiträgt und wo sie endet

Die KI in diesen Tools schlägt meist vor, entwirft und markiert. Entscheiden müssen Menschen. Syndio erklärt, dass seine Syndi AI keine Entgeltentscheidungen trifft, und beqom beschreibt Menschen im Prozess für die kritische Kontrolle (Human in the Loop). Paygaps.de berücksichtigt KI-Bewertungen von Stellen erst, wenn HR sie freigegeben hat.

Am weitesten verbreitet ist das Matching, also das Zuordnen von Stellen. Payscale nutzt große Sprachmodelle, um aus neuen Gehaltsumfragen die 5 passendsten Stellenzuordnungen vorzuschlagen. CompLens gibt an, dass seine KI importierte Lohndaten je nach Feld mit 92 bis 98 Prozent Genauigkeit zuordnet. Das ist eine Angabe des Anbieters, kein unabhängiger Test.

Die neuere Ebene prüft Entscheidungen in dem Moment, in dem sie fallen. Die Syndi AI von Syndio wurde laut Anbieter mit mehr als 10 Millionen Entgeltdatensätzen trainiert. Sie prüft Gehaltsangebote, Beförderungen, leistungsbezogene Erhöhungen und Versetzungen vor der Freigabe gegen interne Vorgaben, interne Entgeltgerechtigkeit und Marktdaten und legt ihre Begründung offen. Der Bias-Checker in beqom zeigt Unterschiede bei der Vergabe von Gehaltserhöhungen. Der Pave Agent baut Stellenarchitekturen auf und bepreist neue Stellen, und Compa führt seine Agenten Analyst und Partner in einem separat bepreisten Tarif.

Manche beworbenen Funktionen sind noch nicht verfügbar: Trusaic führt Trusaic AI als demnächst verfügbar, und Syndio kennzeichnet seinen Tarif Predict genauso. KI, die das individuelle Entgelt beeinflusst, kann zudem unter den EU AI Act fallen. Dessen Anhang III stuft KI-Systeme, die Entscheidungen über die Bedingungen von Arbeitsverhältnissen beeinflussen, als Hochrisiko ein. Nach der Einigung zum Digital-Omnibus-Paket vom Mai 2026 gelten diese Pflichten für eigenständige Systeme ab dem 2. Dezember 2027, wie unser Ratgeber zum AI Act für HR erklärt.

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Die Anbieter: US-Datenplattformen und europäische Spezialisten für die Richtlinie

Unser Verzeichnis führt 11 Tools in der Kategorie Vergütung und Entgelttransparenz. Die USA sind mit 5 Tools das häufigste Sitzland. Die meisten übrigen Anbieter haben ihren Sitz in der Schweiz, in Frankreich und in Deutschland, und die Liste enthält 1 aus Indien.

Unter den US-Plattformen verkauft Payscale drei Pakete ohne veröffentlichte Preise. Compa nennt Jahrestarife ab 15.000 US-Dollar für Recherchedaten und ab 35.000 US-Dollar für Live-Marktdaten. Pave bietet mit Market Data Lite einen Gratis-Tarif, bezahlte Tarife gibt es auf Anfrage. Compa hostet alle Daten bei AWS in den USA.

Die europäischen Tools setzen bei der Richtlinie oder bei der Arbeitsbewertung an, und mehr von ihnen veröffentlichen Preise. CompLens verlangt 1.690 Euro im Jahr für bis zu 249 Beschäftigte und bietet einen Gratis-Test über 14 Tage. Paygaps.de beginnt bei 2.490 Euro im Jahr für bis zu 250 Beschäftigte. Bei gradar liegen die Preise zwischen 3.000 und 10.000 Euro im Jahr, einen Gratis-Test gibt es auch. Figures erstellt Angebote nach Zahl der Beschäftigten und gewählten Modulen. Alle Preise haben den Stand September 2026.

In der gesamten Kategorie können 5 Tools Daten in der EU hosten, und 5 veröffentlichen gar keine Preise. Die Kategorie Vergütung und Entgelttransparenz zeigt für jedes Tool die starken Märkte, das Hosting und das Preismodell.

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Was Sie vor dem Kauf von Entgelttransparenz-Software prüfen sollten

Beginnen Sie mit Ihrer eigenen Aufstellung. Listen Sie die Länder auf, in denen Sie Menschen beschäftigen, und ab wann dort welche Regeln gelten. Lassen Sie sich dann vom Anbieter zeigen, wie das Tool mit nationalen Unterschieden umgeht, etwa mit Maltas Antwortfrist von 8 Tagen oder der Berichterstattung über SoDRA in Litauen.

Testen Sie als Nächstes die Methode. Die Richtlinie akzeptiert nur Lücken, die mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien begründet sind. Fragen Sie deshalb, wie das Tool Vergleichsgruppen bildet, welche Faktoren eine Lücke erklären dürfen und ob Sie das Modell hinter einer bereinigten Zahl einsehen können. Prüfen Sie, wer KI-Vorschläge freigibt und ob Freigaben protokolliert werden. Die gemeinsame Entgeltbewertung findet schließlich zusammen mit der Arbeitnehmervertretung statt.

Verfolgen Sie dann den Weg der Gehaltsdaten. Compa hostet nur in den USA. Paygaps.de speichert die Plattformdaten in Frankfurt, gibt aber an, dass Aufrufe seiner KI-Modelle, vor allem bei Anthropic, auf Basis von Standardvertragsklauseln außerhalb der EU verarbeitet werden können. Kalkulieren Sie zum Schluss den Preis für Ihre Beschäftigtenzahl: Veröffentlichte europäische Lizenzen beginnen im niedrigen vierstelligen Eurobereich pro Jahr, Payscale und Figures erstellen individuelle Angebote.

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