Paygaps.de KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (Oktober 2026)

Paygaps.de ist eine deutsche Software für Entgelttransparenz, die Gehaltsunterschiede analysiert und Stellen nach den vier Kriterien der EU-Richtlinie 2023/970 bewertet. Sie richtet sich an Personalabteilungen in Deutschland ab etwa 100 Beschäftigten, die sich auf die Berichts- und Nachweispflichten der Richtlinie vorbereiten, deren Umsetzung in deutsches Recht laut Bundesregierung im Juli 2026 noch ausstand.

Paygaps.de bündelt nach Anbieterangabe neun Module für die Entgelttransparenz, darunter Gap-Analyse je Vergleichsgruppe, analytische Stellenbewertung, Gehaltsbänder mit Vorschlägen eines Bandassistenten, ein Auskunftsportal für Beschäftigte, ein Betriebsratsportal und einen Jahresbericht nach Art. 9 der EU-Richtlinie 2023/970, deren Umsetzung in deutsches Recht laut Bundesregierung im Juli 2026 noch ausstand. Daten lassen sich aus DATEV, Personio, Workday, Sage HR oder SAP SuccessFactors importieren oder per CSV oder Excel hochladen.

Der Anbieter ist ein in Wiesbaden registriertes Einzelunternehmen und entwickelt sowie hostet die Software nach eigenen Angaben in Deutschland. Zielgruppe sind Personalabteilungen ab etwa 100 Beschäftigten bis hin zu Konzernen mit mehreren Tochtergesellschaften.

• Stellenbewertung nach EU-Kriterien vorschlagenFür jede Stelle schlägt die KI eine Bewertung nach den vier Kriterien der Richtlinie vor, Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen, die HR prüft und freigibt. Aus den freigegebenen Punktwerten bildet die Software nach offengelegter Methodik die Vergleichsgruppen, für die sie den Gender Pay Gap berechnet.
• Fragen im Chat beantwortenAb dem Business-Tarif beantwortet der KI-Chatbot Paygaps-Assistent Fragen im Chat, auf Wunsch auch zu aggregierten Kennzahlen der eigenen Organisation. An das KI-Modell gehen laut AGB keine Einzelgehälter, Namen oder Personalnummern, und der Assistent ist ab Werk deaktiviert.

• Gehaltsdaten liegen laut Anbieter in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, dessen Betreiber nach ISO 27001 zertifiziert ist; Modellaufrufe der KI-Funktionen, primär über Anthropic, sowie Betriebsprotokolle, Support-Zugriffe und E-Mail-Versand können außerhalb der EU erfolgen.
• Oberfläche ausschließlich auf Deutsch, ausgelegt auf deutsche Entgelttransparenzpflichten statt auf ein globales Publikum.
• Der Paygaps-Assistent, eine KI-Funktion, ist erst ab dem Business-Tarif enthalten, nicht im Starter-Paket.
• Anbindung an DATEV per OAuth2, an Personio und Sage HR per API-Schlüssel sowie an Workday und SAP SuccessFactors über ein Enterprise-Setup, alternativ CSV- oder Excel-Import.

Nach Anbieterangabe in Deutschland entwickelt und gehostet, Sitz in Wiesbaden laut Impressum, Oberfläche nur auf Deutsch.

Vor dem Kauf lohnt sich ein Blick auf Datenhaltung und Auftragsverarbeitung: Gehaltsdaten liegen nach Anbieterangabe in Frankfurt am Main und es gibt einen AVV nach Art. 28 DSGVO, Modellaufrufe der KI-Funktionen können aber außerhalb der EU verarbeitet werden. Da die Software Stellen bewertet und darauf basierend Vergütungsentscheidungen vorbereitet, kommen die Mitbestimmung bei der betrieblichen Lohngestaltung nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG und bei technischen Einrichtungen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG in Betracht, der Betriebsrat sollte vor der Einführung eingebunden werden. Für 2027 zusätzlich prüfen, ob die eigene Firmengröße den Preistarif noch abdeckt.

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