KI-HR-Software für kleine Unternehmen: welche Funktionen ihr Geld wert sind

Was kleine Unternehmen zuerst brauchen: Lohnabrechnung, Urlaub, Recruiting

Kleine Unternehmen brauchen selten eine KI-Strategie für HR. Sie brauchen eine Lohnabrechnung, die jeden Monat stimmt, einen klaren Überblick, wer wann abwesend ist, und einen Weg, Personal einzustellen, ohne Bewerbungen von Hand zu sortieren. KI hilft bei jeder dieser Aufgaben. Wichtiger als die KI obendrauf ist aber die Reihenfolge, in der Sie kaufen.

Unser Verzeichnis zeigt, wo das Angebot liegt. Unter den Tools für Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten sind 24 HR-Systeme mit KI, 19 übernehmen die Lohnabrechnung und 16 sind Bewerbermanagementsysteme. Nur 5 konzentrieren sich auf Zeiterfassung, Urlaub und Schichtplanung. Beginnen Sie mit den Tools für HR-Verwaltung und Lohnabrechnung, denn die Lohnabrechnung muss den Steuer- und Arbeitsrechtsregeln Ihres Landes folgen. Menaitech etwa hat seinen kostenlosen Tarif für die Lohnabrechnung bereits auf das örtliche Arbeitsrecht voreingestellt.

Am Willen zur KI liegt es nicht. In einer Umfrage der US-Handelskammer (US Chamber of Commerce) aus dem Jahr 2025 gaben 58 Prozent der kleinen Unternehmen an, generative KI zu nutzen. 2024 waren es 40 Prozent, 2023 erst 23 Prozent. Offen ist, welche bezahlten KI-Funktionen das Ergebnis einer HR-Aufgabe verändern, statt ihr nur ein Chatfenster hinzuzufügen.

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Wo sich KI-HR-Software für kleine Unternehmen bezahlt macht

In einem kleinen Unternehmen lohnt sich KI, wenn sie einen teuren Fehler verhindert oder eine wöchentliche Routinearbeit abnimmt. Am deutlichsten zeigt sich das bei Fehlerprüfungen in der Lohnabrechnung. RUN ist das Lohnabrechnungsprodukt von ADP für Unternehmen mit 1 bis 49 Beschäftigten. Laut ADP markiert der Assistent ADP Assist darin Fehler, bevor sie entstehen, und beantwortet Fragen zur Abrechnung. Unternehmen, die ADPs Anomalieerkennung für die Lohnabrechnung früh eingesetzt haben, sparen nach Angaben des Anbieters bis zu 30 Minuten pro Abrechnungslauf.

Danach kommen Schichtplanung und Urlaub. Deputy schätzt aus historischen Daten, wie viel Personal eine Schicht braucht, und entwirft einen Plan im Rahmen des Personalbudgets. Eine Führungskraft prüft und genehmigt ihn. Die KI ist in jedem Tarif enthalten, im September 2026 als kostenloses Einführungsangebot. Bei Calamari aus Polen beantragen Beschäftigte Urlaub, stempeln ein und fragen in normaler Sprache nach ihrem Resturlaub, und zwar über externe Assistenten wie Claude oder ChatGPT, die per MCP-Schnittstelle angebunden sind. Die KI-Unterstützung im Modul für Leistungsbeurteilungen ist dort aber noch als demnächst verfügbar markiert.

Fragen der Beschäftigten werden zum dritten Kandidaten, sobald jede Woche dieselben eintreffen. BambooHR hat in jedem Tarif einen KI-Assistenten: In Core beantwortet er Fragen zu HR-Daten, in Elite kommen Fragen zu Vergleichswerten (Benchmarks) und Analysen hinzu. Wann sich ein eigener Chatbot lohnt, steht in unserer Analyse zu HR-Helpdesk-Chatbots.

Andere Funktionen rechnen sich unter 50 Beschäftigten selten. Prognosen zu Fluktuation und Burn-out brauchen genug Menschen, damit Muster stabil sind. Bei 20 Beschäftigten verschiebt eine einzige Kündigung die jährliche Fluktuationsquote um 5 Prozentpunkte. Vorsicht auch bei KI, die nur in den oberen Tarifen steckt. IKAI HR aus der Türkei lässt seinen KI-Chat-Assistenten im Pro-Tarif für 2.999 Lira im Monat weg. Er ist nur in Enterprise enthalten.

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Veröffentlichte Preise, Stand September 2026

Hier stehen nur Preise, die die Anbieter selbst veröffentlichen, Stand September 2026 und ohne Steuern. Tools für kleine Unternehmen legen ihre Preise häufiger offen als der Rest unseres Verzeichnisses: 39 Prozent von ihnen nennen Preise nur auf Anfrage, gegenüber 58 Prozent aller Tools.

Für HR-Grundfunktionen und Urlaub nennt Sesame HR aus Spanien Preise pro Mitarbeiter:in und Monat bei jährlicher Abrechnung. Essential kostet 3,75 US-Dollar, Connect 4,25, Growth 6,25 und Scale 7,00 US-Dollar. Calamari verlangt bei jährlicher Abrechnung je 2 US-Dollar pro Mitarbeiter:in und Monat für die Module Time Off und Core HR. Factorial, ebenfalls aus Spanien, beginnt bei 8 US-Dollar pro Nutzer:in und Monat, den übrigen Plan entwirft eine Fachperson. BambooHR nennt 10 US-Dollar für Core, 17 für Pro und 25 für Elite, jeweils pro Mitarbeiter:in und Monat. Unternehmen mit höchstens 25 Beschäftigten zahlen dort einen Pauschalpreis ab 250 US-Dollar im Monat.

Für die Schichtplanung nennt Deputy 5 US-Dollar für Lite, 6,50 für Core und 9 für Pro, jeweils pro Nutzer:in und Monat. Das Zusatzmodul für die Lohnabrechnung kostet 8 US-Dollar pro Nutzer:in und Monat plus 49 US-Dollar Grundgebühr im Monat. Anbieter von Lohnabrechnung veröffentlichen weniger: ADP bittet kleine Unternehmen, für RUN ein Angebot anzufordern, und die britische Preisseite von PayFit verweist auf eine Demo. Runa in Mexiko und Gadjian in Indonesien nennen dagegen Preise pro Mitarbeiter:in.

Im Recruiting richtet Workable den Preis nach der Unternehmensgröße: Der Standard-Tarif kostet für Unternehmen mit 1 bis 20 Beschäftigten ab 299 US-Dollar im Monat. JOIN mit Sitz in der Schweiz rechnet stattdessen pro Stelle ab: 17 Euro pro Stelle und Monat in Standard und 34 Euro in Advanced, bei jährlicher Abrechnung. Beide Tarife enthalten einen KI-Generator für Stellenbeschreibungen. Manatal verlangt ab 15 US-Dollar pro Nutzer:in und Monat bei jährlicher Abrechnung. Eine KI-Bewertung von Kandidat:innen ist dort in jedem Tarif enthalten.

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Gratis-Tarife und Gratis-Tests: was kostenlos in der Praxis heißt

Gratis-Tarife gibt es, und die für HR brauchbaren haben eine Obergrenze bei der Zahl der Beschäftigten. In unserem Verzeichnis nennen 17 der Tools für kleine Unternehmen einen Gratis-Tarif und 42 einen Gratis-Test.

In Mexiko ist der GO-Tarif von Runa für Unternehmen mit bis zu 25 Beschäftigten kostenlos und wird in Eigenregie genutzt. Darüber rechnet der PRO-Tarif pro Mitarbeiter:in und Modul in Pesos ab, etwa 35 Pesos im Monat für die Lohnabrechnung und 30 für die Personalverwaltung. Der monatliche Mindestbetrag liegt bei 500 Pesos. SmartHR in Japan bietet einen Gratis-Tarif für bis zu 30 Beschäftigte. Sein KI-Assistent ist aber ein optionales Zusatzmodul zu den bezahlten Tarifen, deren Preise individuell angeboten werden.

Menaitech bietet ein kostenloses Lohnabrechnungssystem auf Arabisch und Englisch für bis zu 30 Beschäftigte, voreingestellt auf das örtliche Arbeitsrecht. Gadjian in Indonesien nennt für den Standard-Tarif 12.500 Rupiah pro Mitarbeiter:in und Monat, die ersten 5 Beschäftigten sind kostenlos. In Südafrika hat ejoobi einen kostenlosen Recruiting-Tarif namens Explorer, daneben bezahlte Tarife ab 799 Rand im Monat ohne Mehrwertsteuer.

Gratis-Tests sind häufiger und dauern meist 14 Tage: Sesame HR, Calamari, Manatal, JOIN, Gadjian und Sólides aus Brasilien bieten jeweils 14 Tage, Workable 15 und Small Improvements 30. Manche Angebote sind Aktionen statt fester Tarife. ADP wirbt für RUN mit 3 Monaten kostenloser Lohnabrechnung für Neukunden. Auf der britischen Website von PayFit ist der erste Monat gratis für Neukunden, die zwischen dem 8. und 30. September 2026 abschließen.

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Credits, Mindestmengen und Grundgebühren: wo die Rechnung wächst

Der Preis pro Mitarbeiter:in ist nur der Ausgangspunkt. Mindestmengen legen eine Untergrenze fest: Sesame HR rechnet mindestens 15 Beschäftigte ab, und Calamaris Angebot setzt mindestens ein Abonnement mit 10 Lizenzen voraus. Small Improvements verlangt in den Tarifen Launch und Grow 20 Nutzer:innen und im höchsten Tarif 30. Deputy berechnet in den Monatstarifen mindestens 30 US-Dollar im Monat. Papershift schlägt auf den Preis pro Mitarbeiter:in eine Grundgebühr von 39 Euro im Monat auf.

KI-Credits sind der neuere Kostenposten. Workable gibt jedem Tarif 3.000 KI-Credits gratis mit und verkauft danach Pakete, etwa 5.000 Credits für 600 US-Dollar, also 0,12 US-Dollar pro Credit. Sein KI-Agent verbraucht 1 Credit für eine Bewertung, 2 für das Sourcing (die aktive Suche nach Kandidat:innen) und 10 für einen Chat. 200 Chats mit Kandidat:innen verbrauchen also 2.000 Credits.

Wer im Ausland einstellt, rechnet in anderen Größenordnungen. Deel nennt für Employer of Record (EOR, ein Dienstleister, der Beschäftigte im Ausland formal anstellt) 599 US-Dollar pro Mitarbeiter:in und Monat, Remote 699 US-Dollar. Die Verwaltung von Freelancer:innen kostet ab 49 US-Dollar pro Person bei Deel und ab 29 US-Dollar bei Remote. Ein einziger EOR-Vertrag kann im Monat mehr kosten als die HR-Software für ein ganzes Team von 20 Personen.

Rechnen Sie vor der Unterschrift die Kosten für das erste Jahr zusammen: Grundgebühr, Mindestzahl an Lizenzen, die Module, die Sie einschalten, und KI-Credits bei Ihrem Einstellungsvolumen. Fragen Sie, ob heute kostenlose KI auch kostenlos bleibt. Deputy bezeichnet seine KI ausdrücklich als kostenloses Einführungsangebot.

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Ausgangspunkte nach Region

Lohnabrechnung und Arbeitsrecht sind lokal. Deshalb engt die Region die Auswahl ein, bevor es irgendeine KI-Funktion tut. In den USA veröffentlichen BambooHR und Workable Preise für kleine Unternehmen, und RUN von ADP übernimmt die Lohnabrechnung für 1 bis 49 Beschäftigte auf Angebot. In Großbritannien berechnet Deputy in den Monatstarifen mindestens 20 Pfund, PayFit nennt den Preis für die britische Lohnabrechnung erst nach einer Demo.

In Europa veröffentlichen Sesame HR und Factorial aus Spanien, Calamari aus Polen und JOIN aus der Schweiz ihre Preise. Papershift kombiniert Schichtplanung mit einem KI-Chat-Assistenten, der Fragen zu Urlaub und Arbeitszeit beantwortet. In Lateinamerika übernimmt Runa die mexikanische Lohnabrechnung, mit KI-Agenten für Fragen der Beschäftigten und für Meldungen an die Sozialversicherung. Sólides in Brasilien bietet einen Gratis-Test über 14 Tage, Preise gibt es auf Anfrage.

In Asien starten SmartHR in Japan und Gadjian in Indonesien für die kleinsten Teams kostenlos. Manatal verkauft Recruiting-Software pro Nutzer:in an Teams in mehr als 135 Ländern. Im Nahen Osten sind der Gratis-Tarif für die Lohnabrechnung von Menaitech und IKAI HR in der Türkei mögliche Einstiege. In Südafrika deckt der kostenlose Explorer-Tarif von ejoobi das Recruiting ab.

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