Schichtplanung mit KI: was Software in Deutschland können muss (Arbeitszeitgesetz, Zeiterfassung, Betriebsrat) (September 2026)

Was KI in der Schichtplanung heute automatisiert

Schichtarbeit ist in Deutschland kein Randthema. Laut Statistischem Bundesamt arbeiteten 2023 15 Prozent der abhängig Beschäftigten zumindest gelegentlich in Schichten. Im Gesundheits- und Sozialwesen waren es 28 Prozent, in Verkehr und Lagerei 24 Prozent, im Gastgewerbe 21 Prozent.

Die Tools arbeiten in drei Stufen. Zuerst prüfen sie Regeln, etwa Ruhezeiten und Qualifikationen. Dann weisen sie Schichten nach diesen Regeln zu: Papershift nennt das im Tarif Premium „Automatische Schichtzuweisung nach Regeln“ und im Tarif Professional „Vollautomatische Dienstplanbelegung“. Die dritte Stufe ist die Bedarfsprognose.

Bei der Prognose rechnen die Tools mit historischen Daten. Deputy nutzt laut eigenem Blog Umsatzverläufe, Wochentage und saisonale Schwankungen und kann Ereignisse, Wetter oder Feiertage einbeziehen. Der Entwurf bleibt ein Entwurf, bis eine Führungskraft ihn prüft und freigibt. Quinyx bietet Forecasting, Auto-Schedule, Auto-Assign und den Assistenten Ava für Führungskräfte und Beschäftigte.

Belege: [1][2][3][4]

Arbeitszeitgesetz: die Regeln, die jeder Plan einhalten muss

Ein Planungstool ist nur so gut wie die Regeln, die es kennt. Die Grundregeln stehen im Arbeitszeitgesetz (ArbZG), dazu kommen Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen. Fragen Sie jeden Anbieter, welche davon fest eingebaut sind und welche Sie selbst pflegen.

Die werktägliche Arbeitszeit darf nach § 3 des Arbeitszeitgesetzes 8 Stunden nicht überschreiten. Sie darf auf bis zu 10 Stunden steigen, wenn der Durchschnitt über 6 Kalendermonate oder 24 Wochen bei 8 Stunden bleibt. Nach Ende der Arbeit brauchen Beschäftigte eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden (§ 5).

Wer mehr als 6 Stunden arbeitet, braucht mindestens 30 Minuten Pause, ab 9 Stunden 45 Minuten, teilbar in Abschnitte von 15 Minuten (§ 4). In Krankenhäusern, Gaststätten und im Verkehr darf die Ruhezeit um bis zu 1 Stunde kürzer sein, wenn sie ausgeglichen wird. Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben (§ 11).

Gerade die Ruhezeit ist für Software eine harte Grenze. Eine späte Schicht bis 23 Uhr und eine Frühschicht ab 6 Uhr ergeben nur 7 Stunden Ruhe. Ein gutes Tool blockiert solche Kombinationen oder verlangt eine dokumentierte Ausnahme.

Belege: [5]

Zeiterfassungspflicht: BAG-Beschluss und Gesetzentwurf

Seit dem 13. September 2022 steht fest: Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit erfassen. Das Bundesarbeitsgericht leitete die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ab. Das System muss Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfassen, elektronisch muss es bisher nicht sein.

Der Beschluss 1 ABR 22/21 klärt auch die Rolle des Betriebsrats. Ob erfasst wird, kann er nicht erzwingen, weil die Pflicht schon gesetzlich besteht. Wie das System aussieht, gestaltet er nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG mit. Dazu gehört auch die Frage, ob elektronisch oder auf Papier erfasst wird.

Bis dahin gilt im Arbeitszeitgesetz nur eine schmale Regel. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit aufzeichnen, die über 8 Stunden am Werktag hinausgeht, und diese Nachweise mindestens 2 Jahre aufbewahren. Die Pflicht aus dem BAG-Beschluss geht darüber hinaus und erfasst die gesamte Arbeitszeit.

Am 18. Juni 2026 legte das Bundesarbeitsministerium einen Referentenentwurf vor. Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sollen grundsätzlich elektronisch am selben Tag erfasst werden. Arbeitgeber mit bis zu 10 Beschäftigten sollen dauerhaft ausgenommen sein, für die übrigen gelten nach Größe Übergangsfristen von 1, 2 oder 5 Jahren. Bußgelder sollen bis 50.000 Euro reichen.

Eine wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit soll es nach dem Entwurf nur über Tarifverträge geben. Ende September 2026 lag noch kein Kabinettsbeschluss vor, die IHK Rhein-Neckar spricht von einem frühen Stadium. Für die Softwareauswahl heißt das: Kaufen Sie heute ein System, das tagesgenau und elektronisch erfasst.

Vertrauensarbeitszeit bleibt nach dem Entwurf möglich. Wer die Erfassung an Beschäftigte delegiert, muss aber Verstöße gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten erkennen können, etwa durch automatische Hinweise oder Stichproben. Genau diese Hinweise gehören zu den Grundfunktionen guter Planungssoftware.

Belege: [6][7][8][5]

Betriebsrat und Datenschutz: was vor dem Start geklärt sein muss

Kaum ein HR-Tool berührt so viele Mitbestimmungsrechte wie die Schichtplanung. Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, Pausen und die Verteilung auf die Wochentage fallen unter § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG. Überstunden und Kurzarbeit, also die vorübergehende Verlängerung oder Verkürzung, unter Nr. 3.

Dazu kommt Nr. 6: Technische Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, sind nach § 87 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Speichert ein Tool Stempelzeiten, Tauschanfragen und Fehlzeiten einzelner Personen, sollten Sie von Mitbestimmung ausgehen. Einigen sich Arbeitgeber und Betriebsrat nicht, entscheidet die Einigungsstelle.

Bei KI-Funktionen hat der Betriebsrat ein zusätzliches Recht. Muss er die Einführung oder Anwendung von KI beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen nach § 80 Abs. 3 BetrVG als erforderlich. Planen Sie diese Kosten und Wochen ein. Nach dem Referentenentwurf zur Zeiterfassung soll der Betriebsrat zudem Einsicht in die Aufzeichnungen erhalten, soweit er sie für seine Aufgaben braucht.

Beim Datenschutz hat sich die Grundlage verschoben. Seit dem EuGH-Urteil C-34/21 vom 30. März 2023 stützen Arbeitgeber Beschäftigtendaten nach Auffassung der Aufsicht in Baden-Württemberg auf Art. 6 DSGVO statt auf § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG. Für die Schichtplanung ist das meist die Erfüllung des Arbeitsvertrags oder eine gesetzliche Pflicht.

Belege: [9][10][11][7]

EU AI Act: wann Schichtplanung Hochrisiko wird

Nicht jede Planungssoftware fällt unter die strengen Regeln des EU AI Act. Ein Tool, das nach Verfügbarkeit, Qualifikation und Bedarf plant, ist etwas anderes als eines, das nach Verhalten oder persönlichen Merkmalen zuteilt. Anhang III Nummer 4 Buchstabe b stuft KI als Hochrisiko ein, die Aufgaben nach individuellem Verhalten oder persönlichen Merkmalen zuweist oder Leistung und Verhalten überwacht.

Die Hochrisiko-Pflichten für solche Systeme gelten nach der Omnibus-Einigung vom Mai 2026 ab dem 2. Dezember 2027. Aufsicht in Deutschland ist die Bundesnetzagentur, der Bundestag beschloss das Durchführungsgesetz am 11. Juni 2026. Einen Überblick gibt unser Ratgeber zum EU AI Act für HR.

Die Anbieter sagen selbst, wer verantwortlich bleibt. Deputy schreibt, dass Kundenunternehmen die Regeln konfigurieren und für die Einhaltung verantwortlich bleiben, eine Garantie gibt der Anbieter nicht. Das gilt sinngemäß für jedes Tool.

Belege: [12][13][14][3]

Software für Schichtplanung in Deutschland: Anbieter und Preise

Unser Verzeichnis führt 16 Tools für Zeiterfassung, Urlaub und Dienstpläne, 6 davon mit deutscher Oberfläche. Für den deutschen Mittelstand sind vor allem Anbieter interessant, die Euro-Preise nennen und an die Lohnabrechnung anbinden. Quinyx, Dayforce und UKG Pro richten sich nach unseren Daten an mittlere und große Unternehmen.

Papershift aus Karlsruhe kostet 4 Euro (Core), 6 Euro (Premium) oder 9 Euro (Professional) je Beschäftigten und Monat, bei jährlicher Zahlung 10 Prozent weniger. Dazu kommen 39 Euro Grundgebühr im Monat. Der DATEV- und LODAS-Export steckt erst im Tarif Professional, gehostet wird in der EU.

Factorial aus Barcelona startet bei 8 Euro pro Monat und Nutzer:in, Schichtplanung ist ein Modul. Quinyx wurde 2005 in Schweden gegründet und nennt keine Preise. Deputy aus Sydney veröffentlicht nur Preise in US-Dollar: 5, 6,50 oder 9 US-Dollar je Nutzer:in, Deputy AI ist in jedem Tarif enthalten. Calamari aus Warschau führt sein Dienstplanmodul noch als demnächst verfügbar.

Viele Unternehmen nutzen Personio oder Factorial schon als HR-Kern. Ob Personio Schichten selbst plant, konnten wir im September 2026 nicht an der Quelle prüfen, die Seiten blockierten unsere Abrufe. Den Unterschied der beiden Suiten zeigt unser Vergleich Factorial vs. Personio.

Die ganze Kategorie Zeiterfassung, Urlaub und Dienstpläne listet Hosting und Preismodell je Tool. So sehen Sie auf einen Blick, welche Anbieter Preise veröffentlichen und welche einen Gratis-Test anbieten.

Belege: [15][2][16][17][18][19][20][21][22]

Fragen an Anbieter vor dem Kauf

Eine Demo zeigt fast immer den schönsten Plan. Entscheidend für den Alltag ist, was passiert, wenn der Plan nicht aufgeht. Stellen Sie deshalb Fragen zu Regeln, Ausnahmen und Schnittstellen, bevor Sie über Oberflächen sprechen.

Lassen Sie sich zeigen, wie das Tool mit Ihren eigenen Regeln umgeht. Dazu gehören Tarifzuschläge, Mindestbesetzungen, Qualifikationen und Wunschfrei-Regeln. Fragen Sie, ob ein Verstoß gegen die Ruhezeit den Plan blockiert oder nur eine Warnung erzeugt, und wer eine Ausnahme freigibt.

Prüfen Sie die Wege der Daten. Wohin gehen Stunden und Zuschläge, und in welchem Format? Für viele deutsche Betriebe ist das der Export an DATEV oder an das Lohnprogramm des Steuerbüros. Klären Sie auch, wo die Daten gehostet werden und ob es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gibt.

Testen Sie zuletzt mit echten Daten eines Teams. Viele Anbieter bieten einen Gratis-Test, Papershift zum Beispiel für 14 Tage. Ein Pilot in einem Bereich zeigt schneller als jede Präsentation, ob die Prognosen passen und ob Beschäftigte die App annehmen.

Belege: [2]