PayFit KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (Oktober 2026)

PayFit ist eine französische Plattform für Lohnabrechnung und Personalverwaltung für kleine und mittlere Unternehmen in Frankreich, Großbritannien und Spanien, bei der ein eigenes PayFit-Team die Lohnläufe vorbereitet und die Kundschaft sie freigibt, unterstützt von einem KI-Agenten für Routinefragen.

PayFit verbindet die Lohnvorbereitung durch eigene Fachkräfte mit einem Selbstbedienungs-HR-System für Urlaub, Verträge, Onboarding, Performance-Reviews und Spesen. Der Anbieter mit Sitz in Paris und einem UK-Büro in London gibt an, 22.000 Unternehmen jeder Größenordnung zu betreuen, von der Gründung bis zu Betrieben mit über 1.000 Mitarbeitenden, überwiegend kleine und mittlere Arbeitgeber aus Technologie, E-Commerce, Recruiting und Dienstleistungen, in Frankreich, Großbritannien und Spanien, mit Kundendaten ausschließlich in Frankreich gehostet.

• Markiert Lohnauffälligkeiten vor dem ZahltagPayfit AI überwacht rund um die Uhr Lohndaten und Firmenrichtlinien und markiert Auffälligkeiten oder anstehende Schritte, sodass PayFit-Team und Kundschaft ein Problem vor der Auszahlung statt erst über eine Korrekturanfrage bemerken.
• Beantwortet Lohn- und HR-Fragen im KontextDer KI-Agent kennt die eigenen Richtlinien und den Tarifvertrag des Unternehmens und beantwortet Routinefragen zu Lohn und HR direkt, ergänzt durch menschliche Payroll-Fachkräfte im Live-Chat mit laut Anbieter rund 90 Sekunden Antwortzeit.
• Erstellt HR-Reports automatischPayfit AI erzeugt und analysiert HR-Reports auf Zuruf aus den vorhandenen Personaldaten und erspart damit den Schritt, für einen einfachen Personalstand-, Kosten- oder Urlaubsüberblick jedes Mal selbst eine eigene Tabelle zu bauen.

• Lohnläufe bereitet ein eigenes PayFit-Team vor, die Kundschaft prüft und gibt sie vor dem Zahltag frei, statt eines reinen Selbstbedienungsmodells.
• Hostet sämtliche Kundendaten ausschließlich in Frankreich, repliziert über drei Rechenzentren im Land, statt breiterer EU- oder US-Hosting.
• Hält britische Fachzertifizierungen (HMRC, RTI, Automatic Enrolment, BACS, Faster Payments) neben ISO 27001, passend zum Fußabdruck in Frankreich, Großbritannien und Spanien.
• Verlangt keine Zusatzgebühr für neue Mitarbeitende, Austritte oder Korrekturläufe, anders als manche Anbieter mit Preis je Transaktion.

PayFit hat seinen Sitz in Paris und nennt auf der eigenen Website Referenzkund:innen in den beiden weiteren Märkten, darunter Marshmallow und YuLife in Großbritannien sowie Jobandtalent und Kantox in Spanien.

PayFit berechnet ein monatliches Abonnement je Mitarbeitendem. Die französische Preisseite nennt Tarife von 20 bis 30 Euro je Beschäftigten und Monat, die britische Seite keine Beträge. Vorab lässt sich klären, welcher Landesdienst für Frankreich, Großbritannien oder Spanien und welche HR-Module enthalten sind. Payfit AI und die HR-Reports berühren Urlaubs-, Leistungs- und Lohndaten einzelner Personen. Eine deutsche Einheit sollte deshalb die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG prüfen. Für Kunden aus der EU braucht es zudem einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

• UK-GDPR durch den Data (Use and Access) Act 2025 neu gefasst
• ICO konsultiert neue Leitlinien zu automatisierten Entscheidungen
• Keine Betriebsräte, aber ein Antragsrecht auf Konsultation

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