Alternativen zu Workato: 8 Tools im Vergleich (Oktober 2026)

Microsoft Power Automate ist die Automatisierungskomponente der Power Platform, verkauft über den Microsoft-Vertrieb an Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, mit Copilot als KI-Schicht, die Workflows aus natürlicher Sprache baut, überwacht und repariert.

Wichtige Funktionen

• Copilot erzeugt Workflows direkt aus einer natürlichsprachlichen Beschreibung
• Copilot in Process Mining fasst Prozessdaten und Erkenntnisse in natürlicher Sprache zusammen
• AI Builder liefert trainierbare KI-Modelle für Dokumentenverarbeitung und Texterkennung ohne Code

Im Vergleich zu Workato

• Nennt einen Preis (ab 15 $ je Nutzer:in/Monat), Workato nur auf Anfrage.
• Richtet sich auch an Firmen unter 50 Beschäftigten, Workato nicht.
• Hat eine deutsche Oberfläche, Workato nennt keine.
• Anderes Preismodell: pro Nutzer:in statt Preis auf Anfrage.

Vor dem Kauf klären: Prüfen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microsoft, bevor HR-Daten über Flows laufen, und legen Sie fest, wer Flows mit HR-Bezug bauen oder bearbeiten darf. Außerhalb weniger GPU-Regionen ist Copilot standardmäßig über eine regionsübergreifende Datenfreigabe aktiv, die eine Administratorin auf Mandantenebene abschalten kann. Führt der entstehende Workflow am Ende dazu, dass einzelne Mitarbeitende überwacht oder bewertet werden, kann der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG geltend machen.

Zapier ist eine allgemeine No-Code-Automatisierungsplattform aus San Francisco, die Anwendungen verbindet statt speziell für HR gebaut zu sein, mit KI-Agenten, die eigenständig über mehr als 9.000 verbundene Anwendungen arbeiten und sich optional mit AI Guardrails absichern lassen.

Wichtige Funktionen

• Zapier Agents arbeiten eigenständig über mehr als 9.000 verbundene Anwendungen
• AI Guardrails prüfen automatisierte Abläufe auf persönliche Daten, Prompt-Injection und toxische Sprache
• Human-in-the-Loop-Freigaben lassen sich direkt in KI-Workflows einbauen

Im Vergleich zu Workato

• Nennt einen Preis (ab 19,99 $ pro Monat), Workato nur auf Anfrage.
• Hat einen Gratis-Tarif, Workato nicht.
• Richtet sich auch an Firmen unter 50 Beschäftigten, Workato nicht.
• Nennt keine EU-Datenhaltung, Workato schon.

Vor dem Kauf klären: Vereinbaren Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag, sobald Mitarbeiterdaten Zapier oder die von dort aufgerufenen KI-Modelle erreichen, und legen Sie fest, wer Zaps mit HR-Daten anlegen oder ändern darf. Zapier hostet seine Daten in den USA, ein Punkt für europäische HR-Teams zur gesonderten Prüfung, eine selbst gehostete Variante gibt es nicht. Führt ein automatisierter Zap am Ende dazu, dass einzelne Mitarbeitende überwacht oder bewertet werden, kann der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG erhalten.

Make ist eine allgemeine No-Code-Automatisierungsplattform aus Prag, seit 2020 Teil von Celonis, die auch in HR-Abteilungen genutzt wird, mit nativen Anbindungen an OpenAI, Anthropic und Gemini sowie einem visuellen Editor zur Orchestrierung von KI-Agenten.

Wichtige Funktionen

• App Make AI Agent (New) in offener Beta: Agenten nutzen Module, Szenarien und MCP-Tools, geben Aufgaben an Sub-Agenten ab und zeigen jede Entscheidung in einem Reasoning-Panel
• Eigener AI Provider von Make in allen Tarifen, eigene Verbindungen zu OpenAI, Anthropic Claude, Gemini und weiteren Anbietern in bezahlten Tarifen
• Der MCP-Server von Make lässt MCP-Clients wie Claude und ChatGPT in allen Tarifen Szenarien ausführen, Verwaltungsrechte gibt es in bezahlten Tarifen

Im Vergleich zu Workato

• Nennt einen Preis (ab 9 $ pro Monat), Workato nur auf Anfrage.
• Hat einen Gratis-Tarif, Workato nicht.
• Sitz in Tschechien, Workato in USA.
• Richtet sich auch an Firmen unter 50 Beschäftigten, Workato nicht.

Vor dem Kauf klären: Vereinbaren Sie mit Make einen Auftragsverarbeitungsvertrag, sobald personenbezogene Mitarbeiterdaten über die Plattform oder ihre angebundenen KI-Aufrufe laufen, und legen Sie fest, wer Szenarien mit HR-Daten anlegen oder bearbeiten darf. Führt ein automatisiertes Szenario am Ende dazu, dass einzelne Mitarbeitende überwacht oder bewertet werden, kann der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG geltend machen, auch wenn Make selbst kein eigenes HR-Werkzeug ist.

n8n ist eine allgemeine Workflow-Automatisierungsplattform aus Berlin mit einem visuellen, knotenbasierten Editor, die auch in HR-Abteilungen genutzt wird, mit nativen KI-Knoten, autonomen Agenten und Unterstützung für das Model Context Protocol.

Wichtige Funktionen

• Native KI-Knoten für OpenAI-, Anthropic- und weitere Sprachmodelle ohne eigene API-Integration
• KI-Agenten mit Freigabeschritten durch Menschen (Human in the Loop) und Zusammenspiel mehrerer spezialisierter Agenten
• Native Unterstützung des Model Context Protocol (MCP)

Im Vergleich zu Workato

• Nennt einen Preis (ab 20 € pro Monat), Workato nur auf Anfrage.
• Hat einen Gratis-Tarif, Workato nicht.
• Sitz in Deutschland, Workato in USA.
• Richtet sich auch an Firmen unter 50 Beschäftigten, Workato nicht.

Vor dem Kauf klären: Vereinbaren Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag, sobald Mitarbeiterdaten über n8n oder dessen KI-Aufrufe laufen, und legen Sie fest, wer Workflows mit HR-Daten anlegen oder bearbeiten darf. Selbst-Hosting gibt volle Kontrolle über den Datenstandort, die verwaltete Cloud-Version ist schneller startklar, hostet aber außerhalb der eigenen Infrastruktur. Führt ein automatisierter Workflow am Ende dazu, dass einzelne Mitarbeitende überwacht oder bewertet werden, kann der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG erhalten.

Integrationsplattform, mit der Personalabteilungen HR-Systeme, Lohn und Benefits ohne IT verbinden und überwachen.

Wichtige Funktionen

• Agentic Studio beantwortet Fragen zu Personaldaten in natürlicher Sprache, Analytics Studio erstellt Auswertungen wie Fluktuation je Einheit.

Im Vergleich zu Workato

• Stark in denselben Märkten wie Workato: USA.

Software zur Interviewplanung aus San Francisco, die Kalender abgleicht und Interviewer nach Auslastung auswählt.

Wichtige Funktionen

• Taylor AI ist ein konfigurierbarer KI-Recruiting-Agent, der rund um die Uhr Recruiting-Aufgaben erledigt.

Im Vergleich zu Workato

• Stark in denselben Märkten wie Workato: USA.

DingTalk ist die Arbeitsplattform von Alibaba, in China weit verbreitet, mit Messaging, Freigabe-Workflows und HR-nahen Werkzeugen sowie KI-Funktionen für Anwesenheitserfassung, Meeting-Zusammenfassungen und Workforce-Analysen.

Wichtige Funktionen

• AI Minutes schreibt Besprechungsnotizen mit Sprecher:innen, Kapiteln, Kernpunkten und Aufgaben
• KI-Risikoerkennung markiert doppelte oder widersprüchliche Anträge im Freigabeprozess
• KI-Büroagent Qwenwork beantwortet Nachrichten, bearbeitet Dateien und recherchiert

Im Vergleich zu Workato

• Hat einen Gratis-Tarif, Workato nicht.
• Richtet sich auch an Firmen unter 50 Beschäftigten, Workato nicht.
• Nennt keine EU-Datenhaltung, Workato schon.
• Anderes Preismodell: Freemium statt Preis auf Anfrage.

Vor dem Kauf klären: Vor dem Einsatz von DingTalk außerhalb Chinas sollten Sie den Hosting-Standort klären und prüfen, ob Gesichtserkennung und biometrische Anwesenheitsprüfung in Ihrem Land rechtlich zulässig sind, da dafür in der EU eigene Einwilligungsanforderungen nach der DSGVO gelten. Die genauen Preise der kostenpflichtigen Stufen sollten Sie direkt erfragen, da sie nicht veröffentlicht sind. Da biometrische Anwesenheitserfassung und Fluktuationsprognose einzelne Beschäftigte bewerten, sollten deutsche Arbeitgeber den Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG einbeziehen und KI-gestütztes Screening oder Leistungsbewertung bei Einstellung oder Beförderung als Hochrisiko nach dem EU AI Act behandeln.

Lintelly ist eine externe Personalabteilung für deutsche Firmen mit 10 bis 150 Mitarbeitenden ohne eigene HR: Software entwirft Verträge, Zeugnisse und Fristenhinweise, eine feste HR-Leitung mit Namen prüft und gibt alles frei, bevor es an Mitarbeitende geht.

Wichtige Funktionen

• Erstellt Arbeitsverträge, Zeugnisse und Abmahnungen als Entwurf aus den Vorlagen der Firma, eine HR-Leitung gibt sie frei
• Überwacht Fristen wie Probezeit, Befristung, Urlaubsverfall und die 6-Wochen-Grenze für das BEM und meldet sie mit Vorlauf
• Schickt jeden Morgen einen HR-Tag mit den anstehenden Entscheidungen und dem fertigen Schreiben dazu

Im Vergleich zu Workato

• Nennt einen Preis (ab 490 € pro Monat), Workato nur auf Anfrage.
• Sitz in Deutschland, Workato in USA.
• Richtet sich auch an Firmen unter 50 Beschäftigten, Workato nicht.
• Hat eine deutsche Oberfläche, Workato nennt keine.

Vor dem Kauf klären: Nicht passend ist Lintelly für Firmen, die nur eine HR-Software suchen, und für Firmen unter etwa 10 Mitarbeitenden, bei denen sich eine feste HR-Leitung selten rechnet. Lohnabrechnung, Gerichtsverfahren und Rechtsgutachten gehören nicht dazu; die Lohnabrechnung bleibt beim Lohnbüro, Streitfälle gehören zu einer Kanzlei für Arbeitsrecht. Ein kostenloser HR-Check per Video, 30 Minuten, geht vorher Verträge und Pflichten durch, und das Ergebnis gehört der Firma, auch wenn sie nicht weitermacht.