Forderungsmanagement und Mahnwesen mit KI: Software, Verzugszinsen und DATEV (September 2026)

Zahlungsverzug in Zahlen: warum Mahnwesen Liquidität kostet

Laut dem Atradius Payment Practices Barometer vom 20. Mai 2026 berichten fast 4 von 5 Unternehmen in Westeuropa von Kunden, die zu spät zahlen. Etwa ein Viertel aller B2B-Rechnungen wird nach Fälligkeit beglichen, im Schnitt rund einen Monat zu spät. 52 Prozent der B2B-Umsätze laufen auf Ziel, in den Niederlanden rund 75 Prozent, in Frankreich 22 Prozent.

Die Ausfälle sind spürbar. Forderungsausfälle lagen im Schnitt bei 1,6 Prozent des B2B-Umsatzes, fast jedes vierte Unternehmen meldete Verluste von bis zu 5 Prozent. Deutschland zählt laut Atradius zu den am stärksten betroffenen Ländern. Als Hauptgrund für späte Zahlungen nannte mehr als die Hälfte die angespannte Liquidität der Kunden. Mehr als die Hälfte erwartet keine kurzfristige Besserung, rund ein Drittel plant mit mehreren Szenarien.

Wenn Kunden insolvent werden, ist das Geld meist verloren. Aus den 2025 beantragten Unternehmensinsolvenzen bezifferten die Amtsgerichte die Forderungen der Gläubiger auf rund 47,9 Milliarden Euro. Früh zu mahnen und Risiken zu erkennen, ist deshalb auch Teil der Liquiditätsplanung.

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Was das BGB vorgibt: Verzug, Verzugszinsen und 40 Euro Pauschale

Ein Mahnwesen in Deutschland folgt dem BGB. Nach § 286 Abs. 3 BGB kommt ein Schuldner spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt; bei Verbraucher:innen gilt das nur, wenn die Rechnung darauf hinweist.

Die Höhe der Verzugszinsen regelt § 288 BGB. Unter Unternehmen beträgt der Zins 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber Verbraucher:innen 5 Prozentpunkte. Die Bundesbank hat den Basiszinssatz zum 1. Juli 2026 auf 1,52 Prozent festgesetzt, im B2B-Geschäft sind es also 10,52 Prozent im Jahr. Dazu kommt bei Unternehmenskunden eine Pauschale von 40 Euro. Die EU-Zahlungsverzugsrichtlinie 2011/7/EU verlangt mindestens 8 Prozentpunkte über dem Referenzzins, Deutschland geht mit 9 Punkten darüber hinaus.

Auch die Zahlungsziele sind begrenzt. Nach § 271a BGB ist ein Ziel von mehr als 60 Tagen nur wirksam, wenn es ausdrücklich vereinbart und für den Gläubiger nicht grob unbillig ist; für öffentliche Auftraggeber gelten engere Grenzen. Eine EU-Verordnung, die das B2B-Zahlungsziel auf 30 Tage senken sollte, steckt laut Europäischem Parlament seit dem Stand vom 1. August 2026 im Rat fest.

Für die Softwareauswahl heißt das: Das Tool sollte Zinsen tagesgenau mit dem jeweils gültigen Basiszinssatz rechnen und die Pauschale im B2B-Fall automatisch ansetzen. Der Rechner zeigt, welche Beträge dabei zusammenkommen.

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Was KI im Forderungsmanagement übernimmt

Die Tools teilen sich vier Aufgaben. Die erste ist die Priorisierung: Billtrust sortiert Konten nach Zahlungsverhalten und stützt sich dabei nach eigenen Angaben auf Daten von mehr als 13 Millionen Käufern, Quadient AR vergibt Noten von A bis E und schiebt Kunden in engere Mahnstufen, sobald sie später zahlen. collect.AI aus der Aareal Bank Gruppe schätzt die Zahlungswahrscheinlichkeit für die Liquiditätsplanung und wählt Kanal und Zeitpunkt der Erinnerung.

Die zweite ist die Mahnung selbst. HighRadius lässt einen Agenten Mahnschreiben verschicken und verwalten, Chaser schreibt Erinnerungen mit einem KI-Textgenerator, Agicap passt laut Anbieter den Ton einer Mahnung an das bisherige Zahlungsverhalten an. Emagia ruft mit dem Sprachagenten Gia Collect Kunden an und notiert Zahlungszusagen mit Datum und Betrag.

Die dritte ist der Zahlungsabgleich. Serrala ordnet Zahlungseingänge in SAP automatisch offenen Posten zu, Versapay liest Zahlungsavise aus E-Mails, PDFs, EDI-Dateien und Kundenportalen. Die vierte betrifft Rückfragen und Einwände: Billtrust sortiert das Postfach der Forderungsabteilung und entwirft Antworten, Bilendo verfolgt offene Klärfälle und Zahlungszusagen mit einem eigenen Agenten.

Wie weit die Automatisierung reicht, hängt oft vom Tarif ab. HighRadius wirbt mit mehr als 60 KI-Agenten, Upflow enthält seinen Insights Agent in jedem Tarif, den Collections Agent aber erst ab Scale und den Agenten für den Zahlungsabgleich erst ab Accelerate.

Bei den Ergebnissen hilft Vorsicht. HighRadius nennt 10 Prozent kürzere Forderungslaufzeit (DSO), collect.AI 72 Prozent, Agicap 20 bis 40 Prozent. Quadient gibt die Trefferquote seiner Zahlungsprognosen mit 84 bis 94 Prozent an, Versapay nennt mehr als 90 Prozent Dunkelverarbeitung beim Abgleich, Serrala Automatisierungsraten von bis zu 98 Prozent. Keine dieser Seiten nennt Methode oder Stichprobe, messen Sie deshalb selbst.

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E-Rechnung, DATEV und SAP: was sich im Rechnungsausgang ändert

Mit der E-Rechnung werden Rechnungen strukturierter, und das erleichtert den späteren Abgleich. Für Umsätze ab 2025 sind Papier- und andere Formate nach § 27 Abs. 38 UStG nur noch übergangsweise erlaubt: bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers für alle, bis Ende 2027 für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Auch EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung bis Ende 2027 zulässig.

Für die Softwareauswahl heißt das: Das Mahnwesen muss zu Buchhaltung und Rechnungsausgang passen. Bilendo zeigt auf seiner Startseite die Synchronisierung mit SAP und DATEV, gibt Hosting in Frankfurt an und verwaltet nach eigenen Angaben Forderungen von 85 Milliarden Euro und mehr als 30 Millionen Debitoren. Serrala arbeitet eingebettet in SAP und bindet auch Oracle, Microsoft Dynamics, Infor und Epicor an.

Wer die Buchhaltung bei der Steuerberatung in DATEV führt, sollte im Test klären, wie offene Posten und Zahlungen ins Tool kommen und wie Mahngebühren und Zinsen zurück in die Buchhaltung fließen.

Für Unternehmen mit sehr vielen Privat- und Geschäftskunden gibt es spezialisierte Anbieter. collect.AI gehört zur Aareal Bank Gruppe, nennt 20 Milliarden Euro bearbeitetes Forderungsvolumen bei mehr als 50 Kunden und arbeitet unter anderem für Energieversorger, Versicherer und Finanzinstitute. Die KI erkennt dort das Anliegen eingehender Kundennachrichten und leitet sie an das richtige Team weiter.

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Anbieter im Verzeichnis und was sie kosten

Unser Verzeichnis führt 39 Tools mit Schwerpunkt Forderungen und Mahnwesen, dazu Buchhaltungslösungen wie Pennylane oder Zoho Books und Kreditoren- oder Abschlusslösungen mit Debitorenmodul. Die meisten Anbieter sitzen in den USA (25 von 59), nur 6 bieten laut unseren Daten Datenhaltung in der EU.

Listenpreise nennen wenige. Kolleno verlangt für Business Pay 545 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung (650 Euro monatlich), für Business Plus mit KI-Agenten 995 Euro (1.245 Euro monatlich). Chaser beginnt bei 239 Euro im Monat (Compact) für bis zu 4 Nutzer:innen und Firmen unter 4 Millionen Pfund Umsatz, Core kostet 719 Euro und Complete 1.079 Euro im Monat; erst Complete enthält eine Prognose der Zahlungseingänge.

Andere rechnen nach Menge oder Erfolg ab. Bilendo verbindet eine Plattformgebühr mit einem Monatspreis je aktivem Geschäftspartner und je aktivem Kreditlimit, Agenten laufen über verbrauchte Credits. HighRadius verlangt keine Einführungsgebühr und bis zum Go-live nichts, danach einen Anteil an gemessenen Verbesserungen. Der Anbieter nennt mehr als 1.500 Unternehmen als Kunden, darunter mehr als 200 der Fortune 1000, und richtet sich damit an Konzerne. Upflow rechnet nach Rechnungsvolumen ohne Gebühren je Nutzer:in ab, Beträge nur auf Anfrage, und bietet mit Discover einen Gratis-Tarif mit Dashboards und Auswertungen.

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Prüfliste: Forderungsmanagement-Software vor dem Kauf testen

Messen Sie vor dem Test. Halten Sie mindestens 3 Monate lang Forderungslaufzeit, Anteil überfälliger Rechnungen und die Zeit bis zur Zuordnung eines Zahlungseingangs fest. Nur mit diesen Ausgangswerten lässt sich ein versprochener Effekt des Anbieters später überhaupt prüfen.

Testen Sie dann mit echten Fällen. Lassen Sie das Tool einen Monat lang parallel zum bisherigen Mahnlauf arbeiten, mit typischen Zahlungseingängen, Teilzahlungen und Einwänden. Vergleichen Sie danach, welche Zahlungen es richtig zugeordnet hat, welche Mahnungen es vorgeschlagen hätte und wo es danebenlag. So sehen Sie die Fehlerquote auf Ihren eigenen Daten.

Legen Sie die Freigaben fest. Bilendo behandelt jede Aktion eines Agenten als Vorschlag, den eine Person freigibt; andere Tools verschicken Mahnungen oder rufen an, ohne zu fragen. Welche Kunden immer einen Menschen bekommen, welche Stufe automatisch rausgeht und wer Ratenzahlungen zusagen darf, gehört vor den Start in eine schriftliche Regel.

Prüfen Sie Datenschutz und Sicherheit. Für Tools mit Sitz außerhalb der EU gehören Rechenzentrum, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und Unterauftragnehmer auf die Liste, ebenso ein aktueller Bericht nach SOC 2 oder ISO 27001.

Eigene Regeln brauchen Sprachagenten. Emagia führt mit Gia Collect Gespräche in mehr als 23 Sprachen und hält Zahlungszusagen fest. Ob automatische Anrufe zu Ihren Kunden, zum Datenschutz und zu den erteilten Einwilligungen passen, sollten Sie vor dem Einsatz mit der Rechtsabteilung klären.

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