Calamari KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (Oktober 2026)

Calamari ist eine modulare polnische HR-Plattform für Abwesenheiten, Zeiterfassung, Personalstammdaten und Performance-Reviews für kleine und mittlere, verteilte Teams. Über eine MCP-Schnittstelle erledigen KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT alltägliche HR-Anliegen.

Calamari mit Sitz in Warschau, registriert als Calamari sp. z o.o. sp.k., verkauft vier Module, Abwesenheiten, Zeit- und Anwesenheitserfassung, Personalstammdaten und Performance, die Kunden nach Bedarf kombinieren statt eine feste Suite zu kaufen. Laut Anbieter nutzen mehr als 130.000 Beschäftigte in 106 Ländern die Plattform, mit genannten Kunden wie JetBrains, UNICEF und Netguru; die Preise sind je Beschäftigten und Monat veröffentlicht statt nur auf Anfrage.

• Bearbeitet Abwesenheitsanträge in normaler SpracheBeschäftigte können Urlaub, auch halbe Tage und mit Nennung einer Vertretung, per Freitext-Anfrage beantragen statt ein mehrfeldriges Formular auszufüllen. Das verkürzt eine Routineaufgabe auf einen Satz, sowohl für die antragstellende Person als auch für die Führungskraft.
• Füllt Zeiterfassung per TexteingabeMitarbeitende können sich per Texteingabe ein- und ausstempeln oder Stunden für vergangene oder künftige Tage erfassen und Arbeitszeit Projekten zuordnen, statt separate Zeiterfassungs-Masken zu öffnen.
• Schlägt günstige Urlaubstermine vorDer angebundene KI-Assistent schlägt anhand des bestehenden Arbeitsplans und des Feiertagskalenders passende Urlaubstermine vor, statt dass Beschäftigte beides manuell abgleichen. Das hilft, Urlaubstage rund um Feiertage effizienter zu nutzen.
• Beantwortet Fragen zu Plan und Guthaben sofortBeschäftigte und Führungskräfte können ihren angebundenen KI-Assistenten nach Resturlaub, Teamverfügbarkeit oder Arbeitsplandetails fragen und bekommen sofort eine Antwort. Das ersetzt eine Routinefrage an HR durch Self-Service.

• Veröffentlicht Modulpreise je Beschäftigten (ab 1,80 Euro bzw. 2 US-Dollar pro Monat bei Jahreszahlung) statt ausschließlich Preise auf Anfrage.
• Die KI für Beschäftigte läuft über eine MCP-Schnittstelle zum eigenen KI-Assistenten des Kunden, etwa Claude, ChatGPT oder Copilot, statt über einen eingebauten Chatbot.
• 14 Tage kostenloser Test ohne Kreditkarte, statt eines reinen Demo-Vertriebsprozesses.
• Laut Anbieter in 106 Ländern im Einsatz, ohne erkennbaren Schwerpunkt auf ein einzelnes Land.

Hauptsitz in Warschau und als polnisches Unternehmen registriert, vermarktet als polnisches HR-Tech-Produkt mit modularem Aufbau.

Vor dem Abschluss wählen Sie die Hosting-Region: Calamari bietet AWS-Rechenzentren in Irland (Standard für Europa und Afrika), Singapur und den USA. Prüfen Sie die Anbindung an Ihr Lohnsystem, da Personalstammdaten und Payroll (Lohnabrechnung) getrennt sind. Calamari gibt an, DSGVO-konform zu sein, und bereitet eine ISO-27001-Zertifizierung vor. In Polen müssen Beschäftigte mindestens zwei Wochen vor Beginn einer Überwachung informiert werden, und Arbeitgeber mit 50 oder mehr Beschäftigten müssen die Arbeitnehmervertretung zu wesentlichen neuen Systemen konsultieren.

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