Vergleich · 10 min · 25. September 2026 (aktualisiert)

Arbeitszeiterfassung-Software im Vergleich: Pflicht, Gesetzentwurf, Anbieter und Kosten 2026

Arbeitgeber in Deutschland müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen, seit das Bundesarbeitsgericht das am 13. September 2022 entschieden hat (1 ABR 22/21). Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung steht bisher nur in einem Entwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026. Die veröffentlichten Einstiegspreise liegen zwischen 2,50 Euro bei Calamari und 8 Euro bei Factorial pro Person und Monat, die Einführung ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig.

Auf einen Blick

Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 für alle Arbeitgeber. Papier kann nach dem BAG je nach Tätigkeit und Betrieb genügen.
Der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 sieht elektronische Erfassung am selben Tag vor, mit Übergangsfristen von 1, 2 oder 5 Jahren je nach Betriebsgröße. Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten dürfen weiter auf Papier erfassen.
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, entbindet aber nicht von der Aufzeichnung. Laut IAB leisteten Beschäftigte 2025 im Schnitt 15,6 unbezahlte und 11,6 bezahlte Überstunden.
Veröffentlichte Preise, Stand September 2026: Calamari 2,50 Euro, Papershift ab 4 Euro plus 39 Euro Grundgebühr, Factorial ab 8 Euro pro Person und Monat. Einen dauerhaften Gratis-Tarif bietet keiner der drei.
Der Betriebsrat bestimmt mit, wie erfasst wird, nicht ob. Ein Initiativrecht für ein elektronisches System hat er laut BAG nicht.

Wer Software für die Arbeitszeiterfassung vergleicht, steht im September 2026 zwischen zwei Rechtslagen. Die Pflicht zur Erfassung gilt schon, seit das Bundesarbeitsgericht sie 2022 aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet hat. Wie genau erfasst werden muss, soll erst die Reform des Arbeitszeitgesetzes regeln, deren Entwurf noch nicht beschlossen ist. Für HR-Leitungen stellt sich deshalb die Frage, ob sie jetzt ein System einführen oder auf das Gesetz warten sollen.

Dieser Vergleich erklärt, was heute gilt, was der Entwurf vorsieht und was das für Vertrauensarbeitszeit bedeutet. Er stellt Anbieter mit Deutschland-Bezug aus unserem Verzeichnis mit Preisen in Euro vor, zeigt, wo KI hilft, und klärt die Mitbestimmung. Grundlage sind Gesetzestexte, Entscheidungen von EuGH und BAG, Anbieterseiten und Daten des IAB, geprüft im September 2026. Der Text ist keine Rechtsberatung. Um Dienstpläne und Schichten geht es in einem eigenen Ratgeber.

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: was heute gilt

Den Anfang machte der Europäische Gerichtshof. Am 14. Mai 2019 entschied er im Verfahren C-55/18, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem System verpflichten müssen, das die tägliche Arbeitszeit misst. Deutschland hat das bis heute nicht ausdrücklich ins Arbeitszeitgesetz geschrieben.

Das Bundesarbeitsgericht hat die Lücke geschlossen. Nach dem BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen, abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Eine bestimmte Form schreibt das Gericht nicht vor. Je nach Tätigkeit und Betrieb können Aufzeichnungen auf Papier genügen, die Erfassung darf auch an Beschäftigte delegiert werden.

Daneben gelten ältere Einzelpflichten weiter. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG zeichnen Arbeitgeber die Arbeitszeit auf, die über 8 Stunden am Werktag hinausgeht, und bewahren die Nachweise mindestens 2 Jahre auf. Für Minijobs und bestimmte Branchen verlangt § 17 MiLoG Beginn, Ende und Dauer spätestens am 7. Tag nach der Arbeit, ebenfalls mit 2 Jahren Aufbewahrung.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist damit eine gesetzliche Pflicht. Der Landesdatenschutzbeauftragte Baden-Württemberg nennt für solche Fälle Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, seit der EuGH 2023 im Verfahren C-34/21 Zweifel an § 26 Abs. 1 BDSG geweckt hat.

Welche Aufzeichnungspflichten heute gelten

Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeitalle Arbeitgeber, BAG 1 ABR 22/21 und § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG
Arbeitszeit über 8 Stunden am Werktag§ 16 Abs. 2 ArbZG, mindestens 2 Jahre aufbewahren
Beginn, Ende und Dauer bis zum 7. TagMinijobs und bestimmte Branchen, § 17 MiLoG
Elektronische Formnoch keine Pflicht, nur im Entwurf vom Juni 2026

Belege: [1][2][3][4][5]

Gesetzentwurf zum Arbeitszeitgesetz: Stand September 2026

Mitte Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom 18. Juni bekannt. Das Ministerium bezeichnete ihn laut der Kanzlei Gleiss Lutz als interne Arbeitsfassung. Einen ersten Entwurf hatte das Ministerium schon 2023 vorgelegt, er wurde nicht Gesetz.

Der neue Entwurf verlangt, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen. Die Übergangsfristen hängen an der Betriebsgröße: 1 Jahr ab 250 Beschäftigten, 2 Jahre unter 250 und 5 Jahre unter 50 Beschäftigten. Arbeitgeber mit bis zu 10 Beschäftigten und Privathaushalte dürfen weiter ohne Software erfassen.

Die Aufzeichnung darf an Beschäftigte oder Dritte delegiert werden, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber. Per Tarifvertrag sollen Form und Zeitpunkt abweichen dürfen, die Aufzeichnung muss dann spätestens 7 Kalendertage nach der Arbeit vorliegen. Tarifparteien sollen außerdem eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit vereinbaren können.

Ein Kabinettsbeschluss lag nach unserer Recherche bis zum 25. September 2026 nicht vor, danach folgen Bundestag und Bundesrat. Inhalte und Fristen können sich also noch ändern. Wer jetzt Software kauft, sollte sie trotzdem am Entwurf messen: elektronisch, tagesaktuell und mit Auswertung für die Aufsicht.

14. Mai 2019Der EuGH verlangt im Urteil C-55/18 ein System zur Messung der täglichen Arbeitszeit.

13. September 2022Das BAG leitet die Pflicht zur Erfassung für Deutschland aus dem Arbeitsschutzgesetz ab.

2023Ein erster Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz wird nicht Gesetz.

18. Juni 2026Neuer Referentenentwurf: elektronische Erfassung am Tag der Arbeit.

Inkrafttreten plus 1 JahrElektronische Pflicht für Arbeitgeber ab 250 Beschäftigten, laut Entwurf.

Plus 2 und 5 JahreArbeitgeber unter 250 und unter 50 Beschäftigten folgen, bis 10 Beschäftigte bleibt Papier erlaubt.

Rechtsprechung und Entwurf des Arbeitszeitgesetzes, Stand 25. September 2026; die Fristen gelten nur, wenn der Entwurf so beschlossen wird.

Belege: [6][7][1][2]

Vertrauensarbeitszeit bleibt, die Aufzeichnung auch

Vertrauensarbeitszeit heißt, dass der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit nicht vorgibt und nicht kontrolliert. Von der Pflicht zur Erfassung befreit sie nicht. Das folgt schon aus dem BAG-Beschluss, der für alle Arbeitnehmer:innen außerhalb der Ausnahmen der EU-Arbeitszeitrichtlinie gilt.

Der Entwurf vom Juni 2026 lässt Vertrauensarbeitszeit ausdrücklich zu. Der Arbeitgeber muss aber durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass er Verstöße gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten bemerkt. In der Praxis erfassen die Beschäftigten ihre Zeiten selbst, und die Software meldet Verstöße, ohne jede Minute zu kontrollieren.

Wie viel ungezählte Arbeit es gibt, zeigen Zahlen des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung. Laut IAB-Arbeitszeitrechnung für 2025 leisteten Beschäftigte im Schnitt 11,6 bezahlte und 15,6 unbezahlte Überstunden. Unbezahlte Überstunden sind genau die Zeit, die eine lückenlose Erfassung sichtbar macht.

Für HR heißt das: Die Software sollte Selbsterfassung auf dem Smartphone oder im Browser einfach machen und Verstöße automatisch melden. Führungskräfte sehen dann nicht jede Buchung, sondern nur Hinweise auf zu lange Tage oder zu kurze Ruhezeiten. Wie weit diese Sicht reicht, gehört in die Betriebsvereinbarung.

Unbezahlte Überstunden je Beschäftigten15,6 Stunden

Bezahlte Überstunden je Beschäftigten11,6 Stunden

IAB-Arbeitszeitrechnung, Durchschnitt je Beschäftigten im Jahr 2025, veröffentlicht am 3. März 2026; hervorgehoben ist der Wert, den eine Zeiterfassung erst sichtbar macht.

Belege: [2][6][8]

Arbeitszeiterfassung-Software im Vergleich: Anbieter und Preise in Euro

In unserem Verzeichnis stehen 8 Tools für Zeiterfassung, Urlaub und Dienstpläne, dazu kommen HR-Suiten mit eigenem Zeitmodul. Für Unternehmen in Deutschland sind vor allem Anbieter mit deutscher Oberfläche, Euro-Preisen und Datenhaltung in der EU interessant.

Papershift aus Karlsruhe kostet laut Preisseite 4 Euro im Tarif Core, 6 Euro im Tarif Premium und 9 Euro im Tarif Professional pro Beschäftigten und Monat. Dazu kommt eine Grundgebühr von 39 Euro im Monat, bei jährlicher Zahlung gibt es 10 Prozent Rabatt. Zeiterfassung per Smartphone, Tablet oder Browser ist in allen Tarifen enthalten, der Test läuft 14 Tage.

Calamari aus Warschau berechnet für das Modul Time & Attendance 2,50 Euro pro Person und Monat bei jährlicher Zahlung, monatlich 3 Euro. Es gilt ein Minimum von 10 Plätzen, der Test läuft 14 Tage ohne Kreditkarte. Factorial aus Barcelona nennt auf der deutschen Preisseite ab 8 Euro pro Nutzer:in und Monat, die Zeiterfassung ist ein Modul mit QR-Code und Geolokalisierung ohne eigenen ausgewiesenen Preis.

Internationale Anbieter mit deutscher Oberfläche sind Deputy aus Australien, der in US-Dollar abrechnet, und Quinyx aus Schweden, der Preise nur auf Anfrage nennt. Einen dauerhaften Gratis-Tarif hat keiner der genannten Anbieter. Wer Personio und Factorial als Gesamtsystem abwägt, findet die Unterschiede in unserem Vergleich Factorial gegen Personio.

Veröffentlichte Preise für Zeiterfassung, Stand September 2026

Calamari: 2,50 Euro pro Person und MonatModul Time & Attendance, jährlich; monatlich 3 Euro; mindestens 10 Plätze
Papershift: 4 Euro pro Person und MonatTarif Core, plus 39 Euro Grundgebühr, 10 Prozent weniger bei jährlicher Zahlung
Factorial: ab 8 Euro pro Person und MonatEinstiegspreis der Plattform, Zeiterfassung als Modul
Deputy: ab 5 US-Dollar pro Person und MonatTarif Lite, Mindestbetrag 30 US-Dollar im Monat
Quinyx: auf Anfragekeine Preise veröffentlicht

Zeiterfassung, Urlaub und Dienstpläne8

Mit deutscher Oberfläche6

Mit Gratis-Test4

Deutschland als starker Markt1

Anzahl der Tools in der Nische Zeiterfassung, Urlaub und Dienstpläne bei ai-toolfinder, live berechnet; hervorgehoben ist die kleine Gruppe mit Schwerpunkt Deutschland.

Belege: [9][10][11][12][13][14][15][16]

Wo KI bei der Zeiterfassung hilft und wo nicht

Bei der reinen Erfassung braucht es keine KI. Einstempeln, Pausen und Überstunden sind Regeln, die eine Software ohne Sprachmodell zuverlässig abbildet. KI kommt dort ins Spiel, wo Menschen mit dem System sprechen oder wo Daten ausgewertet werden.

Calamari bietet laut eigener Seite schon heute Eingaben in natürlicher Sprache: einstempeln ohne App, Stundenzettel per Befehl füllen, Urlaub mit Vertretung beantragen. Berichte zu Anwesenheit und Abwesenheit für HR sind dort als demnächst verfügbar markiert. Factorial wirbt allgemein mit KI-gestützten Funktionen, nennt auf der Preisseite aber vor allem die Zusammenfassung von Bewerbungen.

Papershift verteilt Schichten im Tarif Premium nach Regeln und belegt Dienstpläne im Tarif Professional vollautomatisch. Das ist Planung, keine Zeiterfassung. Wie KI bei Dienstplänen arbeitet und was Sie dort prüfen sollten, steht in unserem Ratgeber zur Schichtplanung mit KI.

Vorsicht gilt bei Auswertungen über einzelne Personen. Der EU AI Act stuft KI, die Leistung und Verhalten von Beschäftigten überwacht und bewertet, als Hochrisiko ein, mit Pflichten ab dem 2. Dezember 2027. Eine Software, die aus Stempelzeiten Muster einzelner Beschäftigter ableitet, braucht deshalb eine genauere Prüfung als ein Chatbefehl zum Einstempeln.

Heikel

KI wertet Stempelzeiten einzelner Beschäftigter aus und leitet Muster zu Verhalten oder Leistung ab. Hochrisiko nach EU AI Act, Betriebsrat zwingend.

Unkritisch

KI nimmt Eingaben in natürlicher Sprache an: einstempeln, Stundenzettel füllen, Urlaub beantragen. Die Regeln zu Pausen und Ruhezeiten prüft die Software ohne KI.

Eigene Einordnung nach Anbieterseiten von Calamari und Papershift sowie dem EU AI Act, Stand September 2026.

Belege: [17][13][9][18][19]

Worauf Sie beim Kauf einer Zeiterfassung achten

Die Preise liegen nah beieinander, die Unterschiede stecken im Detail. Prüfen Sie zuerst, ob das System die Pflichten aus dem heutigen Recht und aus dem Entwurf abdeckt, und erst danach Komfortfunktionen.

Die Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG müssen mindestens 2 Jahre verfügbar bleiben. Achten Sie darauf, dass die Software Daten so lange vorhält und sich exportieren lässt, auch nach einer Kündigung des Vertrags. Ein Export für die Lohnabrechnung spart doppelte Erfassung.

Fragen Sie nach dem Ort der Datenhaltung und nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag. In unserer Kategorie für Zeiterfassung, Urlaub und Dienstpläne sehen Sie je Tool, ob Daten in der EU liegen können. Prüfen Sie außerdem, wie Beschäftigte ohne Büroarbeitsplatz stempeln, etwa per App, Terminal oder QR-Code.

Planen Sie die Einführung mit Blick auf die Übergangsfristen des Entwurfs. Wer mehr als 250 Beschäftigte hat, hätte nach Inkrafttreten nur 1 Jahr Zeit, in dem auch die Betriebsvereinbarung verhandelt werden muss.

Belege: [3][4][13][6]

Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 und Nr. 7 BetrVG

Ein elektronisches Zeiterfassungssystem ist eine technische Einrichtung, die Verhalten und Leistung erfassen kann. Damit ist die Einführung mitbestimmungspflichtig. Hinzu kommt § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG für Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen.

Nach dem Wortlaut von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG geht es um Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Beschäftigte zu überwachen. Das BAG legt das seit dem Beschluss 1 ABR 7/15 vom 13. Dezember 2016 weit aus. Es reicht, dass ein System objektiv geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsdaten zu erheben, auf die Absicht kommt es nicht an.

Im Beschluss 1 ABR 22/21 hat das BAG die Grenze gezogen. Ob erfasst wird, steht nicht zur Verhandlung, weil das Gesetz es verlangt. Ein Initiativrecht, um ein elektronisches System zu erzwingen, hat der Betriebsrat deshalb nicht. Bei der Ausgestaltung bestimmt er nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG mit, solange der Gesetzgeber die Form nicht selbst regelt.

Nutzt das System KI, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen nach § 80 Abs. 3 BetrVG als erforderlich. Planen Sie Verhandlung und Gutachten vor der Vertragsunterschrift ein, damit die Übergangsfrist aus dem Entwurf nicht knapp wird.

Anforderungen festlegenElektronisch, am Tag der Arbeit, mit Meldung bei Verstößen gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten.
Betriebsrat früh einbindenBetriebsvereinbarung zu Zweck, Zugriffsrechten, Auswertungen und Löschfristen nach § 87 Abs. 1 Nr. 2, 6 und 7 BetrVG.
Anbieter testenGratis-Test von 14 Tagen nutzen, Export für Lohnabrechnung und Aufsicht prüfen.
Vertrauensarbeitszeit anpassenSelbsterfassung durch Beschäftigte regeln, Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.

Belege: [20][21][2][22]

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Häufige Fragen

Ist elektronische Zeiterfassung 2026 Pflicht?

Nein, Stand 25. September 2026 nicht. Pflicht ist die Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit, die Form ist offen. Der Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht die elektronische Erfassung mit Übergangsfristen von 1 bis 5 Jahren vor, ist aber noch nicht beschlossen.

Gilt die Pflicht zur Zeiterfassung auch für kleine Betriebe?

Ja, der BAG-Beschluss von 2022 kennt keine Ausnahme nach Betriebsgröße. Der Entwurf zum Arbeitszeitgesetz erlaubt Arbeitgebern mit bis zu 10 Beschäftigten nur, weiter ohne Software aufzuzeichnen. Unter 50 Beschäftigten soll die elektronische Pflicht erst nach 5 Jahren gelten.

Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?

Ja. Auch bei Vertrauensarbeitszeit muss die Arbeitszeit aufgezeichnet werden, die Beschäftigten dürfen das selbst tun. Der Entwurf verlangt zusätzlich geeignete Maßnahmen, damit der Arbeitgeber Verstöße gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten bemerkt.

Welche Arbeitszeiterfassung-Software ist kostenlos?

Unter den hier verglichenen Anbietern bietet keiner einen dauerhaften Gratis-Tarif, Stand September 2026. Papershift und Calamari lassen sich 14 Tage kostenlos testen. Den niedrigsten veröffentlichten Preis hat Calamari mit 2,50 Euro pro Person und Monat bei jährlicher Zahlung.

Kann der Betriebsrat die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung verlangen?

Nein, ein solches Initiativrecht hat er laut BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 nicht, weil die Erfassung ohnehin gesetzlich vorgeschrieben ist. Bei der Ausgestaltung bestimmt er aber nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG mit. Führt der Arbeitgeber ein technisches System ein, kommt § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hinzu.

Quellen

Kuratiert von NickHR-Interim-Manager in Frankfurt, baut KI-Automatisierungen mit HR-Teams. nicksadvisory.com