VendorFlow KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (Oktober 2026)

VendorFlow ist eine Software zur Rechnungsautomatik für südafrikanische Buchhaltungskanzleien und Unternehmen. Sie liest Lieferantenrechnungen per KI aus, wendet die Mehrwertsteuerregeln der SARS an und bucht in Xero oder Sage.

Rechnungen kommen per WhatsApp, E-Mail, PDF, Foto oder Scan an. VendorFlow liest die Lieferantendaten aus, ordnet Sachkonten zu, wendet die Mehrwertsteuer an, erzeugt einheitliche Buchungstexte und protokolliert jeden Schritt. Gebucht wird über direkte Schnittstellen in Xero und Sage, für Hausverwaltungen gibt es eine automatisierte Übergabe an WeConnectU. VendorFlow (Pty) Ltd ist ein südafrikanisches Unternehmen und nennt über 50 Kanzleien mit mehr als 10.000 Rechnungen im Monat.

Der Preis richtet sich nach der Zahl der Rechnungen, nicht nach Personen, und umfasst beliebig viele Firmen und Nutzerkonten.

• Rechnungen aus jedem Kanal auslesenVendorFlow liest Lieferantendaten, Beträge und Positionen aus Rechnungen, die per WhatsApp, E-Mail, PDF, Foto oder Scan kommen. Der Anbieter nennt eine Genauigkeit von über 99 Prozent. Ihr Team tippt keine Rechnungen mehr ab und prüft nur noch die erfassten Daten.
• Lieferanten erkennen und Konten zuordnenDas System erkennt Lieferanten auch bei abweichender Schreibweise und ordnet jede Rechnung nach Kontext und Lieferantenregeln einem Sachkonto zu. Buchungen bleiben über Mandanten und Perioden einheitlich, Korrekturen zum Monatsende werden seltener.
• Mehrwertsteuer nach SARS zuordnenVendorFlow prüft die Umsatzsteuernummern der Lieferanten und ordnet Rechnungen dem Regelsatz, dem Nullsatz oder der Befreiung zu. Kanzleien erhalten eine einheitlichere Steuerbehandlung, was laut Anbieter Rückfragen der SARS verringert.
• Doppelte Rechnungen erkennenVor der Buchung vergleicht VendorFlow Lieferant, Rechnungsnummer und Betrag. So wird dieselbe Rechnung nicht zweimal gebucht oder bezahlt. Jeder Schritt bleibt zudem im Protokoll nachvollziehbar, was Prüfungen erleichtert.

• Nimmt Rechnungen auch per WhatsApp an, neben E-Mail, PDF und Scan.
• Preis nach Rechnungsmenge mit beliebig vielen Nutzer:innen und Firmen, ab 75 Rand im Monat.
• Bucht über die Schnittstellen direkt in Xero und Sage Cloud Accounting.

VendorFlow ist eine südafrikanische Pty Ltd, ordnet die Mehrwertsteuer nach SARS-Regeln zu und nennt über 50 südafrikanische Buchhaltungskanzleien als Kundschaft.

VendorFlow ist auf die südafrikanische Mehrwertsteuer und auf Xero oder Sage ausgelegt. Es passt zu Firmen mit Gesellschaften in Südafrika, die eines dieser Systeme nutzen. Die Datenschutzerklärung richtet sich nach POPIA, nennt aber weder Speicherort noch Unterauftragsverarbeiter. Zertifikate und einen Auftragsverarbeitungsvertrag fanden wir bei unserer Prüfung im September 2026 nicht, fordern Sie diese an. Klären Sie auch, ob die Preise Mehrwertsteuer enthalten.

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