Vergleich · 10 min · 25. September 2026 (aktualisiert)

Bewerbermanagement-Software im Vergleich: acht Anbieter für deutsche Unternehmen, mit KI-Funktionen, Preisen und Datenschutz

Bewerbermanagement-Software sammelt Bewerbungen, verteilt Stellenanzeigen auf Jobbörsen und steuert die Auswahl. In Deutschland stark sind d.vinci, softgarden, JOIN, rexx systems und Personio, dazu internationale Anbieter wie Greenhouse, Workable und SmartRecruiters. Die veröffentlichten Einstiegspreise reichen von 17 Euro pro Stelle und Monat bei JOIN bis 785 Euro im Monat bei d.vinci, Stand September 2026.

Auf einen Blick

d.vinci, softgarden und rexx systems hosten nach eigenen Angaben in Deutschland, rexx auch in der Schweiz. SmartRecruiters und Greenhouse bieten Rechenzentren in Frankfurt an.
Veröffentlichte Preise, Stand September 2026: JOIN 17 oder 34 Euro pro Stelle und Monat bei jährlicher Abrechnung, softgarden ab 199 Euro netto im Monat, d.vinci ab 785 Euro im Monat. Greenhouse und rexx systems nennen Preise nur auf Anfrage.
Auf den Preisseiten, die wir lesen konnten, bietet keiner der acht Anbieter einen dauerhaften Gratis-Tarif. JOIN und Workable werben mit einem kostenlosen Test von 14 und 15 Tagen.
Laut Bitkom nutzte Ende 2024 erst 1 Prozent der Unternehmen in Deutschland KI für das Screening von Bewerbungen, 21 Prozent konnten es sich vorstellen.
Nach einer Absage speichern Sie Unterlagen höchstens sechs Monate. Der Betriebsrat bestimmt bei der Einführung mit, bei Auswahlrichtlinien mit KI nach § 95 Abs. 2a BetrVG ausdrücklich.

Wer Bewerbermanagement-Software vergleicht, schaut meist zuerst auf Preis und Bedienung. Für Unternehmen in Deutschland zählen drei weitere Fragen: Wo liegen die Bewerberdaten, wie lange dürfen sie gespeichert bleiben, und was entscheidet der Betriebsrat mit? Seit die Anbieter KI in die Vorauswahl einbauen, kommt eine vierte Frage hinzu: Welche Funktion schreibt nur Texte, welche bewertet Menschen?

Dieser Vergleich stellt acht Anbieter mit starkem Deutschland-Bezug aus unserem Verzeichnis gegenüber: d.vinci, softgarden, JOIN, rexx systems, Personio, Greenhouse, Workable und SmartRecruiters. Grundlage sind Preis-, Produkt- und Datenschutzseiten der Anbieter, Gesetzestexte, Gerichtsentscheidungen und Hinweise der Datenschutzaufsicht, geprüft im September 2026. ai-toolfinder wird von keinem Anbieter bezahlt. Der Text ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

Bewerbermanagement-Software für Deutschland: acht Anbieter im Überblick

Drei der acht Anbieter kommen aus Deutschland. d.vinci verkauft Bewerbermanagement, Onboarding und Karriereseiten und betreibt sein Rechenzentrum nach eigener Angabe in Hamburg. softgarden hostet in einem deutschen Rechenzentrum. rexx systems verarbeitet Daten laut Produktseite in Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz und bietet Cloud- und On-Premise-Betrieb an.

JOIN sitzt in Pfäffikon in der Schweiz, hat ein Büro in Berlin und nennt über 20.000 Unternehmen als Kunden. Personio ist eine HR-Suite mit Recruiting-Modul. Laut Munich Startup nutzten im April 2026 rund 9.000 der 16.000 Personio-Kunden die Recruiting-Funktion.

Die drei US-Anbieter richten sich eher an größere und international einstellende Unternehmen. SmartRecruiters gehört seit September 2025 zu SAP und hostet standardmäßig in Frankfurt. Greenhouse bietet ein EU-Rechenzentrum in Frankfurt an. Workable wird laut Datenschutzerklärung in den USA betrieben, eine deutsche Oberfläche fehlt in der Sprachauswahl.

In unserem Verzeichnis stehen 26 Systeme für Bewerbermanagement mit KI. 3 davon haben Deutschland als starken Markt, 10 können Daten in der EU hosten. rexx systems und Personio führen wir als HR-Suiten, deshalb fehlen sie in dieser Zählung.

Bewerbermanagement mit KI im Verzeichnis26

Mit Gratis-Test16

Preis nur auf Anfrage15

Datenhaltung in der EU möglich10

Deutschland als starker Markt3

Anzahl der Tools in der Nische Bewerbermanagement im Verzeichnis von ai-toolfinder, live berechnet beim Aufruf der Seite.

Belege: [1][2][3][4][5][6][7][8][9][10]

Preise in Euro: wer veröffentlicht, wer auf Anfrage verkauft

Die Preismodelle unterscheiden sich stark. JOIN rechnet pro Stelle ab, softgarden und d.vinci pro Monat mit Staffel nach Unternehmensgröße, Workable nach Tarif und Größenklasse. Ein fairer Vergleich gelingt deshalb nur mit Ihrem eigenen Einstellungsvolumen.

JOIN kostet laut Preisseite von JOIN im Tarif Standard 17 Euro und im Tarif Advanced 34 Euro pro Stelle und Monat bei jährlicher Abrechnung. softgarden startet im Tarif Core bei 199 Euro netto im Monat, das Paket All-in-One wird individuell bepreist. d.vinci nennt für das Bewerbermanagement ab 785 Euro im Monat, mit unbegrenzter Zahl an Nutzer:innen, Stellen und Bewerbungen.

Die US-Anbieter rechnen in US-Dollar. Workable nennt für Unternehmen mit 1 bis 20 Beschäftigten 299 US-Dollar im Monat im Tarif Standard, bei Jahreszahlung bis zu 20 Prozent weniger. SmartRecruiters nennt für den Tarif Essential ab 14.995 US-Dollar, ohne Abrechnungszeitraum. Greenhouse und rexx systems veröffentlichen keine Preise. Die Preisseite von Personio konnten wir nicht abrufen.

Einen dauerhaften Gratis-Tarif bietet keiner der acht auf den Seiten, die wir lesen konnten. JOIN lässt den Tarif Advanced 14 Tage mit bis zu 5 aktiven Stellen testen. Workable bietet 15 Tage für den Tarif Standard ohne Kreditkarte. d.vinci wirbt mit einem kostenlosen Test, softgarden startet den Testzeitraum nach einer Demo.

Veröffentlichte Einstiegspreise, Stand September 2026

JOIN: 17 Euro pro Stelle und MonatTarif Standard, jährliche Abrechnung
softgarden: ab 199 Euro netto im MonatTarif Core
d.vinci: ab 785 Euro im MonatBewerbermanagement, gestaffelt nach Unternehmensgröße
Workable: 299 US-Dollar im MonatTarif Standard, 1 bis 20 Beschäftigte
SmartRecruiters: ab 14.995 US-DollarTarif Essential, Zeitraum nicht angegeben
Greenhouse und rexx systems: auf Anfragekeine Preise veröffentlicht

Belege: [11][2][12][13][14][15][3]

KI-Funktionen je Anbieter: vom Anzeigentext bis zur Vorauswahl

Die Anbieter setzen KI vor allem an zwei Stellen ein: beim Schreiben von Anzeigen und E-Mails und beim Sortieren eingehender Bewerbungen. Der zweite Einsatz ist rechtlich heikler, weil er Menschen bewertet. In deutschen Unternehmen ist KI-Screening noch selten, wie die Bitkom-Umfrage von Ende 2024 zeigt.

softgarden bietet einen KI Text Assistant für Anzeigen und E-Mails, der auf ChatGPT von OpenAI aufsetzt und laut Anbieter keine personenbezogenen Daten verarbeitet. Der KI Screening Assistant priorisiert Bewerbungen nach Passung, das Modell ist laut KI-Seite von softgarden nur mit anonymisierten Daten trainiert. JOIN hat in allen Tarifen einen KI-Generator für Stellenanzeigen.

rexx systems anonymisiert Bewerbungen, bevor AI Hiring sie auswertet, und zeigt Stärken, Lücken und Begründungen. Die Open-Source-KI läuft laut Anbieter auf eigenen Servern ohne externe KI-Dienste. d.vinci beschreibt in einem Beitrag vom 18. Juni 2026 ein Prescreening, das Bewerbungen als starken, teilweisen oder geringen Fit einordnet. Ob es in jedem Paket enthalten ist, sagt die Preisseite nicht.

Personio beschreibt im Hilfecenter einen Talentscreening-Agenten, der Bewerbungen mit den Anforderungen abgleicht, und hat im April 2026 das Recruiting-Start-up aurio gekauft. Greenhouse enthält schon im Tarif Core einen KI-Notetaker und Vorschläge für Interviewfragen. Workable rechnet KI über Credits ab, 3.000 sind in jedem Tarif enthalten. Bei SmartRecruiters beginnen die KI-Funktionen im Tarif Professional.

KI-Chatbot beantwortet Bewerberfragen4 %

KI-Analyse von Kompetenz oder Potenzial3 %

KI-Screening von Bewerbungen1 %

Von KI geführte Bewerbungsgespräche1 %

Anteil der Unternehmen, die das heute nutzen: Bitkom Research, 852 Unternehmen ab 3 Beschäftigten in Deutschland, befragt im Herbst 2024.

Wo KI im Bewerbermanagement ansetzt, von Texten bis zu Entscheidungen

Stellenanzeigen und E-Mails entwerfensoftgarden, JOIN, d.vinci; keine Bewertung von Menschen
Bewerbungen zusammenfassen, Interviews protokollierenrexx systems, Greenhouse; Ergebnis prüft ein Mensch
Bewerbungen nach Passung sortierenHochrisiko nach EU AI Act, Pflichten ab 2. Dezember 2027
Einladungen oder Absagen selbst verschickenlaut Datenschutzkonferenz ein Verstoß gegen Art. 22 DSGVO

Belege: [16][17][11][18][19][20][5][15][13][14][21][22]

Schnittstellen zu Jobbörsen und HR-Software

Ein Bewerbermanagement spart vor allem dann Zeit, wenn es Anzeigen ohne Handarbeit auf Jobbörsen verteilt und eingestellte Personen an HR- und Lohnsoftware übergibt. Die Anbieter zählen ihre Reichweite unterschiedlich, die Zahlen sind deshalb nur grob vergleichbar.

softgarden spricht von Multiposting auf über 1.200 Jobbörsen, rexx systems von über 800 und d.vinci von mehr als 500. JOIN nennt 250 bezahlte und 15 kostenfreie Jobbörsen. Prüfen Sie, ob die für Ihre Branche und Region wichtigen Portale dabei sind und ob die Schaltung über den Anbieter günstiger ist als direkt.

Bei der HR-Software zählt, welches System Sie schon nutzen. rexx systems nennt eine Partnerschaft mit DATEV, d.vinci eine SAP-Schnittstelle. SmartRecruiters wird laut SAP mit SAP SuccessFactors verbunden, bleibt aber einzeln nutzbar. Personio bündelt Recruiting und Personalverwaltung in einer Suite, dort entfällt die Übergabe zwischen zwei Systemen.

Für Konzerne mit SAP oder internationaler Einstellung lohnt ein Blick auf unseren Vergleich Greenhouse gegen SmartRecruiters. Er geht auf Hosting, KI-Audits und die Rolle von SAP genauer ein.

Belege: [2][3][1][4][6]

Welcher Anbieter zu welchem Unternehmen passt

Die Wahl hängt weniger an einzelnen KI-Funktionen als an Einstellungsvolumen, vorhandener HR-Software und Anforderungen an das Hosting. Die folgenden Faustregeln leiten sich aus den Preis- und Produktseiten ab, nicht aus Tests im Echtbetrieb.

Wer nur wenige Stellen gleichzeitig offen hat, zahlt bei JOIN pro Stelle und Monat. Bei vielen parallelen Stellen kippt die Rechnung zugunsten eines Pauschalpreises. softgarden nennt dafür ab 199 Euro im Monat. d.vinci mit einem Einstieg ab 785 Euro im Monat zielt auf Unternehmen, die viele Nutzer:innen und Standorte einbinden.

Wer eine On-Premise-Installation oder Hosting in der Schweiz braucht, findet das bei rexx systems, muss aber ein Angebot anfragen. Wer Personio schon für die Personalverwaltung nutzt, spart mit dem eigenen Recruiting-Modul eine Schnittstelle, bindet sich aber enger an einen Anbieter.

Workable veröffentlicht Preise und bietet einen schnellen Test, hat aber keine deutsche Oberfläche und hostet in den USA. Greenhouse und SmartRecruiters passen eher zu Konzernen mit internationalem Recruiting. Beide rechnen in US-Dollar oder auf Anfrage, bieten aber Hosting in Frankfurt.

Wenige Stellen, kleines Team

Abrechnung pro Stelle wie bei JOIN, kurzer Test, KI-Anzeigentexte inklusive.

Viele Stellen, mehrere Standorte

Pauschalpreis oder Staffel nach Größe wie bei softgarden, d.vinci oder rexx systems, dazu Schnittstellen zu SAP oder DATEV.

Faustregel aus den Preismodellen der Anbieter, Stand September 2026.

Belege: [11][2][12][3][13][9][7][8]

DSGVO: Rechtsgrundlage und Löschfristen für Bewerberdaten

Bewerberdaten verarbeiten Sie als vorvertragliche Maßnahme nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das empfiehlt der Landesdatenschutzbeauftragte Baden-Württemberg nach dem EuGH-Urteil C-34/21 vom 30. März 2023. Er hält es für wahrscheinlich, dass § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG nicht mehr anwendbar ist, inhaltlich ändere sich dadurch wenig.

Nach einer Absage dürfen Sie die Unterlagen nicht unbegrenzt behalten. Der Bundesdatenschutzbeauftragte nennt in seinen FAQ zum Beschäftigtendatenschutz sechs Monate ab Zugang der Ablehnung oder Rücknahme der Bewerbung. Danach sind die Unterlagen zurückzugeben oder zu vernichten.

Die sechs Monate folgen aus dem AGG. Abgelehnte Bewerber:innen müssen eine Entschädigung nach § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von 2 Monaten schriftlich geltend machen. Die Klage muss nach § 61b Abs. 1 ArbGG innerhalb von 3 weiteren Monaten folgen. Wer Daten länger für einen Talentpool nutzen will, braucht dafür eine eigene Rechtsgrundlage.

Prüfen Sie deshalb, ob das System Löschfristen automatisch überwacht und Löschungen protokolliert. Für die KI-Vorauswahl gilt zusätzlich Art. 22 DSGVO. Die Datenschutzkonferenz nennt in ihrer Orientierungshilfe zu KI ein Beispiel für einen Verstoß: eine KI, die Bewerbungen auswertet und selbstständig Einladungen verschickt.

Tag 0Die Absage geht den Bewerber:innen zu.

Bis 2 MonateFrist, eine Entschädigung nach § 15 Abs. 4 AGG schriftlich geltend zu machen.

Bis 3 weitere MonateKlagefrist nach § 61b Abs. 1 ArbGG ab der Geltendmachung.

6 MonateUnterlagen zurückgeben oder vernichten, so der Bundesdatenschutzbeauftragte.

Fristen nach einer Absage laut AGG, ArbGG und FAQ des Bundesdatenschutzbeauftragten, Stand September 2026.

Belege: [23][24][25][26][21]

Mitbestimmung und EU AI Act: was Sie mit dem Betriebsrat klären

Ein Bewerbermanagement erfasst auch Daten über die Beschäftigten, die darin arbeiten, etwa wer welche Bewerbung wann bearbeitet hat. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG reicht es, dass eine technische Einrichtung objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es laut Bundesarbeitsgericht nicht an.

Für die KI-Vorauswahl ist § 95 BetrVG wichtig: Richtlinien über die personelle Auswahl bei Einstellungen brauchen die Zustimmung des Betriebsrats. § 95 Abs. 2a BetrVG stellt klar, dass das auch gilt, wenn bei der Aufstellung KI zum Einsatz kommt. Muss der Betriebsrat KI beurteilen, gilt ein Sachverständiger nach § 80 Abs. 3 BetrVG als erforderlich.

Der EU AI Act stuft KI zur Auswahl von Bewerber:innen als Hochrisiko ein. Nach dem Digital Omnibus gelten diese Pflichten ab dem 2. Dezember 2027. In Deutschland ist seit dem 29. Juli 2026 die Bundesnetzagentur nach dem KI-MIG Marktüberwachungsbehörde, auch für Hochrisiko-KI im Personalbereich. Die Pflichten im Einzelnen erklärt unser Ratgeber zu Hochrisiko-KI im Personalwesen.

Regeln Sie in der Betriebsvereinbarung, welche KI-Funktionen eingeschaltet sind und wer Scores oder Rankings sehen darf. Legen Sie außerdem fest, dass Auswertungen über einzelne Recruiter:innen ausgeschlossen sind. Planen Sie für Verhandlung und Sachverständigen Zeit vor dem Vertragsschluss ein, nicht erst vor dem Go-live.

Hosting und Verträge klärenStandort der Rechenzentren und Unterauftragnehmer schriftlich geben lassen, ausdrücklich auch für die KI-Funktionen.
Löschfristen einstellenSechs Monate nach Absage, Talentpool nur mit eigener Rechtsgrundlage.
Betriebsvereinbarung verhandelnZweck, Zugriffsrechte, Auswertungen und KI-Funktionen festlegen, nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 und § 95 BetrVG.
Menschliche Entscheidung sichernDie KI darf sortieren, Einladungen und Absagen verschickt ein Mensch mit echtem Entscheidungsspielraum.

Belege: [27][28][29][30][22][31]

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Häufige Fragen

Welche Bewerbermanagement-Software ist kostenlos?

Einen dauerhaften Gratis-Tarif bietet keiner der acht hier verglichenen Anbieter, Stand September 2026. JOIN lässt den Tarif Advanced 14 Tage kostenlos testen, Workable den Tarif Standard 15 Tage. Den günstigsten veröffentlichten Einstieg hat JOIN mit 17 Euro pro Stelle und Monat bei jährlicher Abrechnung.

Wie lange darf ich Bewerberdaten nach einer Absage speichern?

Der Bundesdatenschutzbeauftragte nennt sechs Monate ab Zugang der Absage oder Rücknahme der Bewerbung. Die Frist deckt die 2 Monate zur Geltendmachung nach § 15 Abs. 4 AGG und die anschließende Klagefrist von 3 Monaten ab. Für einen Talentpool brauchen Sie eine eigene Rechtsgrundlage.

Muss der Betriebsrat einer Bewerbermanagement-Software zustimmen?

In aller Regel ja, weil die Software Verhalten oder Leistung der Beschäftigten erfassen kann, die mit ihr arbeiten (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Nutzen Sie KI für Auswahlrichtlinien, gilt zusätzlich § 95 BetrVG. Planen Sie die Betriebsvereinbarung vor dem Vertragsschluss ein.

Darf eine KI Bewerbungen vorsortieren?

Ja, wenn ein Mensch mit echtem Entscheidungsspielraum entscheidet. Verschickt die KI selbstständig Einladungen oder Absagen, ist das laut Datenschutzkonferenz ein Verstoß gegen Art. 22 DSGVO. Ab dem 2. Dezember 2027 gelten für solche Systeme zusätzlich die Hochrisiko-Pflichten des EU AI Act.

Welche Bewerbermanagement-Software hostet in Deutschland?

d.vinci betreibt sein Rechenzentrum nach eigener Angabe in Hamburg, softgarden hostet in einem deutschen Rechenzentrum. rexx systems nutzt Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz. SmartRecruiters hostet standardmäßig in Frankfurt, Greenhouse bietet Frankfurt als EU-Standort an.

Quellen

Kuratiert von NickHR-Interim-Manager in Frankfurt, baut KI-Automatisierungen mit HR-Teams. nicksadvisory.com