Basware KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (Oktober 2026)

Basware ist eine Plattform für Rechnungseingang, Kreditorenbuchhaltung und E-Rechnung für mittlere und große Organisationen. Sie empfängt, liest, prüft, kontiert und verteilt Lieferantenrechnungen und setzt KI beim Auslesen, Kontieren und Abgleichen ein.

Basware deckt den ganzen Weg einer Lieferantenrechnung ab: Empfang als PDF oder E-Rechnung, Auslesen, Abgleich mit der Bestellung, Kontierung, Freigabe und Archivierung. Dazu kommen ein E-Rechnungsnetzwerk für nationale Pflichten und Peppol, E-Procurement sowie die Prüfbausteine AP Protect, AP Audit and Recovery und der Abgleich von Lieferantenkontoauszügen. Die Basware Corporation sitzt in Espoo, Finnland, und nennt mehr als 6.500 Kunden. Die KI für den Kreditorenprozess wurde laut Anbieter mit mehr als 2,5 Milliarden Rechnungen trainiert. Die Preisseite richtet sich an den Mittelstand ebenso wie an internationale Konzerne.

• PDF-Rechnungen auslesenSmartPDF liest Lieferantenrechnungen im PDF-Format aus und macht daraus strukturierte Rechnungsdaten, gleich zu Beginn des Kreditorenprozesses. Die Buchhaltung tippt Kopf- und Positionsdaten seltener ab, und die Rechnungen gelangen schneller zu Abgleich und Freigabe.
• Rechnungen ohne Bestellbezug kontierenSmartCoding lernt aus früheren Kontierungen und dem Rechnungsinhalt und schlägt Sachkonto, Kostenstelle und weitere Kontierungsfelder für Rechnungen ohne Bestellung vor. Die Buchhaltung prüft Vorschläge, statt wiederkehrende Rechnungen jedes Mal neu zu kontieren. Das entlastet vor allem bei vielen Dienstleistungs- und Versorgerrechnungen.
• Rechnungen trotz Lücken abgleichenInvoiceAI gibt es für Rechnungen mit und ohne Bestellbezug. Die KI gleicht auch dann ab, wenn Daten fehlen oder Beträge nicht genau passen. So landen weniger Rechnungen in der manuellen Klärung, und das Team kümmert sich um die Fälle, die wirklich eine Entscheidung brauchen.
• Auswertungen zum KreditorenprozessBasware Insights erstellt mit generativer KI Auswertungen aus den Kreditorendaten, etwa zu Mengen, Durchlauf und Lieferanten. Die Leitung Finanzen erhält einen Ausgangspunkt für Prozessentscheidungen, ohne jeden Bericht selbst zu bauen.

• Verbindet Kreditorenautomatisierung mit einem eigenen E-Rechnungsnetzwerk für Peppol und nationale Pflichten, sodass E-Rechnungen und PDF-Rechnungen durch denselben Prozess laufen.
• Stellt produktbezogene SOC-1-Berichte (ISAE 3402) und SOC-2-Berichte (ISAE 3000) unter Geheimhaltungsvereinbarung bereit, die Wirtschaftsprüfer für den Kreditorenprozess anfordern können.
• Ergänzt die Rechnungsverarbeitung um Prüfbausteine wie AP Protect, AP Audit and Recovery und den Abgleich von Lieferantenkontoauszügen.

Basware sitzt in Espoo, Finnland, und nennt nach eigenen Angaben Kundschaft in mehr als 190 Ländern, ohne einen Schwerpunktmarkt auszuweisen.

Klären Sie, ob Ihr Wirtschaftsprüfer den ISAE-3402-Bericht für den Kreditorenprozess braucht, und lassen Sie sich die Anbindung an Ihr ERP-System zeigen. Fragen Sie nach dem Speicherort der Rechnungsdaten, denn die Trust-Seite nennt keine Regionen. Der Anhang zur Auftragsverarbeitung ist öffentlich. Für Deutschland sollten Sie prüfen, wie XRechnung, ZUGFeRD und Ihre GoBD-Anforderungen an die Archivierung abgedeckt werden, denn bei unserer Prüfung im September 2026 nannte die deutsche Seite sie nicht einzeln.

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