GaiaWorks KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (Oktober 2026)

GaiaWorks ist eine Workforce-Management-Suite für Arbeitgeber mit Schichtbetrieb wie Fabriken, Handelsketten und Dienstleister. Sie deckt Zeiterfassung, Schichtplanung, Arbeitsstunden und variable Vergütung ab, mit KI-Bedarfsprognose und KI-Agenten für Führungskräfte.

GaiaWorks, rechtlich Suzhou Gaiaworks Information Technology, bietet Cloud-Module für Echtzeit-Zeiterfassung, Schichtplanung, Arbeitsstunden je Aufgabe, variable Vergütung wie Akkord und Provision, Kompetenzentwicklung, die Steuerung von Leih- und Gigkräften sowie Auswertungen. Als Investoren nennt der Anbieter unter anderem GGV Capital, Matrix Partners und Tencent. Laut eigenen Angaben nutzen über 1.800 mittlere und große Kunden mit 7 Millionen Beschäftigten in 34 Ländern und Regionen die Plattform. Für Kunden im asiatisch-pazifischen Raum gibt es eine englische Website.

• Prognostiziert den PersonalbedarfDie Schichtplanung liest Aufträge, Kundenfrequenz, Umsatz, Aktionen oder Produktionspläne ein und rechnet sie in Personalbedarf je Tag, Zeitfenster und Position um. Planer:innen sehen Lücken, bevor die Woche beginnt, statt kurzfristig nachzubesetzen.
• Erstellt regelkonforme SchichtpläneBeschäftigte werden nach Stellenanforderung, Qualifikationsnachweisen, Verfügbarkeit und Beschäftigtenart eingeplant, harte und weiche Regeln decken Folgetage, Ruhezeiten, Überstunden und Schichtabstände ab. Der Zeit-Agent erklärt die Logik in natürlicher Sprache, vergleicht Varianten und meldet rechtliche Risiken vor der Freigabe.
• Schlägt Anreize vorDer Anreiz-Agent verknüpft Anwesenheit, Leistung und frühere Prämien und empfiehlt Maßnahmen, deren Wirkung er anschließend verfolgt. Betriebsleitungen erhalten Vorschläge auf Datenbasis.
• Beantwortet Fragen zu KennzahlenChat BI ist ein Assistent auf Basis großer Sprachmodelle, der Fragen zu Kennzahlen der Personaleffizienz versteht, die Daten abfragt und Diagramme erzeugt. Laut Anbieter laufen die KI-Agenten auf verschiedenen Sprachmodellen, auch auf selbst betriebenen Open-Source-Modellen.

• Zertifiziert nach SOC 2 Type II, ISO/IEC 27001, 27017, 27018, 20000-1 und ISO 9001 sowie nach der chinesischen Sicherheitsstufe 3.
• Verbindet Schichtplanung mit variabler Vergütung wie Akkord und Provision, das passt zu Fabriken und Handelsketten.
• Die KI-Agenten laufen auch auf selbst betriebenen Open-Source-Modellen, eine private Installation ist möglich.

Sitz in Suzhou, nach eigenen Angaben über 1.800 mittlere und große Kunden, vor allem in Industrie, Handel und Logistik in China; dazu chinesische Sicherheitszertifizierung nach Stufe 3.

GaiaWorks passt zu internationalen Industrie- und Handelsunternehmen mit großen Schichtbelegschaften in China und Asien-Pazifik. Der Speicherort ist nicht veröffentlicht; fragen Sie, wo die Daten liegen und wie Übermittlungen aus China nach dem Datenschutzgesetz PIPL geregelt sind. Für Standorte in Deutschland sind algorithmische Schichtplanung und Leistungsauswertung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wäre ebenfalls zu klären.

• PIPL gibt Beschäftigten ein Recht, automatisierte Entscheidungen abzulehnen
• Plattformen müssen Algorithmus-Regeln mit Gewerkschaften abstimmen
• Ausnahme für den Export von Beschäftigtendaten

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