Alternativen zu GaiaWorks: 12 Tools im Vergleich (Oktober 2026)

DingTalk ist die Arbeitsplattform von Alibaba, in China weit verbreitet, mit Messaging, Freigabe-Workflows und HR-nahen Werkzeugen sowie KI-Funktionen für Anwesenheitserfassung, Meeting-Zusammenfassungen und Workforce-Analysen.

Wichtige Funktionen

• AI Minutes schreibt Besprechungsnotizen mit Sprecher:innen, Kapiteln, Kernpunkten und Aufgaben
• KI-Risikoerkennung markiert doppelte oder widersprüchliche Anträge im Freigabeprozess
• KI-Büroagent Qwenwork beantwortet Nachrichten, bearbeitet Dateien und recherchiert

Im Vergleich zu GaiaWorks

• Hat einen Gratis-Tarif, GaiaWorks nicht.
• Richtet sich auch an Firmen unter 50 Beschäftigten, GaiaWorks nicht.
• Anderes Preismodell: Freemium statt Preis auf Anfrage.
• Nennt weniger Sicherheitszertifikate: 1, GaiaWorks 7.

Vor dem Kauf klären: Vor dem Einsatz von DingTalk außerhalb Chinas sollten Sie den Hosting-Standort klären und prüfen, ob Gesichtserkennung und biometrische Anwesenheitsprüfung in Ihrem Land rechtlich zulässig sind, da dafür in der EU eigene Einwilligungsanforderungen nach der DSGVO gelten. Die genauen Preise der kostenpflichtigen Stufen sollten Sie direkt erfragen, da sie nicht veröffentlicht sind. Da biometrische Anwesenheitserfassung und Fluktuationsprognose einzelne Beschäftigte bewerten, sollten deutsche Arbeitgeber den Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG einbeziehen und KI-gestütztes Screening oder Leistungsbewertung bei Einstellung oder Beförderung als Hochrisiko nach dem EU AI Act behandeln.

Dayforce, früher als Ceridian bekannt, ist eine Cloud-HCM-Suite für mittlere und große Unternehmen. Sie bündelt Personalverwaltung, globale Payroll, Personaleinsatzplanung und Talentmanagement in einem System.

Wichtige Funktionen

• Pay-Clarity-Agent beantwortet Lohnfragen und erkennt Anomalien
• KI-gestützte Personalbedarfsprognose im Workforce Management sowie Kandidaten-Matching und KI-gestützte Kurserstellung im Talentbereich
• KI-gestützte Szenarioplanung für strategische Personalplanung

Im Vergleich zu GaiaWorks

• Kann Daten in der EU speichern, GaiaWorks nennt keine EU-Option.
• Hat eine deutsche Oberfläche, GaiaWorks nennt keine.
• Nennt weniger Sicherheitszertifikate: 2, GaiaWorks 7.

Vor dem Kauf klären: Dayforce veröffentlicht keine Listenpreise, die Kosten hängen von Mitarbeiterzahl, Ländern und gebuchten Modulen ab und erfordern ein Angebot. Dayforce nennt auf seiner Technologieseite SOC-1- und SOC-2-Berichte (SSAE 18 Type II). Fordern Sie die aktuellen Berichte an und klären Sie Datenhaltung und Speicherort direkt mit Dayforce. Wo KI-Agenten Lohn-, Planungs- oder Leistungsentscheidungen unterstützen, gelten in Deutschland die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO.

Deputy ist eine Workforce-Management-Plattform für Schichtplanung, Zeiterfassung und Payroll-Anbindung für Unternehmen mit Schichtbetrieb jeder Größe, mit KI in jedem Plan zur Dienstplan-Optimierung und Bedarfsprognose.

Wichtige Funktionen

• KI wandelt Nachfragedaten in Prognosen und Dienstplan-Entwürfe zur Freigabe durch Führungskräfte um
• KI-Modelle optimieren Dienstpläne zur Kostenkontrolle je Standort
• Automatisierte Abstimmung von Personaleinsatz mit tatsächlicher Nachfrage

Im Vergleich zu GaiaWorks

• Nennt einen Preis (ab 5 $ je Nutzer:in/Monat), GaiaWorks nur auf Anfrage.
• Bietet einen Gratis-Test, bei GaiaWorks haben wir keinen gefunden.
• Richtet sich auch an Firmen unter 50 Beschäftigten, GaiaWorks nicht.
• Hat eine deutsche Oberfläche, GaiaWorks nennt keine.

Vor dem Kauf klären: Vor dem Kauf sollten Sie die Anbindung an Ihren bestehenden Lohnanbieter prüfen und klären, welche Währung und Stufe passen, denn die Preise sind zwar öffentlich, der monatliche Mindestbetrag von 30 US-Dollar und Add-ons verändern aber die Gesamtsumme. Deputy ist nach ISO/IEC 27001:2022 und SOC 2 Type 2 zertifiziert. Da die Planungs-KI Personaleinsatz und Kostenentscheidungen für Einzelpersonen beeinflussen kann, sollten deutsche Arbeitgeber den Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG einbeziehen und eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vereinbaren.

Quinyx ist eine schwedische Workforce-Management-Plattform für Schichtplanung, Zeiterfassung und Kommunikation mit Frontline-Teams, vor allem im europäischen Einzelhandel, Gastgewerbe und in der Logistik, mit KI für Bedarfsprognose und automatisierte Planung.

Wichtige Funktionen

• KI-gestützte Schichtplanung nach Verfügbarkeit, Skills und Arbeitsaufkommen
• Optimize-Modul mit KI-Bedarfsprognose und Auto-Scheduling für große Organisationen
• Ava Assistant beantwortet Fragen rund um Dienstplan und Arbeit und übernimmt Routineaufgaben für Führungskräfte und Beschäftigte

Im Vergleich zu GaiaWorks

• Kann Daten in der EU speichern, GaiaWorks nennt keine EU-Option.
• Sitz in Schweden, GaiaWorks in China.
• Hat eine deutsche Oberfläche, GaiaWorks nennt keine.
• Nennt weniger Sicherheitszertifikate: 2, GaiaWorks 7.

Vor dem Kauf klären: Vor dem Kauf sollten Sie die Preise direkt erfragen, da keine veröffentlicht sind, und klären, welcher Quinyx-Standort Ihr Land und Ihre Sprache betreut. Quinyx gibt DSGVO-Konformität an; lassen Sie sich die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO schriftlich geben. Da Planungs-KI und Echtzeit-Hinweise einzelne Personaleinsätze und Aufgaben betreffen, sollten deutsche Arbeitgeber den Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG einbeziehen.

Calamari ist eine modulare polnische HR-Plattform für Abwesenheiten, Zeiterfassung, Personalstammdaten und Performance-Reviews für kleine und mittlere, verteilte Teams. Über eine MCP-Schnittstelle erledigen KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT alltägliche HR-Anliegen.

Wichtige Funktionen

• MCP-Schnittstelle: Claude, ChatGPT oder Copilot stellen Urlaubsanträge und Zeiteinträge in normaler Sprache
• Über einen angebundenen KI-Assistenten Vorschläge für Urlaubstermine auf Basis von Arbeitsplan und Feiertagen
• Über einen angebundenen KI-Assistenten Antworten zu Resturlaub, Arbeitsplänen und Abwesenheiten im Team

Im Vergleich zu GaiaWorks

• Nennt einen Preis (ab 1,80 € je Beschäftigten/Monat), GaiaWorks nur auf Anfrage.
• Bietet einen Gratis-Test, bei GaiaWorks haben wir keinen gefunden.
• Kann Daten in der EU speichern, GaiaWorks nennt keine EU-Option.
• Sitz in Polen, GaiaWorks in China.

Vor dem Kauf klären: Vor dem Abschluss wählen Sie die Hosting-Region: Calamari bietet AWS-Rechenzentren in Irland (Standard für Europa und Afrika), Singapur und den USA. Prüfen Sie die Anbindung an Ihr Lohnsystem, da Personalstammdaten und Payroll (Lohnabrechnung) getrennt sind. Calamari gibt an, DSGVO-konform zu sein, und bereitet eine ISO-27001-Zertifizierung vor. In Polen müssen Beschäftigte mindestens zwei Wochen vor Beginn einer Überwachung informiert werden, und Arbeitgeber mit 50 oder mehr Beschäftigten müssen die Arbeitnehmervertretung zu wesentlichen neuen Systemen konsultieren.

Papershift ist eine deutsche Cloud-HR-Plattform für Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement, vor allem für kleine und mittlere Arbeitgeber, mit einem KI-Chat-Assistenten, der Fragen der Belegschaft aus den eigenen HR-Daten beantwortet.

Wichtige Funktionen

• KI-Chat-Assistent Kahru beantwortet Fragen und greift sicher auf Personaldaten zu
• Holt Dokumente aus digitalen Personalakten

Im Vergleich zu GaiaWorks

• Nennt einen Preis (ab 3,60 € je Beschäftigten/Monat), GaiaWorks nur auf Anfrage.
• Bietet einen Gratis-Test, bei GaiaWorks haben wir keinen gefunden.
• Kann Daten in der EU speichern, GaiaWorks nennt keine EU-Option.
• Sitz in Deutschland, GaiaWorks in China.

Vor dem Kauf klären: Vor dem Abschluss lohnt sich der 14-tägige kostenlose Test, um Planung und den Chat-Assistenten Kahru an echten Schichtmustern zu prüfen, und die Gesamtkosten inklusive Pflicht-Grundgebühr und gewähltem Support-Tarif zu klären. Da Kahru aus gespeicherten Personaldaten antwortet und auch die automatische Schichtzuweisung der höheren Tarife Beschäftigtendaten berührt, sollten deutsche Arbeitgeber den Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG einbeziehen und eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vereinbaren.

Sesame HR ist eine spanische HR-Plattform für Zeiterfassung, Recruiting und People Analytics, ausgelegt auf kleine und mittlere Unternehmen vor allem in Spanien und Lateinamerika. Der Assistent Sesame IA formuliert HR-Texte und wertet Personaldaten im System aus.

Wichtige Funktionen

• Sesame IA formuliert Ankündigungen, interne Mitteilungen und Stellenanzeigen automatisch
• KI-gestützte Auswertung großer Datenmengen bei Bewertungen und People Analytics
• KI schlägt Interviewfragen, Gehaltsrahmen und konkrete Folgemaßnahmen vor

Im Vergleich zu GaiaWorks

• Nennt einen Preis (ab 4,75 € je Beschäftigten/Monat), GaiaWorks nur auf Anfrage.
• Bietet einen Gratis-Test, bei GaiaWorks haben wir keinen gefunden.
• Sitz in Spanien, GaiaWorks in China.
• Richtet sich auch an Firmen unter 50 Beschäftigten, GaiaWorks nicht.

Vor dem Kauf klären: Vor dem Abschluss sollten Sie prüfen, ob die Mindestgröße von 15 Beschäftigten und der Preis pro Kopf in den Tarifen Essential, Connect, Growth und Scale zu Teamgröße und Budget passen, denn Recruiting-, Leistungs- und Analytics-Funktionen setzen höhere Tarife voraus. Fragen Sie nach, welche Dienstleister Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, Sesame nennt dazu zwei US-Anbieter mit Standardvertragsklauseln. Fließen Leistungsbeurteilungen in Entscheidungen über einzelne Mitarbeitende ein, sollten deutsche Arbeitgeber den Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG einbinden.

TeamSpirit ist eine Backoffice-Software auf der Salesforce-Plattform aus Tokio für Zeiterfassung, Arbeitsrecht, Spesen, Projektzeiten und Talentmanagement. Der AI Shift Agent entwirft Schichtpläne, die Arbeitsrecht, Qualifikationen und Standortregeln berücksichtigen.

Wichtige Funktionen

• AI Shift Agent erstellt Schichtplan-Entwürfe aus Wünschen, Qualifikationen, Personalbedarf und Standortregeln
• Standortregeln lassen sich in natürlicher Sprache eingeben
• Synclog (separates Produkt) schreibt und fasst Besprechungen per KI zusammen

Im Vergleich zu GaiaWorks

• Nennt einen Preis (ab 24.000 ¥ pro Monat), GaiaWorks nur auf Anfrage.
• Bietet einen Gratis-Test, bei GaiaWorks haben wir keinen gefunden.
• Anderes Preismodell: pro Nutzer:in statt Preis auf Anfrage.
• Nennt weniger Sicherheitszertifikate: 3, GaiaWorks 7.

Vor dem Kauf klären: TeamSpirit richtet sich an japanische Arbeitgeber, Oberfläche, Arbeitsregeln und Support sind japanisch. Die Kernmodule setzen mindestens 50 Nutzer:innen und eine einmalige Einrichtungsgebühr voraus. Klären Sie die Salesforce-Lizenzen und den Speicherort Ihrer Salesforce-Umgebung, denn TeamSpirit nennt keine Hosting-Region. Die Einsatzplanung über mehrere Standorte hinweg ist beim Shift Agent noch in Entwicklung. In Deutschland wäre eine solche Schicht- und Zeiterfassung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig.