Alternativen zu Deputy: 12 Tools im Vergleich (September 2026)

Auswahl: welche Alternative zu Deputy in welcher Lage passt

Quinyx

Passt zu Arbeitgebern mit vielen Standorten und schwankender Nachfrage, vor allem im Norden Europas, in Großbritannien oder Deutschland. Quinyx führt Forecasting, Auto-Schedule, Auto-Assign und den Ava Assistant als verfügbare Funktionen und hat seit Mai 2018 ein Büro in Hamburg. Preise veröffentlicht Quinyx nicht, rechnen Sie mit einem Vertriebsprozess.

Papershift

Passt zu kleinen und mittleren Arbeitgebern in Deutschland, die EU-Hosting und einen Lohnexport nach DATEV wollen. Die Listenpreise beginnen bei 4 € je Beschäftigten und Monat (3,60 € bei jährlicher Zahlung) zuzüglich 39 € Grundgebühr im Monat. Der KI-Assistent Kahru beantwortet Fragen der Belegschaft; eine automatische Bedarfsplanung nennt die KI-Seite nicht.

Dayforce

Passt zu mittleren und großen Arbeitgebern in den USA, Kanada oder Australien, die Lohn, HR und Personaleinsatz in einem System wollen. Dayforce nennt eine KI-gestützte Personalbedarfsprognose und einen KI-Agenten für Abwesenheiten. Preise gibt es auf Anfrage, das Projekt ist größer als eine Deputy-Einführung.

Sesame HR

Passt zu kleinen Unternehmen in Spanien oder Südeuropa, die Schichtplanung innerhalb einer breiteren HR-Suite wollen. Die Pläne beginnen bei 3,75 $ je Beschäftigten und Monat bei jährlicher Zahlung, mindestens 15 Beschäftigte. Sesame AI kostet 49 $ im Monat extra.

Wo Deputy nicht mehr passt: Hosting, Planstufen und Vertrag

Die Security-Seite von Deputy nennt drei Hosting-Standorte: Australien, Großbritannien und die USA, alle auf verwalteten AWS-Diensten. Für einen Arbeitgeber in der EU heißt das, dass Personaldaten die Union verlassen, sofern der Vertrag nichts anderes regelt. Viele Betriebsräte und Datenschutzbeauftragte verlangen die Hosting-Region schriftlich, bevor sie einem neuen System zustimmen.

Der zweite Auslöser ist die Lohnabrechnung. Deputy Payroll gibt es nur in den USA, nur mit jährlichem Core- oder Pro-Plan, für 8 $ je Nutzer:in und Monat plus 49 $ Grundgebühr. Das HR-Add-on für 2 $ je Nutzer:in deckt USA, Großbritannien und Australien ab. Arbeitgeber in Deutschland, Österreich oder der Schweiz exportieren Stundenzettel also immer in ein separates Lohnsystem. Im Integrationsverzeichnis von Deputy haben wir am 26. September 2026 keinen DATEV-Connector gefunden; gelistet sind etwa Xero, ADP, Gusto, Paycor und HiBob.

Drittens die Planstufen. Lite für 5 $ je Nutzer:in und Monat umfasst einfache Dienstplanung, Stundenzettel und Stempeluhr. Automatische Dienstplanung, Bedarfsprognose, Personalkostenoptimierung und Lohnbudgets beginnen mit Core für 6,50 $. Single Sign-on, Testumgebung, Standort-Hierarchien und Live-Chat rund um die Uhr gibt es nur in Pro für 9 $. Besteht Ihre IT auf SSO, liegt der echte Einstiegspreis bei Pro, nicht bei Lite.

Viertens der Vertrag. Seit dem 1. September 2025 gilt für monatliche Lite-, Core- und Pro-Pläne ein Mindestumsatz von 30 $, 30 AUD oder 20 £ je Rechnung. Jahresabos verlängern sich automatisch, wenn keine Seite mindestens 30 Tage vor Laufzeitende schriftlich kündigt, und vorausbezahlte Gebühren werden bei einer normalen Kündigung nicht erstattet. Wer die Frist verpasst, zahlt ein weiteres Jahr.

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Welche Alternative zu welcher Lage passt

Einen einzigen Nachfolger für Deputy gibt es nicht. Die passende Wahl hängt an drei Punkten, die Sie schon kennen: wo Ihre Lohnabrechnung läuft, wie viele Standorte und Schichtmodelle Sie planen und ob Beschäftigtendaten in der EU bleiben müssen. Der Entscheidungsbaum unten fragt genau das ab.

Betriebe mit vielen Filialen und schwankender Nachfrage, etwa Handelsketten oder Systemgastronomie, schauen zuerst auf Quinyx. Der schwedische Anbieter, gegründet 2005, führt Forecasting bis sechs Monate im Voraus, Auto-Schedule, Auto-Assign und den Ava Assistant als verfügbare Funktionen; jeden KI-Vorschlag geben Führungskräfte frei. Preise und, auf den Seiten, die wir lesen konnten, eine Hosting-Region nennt Quinyx nicht. Fragen Sie beides im ersten Gespräch ab.

Arbeitgeber in Deutschland mit 16 bis einigen hundert Beschäftigten landen oft bei Papershift. Der Anbieter hostet in der EU, verkauft drei Pläne je Beschäftigten und exportiert im Professional-Plan nach DATEV und LODAS. Der Haken: Die KI-Seite beschreibt den Assistenten Kahru für Fragen, Dokumente und Änderungen persönlicher Daten, eine Bedarfsprognose nennt sie nicht.

Konzerne in Nordamerika oder Australien, die mehrere Systeme auf einmal ablösen wollen, vergleichen Dayforce. Die Suite verbindet Lohn, HR und Personaleinsatz, mit KI-gestützter Personalbedarfsprognose und einem KI-Agenten für Abwesenheiten. Unser Verzeichnis führt für Dayforce eine EU-Hosting-Option, die geprüfte Datenschutzerklärung stützt EU-Übermittlungen aber auf Standardvertragsklauseln und nennt keine Region. Europäische Käufer brauchen diese Antwort deshalb im Vertrag.

Zwei schlankere Optionen ergänzen die Liste. Sesame HR aus Valencia enthält Schichtplanung in allen vier Plänen und passt zu Teams in Spanien; klären Sie die Oberflächensprachen, die Ihre Führungskräfte brauchen. Calamari aus Warschau ist stark bei Urlaub und Anwesenheit, die Preisseite markiert die Schichtplanung aber noch als coming soon. Calamari ersetzt also Deputys Stempeluhr, nicht den Dienstplan.

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Was unser Verzeichnis über Dienstplan-Tools zeigt

Unser Verzeichnis führt 16 Tools für Zeiterfassung, Urlaub und Dienstpläne, Deputy eingeschlossen. Nur 4 davon nennen eine EU-Hosting-Option, 5 bieten einen Gratis-Test. Die Kategorie ist also klein, und deshalb mischt die Alternativen-Liste reine Dienstplan-Werkzeuge mit größeren HR-Suiten.

Im Explorer unten stehen alle Tools der Kategorie mit fünf Merkmalen, die wir beim Anbieter geprüft haben. Filtern Sie nach Region des Firmensitzes oder nach bedienter Unternehmensgröße. Der Strich im Balken zeigt den Wert der ganzen Kategorie, so sehen Sie sofort, wo eine Gruppe über oder unter dem Schnitt liegt.

Zwei Muster fallen auf. Von den Tools mit EU-Hosting-Option stammen zwei aus Europa (Calamari und Papershift) und eines aus Nordamerika (Dayforce), während Quinyx und Sesame HR die Frage auf ihren öffentlichen Seiten offenlassen. Und die Anbieter für Konzerne halten ihre Preise eher zurück: 8 Tools der Kategorie nennen Preise nur auf Anfrage. Die vollständige Liste der Tools für Zeiterfassung und Dienstpläne zeigt jedes Profil mit Quellen.

Belege: [15][2][14]

Was jede Option im Monat kostet

Deputy veröffentlicht eine vollständige Preisliste: 5 $, 6,50 $ und 9 $ je Nutzer:in und Monat für Lite, Core und Pro, bei jährlicher Zahlung 10 Prozent weniger. Kund:innen in Australien und Neuseeland zahlen in australischen Dollar, in Großbritannien in Pfund. Add-ons treiben die Summe schnell nach oben: Analytics+ kostet 1,50 $, Messaging+ 1,95 $ je Nutzer:in, beide sind in Pro enthalten.

Papershift rechnet je Beschäftigten und erhebt eine Grundgebühr. Core kostet 4 €, Premium 6 € und Professional 9 € je Beschäftigten und Monat, bei jährlicher Zahlung 3,60 €, 5,40 € und 8,10 €, jeweils plus 39 € im Monat. Der Export nach DATEV und LODAS steckt im Professional-Plan. Der Preisrechner beginnt bei 16 Beschäftigten, sehr kleine Teams zahlen je Kopf also mehr, als der Listenpreis vermuten lässt.

Sesame HR nennt 3,75 $, 4,25 $, 6,25 $ und 7 $ je Beschäftigten und Monat für Essential, Connect, Growth und Scale bei jährlicher Zahlung, mindestens 15 Beschäftigte. Essential kostet bei monatlicher Zahlung 5,25 $. Calamari bepreist Module einzeln: Time Off und Core HR 2 $, Time & Attendance und Performance 2,50 $ je Beschäftigten und Monat bei jährlicher Zahlung, SAML-Single-Sign-on als Add-on für 0,80 $.

Quinyx, Dayforce und UKG veröffentlichen keine Preise. Verlangen Sie dort eine Gesamtsumme für das erste Jahr mit Einführung, allen benötigten Modulen und separat berechneten KI-Funktionen. Der Rechner unten nutzt nur veröffentlichte Listenpreise in US-Dollar; die Euro-Preise von Papershift fehlen deshalb darin.

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KI in der Dienstplanung: was heute verfügbar ist

Deputy AI ist in jedem Deputy-Plan enthalten. Die KI-Seite nennt einen Gesprächsagenten, Dienstpläne aus vergangenen Mustern, eine Prüfung vor dem Lohnlauf, Ersatzsuche bei mehrtägiger Krankheit, Sprachbefehle und proaktive Hinweise. Laut Deputy werden Kundendaten nie zum Training von KI-Modellen genutzt und nicht vom zugrunde liegenden Sprachmodell selbst verarbeitet. Zum EU AI Act sagt die Seite nichts.

Quinyx deckt dasselbe Feld ab und geht bei der Prognose weiter: Bedarfsprognosen bis sechs Monate voraus, Auto-Schedule mit Abwägung von Kosten, Besetzung, Qualifikation und Fairness sowie Auto-Assign für offene Schichten. Der Anbieter bezeichnet diese Funktionen als verfügbar, nicht als Roadmap, und Führungskräfte können jeden Vorschlag prüfen. Dayforce nennt eine KI-gestützte Personalbedarfsprognose, einen KI-Assistenten und einen KI-Agenten für Abwesenheiten, ohne eigene Startdaten auf der geprüften Seite.

Die kleineren Tools setzen bei Fragen der Belegschaft an, nicht beim Dienstplan. Der Papershift-Assistent Kahru beantwortet Fragen zu Arbeitszeit, Abwesenheiten und Richtlinien und holt Dokumente aus der Personalakte. Calamari bietet einen MCP-Connector, über den Beschäftigte Urlaub beantragen oder Zeiten erfassen, per Claude, ChatGPT, Cursor oder Microsoft Copilot Studio; Funktionen für Führungskräfte und Admins sind als coming soon markiert. Sesame AI schreibt Mitteilungen, Stellenanzeigen und Interviewfragen und kostet als Add-on 49 $ im Monat.

Die KI-Produktseiten von UKG ließen sich bei unserer Prüfung nicht öffnen, deshalb nennen wir für UKG Pro hier keine KI-Funktionen. Unsere Prüfmethode erklärt, warum wir nur veröffentlichen, was wir an der Quelle bestätigen konnten.

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Deputy verlassen, ohne die Zeiterfassung zu verlieren

Beginnen Sie mit dem Kalender. Laut Subscription Agreement verlängert sich ein Jahresabo automatisch, wenn Sie nicht mindestens 30 Tage vor Laufzeitende schriftlich kündigen; eine E-Mail genügt. Kundendaten stellt Deputy nur dann zum Export bereit, wenn Sie das innerhalb der letzten 30 Tage vor Vertragsende anfordern, danach darf Deputy sie löschen. Tragen Sie beide Termine in den Projektplan ein, bevor Sie anderswo unterschreiben.

Danach klären Sie den Weg der Daten. Die REST-API von Deputy liefert Beschäftigte, Stundenzettel, Dienstpläne und Umsatzdaten als JSON, höchstens 500 Datensätze je Antwort, und Webhooks spiegeln Änderungen, solange beide Systeme parallel laufen. Exportieren Sie die freigegebenen Stundenzettel aller offenen Abrechnungszeiträume, die Urlaubskonten und die Zuschlags- und Lohnregeln. Heben Sie den Rohexport auf, denn das neue System bildet Deputys Verlauf nicht nach.

In der EU gilt seit dem 12. September 2025 der Data Act. Er verpflichtet Cloud-Anbieter, den Wechsel mit offenen Schnittstellen und maschinenlesbarem Export zu unterstützen, und ab dem 12. Januar 2027 dürfen sie keine Gebühren mehr für Wechsel oder Datenabfluss verlangen. Deputys Vertrag für Kund:innen in EMEA unterliegt dem Recht von England und Wales. Lassen Sie rechtlich prüfen, wie beides in Ihrem Fall zusammenpasst.

Arbeitgeber in Deutschland haben zwei weitere Punkte. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit zu erfassen sind; die migrierten Daten sind also Nachweis, nicht Komfort. Und der Betriebsrat bestimmt nach § 87 Abs. 1 BetrVG mit: Nr. 2 betrifft Beginn und Ende der Arbeitszeit und ihre Verteilung auf die Wochentage, Nr. 3 vorübergehende Mehrarbeit oder Kurzarbeit, Nr. 6 technische Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können. Ein Dienstplan-Tool mit KI berührt alle drei. Geben Sie dem Betriebsrat vor dem Pilot die Funktionsliste jedes Finalisten, etwa aus unserem Papershift-Profil.

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