Navan KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (Oktober 2026)

Navan verbindet Buchung von Geschäftsreisen mit Spesenverwaltung und Firmenkarten. KI-Agenten füllen Ausgaben vor, prüfen sie und gleichen sie ab, damit die Buchhaltung weniger Abrechnungen von Hand bearbeitet.

Navan deckt Flug-, Hotel-, Mietwagen- und Bahnbuchungen ab, dazu Reiserichtlinien und Freigaben sowie das Modul Navan Expense mit Firmenkarten. Weil Reise- und Kartendaten im selben System liegen, lassen sich Ausgaben den Buchungen zuordnen. Das Unternehmen sitzt in Palo Alto in Kalifornien und hat im Oktober 2025 seinen Börsengang an der Nasdaq abgeschlossen. Laut Preisseite ist Navan Business für Reisen bei Firmen bis 300 Beschäftigte kostenlos, größere Organisationen nutzen Navan Enterprise mit eigener Kundenbetreuung.

• Ausgaben vorbelegen und kontierenDer Expense Agent füllt Beschreibung, Kategorie und Kontierung aus Kartendaten und Reisedetails aus und ordnet jede Transaktion dem passenden Sachkonto zu. Reisende sparen Zeit, und die Buchhaltung erhält bereits kontierte Ausgaben. Das entlastet vor allem zum Monatsende.
• Jede Ausgabe prüfenDer Audit Agent prüft jede Ausgabe anhand von mehr als 45 einstellbaren Regeln, gibt regelkonforme Posten frei und markiert Ausnahmen. Statt Stichproben zu ziehen, bearbeitet die Buchhaltung nur noch die Fälle mit Regelverstoß.
• Belege und Buchungen abgleichenDer Reconciliation Agent verknüpft Belege, Kartenzahlungen und Reisebuchungen automatisch und liefert eine vorab abgestimmte Übersicht. Laut Navan werden 73 Prozent der Ausgaben ohne menschliches Eingreifen freigegeben und abgestimmt, was die Arbeit vor dem Monatsabschluss verkürzt.
• Maßnahmen für markierte Fälle vorschlagenAdmin AI entwirft passende Antworten für Freigaben und schlägt Maßnahmen für markierte Ausgaben vor. Administrator:innen schreiben weniger Rückfragen zu fehlenden Belegen oder Richtlinienfragen selbst. Über markierte Fälle entscheiden weiterhin die Freigebenden.

• Reisebuchung und Spesen laufen in einem System, sodass Ausgaben der zugehörigen Reise automatisch zugeordnet werden.
• Kostenloser Reisetarif für Firmen bis 300 Beschäftigte, finanziert über Provisionen der Reiseanbieter; das Spesenmodul ist für die ersten 5 Nutzer:innen gratis.
• Die Sicherheitsseite nennt SOC 1 Type 2, SOC 2 Type 2, ISO 27001 und PCI DSS Level 1.

Navan hat seinen Hauptsitz in Palo Alto in Kalifornien und ist seit Oktober 2025 an der US-Börse Nasdaq notiert.

Klären Sie, ob Sie auch die Reisebuchung zu Navan verlagern wollen, denn ein großer Teil der Automatik setzt voraus, dass Reise- und Kartendaten in einem System liegen. Fragen Sie nach Preisen ab der sechsten Spesen-Nutzer:in und für Enterprise, nach der AWS-Region Ihrer Daten und nach dem Export in ERP oder Buchhaltung. Für deutsche Gesellschaften sollten Sie das Exportformat für DATEV und die GoBD-konforme Belegablage klären.

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