Vic.ai KI-Funktionen, Kosten und Datenschutz (Oktober 2026)

Vic.ai ist eine Kreditorensoftware für mittlere und große Finanzteams. Die KI liest eingehende Rechnungen aus, kontiert sie, gleicht sie mit Bestellungen ab und leitet sie zur Freigabe weiter. Zahlungen, Firmenkarten und Auswertungen kommen als weitere Module hinzu.

Vic.ai bündelt Rechnungsverarbeitung, Bestellabgleich und Freigaben in der APSuite. Dazu kommen VicInbox für das gemeinsame Kreditoren-Postfach, VicPay für Zahlungen und ein Lieferantenportal, VicCard für Firmenkarten und Spesen sowie VicAnalytics für Auswertungen zu Rechnungsfluss und Auslastung des Teams. Angebunden werden ERP-Systeme wie SAP S/4HANA, Oracle NetSuite, Oracle Fusion, Microsoft Dynamics, Sage Intacct, Workday und Acumatica. Vertragspartner ist die XFO Financials Inc. mit Sitz in New York. Gegründet wurde das Unternehmen 2016 von Alexander Hagerup und Kristoffer Roil, zuletzt kamen 2022 in einer Series C 52 Millionen Dollar hinzu.

• Rechnungen ohne Vorlagen auslesenVic.ai liest mit eigenen Bilderkennungsmodellen Kopf- und Positionsdaten aus PDFs, Bildern und anderen Rechnungsformaten, ohne dass je Lieferant eine Vorlage angelegt werden muss. Jeder Datenpunkt erhält einen Konfidenzwert. So sieht die Kreditorenbuchhaltung, wo sich ein Blick lohnt, und tippt nicht mehr jede Rechnung ab.
• Rechnungen kontierenDie KI schlägt Sachkonto und Kostendimensionen auf Kopf- und Positionsebene vor, abgeleitet aus der bisherigen Kontierung ähnlicher Rechnungen. Laut Vic.ai lernen kundeneigene Modelle nur aus den Daten des jeweiligen Kunden. Bei wiederkehrenden Lieferanten fällt so ein Großteil der Handkontierung weg.
• Rechnungen mit Bestellungen abgleichenVic.ai gleicht Bestellung, Rechnung, Wareneingang und Lieferschein zwei-, drei- oder vierfach auf Positionsebene ab. Fehlt die Bestellnummer, sucht die KI den Treffer über mehrere Felder und zeigt, wo eine Toleranzregel verletzt ist. Die Suche nach Abweichungen wird dadurch kürzer.
• Kreditoren-Postfach ordnenVicInbox sortiert eingehende Lieferanten-E-Mails nach Themen wie Zahlungsanfragen, Hinweisen auf doppelte Rechnungen oder geänderte Bankverbindungen. Der KI-Agent Victoria entwirft Antworten mit aktuellen Daten aus ERP und Vic.ai. Angehängte Rechnungen gehen direkt in die Verarbeitung.
• Dubletten und Auffälligkeiten meldenSchon bei der Verarbeitung prüft die Software Rechnungen auf Dubletten, Probleme mit Bestellungen und andere Auffälligkeiten und markiert sie vor der Freigabe. Das Finanzteam vermeidet so Doppelzahlungen und Fälle, die sonst erst im Monatsabschluss auffallen.

• Schnittstellen zu SAP S/4HANA, Oracle NetSuite, Oracle Fusion, Microsoft Dynamics, Sage Intacct und Branchensystemen wie AppFolio, RealPage und Viewpoint Vista.
• Der Anbieter trennt globale Modelle, trainiert mit abgeleiteten, nicht identifizierbaren Daten, von lokalen Modellen, die nur aus den Belegen eines Kunden lernen.
• SOC 1 Type II und SOC 2 Type II liegen unter Geheimhaltungsvereinbarung vor. Das ist für Prüfer wichtig, die interne Kontrollen der Finanzberichterstattung bewerten.

Vic.ai hat seinen Sitz in New York und ist laut eigener Unternehmensseite 2022 offiziell auf dem US-Markt gestartet.

Klären Sie, wo Ihre Daten liegen: Vic.ai läuft auf AWS in Regionen je nach Einsatz, die Datenschutzerklärung erlaubt eine Verarbeitung weltweit einschließlich der USA. Fordern Sie für Ihre Prüfer den SOC-1-Type-II-Bericht und einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO an, beides ist nicht öffentlich. Eine DATEV-Schnittstelle oder E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD waren bei unserer Prüfung im September 2026 nicht auffindbar.

Noch keine Bewertung. Erzählen Sie als Erste:r, wie Ihr Team es nutzt.

Jede Bewertung zeigt ihre Prüfstufe. Wir lesen jede vor der Veröffentlichung. So prüfen wir Bewertungen