Alternativen zu VExpenses: 12 Tools im Vergleich (Oktober 2026)

Onfly ist eine brasilianische Plattform für Geschäftsreisen und Spesen. Sie verbindet die Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen mit Spesenabrechnung, Erstattung und einer Prepaid-Firmenkarte und prüft Belege sowie richtlinienwidrige Ausgaben per KI.

Wichtige Funktionen

• KI prüft eingereichte Belege und Rechnungen
• KI erkennt nicht erlaubte Posten und Ausgaben außerhalb der Reiserichtlinie

Im Vergleich zu VExpenses

• Richtet sich auch an Firmen unter 50 Beschäftigten, VExpenses nicht.
• Anderes Preismodell: Freemium statt Preis auf Anfrage.
• Stark in denselben Märkten wie VExpenses: Brasilien.

Vor dem Kauf klären: Onfly ist für Unternehmen in Brasilien und Lateinamerika gebaut. Prüfen Sie daher, ob Ihre Länder, Währungen und Steuerbelege unterstützt werden. Fragen Sie nach dem Speicherort der Daten, nach Zertifikaten über die Richtlinie zur Informationssicherheit hinaus, nach direkten ERP-Anbindungen und danach, welcher Tarif die KI-Belegprüfung enthält. Bezahlt wird per Kreditkarte oder Aufladung per Boleto, Premium und Enterprise können nach Freigabe auf Rechnung zahlen.

Brasilianische Spesenplattform mit Firmenkarten, Pix-Zahlungen und Freigaben, zugeschnitten auf brasilianische Steuerbelege.

Wichtige Funktionen

• Payfy Intelligence macht aus einem Belegfoto eine Ausgabe mit Steuernummer, Kategorie und Betrag, erkennt Dubletten und Richtlinienverstöße und genehmigt regelkonforme Posten gesammelt.

Im Vergleich zu VExpenses

• Stark in denselben Märkten wie VExpenses: Brasilien.

Spesensoftware aus Uberlândia für Erstattungen, Vorschüsse, Firmenkarten und Pix-Zahlungen mit ERP-Anbindung.

Wichtige Funktionen

• Barista IA erkennt Betrug und Auffälligkeiten, markiert Verstöße gegen Richtlinien und genehmigt regelkonforme Ausgaben automatisch.

Im Vergleich zu VExpenses

• Stark in denselben Märkten wie VExpenses: Brasilien.

Spesenplattform aus São Paulo mit Firmenkarten, Ausgabenerfassung, Reisebuchung und flexiblen Zusatzleistungen.

Wichtige Funktionen

• Der KI-Assistent Bob liest Quittungen und Rechnungen, findet Fehler und erstellt Spesenabrechnungen.

Im Vergleich zu VExpenses

• Stark in denselben Märkten wie VExpenses: Brasilien.

Factorial ist eine All-in-One-HR- und Business-Management-Plattform aus Barcelona für kleine und mittlere Unternehmen, die Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Recruiting, Performance und Finanzen bündelt und mit dem KI-Agenten One Entwürfe erstellt, Datenfragen beantwortet und das Recruiting unterstützt.

Wichtige Funktionen

• KI-Agent One erstellt Entwürfe für Berichte, Umfragen, Beurteilungen und Stellenbeschreibungen und beantwortet Fragen anhand von Richtlinien und Dokumenten
• Automatisierte Auswertung über Zeiterfassung, Recruiting, Performance und Vergütung hinweg
• KI-Vorschläge für Schichtpläne zur Fehlervermeidung

Im Vergleich zu VExpenses

• Nennt einen Preis (ab 8 € je Nutzer:in/Monat), VExpenses nur auf Anfrage.
• Bietet einen Gratis-Test, bei VExpenses haben wir keinen gefunden.
• Kann Daten in der EU speichern, VExpenses nennt keine EU-Option.
• Sitz in Spanien, VExpenses in Brasilien.

Vor dem Kauf klären: Vor der Einführung von Factorial sollten Sie klären, welche Module im veröffentlichten Preis pro Nutzer enthalten sind und wofür ein individuelles Angebot nötig ist, und eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO vereinbaren. Weil Factorial Arbeitszeiten erfasst, Leistungsbeurteilungen durchführt und die KI Kandidat:innen vorschlägt, hat der Betriebsrat in der Regel ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, und der Einsatz im Recruiting fällt unter die Hochrisikokategorie der KI-Verordnung der EU, deren Pflichten ab Dezember 2027 gelten.

FreeAgent ist eine Cloud-Buchhaltung für britische Kleinunternehmen, Selbstständige, Vermieter und ihre Steuerkanzleien. Sie deckt Buchführung, Rechnungen, Lohnabrechnung und britische Steuermeldungen ab, dazu kommen KI-Belegerfassung und Machine Learning für die Kategorisierung von Bankumsätzen.

Wichtige Funktionen

• Smart Capture liest Belege und Rechnungen aus Fotos, PDFs und Bildern aus und ordnet sie automatisch dem passenden Bankumsatz zu
• Smart Capture kategorisiert erfasste Belege per KI, Nutzer:innen bestätigen das Ergebnis nur noch
• Machine Learning kategorisiert Bankumsätze automatisch, lernt aus früheren Entscheidungen und erklärt neue Umsätze anhand früherer Beschreibungen

Im Vergleich zu VExpenses

• Nennt einen Preis (ab 10 £ pro Monat), VExpenses nur auf Anfrage.
• Bietet einen Gratis-Test, bei VExpenses haben wir keinen gefunden.
• Kann Daten in der EU speichern, VExpenses nennt keine EU-Option.
• Sitz in Großbritannien, VExpenses in Brasilien.

Vor dem Kauf klären: FreeAgent ist auf britische Steuerregeln und Banken ausgelegt. Für Unternehmen in Deutschland fehlen DATEV-Export und GoBD-Angaben, bei unserer Prüfung im September 2026 waren beide nicht auffindbar. Die Daten liegen in Rechenzentren in Irland, die Liste der Unterauftragsverarbeiter ist öffentlich. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (Version 1.0 vom Juni 2026) steht auf der Website und ist Teil der Nutzungsbedingungen. Die kostenlose Nutzung hängt an einem Konto bei einer Bank der NatWest-Gruppe oder bei Mettle. Wer mehr als zehn Belege im Monat erfasst, braucht Smart Capture Unlimited.

Mobilexpense ist eine Spesensoftware aus Brüssel und gehört zu Visma. Declaree richtet sich an den Mittelstand, MXP an internationale Konzerne; KI erfasst, kategorisiert und prüft Belege und erkennt Dubletten und Auffälligkeiten.

Wichtige Funktionen

• KI erfasst, kategorisiert und validiert Belege
• Erkennung von Dubletten und Anwendung der Spesenrichtlinie
• Anomalie-Erkennung und Hinweise auf Ausgabenmuster

Im Vergleich zu VExpenses

• Nennt einen Preis (ab 8 € je Nutzer:in/Monat), VExpenses nur auf Anfrage.
• Kann Daten in der EU speichern, VExpenses nennt keine EU-Option.
• Sitz in Belgien, VExpenses in Brasilien.
• Hat eine deutsche Oberfläche, VExpenses nennt keine.

Vor dem Kauf klären: Entscheiden Sie zwischen Declaree und MXP nach Zahl der Länder und Gesellschaften. Laut Mobilexpense liegen die Daten in zertifizierten Rechenzentren in der EU. Fragen Sie nach dem genauen Standort, dem Auftragsverarbeitungsvertrag und den Unterauftragsverarbeitern, die auf den im September 2026 geprüften Seiten nicht veröffentlicht waren. Klären Sie außerdem die benötigten ERP- und HR-Anbindungen. Für deutsche Gesellschaften prüfen Sie DATEV-Export und GoBD-konforme Belegablage.

TOKIUM Expense (TOKIUM経費精算) ist eine japanische Spesenabrechnung. Beschäftigte fotografieren Belege, KI und ein großes Team von Erfassungskräften machen daraus geprüfte Daten, und die KI prüft Anträge nach Firmenrichtlinie vor, bevor eine Führungskraft freigibt.

Wichtige Funktionen

• KI liest fotografierte Belege aus, Erfassungskräfte prüfen und korrigieren das Ergebnis, laut Anbieter mit über 99 Prozent Genauigkeit
• KI schlägt nach der Reiserichtlinie Fahrtstrecken und Unterkünfte vor
• KI prüft alle Positionen nach den internen Regeln, erkennt auffällige Beträge und Regelverstöße und kommentiert sie; die Freigabe bleibt bei Ihnen

Im Vergleich zu VExpenses

• Nennt einen Preis (ab 10.000 ¥ pro Monat), VExpenses nur auf Anfrage.
• Nennt 2 Sicherheitszertifikate, VExpenses 0.
• Anderes Preismodell: Nutzungsbasiert statt Preis auf Anfrage.

Vor dem Kauf klären: TOKIUM Expense speichert Daten in Japan und läuft auf Japanisch, es passt also zur Gesellschaft in Japan. Für die Übermittlung von Spesendaten an eine europäische Muttergesellschaft brauchen Sie eine Rechtsgrundlage nach DSGVO. Erfassungskräfte sehen Belegdaten bei der Prüfung, lesen Sie die Vertraulichkeitsregeln. SAML-Anmeldung und IP-Beschränkung stehen auf der Funktionsseite, der Tarif dazu nicht. Fordern Sie die Preistabelle an, öffentlich ist nur die Grundgebühr.