KI Rechnungsprüfung: sieben Tools für den Rechnungseingang im belegten Vergleich (Oktober 2026)

Welches Tool für welche Lage

Der Entscheidungshelfer führt mit höchstens fünf Fragen zu einem der sieben Tools. Die erste trennt am stärksten: Wer in DATEV bucht, kommt zu anderen Tools als wer SAP im Zentrum hat. Was das für Sie heißt: Antworten Sie für das Unternehmen, das Sie heute haben, nicht für das, das Sie in drei Jahren sein wollen.

Die sieben Tools nebeneinander: Rang nach Passung, Transparenz daneben

Die Tabelle lässt sich sortieren. Die Passung ist die Summe aus fünf Kriterien mit je 0 bis 2 Punkten, die Transparenz zählt die Fragen, die ein Anbieter auf den gelesenen Seiten beantwortet. Was das für Sie heißt: Sortieren Sie nach Transparenz, wenn Sie Kosten und Datenhaltung vor dem Erstgespräch klären müssen, und nach Passung, wenn Ihre Anbindung feststeht.

Zwischen beiden Spalten klafft eine Lücke. Drei der sieben Anbieter nennen einen Betrag, vier nennen keinen. Die Punkte erkläre ich unter „So haben wir gereiht“ nach der Liste.

Belege: [1]

E-Rechnung: Empfang seit 2025, Versand ab 2027

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Unternehmer E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, schreibt die Finanzverwaltung Baden-Württemberg. Eine PDF-Datei zählt nicht dazu. Nach § 14 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm entspricht oder zwischen den Parteien vereinbart ist.

Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG: Papier und sonstige Formate bleiben für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 erlaubt, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis zum 31. Dezember 2027. Für den Rechnungseingang ist die Frist also schon abgelaufen. Was das für Sie heißt: Prüfen Sie, ob ein Tool das XML einer E-Rechnung im Original behält, nicht nur eine PDF-Ansicht. Welche Tools XRechnung und ZUGFeRD lesen, habe ich in unserer Erhebung zu E-Rechnungen zusammengetragen.

Dieser Vergleich behandelt Eingangsrechnungen im Mittelstand und im Konzern. Lesen Sie Belege für eine Buchhaltungs-App oder eine Kanzlei ein, passt der Vergleich der KI-Belegerfassung besser. Aufbewahren müssen Sie Buchungsbelege nach § 147 AO acht Jahre, egal welches Tool sie liest.

Belege: [2][3][4][5]

1. Candis: am besten, wenn Sie in DATEV buchen und Preis, Speicherort und Vertrag vorab sehen wollen

Candis ist das einzige Tool dieser Liste, bei dem ich Preis, Speicherort, den Verzicht auf unternehmensübergreifendes KI-Training und den Auftragsverarbeitungsvertrag auf öffentlichen Seiten gefunden habe. Die Tarife heißen Basis, Plus und Max und kosten ab 389, 599 und 789 Euro im Monat (Stand 20. Oktober 2026). Basis rechnet nach Rechnungsanzahl, Plus und Max nach Dokumentenanzahl, Nutzer und Gesellschaften sind unbegrenzt. Die Laufzeit beträgt 12, 24 oder 36 Monate, 30 Tage sind kostenlos.

Alle Daten liegen laut Candis in Frankfurt am Main, das Archiv ist GoBD-zertifiziert. Die KI liest Rechnungsdaten aus, schlägt Sachkonto, Kostenstelle, Steuerschlüssel und Freigebende vor und prüft IBAN-Risiken. Die Prüfung nach § 14 UStG steckt nur im Tarif Max, die Anbindung an DATEV Rechnungswesen nur in Plus und Max und nur für Selbstbucher. Was das für Sie heißt: Wer die Prüfung der Pflichtangaben will, rechnet mit mindestens 789 Euro im Monat.

Angebunden sind DATEV, SAP Business One, Business Central, Sage 100 und NetSuite. Beim Export behält Candis bei XRechnung die XML-Datei im Original, der PDF-ZIP-Export enthält nur vereinfachte PDFs.

Nicht passend ist Candis für SAP-S/4HANA-Landschaften, denn SAP nennt der Anbieter nur für Business One. Ein eigenes ISO- oder SOC-Zertifikat des Unternehmens habe ich auf den gelesenen Seiten nicht gefunden, die genannten Zertifikate gehören dem Hostinganbieter.

Belege: [6][7][8][9][10]

2. Hypatos: am besten, wenn SAP oder Workday bleibt und Sie je erledigter Rechnung zahlen

Hypatos ersetzt Ihr ERP nicht, es arbeitet davor. Die Agenten übernehmen Erfassung, Abgleich, Kontierung, Freigabe und Compliance, die Konnektoren führen zu SAP, Workday, Coupa und xSuite. Gelesen werden laut Anbieter xRechnung, ZUGFeRD 2.3, Factur-X und FatturaPA.

Der Preis ist der ungewöhnlichste der Liste. Er beginnt bei 0,25 Euro je erledigter Rechnung und gilt für eine Standard-Workforce mit bis zu 5 Millionen Dokumenten im Jahr, Mengenrabatt möglich, ohne Nutzerlizenz. Die Seite bietet eine Test-Demo an, eine Testdauer nennt sie nicht. Was das für Sie heißt: Bei 500 Rechnungen im Monat sind das ab 125 Euro, bei 2.000 ab 500 Euro, vor Anbindungsaufwand.

Der öffentliche Auftragsverarbeitungsvertrag sagt, die Verarbeitung finde grundsätzlich in Deutschland, der EU oder dem EWR statt. Unter den Unterauftragnehmern stehen Amazon Web Services, Microsoft, Google, OpenAI, MongoDB, Atlassian, ClickHouse und Nebius, für Kunden der amerikanischen Hypatos Inc. auch US-Standorte. Das Trust Center führt SOC 2 Type II, ISO 27001, 27017 und 27018, C5 und CSA STAR Level 1.

Ungeeignet ist Hypatos, wenn DATEV Ihr Buchungssystem ist, denn DATEV nennt der Anbieter nicht. Ob Kundendaten ins Modelltraining fließen, sagt der Vertrag nicht ausdrücklich, er nennt nur die Trennung der Daten für das Training. Die Sprachen der Oberfläche veröffentlicht der Anbieter nicht.

Belege: [11][12][13][14][15]

3. d.velop invoices: am besten, wenn die Kosten vorab feststehen und DATEV oder Dynamics im Spiel sind

d.velop invoices hat als einzige Lösung dieser Liste eine veröffentlichte Staffel nach Rechnungsmenge. In der Cloud auf AWS kostet Small 340 Euro im Monat für 250 Rechnungen und fünf Buchhaltungsnutzer, Medium 680 Euro für 750 Rechnungen und zehn Nutzer, Large 1.145 Euro für 1.500 Rechnungen und 20 Nutzer, Enterprise 2.065 Euro für 3.000 Rechnungen und 30 Nutzer (Stand 20. Oktober 2026). Jede weitere Rechnung kostet 0,69 Euro, jeder zusätzliche Nutzer 17 Euro im Monat.

Standardmäßig angebunden sind DATEV Unternehmen online und DATEV Rechnungswesen, SAP Business ByDesign und Business One, Dynamics 365, NetSuite und Sage 100. Die Seite nennt ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X, Fattura PA, eSLOG und CFDI mit eingebauter Prüfung. Hosting läuft bei AWS in Frankfurt oder bei T Cloud Public, das Unternehmen führt ISO/IEC 27001:2022 und TISAX Level 2, das Archiv d.velop documents die Prüfung nach IDW PS 880 für GoBD.

Die KI liest Rechnungsdaten aus und lernt aus den Eingaben der Nutzer. Einen Gratis-Test, einen öffentlichen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Aussage zum Training mit Kundendaten habe ich nicht gefunden, der Anbieter veröffentlicht dazu nichts (Stand 20. Oktober 2026).

Weniger passend ist d.velop invoices, wenn Sie mehr als 3.000 Rechnungen im Monat haben oder KI-Kontierung als Kernfunktion suchen. Was das für Sie heißt: Für 500 Rechnungen im Monat ist Medium mit 680 Euro die veröffentlichte Stufe.

Belege: [16][17]

4. DocuWare: ein Dokumentensystem mit Rechnungseingang, aber ohne Preis

DocuWare lohnt sich, wenn Rechnungen nur ein Teil Ihres Dokumentenbestands sind. Die Rechnungsverarbeitung nutzt Intelligent Document Processing und Intelligent Indexing mit OCR und KI-Assistenz, angebunden sind SAP, Oracle und DATEV und über 500 weitere Anwendungen. Das Archiv nennt DocuWare mehrfach GoBD-zertifiziert, unterstützt werden XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, KSeF und FatturaPA.

Die Cloud läuft auf Microsoft Azure, laut Sicherheitsseite in einer EU-Region oder in einer US-Region, jeweils mit Spiegelung an einem zweiten Standort. Möglich ist auch ein Hybrid mit eigenen Servern. Einen Betrag nennt DocuWare nicht, der Preis hängt von Bereitstellung, Nutzerzahl und Bedarf ab, eine Demo ist kostenlos. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung steht auf den gelesenen Seiten nicht, die Sicherheitsseite verweist auf ein DSGVO-Whitepaper. Ungeeignet ist DocuWare, wenn Sie nur ein Rechnungsmodul mit Festpreis wollen.

Belege: [18][19][20]

5. xSuite: SAP-nah mit fünf Agenten, aber ohne Preis und ohne Speicherort

xSuite ist für SAP gebaut. Invoice läuft eingebettet in S/4HANA Cloud, S/4HANA Cloud Private Edition, S/4HANA On-Premises und ECC oder daneben auf der SAP Business Technology Platform. Fünf Agenten übernehmen die Arbeit. Der Matching Agent liest Rechnungsdaten aus, reichert sie mit SAP-Stammdaten an und gleicht auf Positionsebene ab, dazu kommen Verification, Workflow, Fraud Protection für Dubletten und Auffälligkeiten vor der Zahlung und ein Copilot für Klärfälle.

Bei der E-Rechnung nennt die Seite Peppol in Deutschland und vielen weiteren Ländern, EN 16931 und eine Visualisierung, wo sie verlangt ist. XRechnung und ZUGFeRD stehen auf den gelesenen Seiten nicht. Das Unternehmen xSuite sitzt in Ahrensburg und führt ISO 27001:2022. Preis, Gratis-Test, Speicherort und Vertrag zur Auftragsverarbeitung bleiben offen, der Anbieter veröffentlicht sie nicht. Ungeeignet ist xSuite, wenn SAP nicht das Zentrum Ihrer Buchhaltung ist.

Belege: [21][22][23][24]

6. Basware: Leader laut eigener Angabe, aber Preis und Region bleiben offen

Basware nennt sich auf der Startseite Leader im Gartner Magic Quadrant 2026 für Accounts Payable Applications. Das ist eine Angabe des Anbieters, die Studie selbst habe ich nicht gelesen und nicht in die Punkte einbezogen. Die Plattform aus Helsinki wirbt mit berührungsloser Rechnungsverarbeitung, SmartCoding für die Kontierung und nach eigener Zählung mehr als einer Milliarde KI-Aktionen im Jahr. Genannt werden SAP und Peppol, DATEV nicht.

Preise veröffentlicht Basware nicht, das Modell ist ein Abo nach Bedarf. Die Trust-Seite führt ISO 27001, 27017 und 27018, die SOC-Berichte gibt es nur unter Geheimhaltung, die Region der Rechenzentren fehlt. Ungeeignet ist Basware für Teams, die Preis und Speicherort vor dem Gespräch brauchen.

Belege: [25][26][27][28]

7. Esker: für große Finanzorganisationen in vielen Ländern, ohne Preis und ohne ERP-Liste

Esker richtet sich nach eigener Angabe an große Unternehmen und komplexe Finanzorganisationen, mit mehr als 135 Währungen und Konformität in mehr als 60 Ländern. Die KI heißt Synergy AI: Sie liest Rechnungsdaten aus, prüft sie, gibt Hinweise im Ablauf und meldet ungewöhnliche Vorgänge. Für Deutschland hat Esker einen eigenen Abschnitt zur E-Rechnung, nennt XRechnung und ZUGFeRD und beschreibt sich als PEPPOL Access Point.

Welche ERP-Systeme angebunden werden, steht auf den gelesenen Seiten nicht, nur „Multi-ERP-Integration“. Preis, Gratis-Test und Rechenzentrumsregion veröffentlicht der Anbieter nicht. Zertifikate sind ISO 27001, AICPA SOC und HIPAA. Ungeeignet ist Esker für den kleinen Mittelstand mit wenigen hundert Rechnungen im Monat.

Belege: [29][30][31][32]

Was 500 und 2.000 Rechnungen im Monat kosten

Der Rechner zeigt, was sich aus veröffentlichten Listenpreisen für Ihre Rechnungsmenge ergibt. Zwei Anbieter machen das möglich: Hypatos rechnet je Rechnung, d.velop nach Paketen. Candis nennt Tarife ab 389 Euro, ohne zu sagen, bis zu welcher Menge, und Basware, DocuWare, Esker und xSuite nennen keinen Betrag.

Bei 500 Rechnungen im Monat ergibt das bei d.velop 680 Euro (Medium) und bei Hypatos ab 125 Euro. Bei 2.000 Rechnungen ist das veröffentlichte Paket Enterprise mit 2.065 Euro. Wer Large nimmt und die 500 Rechnungen über dem Kontingent mit 0,69 Euro bezahlt, kommt auf 1.490 Euro, das ist eine Annahmenrechnung von mir. Hypatos liegt bei 2.000 Rechnungen ab 500 Euro. Was das für Sie heißt: Die Zahlen vergleichen Preismodelle, nicht Leistung, denn Hypatos arbeitet vor Ihrem ERP und d.velop liefert ein anderes Leistungspaket.

Belege: [11][16][6]

Geprüft und weggelassen

Vier Tools habe ich gelesen und nicht gereiht. GetMyInvoices holt Rechnungen aus Portalen und bietet Pakete von 19 Euro für 20 Dokumente bis 499 Euro im Monat, ist aber ein Abruf- und Belegwerkzeug und gehört in die Belegerfassung. Bei Rossum (seit dem 12. Mai 2026 bei Coupa) beginnt der Tarif Starter bei 18.000 US-Dollar im Jahr mit einem Jahr Mindestlaufzeit, für einen Vergleich für DACH habe ich nur Preis- und Übernahmeseite gelesen, das reichte nicht. Medius nennt AP Essentials und AP 360 und für den Preis ein individuelles Angebot. Stampli listet SAP, Dynamics, NetSuite und Sage, aber auf der ERP-Seite weder Deutschland noch DATEV noch eine andere Sprache als Englisch.

Von 93 Tools der Nische haben 48 Rechnungseingang als Hauptnische, 7 davon einen Sitz in Deutschland. Was das für Sie heißt: Die Liste ist eine Auswahl, kein Marktquerschnitt.

Belege: [33][34][35][36][37]

So haben wir gereiht

Ausgangspunkt war die Nische Rechnungseingang & Kreditoren mit 93 Tools. Am 20. Oktober 2026 habe ich von elf Tools die Seiten der Anbieter zu Preis, Produkt, Sicherheit und Vertrag gelesen, sieben gereiht und vier weggelassen.

Die Passung ist die Summe aus fünf Kriterien mit je 0 bis 2 Punkten. KI-Funktionen: 2 Punkte, wenn über das Auslesen hinaus Kontierung, Abgleich oder Betrugsprüfung belegt sind, 1 Punkt für Auslesen und Prüfen. Anbindung: 2 Punkte für DATEV oder mehrere namentlich genannte ERP-Systeme, 1 Punkt für ein System. E-Rechnung: 2 Punkte, wenn XRechnung und ZUGFeRD genannt sind, 1 Punkt für Peppol oder EN 16931. Datenhaltung und Vertrag: 2 Punkte für genannte Region und öffentlichen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, 1 Punkt für eines von beiden. Eignung für DACH: 2 Punkte für Sitz in Deutschland und deutsche Seiten, 1 Punkt für eines von beiden. Bei Gleichstand entscheiden die Eignung für DACH, dann die KI-Punkte, dann der Name.

Die Transparenz zähle ich daneben, sie ändert den Rang nicht: Betrag, Gratis-Test, Speicherort, Umgang der KI mit Kundendaten, Vertragsunterlagen und Zertifikat, je eine beantwortete Frage ein Punkt. Nutzerbewertungen von Bewertungsportalen habe ich nicht gewertet, ebenso wenig die Einordnungen von Analysten, die Anbieter auf ihren Seiten nennen. Die Reihung bewertet Belege und sagt nichts über die Trefferquote der Erkennung im Alltag.

Unsere Verzeichnisdaten habe ich an den Anbieterseiten gegengelesen und vier Angaben korrigiert oder ergänzt: Bei Hypatos fehlte das C5-Testat, bei Esker die SOC-Angabe, bei d.velop TISAX Level 2, und bei DocuWare steht jetzt eine wählbare EU- oder US-Region statt „mehrere“. Bei xSuite, Basware und Esker habe ich keinen Speicherort gefunden und in dieser Spalte 0 Punkte vergeben, statt zu raten. Kein Anbieter hat bezahlt, Partnerlinks gibt es nicht. Wie wir arbeiten, steht unter so prüfen wir.

Belege: [1]