Alternativen zu Aspire: 12 Tools im Vergleich (Oktober 2026)

Airwallex ist eine globale Finanzplattform für Unternehmen mit Konten in mehreren Währungen, Auslandszahlungen, Devisen und Ausgabenverwaltung. Ihre KI prüft Spesenrichtlinien, liest Belege und verarbeitet Rechnungen, die dann in über 90 Währungen bezahlt werden.

Wichtige Funktionen

• Expense Policy Agent prüft jede Ausgabe gegen die Richtlinie, über Gesellschaften, Währungen und Sprachen
• KI liest Belege und Rechnungen aus, kategorisiert Ausgaben automatisch und leitet sie an die zuständige Freigabe
• KI verarbeitet hochgeladene Rechnungen und leitet sie zur Freigabe, gezahlt wird in über 90 Währungen

Im Vergleich zu Aspire

• Stark in denselben Märkten wie Aspire: Singapur.

Vor dem Kauf klären: Klären Sie, welche Airwallex-Gesellschaft und welche Lizenz Ihre Gelder hält, da das je Land unterschiedlich ist, und wie Kundengelder abgesichert sind. SSO war bei unserer Prüfung im September 2026 als angekündigt vermerkt, was für die Zugriffssteuerung der IT wichtig ist. Vergleichen Sie Nutzer- und Plattformgebühr mit Devisen- und Überweisungskosten und fordern Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag an.

Factorial ist eine All-in-One-HR- und Business-Management-Plattform aus Barcelona für kleine und mittlere Unternehmen, die Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Recruiting, Performance und Finanzen bündelt und mit dem KI-Agenten One Entwürfe erstellt, Datenfragen beantwortet und das Recruiting unterstützt.

Wichtige Funktionen

• KI-Agent One erstellt Entwürfe für Berichte, Umfragen, Beurteilungen und Stellenbeschreibungen und beantwortet Fragen anhand von Richtlinien und Dokumenten
• Automatisierte Auswertung über Zeiterfassung, Recruiting, Performance und Vergütung hinweg
• KI-Vorschläge für Schichtpläne zur Fehlervermeidung

Im Vergleich zu Aspire

• Kann Daten in der EU speichern, Aspire nennt keine EU-Option.
• Sitz in Spanien, Aspire in Singapur.
• Hat eine deutsche Oberfläche, Aspire nennt keine.
• Anderes Preismodell: pro Nutzer:in statt Freemium.

Vor dem Kauf klären: Vor der Einführung von Factorial sollten Sie klären, welche Module im veröffentlichten Preis pro Nutzer enthalten sind und wofür ein individuelles Angebot nötig ist, und eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO vereinbaren. Weil Factorial Arbeitszeiten erfasst, Leistungsbeurteilungen durchführt und die KI Kandidat:innen vorschlägt, hat der Betriebsrat in der Regel ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, und der Einsatz im Recruiting fällt unter die Hochrisikokategorie der KI-Verordnung der EU, deren Pflichten ab Dezember 2027 gelten.

FreeAgent ist eine Cloud-Buchhaltung für britische Kleinunternehmen, Selbstständige, Vermieter und ihre Steuerkanzleien. Sie deckt Buchführung, Rechnungen, Lohnabrechnung und britische Steuermeldungen ab, dazu kommen KI-Belegerfassung und Machine Learning für die Kategorisierung von Bankumsätzen.

Wichtige Funktionen

• Smart Capture liest Belege und Rechnungen aus Fotos, PDFs und Bildern aus und ordnet sie automatisch dem passenden Bankumsatz zu
• Smart Capture kategorisiert erfasste Belege per KI, Nutzer:innen bestätigen das Ergebnis nur noch
• Machine Learning kategorisiert Bankumsätze automatisch, lernt aus früheren Entscheidungen und erklärt neue Umsätze anhand früherer Beschreibungen

Im Vergleich zu Aspire

• Kann Daten in der EU speichern, Aspire nennt keine EU-Option.
• Sitz in Großbritannien, Aspire in Singapur.
• Anderes Preismodell: Pauschal statt Freemium.
• Nennt weniger Sicherheitszertifikate: 1, Aspire 3.

Vor dem Kauf klären: FreeAgent ist auf britische Steuerregeln und Banken ausgelegt. Für Unternehmen in Deutschland fehlen DATEV-Export und GoBD-Angaben, bei unserer Prüfung im September 2026 waren beide nicht auffindbar. Die Daten liegen in Rechenzentren in Irland, die Liste der Unterauftragsverarbeiter ist öffentlich. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (Version 1.0 vom Juni 2026) steht auf der Website und ist Teil der Nutzungsbedingungen. Die kostenlose Nutzung hängt an einem Konto bei einer Bank der NatWest-Gruppe oder bei Mettle. Wer mehr als zehn Belege im Monat erfasst, braucht Smart Capture Unlimited.

Mobilexpense ist eine Spesensoftware aus Brüssel und gehört zu Visma. Declaree richtet sich an den Mittelstand, MXP an internationale Konzerne; KI erfasst, kategorisiert und prüft Belege und erkennt Dubletten und Auffälligkeiten.

Wichtige Funktionen

• KI erfasst, kategorisiert und validiert Belege
• Erkennung von Dubletten und Anwendung der Spesenrichtlinie
• Anomalie-Erkennung und Hinweise auf Ausgabenmuster

Im Vergleich zu Aspire

• Kann Daten in der EU speichern, Aspire nennt keine EU-Option.
• Sitz in Belgien, Aspire in Singapur.
• Für größere Organisationen gebaut als die kleinsten Kunden von Aspire.
• Hat eine deutsche Oberfläche, Aspire nennt keine.

Vor dem Kauf klären: Entscheiden Sie zwischen Declaree und MXP nach Zahl der Länder und Gesellschaften. Laut Mobilexpense liegen die Daten in zertifizierten Rechenzentren in der EU. Fragen Sie nach dem genauen Standort, dem Auftragsverarbeitungsvertrag und den Unterauftragsverarbeitern, die auf den im September 2026 geprüften Seiten nicht veröffentlicht waren. Klären Sie außerdem die benötigten ERP- und HR-Anbindungen. Für deutsche Gesellschaften prüfen Sie DATEV-Export und GoBD-konforme Belegablage.

TOKIUM Expense (TOKIUM経費精算) ist eine japanische Spesenabrechnung. Beschäftigte fotografieren Belege, KI und ein großes Team von Erfassungskräften machen daraus geprüfte Daten, und die KI prüft Anträge nach Firmenrichtlinie vor, bevor eine Führungskraft freigibt.

Wichtige Funktionen

• KI liest fotografierte Belege aus, Erfassungskräfte prüfen und korrigieren das Ergebnis, laut Anbieter mit über 99 Prozent Genauigkeit
• KI schlägt nach der Reiserichtlinie Fahrtstrecken und Unterkünfte vor
• KI prüft alle Positionen nach den internen Regeln, erkennt auffällige Beträge und Regelverstöße und kommentiert sie; die Freigabe bleibt bei Ihnen

Im Vergleich zu Aspire

• Für größere Organisationen gebaut als die kleinsten Kunden von Aspire.
• Anderes Preismodell: Nutzungsbasiert statt Freemium.
• Am stärksten anderswo: Japan.

Vor dem Kauf klären: TOKIUM Expense speichert Daten in Japan und läuft auf Japanisch, es passt also zur Gesellschaft in Japan. Für die Übermittlung von Spesendaten an eine europäische Muttergesellschaft brauchen Sie eine Rechtsgrundlage nach DSGVO. Erfassungskräfte sehen Belegdaten bei der Prüfung, lesen Sie die Vertraulichkeitsregeln. SAML-Anmeldung und IP-Beschränkung stehen auf der Funktionsseite, der Tarif dazu nicht. Fordern Sie die Preistabelle an, öffentlich ist nur die Grundgebühr.

AI Eolma Gyeongri ist das Buchhaltungsprogramm von iQuest für kleine koreanische Firmen und Einzelunternehmer. Es verbindet Buchhaltung, Steuerrechnungen, offene Posten, Lohn und Steuermeldung mit patentierter KI-Kontierung und KI-Belegerkennung.

Wichtige Funktionen

• KI-Buchungserfassung (인공지능 전표입력) zieht Steuerrechnungen und Kartenumsätze automatisch ein und schlägt Buchung und Konto vor
• Patentierte KI ordnet alltägliche Ausgaben dem passenden Konto zu, ohne dass Nutzer das Konto kennen müssen
• KI-Belegerkennung liest Betrag, Datum und Händler aus fotografierten Quittungen und legt sie als Ausgabe im ERP an

Im Vergleich zu Aspire

• Anderes Preismodell: Pauschal statt Freemium.
• Nennt weniger Sicherheitszertifikate: 1, Aspire 3.
• Am stärksten anderswo: Südkorea.

Vor dem Kauf klären: Das Programm ist für koreanische Buchhaltung gemacht: Oberfläche auf Koreanisch, Funktionen nach koreanischem Umsatzsteuer- und Hometax-Recht. Für Firmen in Europa kommt es nur für eine kleine Niederlassung in Korea in Frage. Einen Speicherort und ein Zertifikat zur Informationssicherheit über ISO 9001 hinaus nannte iQuest im September 2026 nicht. Klären Sie, wie Bank- und Kartendaten abgerufen werden und was die Rückerstattungsgarantie umfasst.

Alaan ist eine Plattform für Firmenausgaben aus Dubai für Unternehmen in den Emiraten und in Saudi-Arabien. Sie verbindet Firmenkarten, Geschäftskonto und Rechnungszahlungen mit KI, die Belege prüft, Dubletten erkennt, Ausgaben kontiert und die Mehrwertsteuer prüft.

Wichtige Funktionen

• KI-Belegprüfung gleicht Belege mit der Zahlung ab und markiert Dubletten und Ausgaben außerhalb der Richtlinie
• Automatische Kontierung lernt aus früheren Buchungen und schlägt das Konto im Kontenplan vor
• Prüfung von Steuerrechnungen auf Mehrwertsteuer-Vorgaben mit Abgleich der Steuernummer (TRN), dazu ein VAT Savings Agent

Im Vergleich zu Aspire

• Nennt weniger Sicherheitszertifikate: 1, Aspire 3.
• Am stärksten anderswo: Vereinigte Arabische Emirate.

Vor dem Kauf klären: Alaan richtet sich an Firmen mit Gesellschaften in den Emiraten oder Saudi-Arabien. Die Daten liegen in den Emiraten, was für Konzerne mit EU-Vorgaben nach DSGVO wichtig ist. Fordern Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag und die Liste der Unterauftragsverarbeiter an, beides war bei unserer Prüfung im September 2026 nicht öffentlich. Klären Sie auch, welche ERP-Anbindung Ihr Tarif enthält, denn SAP und NetSuite beginnen mit Premium.

Bakuraku ist eine Back-Office-Suite der LayerX Inc. aus Tokio für Spesen, Eingangsrechnungen, Freigaben, Firmenkarten und Forderungen. KI-Agenten lesen Belege und Rechnungen, prüfen Anträge gegen Firmenregeln vor und schlagen Buchungen für japanische Buchhaltungsteams vor.

Wichtige Funktionen

• KI-Texterkennung teilt ein Foto mit bis zu 100 Belegen auf und liest sie aus, auch in 35 Fremdwährungen
• KI prüft Spesenanträge gegen interne Richtlinien und erteilt bei hoher Sicherheit die erste Freigabe selbst
• KI-Buchungsvorschlag aus früheren Buchungen mit automatischer Aufteilung nach Steuersätzen

Im Vergleich zu Aspire

• Am stärksten anderswo: Japan.

Vor dem Kauf klären: Bakuraku ist für japanische Gesellschaften, Steuersätze und Buchhaltungssysteme gebaut. Es passt zur Tochter in Japan mit englischsprachigen Beschäftigten, nicht als konzernweites Spesentool. Den Speicherort nennen die öffentlichen Seiten nicht, fragen Sie LayerX danach. SSO und IP-Beschränkung gibt es, der nötige Tarif steht nicht auf der Website. Die automatische Erstfreigabe durch KI ändert Ihr Freigabeverfahren, stimmen Sie die Regeln mit der Innenrevision ab.