Alternativen zu Circula: 12 Tools im Vergleich (Oktober 2026)

Auswahl: welche Alternative zu Circula in welcher Lage passt

Pleo

Passt zu kleinen Teams, die Firmenkarten mit Belegerfassung und monatlicher Flexibilität wollen. Start kostet 8 € je Person und Monat bei monatlicher Zahlung; Build für 14 € ergänzt KI-gestützte Ausgabenrichtlinien, mit mindestens 3 Personen und jährlicher Zahlung.

Moss

Passt zu Start-ups und kleinen Firmen in Deutschland, die Karten und Rechnungszahlung ohne Preis je Person wollen. Starter ist für bis zu 3 Personen und 20 Rechnungen im Monat kostenlos; Professional berechnet eine Plattformgebühr plus nutzungsabhängige Gebühren.

Rydoo

Passt zu Firmen mit vielen Dienstreisen, die Verpflegungspauschalen zu einem niedrigeren Preis je Lizenz brauchen. Pro kostet 10 € je Person und Monat bei jährlicher Zahlung mit mindestens 5 Personen; größere Tarife berechnen nur aktive Personen.

Payhawk

Passt zu Firmen unter 20 Beschäftigten in Großbritannien oder dem EWR, die einen festen Monatspreis wollen. Das Growth Program kostet 149 £ im Monat für 10 Karten, 10 Zugänge und bis zu 15 Rechnungen und 15 Erstattungen.

Wie Circula abrechnet und wo das Modell drückt

Circula verkauft vier Pakete, die sich kombinieren lassen. Reisekosten und Spesen beginnen bei 15 € je Lizenz und Monat. VISA-Firmenkarten kosten eine Plattformgebühr ab 99 € im Monat mit beliebig vielen Karten. Eingangsrechnungen beginnen bei 149 € im Monat einschließlich 100 Rechnungen, mit KI-Prüfung nach § 14 UStG, Freigabe in der App sowie Anbindung an DATEV und SEPA. Benefits wie Essenszuschüsse oder Mobilitätsbudgets kosten 1 € je Lizenz.

Die Preisseite nennt zwei Bedingungen: mindestens 10 Lizenzen und Monatspreise bei jährlicher Abrechnung. Für kleinere Teams erwähnt Circula Sonderregelungen, ohne sie zu veröffentlichen. Praktisch liegt der Einstieg für das Spesenpaket damit bei 150 € im Monat oder 1.800 € im Jahr, bevor Karten oder Rechnungen dazukommen. Eine Beratung mit vier reisenden Personen zahlt diesen Sockel in jedem Fall.

Zusatzmodule stehen ohne Preis auf der Seite: Dokumentenmanagement, Premium-Support, Tagesausflüge, CO₂-Reporting, Verwaltung mehrerer Gesellschaften und eigene Konfigurationen. Die meisten Standard-Schnittstellen sind enthalten, komplexe können extra kosten. Lassen Sie sich im Vergleich von Circula und jeder Alternative einen Preis für das erste Jahr mit genau den Modulen nennen, die Sie brauchen.

Belege: [1][2]

Preis je Kopf: kleine Teams zahlen bei Circula am meisten

Für kleine Teams entscheidet die Mindestzahl an Lizenzen über die Rechnung. Circula verlangt mindestens 10 Lizenzen, Rydoo mindestens 5 Personen in Essentials und Pro, Pleo mindestens 3 Personen in Build und Optimise und eine Person in Start. Ab etwa 10 Personen spielen die Mindestzahlen keine Rolle mehr, dann zählt der Preis je Lizenz.

Der Rechner nutzt die veröffentlichten Listenpreise in Euro je Monat. Circula, Pleo Build und Optimise sowie die Rydoo-Werte gelten bei jährlicher Zahlung, Pleo Start nur monatlich. Karten, Rechnungsmodule und Gebühren fehlen in der Rechnung. Pleo berechnet in Build und Optimise 0,90 Prozent auf Erstattungen. Das lohnt einen Blick, wenn viele Beschäftigte privat auslegen und sich das Geld erstatten lassen.

Ein Rechenbeispiel mit 6 Personen: Circula kommt wegen der Mindestzahl auf 150 € im Monat, Pleo Start auf 48 €, Rydoo Pro auf 60 € und Pleo Build auf 84 €. Mit 30 Personen liegen die Werte bei 450 €, 240 €, 300 € und 420 €. Der Abstand schrumpft also, verschwindet aber nicht, solange der Preis je Lizenz höher liegt.

Zwei Modelle fehlen, weil sie nicht je Kopf abrechnen. Moss berechnet eine Plattformgebühr je Modul plus eine variable Gebühr nach Transaktionsvolumen und ist für bis zu 3 Personen kostenlos. Das Growth Program von Payhawk kostet pauschal 149 £ im Monat für kleine Firmen. Beide vergleichen Sie besser mit einem Angebot als mit einem Schieberegler.

Belege: [1][3][4][5][6]

Karte zuerst oder Abrechnung zuerst: zwei Arten, Spesen zu führen

Circula beginnt bei der Spesenabrechnung. Eine Person fotografiert den Beleg, die KI füllt die Felder, das System setzt die Pauschalen an und prüft die steuerlichen Angaben, die Führungskraft gibt frei. Karten sind ein zusätzliches Paket. Das passt zu Firmen, in denen noch viele Kosten privat ausgelegt und erstattet werden, etwa im Außendienst oder bei Servicetechnikern auf mehrtägigen Einsätzen.

Pleo, Moss und Payhawk beginnen bei der Karte. Wer Firmengeld ausgibt, bekommt eine physische oder virtuelle Karte mit Limit, die Buchung erscheint sofort, der Beleg wird danach angehängt. Private Auslagen und Erstattungen werden zur Ausnahme. Das passt zu Softwarefirmen und Agenturen, bei denen die meisten Ausgaben Abos, online gebuchte Reisen und kleine Einkäufe sind.

Rydoo liegt dazwischen. Es beginnt wie Circula bei der Abrechnung, mit Verpflegungspauschalen ab dem Tarif Pro, bietet Karten in Pro als Zusatz an und enthält sie ab Business. Business setzt 30 aktive Personen voraus, Enterprise 50, und beide berechnen nur Personen, die im Monat mindestens eine Aktion ausführen. Smart Audit, die KI-Prüfung aller Ausgaben bei Rydoo, gehört nur zu Enterprise.

Keines der Modelle ist grundsätzlich besser. Der Umschalter unten zeigt, was jedes für die Finanzabteilung bedeutet. Der Entscheidungsbaum danach stellt vier Fragen, die zu einer der vier Alternativen führen oder zurück zu Circula.

Belege: [3][5][6][4][7]

Das deutsche Reisekostenrecht ist das stärkste Argument für Circula

Die Verpflegungspauschalen in Deutschland folgen § 9 Abs. 4a EStG. Wer 24 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend ist, erhält 28 € je Kalendertag. An- und Abreisetage bei Übernachtung sowie Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit zählen 14 €. Vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale um 20 Prozent für ein Frühstück und um 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen. Bei längerer Tätigkeit am selben Ort gilt die Pauschale nur in den ersten drei Monaten, eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen startet die Frist neu.

Circula nennt genau diese Regeln auf seiner Compliance-Seite: Pauschalen, die Dreimonatsfrist, das Bundesreisekostengesetz (BRKG) und Branchensätze. Laut Anbieter ist das Spesenprodukt nach dem Prüfstandard IDW PS 880 als GoBD-konform testiert, und das Managementsystem erfüllt die Anforderungen von ISO 27001. Für Länder außerhalb Deutschlands spricht Circula von wachsender Regelkenntnis in über 25 Ländern, ohne öffentliche Liste.

Eine Alternative muss die deutschen Details also belegen, nicht nur behaupten. Bitten Sie jeden Anbieter der engeren Wahl, in der Vorführung drei Beispielreisen zu rechnen: eine Tagesreise über 9 Stunden, eine dreitägige Reise mit Hotelfrühstück und einen vierten Monat beim selben Kunden. Vergleichen Sie die Ergebnisse mit dem Gesetz, nicht untereinander.

Belege: [8][7]

Was unser Verzeichnis über Spesensoftware zeigt

Unser Verzeichnis führt 45 Programme, deren Hauptaufgabe Spesen und Reisekosten sind. 12 davon nennen ein Hosting in der EU oder in Deutschland, 15 bieten einen Gratis-Test. Nur 2 Anbieter sitzen in Deutschland. Das zeigt, wie klein das heimische Feld neben den europäischen und amerikanischen Anbietern ist.

Die Preismodelle unterscheiden sich hier stärker als in der Buchhaltung. 10 Programme rechnen je Person ab, wie Circula, Pleo und Rydoo. Andere arbeiten mit Pauschalen, Nutzungsgebühren oder Angeboten, und 18 nennen gar keinen Preis. Die vollständige Liste der Programme für Spesen und Reisekosten zeigt jedes Profil mit Quellen, die übergeordnete Kategorie Ausgaben und Zahlungen ergänzt Liquiditäts- und Zahlungsprogramme. Unsere Prüfmethode erklärt, wie wir jeden Eintrag prüfen.

Belege: [9]

Den Wechsel mit dem Betriebsrat planen

Eine Spesensoftware hält fest, wer wann wohin gereist ist und was es gekostet hat. In Deutschland ist sie damit eine technische Einrichtung, die Verhalten oder Leistung überwachen kann, nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Eine Firma mit Betriebsrat braucht deshalb dessen Zustimmung vor der Einführung. KI-Funktionen, die auffällige Ausgaben markieren oder Belege automatisch prüfen, gehören in dieses Gespräch. Bringen Sie die Funktionsliste jedes Anbieters der engeren Wahl zum ersten Termin mit, nicht den fertigen Vertrag.

Legen Sie den Wechsel auf das Vertragsjahr von Circula. Weil die Lizenzen jährlich abgerechnet werden, ist das Ende des Vertragsjahres der natürliche Ausstiegspunkt. Exportieren Sie alle freigegebenen Abrechnungen und Belege für die Aufbewahrungsfrist und sichern Sie den Freigabeverlauf, der zeigt, wer was genehmigt hat. Das Finanzamt kann bei einer Betriebsprüfung danach fragen.

Rechnen Sie einen Monat parallel ab, mit mindestens einer mehrtägigen Reise, bevor Sie Circula abschalten. Lassen Sie die Steuerkanzlei den Buchungsexport des neuen Programms prüfen. Die Checkliste unten hält die Schritte in Reihenfolge und bleibt in diesem Browser gespeichert.

Belege: [10][1]